Pacientes
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Pacientes registra a las personas que reciben la atención clínica o el servicio, aunque el pago lo realice otro cliente: el titular, un padre, un empleador o un familiar. Cada paciente queda ligado a un cliente responsable (pagador), con datos de identificación, EPS, alergias, foto, observaciones, notas e historial de atenciones.
- Centralizar fichas de pacientes y familiares por cliente pagador.
- Identificar cada persona por nombre, documento y número de historia clínica.
- Registrar alergias y alertas médicas visibles en recepción y en la orden de servicio.
- Documentar parentesco con el cliente (hijo, cónyuge, titular, etc.).
- Vincular cada atención a una orden de servicio y llevar historial clínico.
- Gestionar tiqueteras (paquetes) por paciente cuando aplique.
Relación con otros módulos
| Acción / dato | Módulo o pantalla |
|---|---|
| Cliente pagador | Clientes — ficha con tarjeta «Pacientes» |
| Atender y facturar | Órdenes de servicio — selector de paciente por cliente |
| Historial al facturar | Órdenes de servicio → Configuración — «Historial al facturar» para paciente |
| Paquetes prepagados | Tiqueteras — alcance por paciente |
| Crear cliente al registrar paciente | Botón verde + junto al buscador de cliente |
| Modo «solo paciente» | Configuración OS → cada orden exige elegir paciente |
| Alertas en recepción | Panel Paciente en el detalle de la orden (alergias, EPS, HC) |
Inicio rápido
- Nuevo paciente → busque el cliente pagador → complete nombres (obligatorio) y demás datos clínicos → Guardar.
- Registre alergias y EPS antes de la primera atención.
- Listado → use búsqueda o filtros → botón amarillo Ver para abrir la ficha.
- En la ficha → botón + del bloque Historial clínico / atenciones para eventos manuales.
- Si usa órdenes de servicio → Nueva orden de servicio desde la ficha o desde recepción, eligiendo el paciente.
Conceptos clave
- Cliente responsable (pagador)
- Persona o empresa en el módulo Clientes que paga las atenciones. Obligatorio al crear el paciente. No se puede cambiar desde la ficha después de guardar.
- Paciente vs. cliente
- El cliente es quien contrata o paga; el paciente es quien recibe el servicio (puede ser el mismo titular, un hijo, un empleado, etc.).
- Parentesco
- Indica la relación del paciente con el cliente pagador (titular, hijo/a, cónyuge, padre, madre, familiar, empleado, otro). Ayuda a distinguir varias personas bajo un mismo cliente.
- Observaciones vs. notas de ficha vs. historial
- Observaciones: texto libre editable en el formulario principal. Notas de ficha: entradas con fecha y empleado (botón +). Historial clínico: atenciones clasificadas por tipo con fecha/hora y detalle.
- Paciente activo / inactivo
- Los activos aparecen por defecto en el listado y pueden usarse en órdenes nuevas. Un inactivo conserva historial pero se oculta del día a día (pacientes dados de baja, fallecidos o que ya no asisten).
- Documento único por cliente
- No puede haber dos pacientes activos del mismo cliente con el mismo número de documento.
Campos del formulario
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Cliente responsable (pagador) | Sí (al crear) | Buscador Select2; botón + para cliente nuevo |
| Nombres | Sí | Nombre(s) del paciente |
| Apellidos | No | Apellidos completos |
| Documento (cédula / TI) | No | Identificación; debe ser único entre activos del mismo cliente |
| Parentesco con el cliente | No | Titular, Hijo/a, Cónyuge, Padre, Madre, Familiar, Empleado, Otro |
| Sexo | No | Masculino, Femenino o Indefinido |
| Fecha de nacimiento | No | Para edad y datos clínicos |
| Teléfono | No | Contacto directo del paciente (distinto al del cliente pagador) |
| Correo | No | Email del paciente |
| EPS / Aseguradora | No | Entidad de salud o aseguradora |
| N° historia clínica | No | Referencia interna o externa de historia clínica |
| Alergias / alertas médicas | No | Muy recomendado. Visible en el panel de la orden de servicio |
| Foto | No | JPG, PNG, GIF o WEBP |
| Observaciones | No | Texto libre en la ficha |
| Paciente activo | — | Solo al editar; desmarcar para inactivar |
En el listado general, la columna Teléfono muestra el celular del cliente pagador si el paciente no tiene teléfono propio.
