Nómina electrónica
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Nómina Electrónica permite crear, validar y enviar documentos de nómina a la DIAN según la normativa colombiana. Cada nómina incluye trabajador, periodo, devengados, deducciones y neto a pagar, y genera XML y PDF con validez fiscal una vez aceptada.
La pantalla inicial suele ser el icono Todas.
¿Qué puede hacer aquí?
- Configurar software, ambiente (producción o habilitación), resoluciones y parámetros legales.
- Gestionar workers (trabajadores de nómina) vinculados o no al módulo Empleados.
- Crear nóminas por trabajador y periodo (quincenal, mensual, etc.).
- Enviar a la DIAN, consultar ZipKey en habilitación y descargar XML/PDF.
- Emitir notas de ajuste (eliminación o reemplazo) sobre nóminas aceptadas.
- Duplicar nóminas de un periodo, limpiar pruebas y reconstruir comprobantes contables.
Obligación legal: la nómina electrónica debe reportarse a la DIAN antes del pago al trabajador. Use datos reales en producción; el ambiente de Habilitación es solo para pruebas.
Nómina electrónica vs Empleados
| Concepto | Qué es |
|---|---|
| Empleados | Ficha laboral, contratos y datos de personal en la empresa. |
| Worker | Trabajador en formato exigido por la DIAN para emitir nómina electrónica. |
| Nómina electrónica | Documento fiscal enviado a la DIAN con devengados, deducciones y neto. |
Un empleado del sistema puede tener un worker vinculado. Tras una nómina aceptada, la identificación del empleado puede quedar bloqueada para cambios en Empleados.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Empleados | Origen de datos para sincronizar trabajadores (workers) y vincular identificación. |
| Facturación electrónica | Comparte certificado digital, tokens y ambiente con la API de la DIAN. |
| Contabilidad | Comprobantes de provisión y pago de nómina. |
| Configuración de la empresa | Datos de compañía, certificado y correo para el asistente de configuración inicial. |
Inicio rápido
Primera vez (empresa nueva)
- Complete el asistente de configuración empresa nueva (compañía, software, certificado y resoluciones).
- En Config. Software, complete ambiente, identificador de nómina, PIN, NIT empleador y TestSetId (habilitación).
- Pulse Sincronizar Todo en Config. Software.
- Revise Resoluciones de Nómina (nómina normal y nota de ajuste).
- Cree o sincronice Workers desde Empleados.
- En ambiente Habilitación, cree una nómina de prueba → envíe → consulte ZipKey → verifique estado Aceptado.
- Cambie a Producción solo cuando las pruebas DIAN estén completas.
Ciclo mensual habitual
- Duplique nóminas del periodo anterior o cree nuevas; ajuste devengados y deducciones.
- Revise totales en la pestaña Resumen.
- Envíe a la DIAN → descargue PDF/XML → envíe la colilla al trabajador.
Conceptos clave
- Devengados: ingresos del trabajador (salario, horas extras, auxilio transporte, primas, vacaciones, etc.).
- Deducciones: descuentos (salud, pensión, retención, libranzas, sindicato, sanciones, etc.).
- Neto a pagar: total devengado menos total deducciones.
- Worker: registro del trabajador en formato DIAN (identificación, salario, tipo de contrato, municipio).
- Periodo: fechas de inicio y fin de la liquidación.
- Ambiente: Producción para documentos reales; Habilitación solo para pruebas DIAN.
- ZipKey: clave de seguimiento en habilitación; consúltela tras enviar en ese ambiente.
- Nota de ajuste: documento que elimina o reemplaza una nómina ya aceptada.
Estados del documento
| Estado | Dónde se ve | Nota |
|---|---|---|
| Registrado | Listado y filtros del menú | Borrador creado o pendiente de envío. Se puede editar, enviar a la DIAN o eliminar. |
| Aceptado | Filtro Aceptadas | Validado por la DIAN. Descargue XML/PDF y envíe la colilla al trabajador. |
| Rechazado | Filtro Rechazadas | La DIAN rechazó el documento. Corrija datos y reenvíe. |
Los filtros del menú coinciden con estos estados. Al reenviar un rechazado, el sistema lo prepara de nuevo para envío.
