Parámetros
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Parámetros concentra la configuración principal de su empresa en Ecobelleza: datos legales, moneda, logo, facturación electrónica, certificados, seguridad y qué opciones ve cada usuario en este menú.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Parámetros o Configuración. La pantalla inicial suele ser Generales (datos de la compañía).
¿Qué puede hacer aquí?
- Registrar NIT, régimen tributario, responsabilidad ante la DIAN y municipio.
- Configurar teléfono, correo, dirección, logo, moneda y zona horaria.
- Enviar los datos de la empresa al proveedor de facturación electrónica.
- Gestionar resoluciones, software DIAN y certificado digital.
- Definir contraseñas para autorizar ventas especiales o cambios en pagos.
- Mostrar u ocultar secciones del menú según lo que su empresa use.
Solo administradores o personal autorizado deben cambiar esta configuración. Un error aquí puede afectar facturas, reportes y documentos legales.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Ventas y facturación electrónica | Usan el NIT, régimen, resoluciones y certificado que configure aquí. |
| Configuración contable | Las cuentas y comprobantes contables son independientes, pero complementan la operación. |
| Configuración financiera | Formas de pago y bancos para el día a día; no reemplaza los datos de la empresa. |
| Asistente de inicio (onboarding) | El primer paso «Datos empresa» usa la misma pantalla de Generales. |
| Nómina electrónica | Requiere municipio, identificación y ambientes correctamente configurados. |
No confunda Parámetros con Configuración contable ni Configuración financiera: son menús distintos del sistema.
Inicio rápido — puesta en marcha
- En Generales, complete NIT, nombre legal, municipio, contacto, moneda y logo → pulse Guardar.
- Si aparece el botón Sincronizar con API, úselo después de guardar para registrar la empresa en el proveedor de facturación.
- En Facturación Electrónica, ingrese las credenciales de prueba y producción que le entregó su proveedor.
- En Software y Certificado Digital, cargue los datos DIAN y el archivo del certificado (.p12).
- En Resoluciones de facturación, sincronice o cree las resoluciones vigentes.
- En Sincronizar Ambientes, confirme que está en pruebas hasta validar todo.
- En Seguridad, cambie las contraseñas que vienen por defecto.
- Emita una factura de prueba desde Ventas o Facturación electrónica para verificar el flujo.
Orden recomendado de configuración
- Generales (datos de la empresa y logo)
- Facturación electrónica (credenciales del proveedor)
- Software DIAN y certificado digital
- Resoluciones de facturación
- Sincronizar ambientes
- Facturación POS (solo si aplica)
- Seguridad
- Parámetros del menú (ocultar lo no usado)
- Config. funciones (solo si necesita activar/desactivar opciones avanzadas)
Generales — Identificación y datos fiscales
Abra el icono Generales. El formulario Datos de la Compañía es la base de facturas y reportes. Al terminar pulse Guardar.
Campos importantes
| Campo en pantalla | Qué poner |
|---|---|
| Número de Identificación (NIT) | Solo números, sin el dígito de verificación (ej. 900123456). |
| Dígito de Verificación | Un solo dígito (ej. 7 para NIT 900123456-7). |
| Tipo de Documento de Identificación | El tipo que corresponda según la DIAN (normalmente NIT). |
| Tipo Documento Sistema | Remisión si no factura electrónicamente; Pos/Electrónica si usa factura DIAN. |
| Nombre de la Compañía | Razón social igual al RUT o Cámara de Comercio. |
| Tipo de Organización | Persona jurídica, natural, etc., según su constitución. |
| Matrícula Mercantil | Opcional; algunos proveedores de facturación la exigen. |
| Tipo de Régimen | Régimen tributario (común, simplificado, etc.). |
| Responsabilidad Tributaria | Responsabilidades ante la DIAN (IVA, retención, etc.). |
| Municipio | Municipio de la DIAN donde está domiciliada la empresa — muy importante para factura electrónica. |
Generales — Contacto y ubicación
- Dirección — domicilio fiscal; sale en facturas y documentos.
- País / Ciudad — referencia de ubicación.
- Teléfono — obligatorio; aparece en pies de documento.
- Indicativo — prefijo del país (ej. +57 para Colombia).
- WhatsApp — opcional.
- Email — correo de contacto de la empresa.
Si cambia sede o teléfono, actualice aquí: las nuevas facturas tomarán los datos; las ya emitidas no se modifican solas.
Generales — Idioma, zona horaria y moneda
| Campo | Ejemplo Colombia | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Idioma | Español | Formato de fechas y textos en reportes. |
| Zona horaria | Bogotá / Colombia | Hora en facturas, cierres de caja y registros. |
| Moneda y símbolo | COP / $ | Etiquetas en pantallas e impresos. |
| Separador de miles | Punto (1.234.567) | Forma de mostrar cantidades. |
| Decimales | Coma | Separador decimal local. |
Defina la moneda al inicio del proyecto. Cambiarla después no convierte automáticamente los valores históricos.
Logo y sincronización con el proveedor
Logo
- Tamaño recomendado: 210 × 110 píxeles.
- Suba imagen JPG o PNG con Seleccionar imagen.
- El logo aparece en facturas, algunos reportes y en la barra lateral del sistema.
Sincronizar con API
Si ve el botón verde Sincronizar con API al pie del formulario:
- Guarde antes NIT y dígito de verificación completos.
