Empleados
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Empleados es el centro de gestión de personas que trabajan en la empresa y acceden al sistema. Aquí se registran datos personales y laborales, se controla quién está activo o inactivo, se asignan cargos y sucursales, y se configuran permisos de acceso a los demás módulos.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Empleados. La pantalla inicial suele ser el listado de activos.
¿Qué puede hacer aquí?
- Consultar el listado de empleados activos o inactivos.
- Crear y editar fichas con foto, contacto, cargo, tipo y sucursal.
- Definir usuario y contraseña de acceso al sistema.
- Asignar clientes (cartera), documentos, contratos y cuentas de cobro.
- Revisar ventas, cotizaciones, comisiones, gestiones y registro de conexión.
- Importar empleados masivamente desde Excel y exportar datos.
- Activar u ocultar pestañas del menú de ficha en Parámetros.
Importar, Exportar, Parámetros y Configuración solo los ve quien tenga permisos especiales de administrador o usuario autorizado.
Empleados vs Clientes vs acceso al sistema
| Concepto | Qué es | Dónde se gestiona |
|---|---|---|
| Empleado | Persona de la empresa con ficha laboral y, normalmente, usuario de acceso. | Este módulo |
| Cliente | Tercero comercial (comprador, viajero, etc.). | Módulo Clientes |
| Relación empleado–cliente | Asignación de cartera o asesor comercial. | Ficha → Datos → Clientes |
| Permisos | Qué módulos del menú lateral puede abrir el empleado. | Ficha → Permisos / Permisos especiales |
Importante: el campo Email del formulario es el correo de contacto. El usuario para iniciar sesión se configura en Cambiar credenciales o en la columna «Email de acceso» al importar.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Asistencia | Desde la ficha Datos puede activar control de asistencia, PIN, horario e historial. |
| Nómina electrónica | Nómina aceptada por la DIAN puede bloquear edición de identificación. |
| Ventas / Cotizaciones / Comisiones | Consulta histórica por vendedor desde pestañas de la ficha. |
| Clientes | Asignación de cartera en la ficha; los clientes siguen en su módulo. |
| Vencimientos | Alertas de documentos del empleado como tercero. |
| Anticipos / Cuentas de cobro | Gestión financiera ligada al empleado. |
Inicio rápido
- Icono Configuración → cree al menos un Cargo y un Tipo de empleado.
- Agregar empleado → complete nombre, identificación, email, celular, cargo, tipo y sucursal → Guarde.
- En la ficha (Ver más) → Cambiar credenciales → defina usuario y contraseña.
- Pestaña Permisos → marque los módulos que puede usar.
- Si aplica, Permisos especiales → exportar, menús de credenciales, órdenes de servicio, etc.
- Opcional: asigne clientes y suba documentos desde la ficha Datos.
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Cargo | Puesto laboral (catálogo en Configuración). |
| Tipo empleado | Clasificación adicional del empleado. |
| Sucursal | Sede principal asignada. |
| Multisucursal | Puede operar en más de una sucursal (badge en listado). |
| Admin | Empleado administrador; badge «admin» en listado. |
| Botonera | Simple o Compuesta: estilo del menú de accesos al usar el sistema. |
| Estado | Activo o Inactivo. Inactivo impide uso normal. |
| Bloqueo nómina | Tipo documento e identificación no editables si hay nómina DIAN aceptada. |
Estados en el listado
- Activo / Inactivo — pulse el badge para abrir el modal de cambio de estado.
- Multisucursal — si el interruptor multisucursal está activo.
- admin — si el empleado es administrador.
También puede cambiar el estado desde el formulario de edición.
Tabla de empleados
Por defecto muestra empleados activos. Use el icono Inactivos para ver los dados de baja.
Columnas: Nombre (con identificación y celular), Cargo + tipo, Sucursal, Estado, Ver más (abre la ficha).
El botón + en la tarjeta del listado también lleva a Agregar empleado.
Agregar empleado
Campos principales (obligatorios marcados con * en pantalla):
- Nombre completo*, foto (opcional).
- Tipo documento, identificación*, fecha de nacimiento.
- Email de contacto*, móvil*, teléfono fijo, dirección.
- Cargo, tipo empleado*, sucursal*.