Listado y filtros
Columnas: Paciente (nombre completo), Documento, Parentesco, Cliente (pagador), Teléfono, acción Ver.
Búsqueda
Busca en nombres, apellidos, documento, número de historia clínica, EPS, nombre del cliente, cédula del cliente y celular del cliente.
Estado
- Activos (por defecto)
- Inactivos
- Todos
Con en la URL filtra pacientes de un cliente concreto. Limpiar restablece búsqueda y filtros.
El título de la tarjeta es Pacientes / familiares, reflejando que no solo se registran titulares sino también dependientes.
Nuevo paciente
- Menú → Nuevo paciente (o icono + del listado).
- Cliente responsable (obligatorio): escriba al menos una letra en el buscador Select2 y elija el pagador. Botón verde + abre formulario de cliente nuevo si aún no existe.
- Complete nombres y, si aplica, apellidos, documento y parentesco.
- Indique EPS, número de historia clínica y sobre todo alergias / alertas médicas.
- Opcional: foto, teléfono, correo, fecha de nacimiento y observaciones.
- Guardar → abre la ficha del paciente creado.
Desde Clientes
Ficha del cliente → tarjeta Pacientes → botón + abre el alta con el cliente ya preseleccionado (Ficha del paciente).
Desde Órdenes de servicio
En Nueva orden, al elegir cliente sin pacientes registrados aparece Registrar paciente o el botón +. El modal incluye los mismos campos clínicos. Al guardar, el paciente queda seleccionado en la orden.
Retorno a Nueva orden
Si llega desde una orden con retorno a nueva orden, verá un aviso: al guardar volverá a Nueva orden de servicio con el paciente ya elegido.
Ficha del paciente (editar)
- El cliente pagador queda fijado; aparece su nombre y el enlace Nueva orden de servicio con cliente y paciente precargados.
- Edite todos los campos clínicos y guarde con Guardar.
- Actualice alergias cuando el paciente reporte cambios.
- Debajo del formulario: tarjeta Notas de ficha, bloque Paquetes / tiqueteras (si el módulo está activo) e Historial clínico / atenciones.
- Checkbox Paciente activo para inactivar sin borrar el historial.
No hay botón «Eliminar paciente» en pantalla; use inactivar para ocultarlo de listados y órdenes nuevas.
Notas de ficha
Tarjeta Notas de ficha con botón +:
- Modal → escriba la nota → Guardar.
- Queda registrada con fecha y nombre del empleado que la creó.
Las notas se almacenan dentro del campo observaciones con formato estructurado, pero se muestran como lista separada para facilitar la lectura.
Útil para recordatorios internos (paciente nervioso, autorización pendiente de EPS, cita de control pendiente). El historial clínico documenta atenciones formales con tipo y fecha/hora.
Historial clínico / atenciones
Registro manual
Botón + en la tarjeta Historial clínico / atenciones → modal con:
- Fecha y hora (obligatorio)
- Tipo (obligatorio) — lista de tipos predefinidos
- Detalle — procedimiento, diagnóstico, observaciones
Columnas del listado: fecha, tipo, detalle, empleado que registró, eliminar.
Registro automático al facturar
Si en Órdenes de servicio → Configuración está activo Historial al facturar (paciente), cada orden facturada genera una entrada en el historial con los servicios y totales de la orden. Puede elegir qué tipo de historial usar para esas entradas automáticas.
Eliminar entrada
Icono papelera con confirmación; solo para correcciones puntuales. No elimina la orden de servicio original.
