Órdenes de servicio
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¿Para qué sirve este módulo?
Sirve para llevar el día a día de un negocio de servicios: peluquería, spa de mascotas, taller o lavadero, mantenimiento de inmuebles, servicio técnico (celulares, computadores, electrodomésticos), consultas, domicilios, etc. Desde aquí usted puede:
- Agendar citas y ver quién viene y a qué hora
- Abrir una orden de servicio por cada atención, ligada al cliente y —según su negocio— a la mascota, vehículo, propiedad o equipo atendido
- Cobrar al final con la factura normal del sistema, o dejar la cuenta a crédito e ir registrando abonos
- Dejar que el cliente reserve por internet, si lo configura
- Llevar el recorrido del día si atiende a domicilio (Ruta)
- Registrar historial en la ficha del sujeto atendido al facturar (mascota, vehículo, propiedad, equipo, paciente o instalación)
Importante: esto no es lo mismo que vender productos en mostrador (módulo de pedidos/ventas). Aquí se trabajan servicios (baño, corte, consulta, etc.). Esos servicios se crean en Productos, marcando el artículo como Servicio. Si además usa champús, collares u otros productos consumidos en el servicio, esos se agregan como insumos en la orden (si su empresa lo tiene habilitado).
Si su empresa vende paquetes de visitas (tiqueteras), también puede cobrar el paquete por adelantado y descontar cada visita al facturar la orden. Vea la sección Paquetes (tiqueteras) más abajo.
Si su empresa vende paquetes de visitas (tiqueteras), también puede cobrar el paquete por adelantado y descontar cada visita al facturar la orden. Vea la sección Paquetes (tiqueteras) más abajo.
Contenido de esta guía
Empezar
Órdenes
Inicio rápido
- Menú lateral → Órdenes de servicio → revise el listado (Activas o Hoy).
- Cliente sin cita previa: Nueva orden → busque cliente → elija sujeto (mascota, vehículo, etc.) si aplica → agende cita y servicios → Guardar.
- Cliente con cita: abra desde Citas o el listado con botón amarillo Ver .
- Durante la atención: cambie a En proceso, complete procesos y fotos si los usa.
- Al terminar: Terminada → Facturar (caja abierta) o marque a crédito.
Si atiende a domicilio, use Ruta para el recorrido y facture al regresar a recepción.
Servicios en Productos
Los servicios que agrega a una orden (baño, corte, consulta, mantenimiento…) deben existir previamente en el módulo Productos:
- Cree o edite el artículo en Productos.
- Marque el producto como Servicio (no es inventariable como mercancía normal).
- Asigne precio, impuestos y sucursales según su operación.
- En agendas con reserva web, active el servicio en la configuración de la agenda para que el cliente pueda elegirlo en línea.
Los insumos (shampoo, repuestos consumidos, etc.) son productos normales que se agregan como líneas de insumo en la orden, si la configuración lo permite.
Modos de trabajo — ¿a quién o a qué se atiende?
Cada orden de servicio siempre tiene un cliente (quien paga). Además, según el tipo de negocio, el sistema puede exigir elegir qué se atiende: la mascota, el vehículo, la propiedad o el equipo. Eso se define una sola vez en Configuración → Paso básico → Modo sujeto del servicio.
| Modo | Tipo de negocio | ¿Qué debe elegir en cada orden? |
|---|---|---|
| Solo cliente | Peluquería de personas, consultorios humanos, servicios sin “objeto” extra | Solo el cliente. No aparece selector de mascota, vehículo, etc. |
| Solo mascota | Spa canino, veterinaria, peluquería de mascotas | La mascota es obligatoria en cada orden. |
| Solo vehículo | Taller mecánico, lavadero, lubricentro | El vehículo (placa) es obligatorio en cada orden. |
| Solo propiedad | Mantenimiento de inmuebles: limpieza profunda, fumigación, jardinería en casa/finca | La propiedad (casa, finca, lote…) es obligatoria en cada orden. |
| Solo equipo | Servicio técnico: celulares, computadores, TV, neveras, lavadoras, etc. | El equipo a reparar es obligatorio en cada orden. |
| Solo paciente | Clínica, consultorio, fisioterapia — el cliente paga pero se atiende a otra persona | El paciente (familiar, hijo, etc.) es obligatorio en cada orden. |
| Solo instalación / sistema | Seguridad, CCTV, HVAC, telecom — visitas por cliente y por sistema instalado | La instalación (alarma bodega, CCTV sede, HVAC piso 3…) es obligatoria en cada orden. |
| Cliente y mascota | Spa donde a veces atienden solo al dueño y a veces a la mascota | Cliente siempre; la mascota es opcional u obligatoria según cómo trabaje su recepción (modo flexible para mascota). |
Comportamiento común en todos los modos con sujeto
- Al elegir el cliente en Nueva orden, el sistema carga automáticamente sus registros (mascotas, vehículos, propiedades o equipos).