- Multisucursal, botonera, estado (Activo/Inactivo), observaciones.
Tras guardar, configure credenciales y permisos entrando a su ficha.
Editar empleado
- Desde la ficha: pulse el nombre (icono lápiz) o entre en modo edición.
- Cambiar foto: clic sobre la foto en el panel → modal de carga.
Bloqueo por nómina: si el empleado tiene nómina aceptada por la DIAN, no podrá cambiar tipo documento ni identificación.
Credenciales de acceso
En la ficha Datos, botón Cambiar credenciales:
- Nuevo usuario: valor con el que inicia sesión.
- Contraseña: mínimo 4 caracteres; debe coincidir en confirmación.
Importar y exportar
Importar
- Descargue la plantilla Excel.
- Complete columnas (nombre, tipo doc, cédula única, email, email de acceso, celular, cargo, tipo, sucursal, estado…).
- Suba el archivo; opción «Solo validar» revisa sin importar.
- Revise el lote, corrija errores y pulse Importar a empleados.
Exportar
Icono Excel en menú principal → elija columnas → descarga.
Importar saldos préstamos
Flujo separado para cargar saldos de préstamos asociados a empleados.
Parámetros y configuración
Parámetros activa o desactiva iconos del menú de ficha: Datos, Gestiones, Reuniones, PQR, Cotizaciones, Ventas, Productos, Comisiones, Permisos, Permisos especiales, Log, Anticipos, Vencimientos.
No controla: Cuentas de cobro, Contratos ni Widgets (siempre visibles).
Configuración: catálogos de Cargos y Tipos de empleados.
Dashboard del módulo
Muestra totales activos/inactivos, administradores, multisucursal y gráficos por estado, cargo y sucursal. Útil para RR.HH. o dirección.
Datos, clientes y documentos
- Alerta de saldo a favor si aplica.
- Tarjeta Contrato si existe contrato vigente.
- Asistencia: PIN, activación, horario e historial.
- Clientes: asignar y eliminar cartera desde modal.
- Documentos: archivos adjuntos; agregar desde modal.
Permisos por módulo
Marque los módulos que el empleado verá al iniciar sesión. Sin permisos asignados, no verá módulos aunque tenga credenciales válidas.
Permisos especiales
Controla capacidades avanzadas: gestionar credenciales y permisos de otros, importar/exportar, parámetros, proveedores privados, cupo crédito de clientes, órdenes de servicio y asistencia.
Contratos y cuentas de cobro
Contratos: fechas, concepto, valor; estados pendiente, vigente, vencido, terminado, cancelado.
Cuentas de cobro: registro por periodo para contratistas o pagos por honorarios.
Widgets
Configure qué widgets ve el empleado en su pantalla de inicio. Siempre accesible desde el menú de ficha.
Preguntas frecuentes
El empleado no puede iniciar sesión
Verifique que esté Activo, que tenga usuario y contraseña en Cambiar credenciales, y al menos un módulo en Permisos.
No veo Importar ni Parámetros
Requiere permisos especiales en su propio usuario, no solo acceso al módulo Empleados.
No puedo editar la cédula
El empleado está bloqueado por nómina aceptada por la DIAN.
Falta una pestaña en la ficha
Revise Parámetros y sus propios permisos para gestionar permisos.
No aparece un empleado
Puede estar inactivo (use menú Inactivos).
¿Cuál email es el de login?
El de Cambiar credenciales o «Email de acceso» en importación.
Ejemplos prácticos
Nuevo vendedor: Alta → credenciales → Permisos Clientes/Cotizaciones/Pedidos → asignar cartera.
Baja temporal: Cambiar estado a Inactivo; recuperable desde menú Inactivos.
Alta masiva: Configuración de cargos → Importar → revisar lote → importar.
Contratista: Alta → Contrato vigente → Cuentas de cobro mensuales → Vencimientos.
Buenas prácticas
- Defina cargos y tipos antes de altas masivas o importación.
- Asigne permisos mínimos necesarios.
- Use Inactivo en lugar de eliminar registros.
- Documente contratos y adjuntos en la ficha para auditoría.
- Revise Log Conexión ante accesos sospechosos.
- Separe email de contacto y usuario de acceso cuando sean distintos.
- Desactive pestañas no usadas en Parámetros para simplificar la ficha.