Historial de compras
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo de Compras es donde usted consulta y administra las facturas de compra ya registradas en el sistema: pagos al proveedor, saldos pendientes, descuentos, impresión y seguimiento de cuentas por pagar.
- Ver todas las compras o filtrar por pendientes de pago y anuladas.
- Registrar abonos (pagos totales o parciales) a cada factura de proveedor.
- Aplicar descuentos y retenciones en la fuente (RTF).
- Consultar cuentas por pagar con alertas por días de mora.
- Buscar compras por número interno, factura del proveedor o referencia.
- Imprimir, generar ticket, exportar adhesivos de código de barras.
- Transformar compras (remisión → electrónica, documento soporte, etc.) según el tipo.
Relación con otros módulos
| Acción | Módulo |
|---|---|
| Crear orden de compra, agregar productos, recibir mercancía al inventario | Órdenes de compra (Órdenes de compra) — menú lateral o botón Nueva compra en Compras |
| Registrar o consultar datos del proveedor | Proveedores |
| Consultar compras, abonar, descuentos, cuentas por pagar | Compras (este módulo) |
| Devolver mercancía al proveedor (remisión) | Desde el detalle → Devoluciones, o módulo Devoluciones a proveedores |
| Recepción física alternativa de compras programadas | Recepción de compras (si su empresa lo tiene activo) |
| Documento soporte electrónico (DIAN) | Se genera al transformar la compra; consulta en columna Soporte del listado |
Inicio rápido
- Menú lateral → Compras → icono Todas las compras.
- Arriba del listado: elija rango de fechas y sucursal → Buscar (por defecto muestra el día de hoy).
- Compra nueva: Nueva compra → elige proveedor en Órdenes de compra → agrega productos → Recibir compra programada cuando llegue la mercancía.
- Para pagar: abra la compra con el botón amarillo → menú Acciones financieras → Abonar.
- Deudas pendientes: icono Cuentas por pagar → use botones de antigüedad (Hoy, 30-60, 60-90, +90 días).
Listado y filtros
Buscador superior (fechas y sucursal):
- Seleccione rango de fechas (calendario) y sucursal → Buscar.
- Si no busca fechas, el listado muestra por defecto las compras de hoy en su sucursal.
- Opción Ver todas (parámetro ) cuando no hay resultados con filtro activo.
Columnas principales:
- # — número interno de compra.
- Soporte — enlace al documento soporte electrónico (si aplica).
- N factura — número de factura del proveedor.
- Proveedor — razón social, NIT y nombre comercial.
- Estado — Pendiente, Pagado o Anulada.
- Valor, Base, Impuestos, Pendiente — totales y saldo por pagar.
- Fecha emisión, Fecha límite, Días — control de vencimiento.
- Sucursal — sede que registró la compra.
- Iconos de tipo (POS, electrónica, etc.).
- Ver — botón amarillo .
Colores de alerta (en Cuentas por pagar): filas en naranja o rojo según días transcurridos desde la emisión o fecha límite. Los umbrales se configuran en Configuración (Alerta Naranja / Alerta Roja).
Antigüedad en CxP: botones Todas, Hoy, 30-60, 60-90 y +90 días para priorizar pagos vencidos.
Exportar: desde el listado de cuentas por pagar puede exportar Excel de CxP por proveedor (menú desplegable en la tarjeta).
Estados de pago
| Estado | Significado | Notas |
|---|---|---|
| Pendiente | Compra con saldo por pagar (total o parcial). | Aparece en Cuentas por pagar. Puede tener uno o varios abonos y aún quedar pendiente. |
| Pagado (1) | Saldo en cero; compra cancelada financieramente. | Puede marcarse como no pagado (elimina abonos registrados). |
| Anulada (3) | Compra cancelada; no cuenta en totales activos. | Se consulta en Compras Anuladas. Puede reactivarse desde el detalle. |
Pagos parciales: no tienen un estado aparte. La compra sigue Pendiente mientras exista saldo; al cubrir el total pasa automáticamente a Pagado.
Tipos de compra
| Tipo | Descripción | Uso habitual |
|---|---|---|
| Remisión (0) | Compra documentada como remisión / soporte interno. | Compras locales sin factura electrónica inmediata. Permite anular, editar y transformar. |
| POS (1) | Compra tipo punto de venta / compra rápida. | Compras menores o mostrador proveedor. |
| Electrónica (2) | Factura electrónica de compra (DIAN). | Cuando el proveedor factura electrónicamente. Muestra badge Electrónica y CUFE editable. |
| Documento soporte (3) | Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar. | Generado desde remisión o flujo de soporte; aparece en columna Soporte. |
Crear una nueva compra
- Compras → Nueva compra (o menú lateral → Órdenes de compra → Agregar).
- Busque y seleccione el proveedor (debe existir en módulo Proveedores).
- Agregue productos, cantidades y precios; complete número de factura, fechas y forma de pago.
- Guarde la orden de compra programada.
- Cuando llegue la mercancía: en el detalle de la orden → sección Recibir compra → confirme cantidades recibidas → Recibir compra programada.
- La compra pasa al módulo Compras con estado de pago según configuración (contado/crédito).
También puede crear desde factura electrónica con Con CUFE en Órdenes de compra (validación DIAN).
La configuración Compra por defecto (Contado/Crédito) y Días para pago definen la fecha límite inicial.
Detalle de una compra
Al pulsar se abre el detalle con:
- Datos del proveedor, número de factura (editable), fechas, tipo de compra.
- Tabla de productos comprados (cantidad, precio, impuestos).
- Resumen: estado de pago, total productos, abonos registrados, descuentos, retenciones, saldo.