- Si el cliente no tiene ninguno, use Registrar… o el botón + sin salir de la pantalla.
- En el detalle de la orden verá un panel lateral con la ficha resumida del sujeto (foto, datos clave, indicaciones).
- Al facturar, si está activo en Configuración, se guarda un registro en el historial del sujeto (qué servicios se hicieron, total, observaciones).
- En la ficha del cliente (módulo Clientes) verá pestañas con todos sus sujetos registrados.
Una orden = un sujeto. Si hoy reparan dos celulares del mismo cliente, cree dos órdenes (una por equipo). Lo mismo aplica para dos vehículos o dos propiedades distintas.
Módulos auxiliares — Mascotas, Vehículos, Propiedades y Equipos
Además de Órdenes de servicio, el sistema tiene módulos independientes para registrar y consultar el historial de cada “sujeto”. El administrador debe asignar permiso a cada módulo en Administración → Módulos.
Mascotas
- Datos: nombre, raza, sexo, peso, fecha de nacimiento, foto, observaciones.
- Historial: baños, consultas, vacunas, etc.
- Notas de ficha: indicaciones permanentes (alergias, comportamiento).
- Desde OS: selector en nueva orden; panel en detalle; historial al facturar.
- Cliente: pestaña Mascotas en la ficha del cliente.
Vehículos
- Datos: placa, marca, modelo, año, color, kilometraje, VIN, tipo (auto, moto…).
- Catálogo: marcas y modelos configurables.
- Historial: lavados, mantenimientos, órdenes de taller.
- Desde OS: obligatorio en modo «solo vehículo»; modal rápido con placa al crear orden.
Propiedades
- Tipos: casa, apartamento, finca, lote, terreno, local, otro.
- Datos: nombre/alias, dirección, ciudad, barrio, matrícula/catastro, área m², estrato, referencia, foto.
- Uso típico: servicios al inmueble (limpieza, fumigación, mantenimiento de jardín, visitas técnicas en casa).
- Dirección: clave para domicilios y para identificar la propiedad en listados.
Pacientes / familiares
- Cliente: quien paga (padre, empresa, responsable).
- Paciente: quien recibe la atención (hijo, cónyuge, empleado…).
- Datos: nombres, documento, parentesco, EPS, alergias, historial clínico.
- Desde OS: obligatorio en modo «solo paciente»; modal rápido al crear orden.
Instalaciones / sistemas
- Tipos: alarma, CCTV, acceso, incendio, HVAC, red, telecom, energía.
- Datos: nombre/alias, ubicación, dirección de visita, código de panel, serial, contacto en sitio, IP/host, contrato SLA.
- Uso típico: empresas de seguridad, climatización y telecom con muchas visitas por cliente y por sistema.
- Desde OS: obligatorio en modo «solo instalación»; modal rápido al crear orden; historial al facturar.
Equipos (servicio técnico)
- Tipos: celular, tablet, computador, televisor, nevera, lavadora, electrodoméstico, otro.
- Datos comunes: nombre/alias, marca, modelo, serial, falla reportada, accesorios recibidos (cargador, control…).
- Formulario dinámico: al cambiar el tipo aparecen campos distintos:
- Celular/tablet → IMEI, operador, color
- Computador → laptop/escritorio, sistema operativo, hostname
- TV → pulgadas, Smart TV
- Electrodoméstico → dirección de instalación, capacidad, tipo de energía
- Serial/IMEI: el sistema evita duplicar el mismo aparato activo.