Configuración empresa nueva
Asistente guiado de cinco pasos:
- Compañía — NIT, razón social, dirección, municipio, régimen y correo.
- Software — identificador y PIN de nómina (distinto al de facturación).
- Certificado — archivo digital y contraseña.
- Resoluciones DIAN — consulta y captura de datos de numeración.
- Configurar resolución — prefijo, rango y fechas para nómina y ajustes.
Al finalizar queda lista la base para emitir. Si ya tiene datos, el asistente los precarga.
Config. Software y sincronización
- Ambiente: Producción o Habilitación.
- Identificador de software: código de nómina asignado por la DIAN (no use el de facturación).
- PIN: genera el código de seguridad del software.
- NIT empleador: única fuente del NIT en este módulo.
- TestSetId: obligatorio en habilitación; debe coincidir con el portal DIAN.
Tras guardar, pulse:
- Sincronizar Software — envía identificador y PIN.
- Sincronizar Resolución — envía prefijo y rango.
- Sincronizar Todo — ambos en un paso (recomendado tras cambios).
Configuración (parámetros legales y contables)
Icono Configuración — requiere usuario autorizado en configuraciones.
Puede editar:
- Valores base: SMLV, auxilio transporte, UVT, días y horas laborales.
- Porcentajes de EPS, pensión, ARL, cesantías, prima, vacaciones y parafiscales.
- Cuentas contables de salarios, provisiones, retenciones y cuentas por pagar.
El formulario de nómina usa estos valores para cálculos automáticos.
Resoluciones de Nómina
- Nómina electrónica — numeración de documentos normales (prefijo típico NP, NI…).
- Nota de ajuste — numeración de eliminaciones y reemplazos.
Complete prefijo, número de resolución, rango desde/hasta, ambiente y estado activo.
Debe existir resolución activa para el ambiente configurado antes de enviar nóminas.
Workers (trabajadores)
Icono Workers — catálogo de trabajadores para nómina electrónica.
- Nuevo Worker — alta manual con datos exigidos por la DIAN.
- Editar — actualice identificación, salario, contrato y municipio.
- Sincronizar con Empleado — vincule un empleado del módulo Empleados.
Al crear una nómina también puede buscar worker por nombre o cédula, o sincronizar un empleado que aún no tenga worker.
Listado de nóminas
Icono Todas o filtros por estado.
- Agrupación por mes y, dentro del mes, por 1ra / 2da quincena.
- Encabezados colapsables; botones para expandir o colapsar todos.
- Columnas: número, fechas, empleado, salario, devengado, deducciones, neto y estado.
- Indicadores si la fila es ajuste o fue ajustada por otro documento.
- Totales al pie del listado visible.
Acciones habituales:
- Ver y Duplicar (siempre).
- Registrado: Editar, Enviar a la DIAN, Consultar ZipKey (habilitación), Eliminar borrador.
- Aceptado: Descargar XML/PDF, Enviar correo.
Duplicar nóminas
- Icono copia en una fila → duplica una nómina.
- Duplicar grupo en encabezado de mes o quincena → duplica todas las del grupo.
Indique fecha de emisión e inicio y fin de periodo para las copias (nuevos borradores Registrados). Útil para liquidar la quincena siguiente con la misma estructura.
Crear y editar nómina
Icono Nueva Nómina.
Pestañas del formulario:
- General — trabajador, periodo, fechas de liquidación, días trabajados, tipo de contrato y notas.
- Devengados — salario, auxilios, horas extras, recargos, vacaciones, incapacidades, comisiones, etc.
- Deducciones — salud, pensión, fondo de solidaridad, retención, libranzas, anticipos, sindicato.
- Pago — forma de pago, banco y fechas de pago.
- Resumen — totales antes de guardar.
Solo puede editar nóminas en estado Registrado o Rechazado. Las aceptadas se corrigen con nota de ajuste.
Enviar a la DIAN
- Disponible en estados Registrado y Rechazado.
- Respuesta exitosa → estado Aceptado; error de validación → Rechazado.
- En Habilitación, puede obtener ZipKey; consúltelo desde el detalle.
- Antes del envío puede previsualizar la colilla temporal.