Tipos de historial
Al usar el módulo por primera vez, el sistema crea automáticamente estos tipos (no hay pantalla Catálogo en Pacientes):
- Consulta
- Orden de servicio
- Procedimiento
- Control
- Examen
- Terapia
- Urgencia
- Otro
Para el historial automático al facturar, configure el tipo deseado en Órdenes de servicio → Configuración. Si necesita tipos adicionales persistentes, un administrador técnico puede gestionarlos en la base de datos .
Paquetes / tiqueteras
Si el módulo de tiqueteras está activo en Órdenes de servicio, la ficha muestra la tarjeta Paquetes / tiqueteras (este paciente y paquetes del cliente) con:
- Vender paquete — vincula el plan a este paciente cuando el alcance del plan es «por paciente».
- Ver todas — listado filtrado de tiqueteras del cliente y de este paciente.
- Estado de cada paquete: activa, agotada, vencida, anulada.
Los planes con alcance por paciente exigen seleccionar este paciente al vender el paquete y al usarlo en una orden. Configure el alcance por defecto en Órdenes de servicio → Configuración → Tiqueteras.
Estado activo e imagen
Paciente activo: desmarque el checkbox y guarde para inactivar. El paciente deja de aparecer en selectores de órdenes nuevas y en la tarjeta del cliente (solo activos). El historial se conserva.
Imagen: formatos JPG, PNG, GIF, WEBP; se guarda en carpeta de imágenes. Subir una nueva reemplaza la anterior. Marque Quitar imagen actual y guarde para eliminarla.
Desde el módulo Clientes
- Tarjeta Pacientes: nombre, documento, parentesco y botón Ver (abre la ficha completa en el módulo Pacientes).
- + en la tarjeta abre Nuevo paciente con el cliente ya seleccionado.
- Solo se listan pacientes activos en la ficha del cliente.
- Un mismo cliente puede tener varios pacientes (por ejemplo, padre con dos hijos en tratamiento).
Desde Órdenes de servicio
- Modo solo paciente: el selector de paciente es obligatorio en cada orden.
- Al elegir cliente se cargan sus pacientes activos en un desplegable.
- Sin pacientes: botón Registrar paciente o + abre modal de alta rápida.
- Ficha del paciente → Nueva orden de servicio con cliente y paciente precargados.
- En el detalle de la orden, el panel Paciente muestra nombre, parentesco, documento, EPS, número de HC y bloque de alergias / alertas.
- Una orden = un paciente. Dos personas atendidas el mismo día = dos órdenes.
- En modo mixto («ambos»), el paciente puede ser opcional según configuración; en «solo paciente» es siempre obligatorio.
Preguntas frecuentes
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Consultorio pediátrico
- Cliente: madre (pagadora). Paciente: hijo con parentesco Hijo/a.
- Complete documento TI, EPS y alergias (penicilina).
- Nueva orden → control mensual → historial tipo Control.
Ejemplo 2 — Clínica dental
- Paciente titular: mismo cliente con parentesco Titular.
- N° historia clínica interno → procedimiento en historial tipo Procedimiento.
Ejemplo 3 — Salud ocupacional
- Cliente: empresa. Pacientes: empleados con parentesco Empleado.
- Exámenes periódicos → historial tipo Examen o automático al facturar.
Ejemplo 4 — Paquete de terapias
- Vender tiquetera con alcance por paciente desde la ficha.
- Cada sesión descuenta del paquete en la orden de servicio.
Ejemplo 5 — Recepción urgente
- Nueva orden → cliente sin pacientes → modal Registrar paciente → nombres y alergias → continuar la orden.
Buenas prácticas
- Registre alergias y alertas médicas antes de la primera atención; son visibles en la orden.
- Use documento cuando exista; evita duplicados bajo el mismo cliente.
- Indique parentesco correcto cuando hay varios pacientes por cliente.
- Complete EPS y número de historia clínica para facturación y trazabilidad.
- Historial para cada atención relevante; notas de ficha para recordatorios internos.
- Inactivar pacientes que ya no asisten; no cree duplicados.
- Una orden por paciente; no mezcle dos personas en una sola orden.
- Busque por documento o nombre en el listado antes de crear un registro nuevo.