Acciones rápidas desde cualquier módulo
- Nueva orden de servicio con el sujeto ya seleccionado (botón en la ficha).
- Registrar nuevo cliente (enlace al formulario de clientes).
- Paquetes (tiqueteras) vinculados al sujeto, si el plan es «por mascota», «por vehículo», «por propiedad» o «por equipo».
Estados de la orden — ¿qué significan?
Cada orden lleva un estado. Así sabe en qué paso va la atención y qué puede hacer con ella.
| Estado | En palabras sencillas | ¿Dónde la encuentro? |
|---|---|---|
Recorrido habitual: el cliente reserva o usted agenda → abre la orden → pasa a En proceso mientras atiende → Terminada cuando acaba → Facturada al cobrar. Si no se realiza el servicio, puede dejarla en Cancelada.
Los nombres de estado pueden personalizarse en Configuración → Paso básico; los códigos internos no cambian.
Listado de órdenes
Cómo buscar una orden
- Use el cuadro de búsqueda por número de orden (consecutivo), nombre del cliente, cédula, nombre de la mascota, placa del vehículo, nombre o dirección de la propiedad, o nombre/serial del equipo.
- Filtre por fechas de apertura o, en órdenes facturadas, por fecha de cierre. También puede filtrar por empleado y sucursal.
- Los botones de color bajo el menú (solo en el listado) filtran por estado. El número rojo en cada botón indica cuántas órdenes hay en ese estado.
- Activas agrupa las que siguen en curso (programada, abierta, en proceso, etc.; no incluye terminadas, facturadas ni canceladas).
- Hoy (si aparece): atajos para ver las órdenes del día con cita o apertura reciente.
Columnas que verá
- Sujeto / Cliente: según su negocio verá mascota, vehículo (placa), propiedad (nombre/dirección), equipo (tipo y nombre) o solo el cliente. El botón abre un resumen rápido sin salir del listado.
- Estado: en qué paso va la atención. Si la orden usa un paquete, debajo del estado verá una etiqueta amarilla con el nombre del plan (ej. «plan 5x»).
- Fecha agendada: cuándo está la cita; si tiene agenda asignada, aparece su nombre en color.
- Total: valor acumulado de servicios en la orden.
Qué hacer desde el listado
- Pulse el botón amarillo Ver (icono de ojo) para abrir el detalle completo.
- En órdenes facturadas, al filtrar por fechas puede ver un resumen de pagos por forma de pago y por agenda.
Si entra a Citas, Agendas u otra pantalla, los filtros de estado del listado se ocultan para dejar la pantalla más limpia; el acceso A crédito sigue en el menú.
Crear una nueva orden (recepción)
Use Nueva orden cuando el cliente llega sin haber reservado por internet, o cuando quiere dejar todo listo de una vez.
- Busque o cree el cliente escribiendo cédula, nombre o teléfono. Use el botón verde + si el cliente es nuevo: se abre un formulario para registrarlo sin salir de la pantalla. Si la cédula ya existe, el sistema se lo avisa.
- Mascota (spa, veterinaria): al elegir cliente aparecen sus mascotas. Si no tiene ninguna, use Registrar mascota o el botón +.
- Vehículo (taller / lavadero): al elegir cliente aparecen sus vehículos por placa. Si no tiene ninguno, use Registrar vehículo o el botón +. También puede gestionarlos en el módulo Vehículos.
- Propiedad (mantenimiento de inmuebles): al elegir cliente aparecen sus propiedades (casa, finca, apartamento…). Si no tiene ninguna, use Registrar propiedad o el botón +. La dirección ayuda a identificar el inmueble en domicilios.
- Equipo (servicio técnico): al elegir cliente aparecen sus equipos (celular, computador, TV, nevera…). Si no tiene ninguno, use Registrar equipo o el botón +.
- Paciente (clínica): al elegir cliente aparecen sus pacientes/familiares registrados. Si no tiene ninguno, use Registrar paciente o el botón +. Indique parentesco, documento y alergias si aplica.