Revise worker, NIT empleador, resolución activa y TestSetId si está en habilitación.
Ver detalle, XML, PDF y correo
Pulse Ver en cualquier fila del listado.
- Muestra trabajador, periodo, devengados, deducciones, totales y respuesta de la DIAN.
- Descargar XML y Descargar PDF — documentos oficiales aceptados.
- Enviar correo — colilla al trabajador con PDF adjunto.
- Reconstruir comprobante — regenera el asiento contable (permiso especial).
Notas de ajuste
Solo sobre nóminas Aceptadas, desde el detalle:
Eliminación
Anula la nómina ante la DIAN. No puede emitir otra eliminación aceptada sobre la misma nómina.
Reemplazo
Crea una nómina corregida vinculada a la afectada; precarga devengados y deducciones. Solo un ajuste por nómina (elimina o reemplaza). Debe enviar el ajuste a la DIAN igual que una nómina normal.
Herramientas avanzadas
- Eliminar Pruebas — borra documentos del ambiente Habilitación; acción irreversible.
- Reconstruir Comprobantes — regenera asientos contables masivos (permiso especial).
- Exportar Workers — Excel del catálogo (permiso de exportación).
Permisos
- La Configuración de parámetros legales requiere usuario autorizado en configuraciones.
- Config. Software está disponible para quien tenga acceso al módulo.
- Reconstruir comprobantes y exportar workers requieren permisos especiales.
- La operación diaria de crear y enviar nóminas la realiza personal de nómina o contabilidad autorizado.
Preguntas frecuentes
La nómina fue rechazada.
Abra el detalle, lea el mensaje de la DIAN, corrija en Editar y pulse Reenviar a la DIAN. Verifique worker, NIT empleador, resolución y TestSetId en habilitación.
No puedo editar una nómina aceptada.
Es correcto: use nota de ajuste (eliminación o reemplazo), no edite el documento original.
¿Qué es ZipKey y cuándo lo uso?
En ambiente Habilitación, tras enviar puede recibir ZipKey. Pulse Consultar ZipKey para conocer el estado final del documento en pruebas.
No aparece mi trabajador al crear nómina.
Créelo en Workers o sincronícelo desde Empleados con el botón de sincronizar en el buscador.
Error de identificador o software.
Use el identificador de nómina, no el de facturación. Guarde Config. Software y pulse Sincronizar Todo.
¿Puedo borrar una nómina ya enviada?
No con Eliminar borrador (solo Registrado). Emita ajuste de eliminación sobre la nómina aceptada.
Los totales no cuadran.
Revise la pestaña Resumen, parámetros en Configuración (SMLV, porcentajes) y días trabajados.
Los videos no se reproducen.
Verifique con su administrador que la instalación incluya los archivos de capacitación del módulo.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Primera habilitación DIAN
Asistente empresa → Config. Software (Habilitación + TestSetId) → Sincronizar Todo → worker de prueba → nómina mínima → Enviar → Consultar ZipKey → Aceptado → Eliminar Pruebas.
Ejemplo 2 — Quincena real
Duplicar grupo del mes anterior → ajustar fechas y horas extras → revisar Resumen → Enviar → descargar PDF → enviar correo a cada trabajador.
Ejemplo 3 — Error en nómina aceptada
Detalle → Ajuste reemplazo → corregir deducción → guardar → Enviar a la DIAN → verificar nueva nómina aceptada.
Ejemplo 4 — Nómina duplicada por error
Sobre la nómina incorrecta → Ajuste eliminación → Enviar → confirmar aceptación antes de emitir la correcta.
Buenas prácticas
- Complete la habilitación DIAN antes de pasar a Producción.
- Mantenga workers sincronizados con Empleados (identificación y salario).
- Actualice SMLV, UVT y porcentajes legales al inicio de cada año.
- Use Duplicar grupo para quincenas repetitivas; revise siempre las fechas de periodo.
- Guarde XML y PDF de cada nómina aceptada para auditoría y entrega al trabajador.
- Antes de ajustes, confirme si necesita eliminación o reemplazo.
- Ejecute Sincronizar Todo tras cualquier cambio de resolución o software.