- Pulse el botón para enviar los datos al proveedor de facturación electrónica.
- Si la sincronización fue correcta, verá una marca verde con la fecha; si nunca sincronizó, verá una advertencia amarilla.
Sincronizar logo
Junto al logo puede aparecer Sincronizar Logo con API para que el proveedor de facturación use la misma imagen en documentos en la nube.
Facturación electrónica y POS
Facturación Electrónica
Icono Facturación Electrónica en la barra de Parámetros.
- Ingrese las credenciales de prueba y de producción que le dio su proveedor tecnológico.
- Seleccione modo prueba mientras valida; pase a producción solo cuando contabilidad y DIAN lo aprueben.
- Complete los datos del software de facturación si el formulario los pide (nombre, PIN, etc.).
Facturación POS
Icono Facturación POS — use esta sección si factura en punto de venta con resolución POS, UVT y parámetros de impresión fiscal.
Resoluciones, software y certificado
Resoluciones de facturación
- Icono Resoluciones de facturación: listado con prefijo, rango y vigencia.
- Use Sincronizar si su proveedor trae las resoluciones desde la DIAN.
- Puede crear o editar una resolución manualmente si su contador se lo indica.
Software
Icono Software — registre el software de facturación autorizado por la DIAN (identificador, PIN, etc.).
Certificado digital
- Icono Certificado Digital.
- Suba el archivo del certificado (.p12 o .pfx) y su contraseña.
- Sin certificado vigente no se pueden firmar facturas electrónicas.
- Renueve antes de la fecha de vencimiento.
Sincronizar ambientes
Icono Sincronizar Ambientes — indica al proveedor si opera en pruebas o en producción, por tipo de documento:
- Facturación electrónica (facturas de venta)
- Nómina electrónica
- Documentos equivalentes
Guarde y use la opción de sincronizar. Mantenga pruebas hasta hacer facturas de validación; cambie a producción solo con aprobación de contabilidad.
Seguridad
Icono Seguridad en la barra de Parámetros.
- Contraseña venta debajo costo — el cajero o vendedor debe digitarla para vender por debajo del precio de compra. Cámbiela la primera vez que entre; no deje la contraseña por defecto.
- Contraseña editar pago — autoriza modificar un pago ya registrado en ventas o compras.
Pulse Guardar y comunique las nuevas claves solo a supervisores de confianza.
Config. funciones
Icono Config. Funciones — panel avanzado para encender o apagar funciones concretas del ERP (por módulo: ventas, inventario, etc.).
- Úselo solo si sabe qué hace cada interruptor.
- Desactivar una función puede ocultar botones en otros módulos.
- Ante duda, consulte a soporte antes de cambiar opciones masivas.
Permisos
- Quién ve el menú Parámetros depende del perfil asignado a cada empleado en el sistema.
- Recomendado: solo administrador, contador o responsable de sistemas.
- Pasar a producción en facturación electrónica debe acordarse con contabilidad.
- En el asistente de primera configuración de la empresa, la pantalla de datos puede mostrarse sin el menú completo hasta terminar el paso inicial.
Preguntas frecuentes
¿Cómo ingreso el NIT con dígito de verificación?
Escriba el número en un campo (900123456) y el dígito en otro (7). No ponga el guion en el número.
La DIAN rechaza la factura por municipio.
Revise que el municipio en Generales sea el correcto según la DIAN, guarde y vuelva a sincronizar con el proveedor.
No veo «Facturación Electrónica» en el menú.
Puede estar oculto en la opción Parámetros del mismo módulo, o su usuario no tiene permiso. Pida al administrador que la active.
¿Puedo cambiar el logo sin sincronizar?
Sí para documentos locales del ERP; para factura en la nube use también Sincronizar Logo si aparece ese botón.
¿Qué pasa si vence el certificado digital?
No podrá emitir facturas electrónicas hasta renovarlo y cargarlo de nuevo en Certificado Digital.
Entro a Parámetros y me lleva directo a Generales.
Es normal: esa es la pantalla principal de configuración de la empresa.
¿Dónde configuro formas de pago o bancos?
En el menú Configuración financiera, no aquí.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Empresa nueva en Colombia
Complete Generales con NIT, régimen común e IVA, municipio Medellín, moneda pesos y logo → sincronice con el proveedor → deje facturación en pruebas → emita una factura de prueba.
Ejemplo 2 — Cambio de razón social
Actualice el nombre en Generales, guarde, sincronice con API y verifique el PDF de una factura nueva.
Ejemplo 3 — Solo remisiones (sin factura DIAN)
En Tipo Documento Sistema elija Remisión; en Parámetros del menú oculte facturación electrónica, software y certificado.
Ejemplo 4 — Pasar a producción
Certificado vigente, resoluciones de producción cargadas, ambientes en producción, modo producción en Facturación Electrónica → factura real de bajo valor de control.
Buenas prácticas
- Complete Generales antes de sincronizar con el proveedor de facturación.
- Compare NIT y DV con el RUT antes de guardar.
- Pruebe siempre en ambiente de pruebas antes de producción.
- Renueve el certificado digital con al menos un mes de anticipación.
- Cambie las contraseñas de seguridad el primer día de uso.
- Guarde las credenciales del proveedor en un lugar seguro fuera del alcance de todo el personal.
- Oculte opciones de menú que su empresa no usa.
- Revise una vez al año teléfono, correo y dirección en facturas.