Asistente de inicio (Onboarding)
Videos tutoriales
Los videos se reproducen si la carpeta media/ está disponible en el servidor.
¿Qué es el onboarding?
El asistente de inicio (onboarding) es la configuración guiada que aparece en Inicio (index2.php) cuando la empresa es nueva o aún no ha cerrado el proceso. Su objetivo es dejar listos los datos mínimos para operar y facturar sin perderse en decenas de menús.
- Mientras el onboarding está activo, verá una franja amarilla en la parte superior al salir del asistente.
- El progreso se guarda en onboarding_progreso: cada tarjeta puede estar pendiente, en proceso o completada.
- Las tareas se abren embebidas en la misma pantalla (iframe) con botón «Volver al onboarding».
- Al terminar, pulse Marcar onboarding como completado para ocultar la franja y usar el ERP con normalidad.
Acceso directo: menú principal → icono de inicio, o URL /app/index2.php.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación con el onboarding |
|---|---|
| Parámetros (configuración compañía) | Misma pantalla que «Datos de la empresa» en el paso 1. |
| Configuración financiera | Formas de pago y bancos del onboarding. |
| Empleados | Usuarios, permisos y permisos especiales. |
| Productos / Clientes / Proveedores | Migración de datos históricos. |
| Academia ERP (/ayuda) | Tutoriales detallados de cada módulo después del onboarding. |
Inicio rápido (30 minutos)
- Entre a Inicio y lea la tarjeta «Bienvenido a AVIRA».
- Complete Datos de empresa y Sucursales.
- Configure el usuario administrador y sus permisos.
- Elija ruta: migrar datos o desde cero.
- Si factura electrónicamente, complete el bloque Impuestos.
- Revise formas de pago y bancos.
- Haga una venta o pedido de prueba y marque el onboarding como completado.
Las 4 fases del asistente
| Fase | Contenido | Obligatorio | Desbloquea |
|---|---|---|---|
| 1. Configuración inicial | Datos de empresa, sucursales, usuarios y permisos | Sí | Ruta de migración u operaciones básicas |
| 2. Ruta de inicio | Migrar datos históricos o empezar desde cero | Elegir una | Tutoriales por módulo |
| 3. Impuestos y facturación | Certificado, software DIAN, resoluciones | Sí (si factura electrónica) | Operaciones básicas ampliadas |
| 4. Operaciones y cierre | Formas de pago, bancos, canales; marcar completado | Recomendado | ERP completo sin franja amarilla |
Paso 1: Configuración inicial
Debe completar los tres bloques antes de ver migración, impuestos ampliados o tutoriales. El porcentaje de avance en la tarjeta de bienvenida refleja estos pasos (usuarios cuenta como fracción según subtareas).
| Bloque | Qué configura | Dónde | Cómo se completa |
|---|---|---|---|
| Datos de la empresa datos_empresa |
NIT, razón social, régimen, contacto, logo y parámetros regionales. | Parámetros → Generales (embebido en onboarding) | Al guardar el formulario o «Marcar como completado». |
| Sucursales sucursales |
Al menos un punto de venta o bodega con datos de facturación. | Sucursales → Agregar | Al crear la sucursal. |
| Usuarios y permisos usuarios_permisos |
Administra quién entra al sistema y qué módulos ve. | Empleados → editar, permisos, permisos especiales | Las 3 subtareas en verde (permisos especiales es opcional). |
Subtareas de usuarios y permisos
- Editar el primer usuario — Datos del administrador: nombre, correo, sucursal.
- Asignar permisos y roles — Marque los módulos que puede usar cada perfil.
- Permisos especiales — Autorizaciones puntuales (descuentos, editar pagos, etc.). Opcional.
Elegir ruta: migrar o desde cero
Tras el paso inicial, el asistente pregunta si migra información de un sistema anterior o prefiere operaciones básicas (empezar vacío).
Desde cero
Ideal para empresas nuevas. Salta la migración masiva y pasa a tutoriales y operaciones básicas.
Migrando datos
Importe productos, clientes, proveedores, empleados, CxC, CxP y gastos. Use plantillas Excel donde estén disponibles.
