Control de asistencia
Videos tutoriales
Los videos se reproducen si la carpeta media/ está disponible en el servidor.
¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Asistencia controla la entrada y salida del personal (y opcionalmente el almuerzo). Registra quién llegó, a qué hora, si completó la jornada, si llegó tarde o faltó, y permite corregir errores de marcación.
La pantalla inicial, si tiene permiso, es el icono Panel del día.
¿Qué puede hacer aquí?
- Configurar terminales kiosk donde el personal marca con PIN o código de barras.
- Consultar el panel del día con el estado de cada empleado activo.
- Generar reportes por rango de fechas y exportarlos a Excel.
- Corregir marcaciones erróneas, agregar las olvidadas o anular registros inválidos.
- Activar empleados, asignar PIN, definir horario semanal y calendario de festivos.
- Ejecutar el proceso de faltas automáticas para días sin marcación.
No todos ven los mismos iconos del menú. Un empleado con solo permiso para ver su propia asistencia consulta su historial desde la ficha en Empleados. RR. HH. o supervisores suelen tener acceso al panel, reportes y, según el caso, corrección o configuración.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
Un día festivo en Asistencia no genera falta y aparece como No laborable. El mismo calendario afecta citas en Órdenes de servicio.
Inicio rápido — puesta en marcha
- Icono Configuración → pestaña Parámetros: active el módulo, elija modo de jornada (2 o 4 marcaciones) y ajuste tolerancia y horarios de referencia.
- Configuración → pestaña Terminales: cree un terminal por sucursal; copie la URL del kiosk.
- Abra la URL en el navegador del dispositivo fijo y deje la pestaña abierta.
- Icono Empleados o ficha en Empleados: active personal y entregue el PIN (o código de barras).
- Opcional: configure horario semanal y cargue festivos del año (importar Colombia).
- Revise el Panel del día al cierre; use Corregir si alguien olvidó marcar.
- Programe el proceso nocturno de faltas con su administrador de sistemas.
Conceptos clave
- Marcación: registro puntual de entrada, salida o paso de almuerzo, con fecha, hora y sucursal.
- Resumen del día: agregado por empleado y fecha: horas, minutos trabajados, tardanza y estado.
- Modo simple: 2 marcaciones (entrada y salida).
- Modo con almuerzo: 4 marcaciones (entrada, salida a almuerzo, regreso y salida final).
- Terminal / kiosk: dispositivo con la pantalla de marcación abierta; identifica la sucursal.
- PIN: código numérico (4–8 dígitos) para marcar en el kiosk.
- Horario semanal: días y horas laborables por empleado; define tardanzas y días laborables.
- Tolerancia de entrada: minutos de gracia antes de marcar estado Tarde.
Estados del día
Cada empleado activo tiene un resumen por fecha. No confundir con el estado de cada marcación individual.
| Estado | Significado |
|---|---|
Sin marcaciones en un día laborable puede mostrarse como sin marcar; el proceso de faltas lo convierte en Falta al día siguiente.
Estados de cada marcación
En la pantalla Corregir, cada fila muestra:
- Vigente — cuenta para el resumen del día.
- Corregido — se editó hora, tipo o sucursal; queda nota de cambio.
- Anulada — invalidada con motivo; no cuenta en el resumen.
Marcación en el kiosk
Pasos para marcar
- En Configuración → Terminales, cree un terminal por sucursal.
- Copie la URL del kiosk y ábrala en el navegador del dispositivo fijo.
- El empleado ingresa su PIN o escanea su código de barras.
- El sistema infiere el tipo de marcación según la secuencia del día y el modo de jornada.
- Si requiere confirmación, confirme o cancele el tipo propuesto.
- Tras registrar, muestra mensaje con nombre, tipo y hora; el campo se limpia para el siguiente.
Tipos de marcación
Reglas importantes
- Segundos entre marcaciones: evita doble registro accidental.
- Sucursal: por defecto la del terminal; fuera de sucursal solo si está permitido en Parámetros.
- Módulo inactivo o empleado no activo en asistencia: la marcación se rechaza.
- Token inválido o terminal desactivado: regenere el token si la URL dejó de funcionar.
Panel del día
Icono Panel del día — vista operativa para supervisores y RR. HH.
- Filtros: fecha (por defecto hoy) y sucursal.
- Contadores: con marcación, completos, incompletos, sin marcar, tarde, novedad.
- Tabla: empleado, sucursal, horas, minutos trabajados y badge de estado.
- En festivos el estado muestra No laborable.
Si la tabla está vacía, active empleados en el icono Empleados o desde la ficha en Empleados.
Reportes y exportación
Icono Reportes.
- Filtros: Desde / Hasta, sucursal, empleado y estado.
- Totales: registros, completos, incompletos, tardes, horas trabajadas y minutos de tardanza.
- Tabla con enlace Historial por empleado.
- Botón Exportar Excel si tiene permiso de exportación.
Historial individual
Consulta la asistencia de un empleado en un rango de fechas. Accesos habituales:
- Desde Reportes → enlace Historial.
- Desde Empleados del módulo → botón Historial.
- Desde la ficha del empleado en Empleados → tarjeta Asistencia → Historial.
Quien solo puede ver su propia asistencia accede desde su ficha en Empleados, sin panel global.
Corregir marcaciones
Icono Corregir — seleccione empleado y fecha, luego pulse Consultar.
- Agregar marcación — registro manual con fecha, hora, sucursal y tipo.
- Corregir — cambie hora, tipo o sucursal; queda nota automática.
- Anular — invalide la marcación con motivo.