- Paquete (opcional): si el cliente tiene un paquete activo, puede vincularlo desde el mismo formulario. Así queda reservado un cupo para esta visita hasta que facture o quite el paquete de la orden.
- Agende la cita: elija en qué agenda atiende (Spa, baño, etc.), el día, la hora disponible, quién es el responsable y la sucursal. Solo verá horas libres según la configuración de esa agenda.
- Agregue los servicios que va a realizar (baño, corte, consulta…). Puede indicar qué empleado hace cada uno y el precio si su usuario tiene permiso para modificarlo.
- Pulse Guardar. Quedan creados la orden y la cita en el calendario.
El sujeto obligatorio depende del modo sujeto en Configuración: «solo mascota», «solo vehículo», «solo propiedad», «solo equipo», «solo paciente» o «solo cliente». Vea la sección Modos de trabajo para el detalle de cada uno.
Trabajar con una orden abierta (detalle)
Al abrir una orden la pantalla se divide en dos partes:
- A la izquierda: ficha del sujeto atendido (mascota, vehículo, propiedad o equipo, según el modo de su negocio): foto, datos clave, indicaciones o falla reportada; además la lista de procesos de control y galería de imágenes de la visita.
- A la derecha: la hoja de trabajo con cliente, servicios, totales y botones de acción.
Información principal
- Número de orden (consecutivo), estado actual, fechas de apertura y de la cita programada.
- Datos del cliente: nombre, teléfono, ciudad y dirección (muy útil en domicilios).
- El sujeto de la orden (mascota, vehículo, propiedad o equipo) aparece en el encabezado y en el panel izquierdo.
- Si la orden está A CRÉDITO, lo verá destacado en el encabezado.
- Puede editar cliente, sujeto, cita u observaciones mientras la orden no esté facturada ni cancelada (según su permiso).
Barra de acciones (parte inferior de la hoja)
- Historial: quién cambió qué en esta orden.
- Imprimir: hoja para sala, ruta o archivo.
- Firmar: el cliente firma en pantalla (tablet o computador) como constancia del servicio.
- WhatsApp: envía un resumen de la orden al celular del cliente.
- Realizar abono / A crédito / Facturar: según el estado y permisos de su usuario.
Paquete vinculado (debajo de los botones)
Si la orden usa un paquete de visitas, verá una franja amarilla con el nombre del plan, cuántos cupos quedan disponibles y si hay 1 reservado en esta orden.
- Ver paquete: abre el detalle del paquete vendido.
- Quitar: libera el cupo reservado sin facturar (la orden sigue abierta).
- Si aún no hay paquete, puede elegir uno en la lista y pulsar Vincular para reservar un cupo antes de facturar.
Servicios e insumos
- Agregar servicio (+): busque el nombre del servicio (debe existir en Productos marcado como servicio).
- Insumos: productos consumidos en el servicio (ej. shampoo), si su empresa lo permite.
- En cada línea puede cambiar cantidad, precio, descuento, empleado que lo realizó y una nota.
- Las líneas cubiertas por un paquete pueden mostrarse con indicación especial al facturar.
- Mientras no esté facturada ni cancelada, puede corregir o quitar líneas.
Cambiar el estado
- Use el selector de estado o los botones disponibles para pasar, por ejemplo, de Abierta a En proceso cuando empiece el trabajo.
- Pase a Terminada cuando el cliente ya fue atendido y solo falta cobrar.
Cobrar y facturar
- Con la orden en Terminada, use Facturar. Se abre la pantalla de cierre de venta del sistema.
- Si hay paquete vinculado, al facturar el sistema puede mostrar qué servicios quedan cubiertos por el paquete y cuánto debe pagar el cliente en caja por diferencia u otros servicios no incluidos. Se consume un cupo del paquete al confirmar la factura.
- Al terminar, la orden pasa a Facturada y ya no se editan servicios.
- Si su empresa exige cita obligatoria, no podrá facturar sin haber agendado antes.
- Debe tener caja abierta para registrar el pago en el momento (igual que en ventas normales).