Migración de datos (ruta «Migrando»)
| Orden | Bloque | Códigos de progreso | Módulo ERP |
|---|---|---|---|
| 1 | Categorías y marcas | migracion_categorias, migracion_marcas |
Productos |
| 2 | Productos | migracion_productos |
Importar productos / Excel |
| 3 | Tipos y clientes | migracion_tipos_clientes, migracion_clientes |
Clientes |
| 4 | Proveedores y empleados | migracion_proveedores, migracion_cargos, migracion_tipos_empleados, migracion_empleados |
Proveedores / Empleados |
| 5 | Cartera y gastos | migracion_cxc, migracion_cxp, migracion_gastos |
CxC, CxP, Gastos |
Consejo: migre primero catálogos (categorías, marcas, tipos de cliente), luego maestros (productos, clientes) y al final saldos (CxC, CxP).
Impuestos y facturación electrónica
Bloque obligatorio para emitir factura electrónica. Se accede desde el onboarding tras el paso inicial.
- Certificado digital — Cargue el .p12 o certificado para firmar documentos electrónicos.
- Software DIAN — Registre el software autorizado ante la DIAN.
- Resoluciones — Sincronice o cree resoluciones de facturación.
- Asignar resoluciones — Vincule resoluciones a sucursales o tipos de documento.
Guía ampliada en Academia: Configuración financiera → Onboarding inicial y Parámetros → Facturación electrónica.
Operaciones básicas
Catálogos transversales para el día a día comercial y de tesorería:
- Formas de pago — Efectivo, transferencia, tarjeta, etc. Necesarias para ventas y caja.
- Bancos — Cuentas donde se registran consignaciones y transferencias.
- Canales de venta — Tienda física, web, Instagram, etc. Para clasificar pedidos.
Tutoriales por módulo (dentro del onboarding)
Cada tarjeta abre el módulo real con onb=1 para volver al asistente. Use el botón de ayuda en cada tarjeta para videos cortos.
| Área | Módulos sugeridos |
|---|---|
| Ventas | Productos, Cotizaciones, Pedidos, Ventas |
| Compras | Orden de compra, Compra, Gasto |
| CRM | Clientes, Proveedores, Empleados |
| Logística | Inventarios, Traslados, Despachos |
| Finanzas | Caja, CxC, CxP, Configuración financiera |
Para profundizar, use la Academia ERP (/ayuda) con lecciones completas de cada módulo.
Finalizar el onboarding
El botón Marcar onboarding como completado solo se habilita cuando:
- Paso inicial completo (empresa, sucursales, usuarios).
- Impuestos marcado como completado (si aplica a su negocio).
- Ruta de migración completa o eligió empezar desde cero.
Esto actualiza configuracion.onboarding = 2 y quita onboarding_activo de la sesión.
Franja amarilla y navegación
Mientras el onboarding no está marcado como completado, al trabajar en otros módulos verá:
- Estás en modo Onboarding — recordatorio en la parte superior.
- Volver al onboarding — enlace a
index2.php.
Los formularios abiertos desde el asistente incluyen ?onb=1 para registrar progreso automáticamente al guardar.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el resto del menú está bloqueado?
Hasta completar el paso inicial (empresa, sucursal y usuarios) el sistema muestra solo el asistente en index2.php. Luego puede navegar con la franja amarilla recordando volver.
¿Puedo saltarme la migración?
Sí. Elija «Operaciones básicas / desde cero». La migración solo aplica si trae datos de otro sistema.
¿Cómo marco un paso completado manualmente?
Use «Marcar como completado» en cada tarjeta si ya hizo la tarea fuera del asistente.
¿Cuándo desaparece la franja amarilla?
Al pulsar «Marcar onboarding como completado» cuando todos los bloques obligatorios estén en verde.
¿Dónde vuelvo al asistente?
Desde cualquier pantalla: botón «Volver al onboarding» en la franja superior o menú → Inicio (index2.php).
Buenas prácticas
- Complete datos fiscales reales antes de probar facturación electrónica en producción.
- Asigne permisos mínimos necesarios; use permisos especiales solo para excepciones.
- Tras migrar, valide inventario y una venta de prueba antes de cerrar el onboarding.
- Capacite al equipo con los tutoriales del onboarding y luego con la Academia ERP.
- Guarde respaldos Excel de migraciones por si necesita reimportar.