Cada acción recalcula el estado del día (completo, tarde, incompleto, etc.).
Empleados en asistencia
Icono Empleados.
Activar un empleado
- Seleccione empleado activo en el sistema.
- PIN: opcional; si va vacío se genera automático de 4–8 dígitos.
- Código de barras: opcional; puede ser cédula u otro código escaneable.
- Guarde.
Solo empleados activos en asistencia pueden marcar en el kiosk y aparecen en panel y reportes.
Horario semanal por empleado
- Botón Horario en Empleados del módulo o modal en ficha Empleados.
- Marque días laborables y complete horas de entrada, salida y almuerzo.
- Sin horario personalizado se asume lunes a viernes con horarios globales de Parámetros.
- El horario determina tardanzas, faltas y días no laborables.
Configuración — tres pasos
Icono Configuración — pestañas según permisos:
- Parámetros — módulo activo, modo de jornada, tolerancias y horarios de referencia.
- Terminales — dispositivos kiosk y URL de marcación.
- Festivos — calendario de días no laborables.
Paso 1 — Parámetros
- Módulo activo — desactiva marcaciones en kiosk si está apagado.
- Modo de jornada — solo entrada/salida o con almuerzo (4 marcaciones).
- Marcaciones extra — alternar, registrar novedad o rechazar.
- Tolerancia entrada — minutos antes de contar tardanza.
- Segundos entre marcaciones — antirebote entre dos marcaciones del mismo empleado.
- Horas de referencia — entrada, salida y almuerzo por defecto.
- Permitir marcar fuera de sucursal — si está desactivado, solo acepta la sucursal del empleado o terminal.
Paso 2 — Terminales
- Alta por nombre y sucursal; interruptor Activo.
- Cada terminal tiene URL única de marcación.
- Abrir kiosk — prueba la pantalla.
- Regenerar token — invalida la URL anterior; actualice el marcador en el dispositivo.
Un terminal por sucursal o entrada física. Use pantalla completa del navegador y evite cerrar la pestaña.
Paso 3 — Días festivos
- Filtre por año y sucursal.
- Agregar festivo: fecha, nombre y sucursal (todas o una específica).
- Importar Colombia: plantilla de festivos oficiales del año.
- Eliminar festivos puntuales desde la tabla.
Faltas automáticas
Marca estado Falta a empleados activos sin marcación en un día laborable pasado.
Lo habitual es programar una ejecución diaria en el servidor (consulte con su administrador).
Ejecución manual: Configuración → Parámetros → sección Procesar faltas → elija fecha (máximo ayer) → Ejecutar ahora.
No procesa el día actual, festivos ni días no laborables. Si olvidó marcar pero sí trabajó, use Corregir → Agregar marcación.
Permisos
- Los permisos se asignan en Empleados → ficha → Permisos especiales, además del acceso al módulo.
- Ver mi asistencia — historial propio desde Empleados.
- Ver panel y reportes — panel del día y reportes de todos.
- Corregir marcaciones — agregar, editar y anular.
- Configurar empleados — activar, PIN y horarios.
- Configuración — parámetros, festivos y procesar faltas.
- Terminales — solo pestaña de dispositivos (sin parámetros ni festivos).
- Exportar — botón Excel en reportes.
Preguntas frecuentes
No marca en el kiosk.
Verifique módulo activo, empleado activo en asistencia, PIN correcto, terminal activo y URL vigente.
Marcación rechazada o «espere unos segundos».
Aumente el intervalo entre marcaciones o espere; si ya completó la jornada, aplica la política de marcaciones extra.
Aparece falta pero sí trabajó.
Use Corregir → Agregar marcación con la hora real. Revise festivo o día no laborable en su horario.
Estado Incompleto al final del día.
Falta salida o algún paso del almuerzo. Agregue la marcación en Corregir.
Tipo de marcación incorrecto.
Confirme el modo de jornada en Configuración y corrija el tipo en Corregir.
No veo iconos del menú.
Faltan permisos en su usuario o acceso al módulo. Ayuda siempre visible.
No puedo exportar reportes.
Necesita permiso de exportación además de ver reportes.
Solo veo Terminales en Configuración.
Tiene permiso de terminales pero no de configuración general; es el comportamiento esperado para recepción.
Los videos no se reproducen.
Verifique con su administrador que la instalación incluya los archivos de capacitación.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Oficina con recepción
Modo simple, tolerancia 10 min, horario 8:00–18:00. Un terminal en recepción. Active 15 empleados con PIN. Supervisor revisa panel a las 18:30.
Ejemplo 2 — Olvidó marcar salida
Corregir → empleado → fecha de ayer → Agregar marcación → tipo Salida → 18:05 → Guarde. Estado pasa a Completo.
Ejemplo 3 — Llegada tarde
Entrada 9:15 con horario 8:00 y tolerancia 10 min → estado Tarde. Si la marcación fue errónea, corríjala en Corregir.
Ejemplo 4 — Festivo
Importar Colombia o agregar festivo manual. Ese día nadie debe marcar falta; panel muestra No laborable.
Buenas prácticas
- Configure módulo y terminales antes de activar empleados masivamente.
- Entregue el PIN de forma privada; cámbielo si se filtra.
- Regenere token del kiosk si la URL se compartió fuera de la empresa.
- Cargue festivos del año al inicio de cada año.
- Programe el proceso de faltas; no dependa solo de la ejecución manual.
- Revise incompletos el mismo día.
- Separe permisos: recepción (terminales), supervisor (panel + corregir), RR. HH. (config + exportar).