A crédito y abonos
- Puede marcar la orden a crédito si el cliente pagará después.
- Registre abonos parciales; puede adjuntar foto del comprobante.
- El saldo pendiente se actualiza automáticamente.
- En el menú, A crédito lista todas las órdenes que aún deben dinero.
Panel del sujeto, fotos e imágenes
- En el panel izquierdo vea la ficha resumida del sujeto (mascota, vehículo, propiedad o equipo), cambie su foto o abra la ficha completa en su módulo.
- Indicaciones / notas: notas permanentes del sujeto (alergias de la mascota, falla del equipo, observaciones del vehículo, etc.); puede agregar una nueva si tiene permiso.
- Imágenes: suba fotos del antes/después, del daño del equipo, del vehículo o del trabajo en la propiedad; puede ampliarlas o eliminar las que subió en esta orden.
- Proceso: lista de verificación de su empresa (Sí/No, cantidades, textos). Complétela según avanza el servicio.
- Al facturar, si está activo en Configuración, se registra un movimiento en el historial del sujeto (servicios realizados, total, observaciones).
Si entró desde Mi ruta
Verá un aviso de modo ruta: puede consultar la orden y registrar procesos, pero no facture desde ahí. Facture después desde recepción o el listado.
Calendario de citas
En Citas elija primero qué agenda quiere ver (cada una es un calendario distinto: spa, baño, domicilios…).
- Nueva cita: haga clic en un hueco libre del día. Complete cliente y, si su negocio lo exige, el sujeto (mascota, vehículo, propiedad o equipo), y guarde.
- Mover una cita: arrástrela a otra hora o día; el sistema no dejará si ya está lleno o fuera del horario de atención.
- Abrir una cita: vea datos del cliente, teléfono (si la agenda está configurada para mostrarlo), notas, y puede crear o abrir la orden de esa cita.
- Días festivos: si la agenda no atiende festivos, ese día no permitirá citas (los festivos se cargan en Configuración del módulo).
- Horario “libre”: en algunas agendas todas las citas del día comparten la misma franja amplia; después ajuste la hora real de cada una en el calendario.
Algunos usuarios solo ven sus propias citas; otros ven las de todo el equipo. Eso lo define el administrador en Empleados.
Agendas — configurar cada calendario
Una agenda es cada lugar o forma de atender: “Spa 1”, “Estación de baño”, “Consultorio”, “Ruta norte”, etc. En Agendas puede crear nuevas o pulsar Configurar en una existente. La configuración va por pasos:
- Datos básicos: nombre, color en el calendario, sucursal, si está activa, si es tipo ruta (domicilios), si atiende festivos, cuánto dura cada cita y cuántas citas pueden ir a la misma hora.
- Quién atiende: qué empleados trabajan en esa agenda y quién es el responsable principal (aparece por defecto en las citas).
- Horarios: qué días abre y desde qué hora hasta qué hora (no olvide sábado o domingo si abre esos días).
- Reserva web: si los clientes pueden reservar por internet, qué servicios ofrecer y cómo pegar el formulario en su página (enlace, ventana embebida o código que le entrega el sistema).
- Google: conectar con Google Calendar y elegir en qué calendario de Google se reflejan las citas (si su empresa usa esta función).
En el listado de agendas, si la reserva web está activa, el distintivo verde Activa abre la página tal como la ve el cliente (para probar que todo funcione).
Los botones con flecha hacia Google o hacia el sistema sirven para alinear citas manualmente (solo de hoy en adelante, no días pasados).
Mi ruta (domicilios)
Si atiende a domicilio, use Ruta para ver el plan del día en orden de visitas. Solo aparece si su empresa tiene al menos una agenda configurada como tipo ruta.
- Elija la agenda de ruta y la fecha; verá las paradas ordenadas.
- Marque cada parada según avance: en camino, llegó, terminó el servicio.
- Pulse la orden para ver dirección (cliente o propiedad), teléfono, sujeto atendido (mascota, vehículo, propiedad, equipo), servicios y la lista de procesos.
- Puede subir fotos y completar controles desde el detalle de la orden.
- Ideal para peluquería móvil, baño a domicilio, visitas veterinarias, mantenimiento en inmuebles o recogida/entrega de equipos en domicilio.
Importante: en modo ruta no facture desde el celular o tablet en la calle. Al terminar el recorrido, facture en recepción o desde el listado en el computador de la sede.
Configuración general (administrador)
Solo personal autorizado. Está dividida en pasos:
Paso 1 — Básica
- Encender o apagar el módulo de órdenes de servicio.
- Modo sujeto del servicio: elija si cada orden atiende solo al cliente, a una mascota, a un vehículo, a una propiedad, a un equipo, o a cliente y mascota. Esto define qué selector aparece en Nueva orden y en el detalle. Vea Modos de trabajo.
- Prefijo del número de orden (ej. OS-000001).
- Nombres de los estados (Abierta, En proceso, Terminada, etc.): personalice el texto que ve el equipo.
- En qué estados aparece el botón Facturar (por defecto suele ser solo «Terminada»).
- Si toda orden debe tener cita obligatoria.
- Si se pueden agregar insumos en la orden.
- Historial al facturar: puede activar por separado el registro automático en el historial de mascota, vehículo, propiedad, equipo y/o paciente cuando se factura la orden (según el modo de su negocio).
- Tiqueteras (paquetes): activar o desactivar el módulo de paquetes y definir el alcance por defecto de planes nuevos: por mascota, vehículo, propiedad, equipo, paciente o por cliente. La creación de planes está en Tiqueteras → Planes.
Paso 2 — Procesos
Defina las listas de verificación que luego verá en cada orden. Tipos disponibles: Sí/No, Cantidad, Texto y Ninguno (solo observación) — este último solo pide una observación y, al guardar en la orden, queda marcado como realizado. Puede editar cada proceso y arrastrar las filas para el orden en la orden de servicio.
Paso 3 — Integraciones
Conexión con Google Calendar: una sola cuenta de Google para todas las agendas, o una cuenta distinta por agenda (según cómo trabaje su empresa).
Paso 4 — Días festivos
Cargue los días en que la empresa no labora (puede importar los de Colombia). Las agendas que no “atienden festivos” no dejarán agendar esos días.
Permisos de usuario
Si no ve un botón del menú, el administrador debe revisar su usuario en Empleados → Permisos especiales (sección Órdenes de servicio):
| Permiso | Qué habilita |
|---|---|
| Ver órdenes | Listado, filtros, detalle en consulta. |
| Nueva orden | Crear órdenes desde recepción. |
| Citas | Calendario de agendas. |
| Ruta | Mi ruta (domicilios). |
| Agendas | Configurar calendarios del negocio. |
| Estadísticas | Reportes del módulo. |
| Configuración | Parámetros generales, procesos, festivos, integraciones. |
| Facturar / editar | Cerrar venta, cambiar precios, editar órdenes abiertas (según subpermisos asignados). |
Los módulos auxiliares (Mascotas, Vehículos, Propiedades, Equipos, Pacientes) tienen permisos propios en Administración → Módulos.
Reservas por internet (página web)
Sus clientes pueden reservar sin llamar, desde una página pública de citas.
- En la configuración de cada agenda active Publicar en landing de reservas y marque qué servicios puede elegir el cliente.
- Las reservas llegan al listado con estado Reserva web; revíselas y confírmelas.
- En el paso Reserva web de la agenda puede copiar un enlace o un código para poner el formulario en su sitio web.
- El cliente solo verá horas realmente disponibles (respeta horario, festivos y cupos de esa agenda).
Si su empresa lo usa, las citas pueden verse también en el calendario de Google del celular o computador.
- Primero alguien con acceso a Configuración → Integraciones conecta la cuenta de Google de la empresa (o cada agenda conecta la suya, según el modo elegido).
- En cada agenda active Sincronizar citas con Google Calendar y elija el calendario correcto (o créelo con el botón correspondiente).
- Desde Agendas puede forzar una sincronización manual en un sentido u otro si hace falta alinear citas.
Si no conecta o no sincroniza, pida al administrador que revise la conexión con Google en Configuración.