- Lista de abonos con comprobante adjunto (si se cargó imagen).
Botones principales (parte inferior, según estado y tipo):
- Imprimir / Ticket
- Acciones financieras — Abonar, Descuento, RTF (si está pendiente y el tipo lo permite)
- Marcar como no pagado — si ya está pagada (revierte abonos)
- Anular — solo remisiones pendientes
- Reactivar — si está anulada
- Acciones — Firmar compra, Editar compra, Devoluciones, Historial, Adhesivos Excel
- Transformar — cambiar a electrónica, documento soporte, remisión, etc.
- Nota débito — en compras electrónicas o documento soporte
Puede editar inline: número de factura, proveedor, fecha de emisión, fecha límite y CUFE (electrónicas) con los iconos de lápiz.
Abonos y pagos
- Abra el detalle de la compra pendiente.
- Menú Acciones financieras → Abonar.
- Ingrese valor, forma de pago, fecha, referencia y comprobante (opcional).
- Guarde. El saldo pendiente se reduce automáticamente.
- Repita para pagos parciales hasta saldo cero → estado Pagado.
Si la configuración exige contraseña para editar pagos, al modificar un abono existente el sistema pedirá autenticación.
Los abonos quedan listados en el detalle con opción de ver comprobante e editar forma de pago.
Descuentos y retenciones (RTF)
Descuento en el detalle: Acciones financieras → Descuento → ingrese valor o porcentaje → reduce el total y el saldo.
Retención en la fuente (RTF): Acciones financieras → RTF → registre la retención aplicada por el proveedor o la empresa.
En compras electrónicas o documento soporte, el menú de acciones financieras solo aparece si está activado en Configuración (Permitir acciones financieras en compra electrónica/documento soporte). En remisiones siempre está disponible mientras esté pendiente.
Consulte todos los descuentos del periodo en el icono Descuentos del menú principal.
Cuentas por pagar
Icono Cuentas por pagar → listado solo con compras pendientes (saldo > 0).
- Use filtros de fecha y sucursal como en el listado general.
- Priorice filas en naranja o rojo (vencidas según configuración).
- Botones de antigüedad: Hoy, 30-60, 60-90, +90 días.
- Exporte reporte Excel Cuentas por pagar por proveedor desde el menú de la tarjeta.
Desde la ficha de un proveedor (módulo Proveedores) también puede ver Compras por pagar filtradas por ese tercero.
Buscar compra
Icono Buscar compra:
- Escriba número de compra, factura del proveedor, referencia u orden de compra.
- El sistema sugiere coincidencias mientras escribe (autocompletado).
- Seleccione el resultado o pulse la flecha verde → abre el detalle directamente.
Incluye remisiones, compras electrónicas, documento soporte y órdenes de compra. La antigua opción «Buscar referencia» redirige a esta misma pantalla.
Anular y reactivar
Anular: disponible en compras remisión pendientes (tipo 0). Botón rojo Anular → confirme → pasa a anulada y deja de sumar en reportes.
Reactivar: en compras anuladas → botón Reactivar → vuelve al flujo normal.
Marcar como no pagado: en compras pagadas revierte todos los abonos (use con precaución; acción administrativa).
Transformar tipo de compra
Menú desplegable Transformar (según tipo actual):
- Remisión → Electrónica — genera factura electrónica de compra.
- Remisión → Documento soporte — requiere proveedor asignado.
- POS → Remisión / Electrónica — conversión de compra POS.
Complete datos tributarios del proveedor cuando el asistente lo solicite. El documento soporte aparecerá en la columna Soporte del listado.
Devoluciones y notas débito
- Devoluciones (menú Acciones): disponible en remisiones y POS — inicia devolución de mercancía al proveedor.
- Nota débito (botón en detalle): en compras electrónicas o documento soporte — nota débito del proveedor.
No disponible en compras electrónicas/documento soporte vía menú Devoluciones del detalle; use el flujo de devoluciones a proveedores según política de su empresa.
Listado de descuentos
Menú → Descuentos: tabla de descuentos aplicados con filtro por fechas y sucursal (mismo buscador superior que Compras).
Útil para conciliar descuentos negociados con proveedores en un periodo contable.
Configuración del módulo
Menú → Configuración (solo administrador):
| Parámetro | Qué controla |
|---|---|
| Días para pago | Plazo por defecto para calcular fecha límite en compras a crédito. |
| Alerta Naranja / Alerta Roja | Días de mora para colorear filas en cuentas por pagar. |
| Compra por defecto | Contado o Crédito al crear compras. |
| Manejo de IVA | Precio con IVA incluido o antes de IVA. |
| Permitir decimales | Cantidades y precios con decimales en órdenes de compra. |
| Pedir contraseña al editar pagos | Seguridad al modificar abonos. |
| Permitir recibir superior a cantidad | En recepción: recibir más unidades de las pedidas. |
| Acciones financieras en electrónica/soporte | Mostrar Abonar/Descuento/RTF en esos tipos. |
La misma pantalla es accesible desde Órdenes de compra (Órdenes de compra) si tiene permiso.
Exportar e impresión
- Imprimir / Ticket — desde el detalle de la compra.
- Adhesivos — Excel de códigos de barras (Acciones → Adhesivos / talla color / importación).
- CxP por proveedor — Excel desde listado de cuentas por pagar.
- Firmar compra — captura firma digital en pantalla (Acciones → Firmar compra).
- Historial de cambios — auditoría de modificaciones en la compra.
Usuarios con permiso especial pueden reconstruir comprobantes contables masivos desde el listado (botón Comprobantes Masivos).
Permisos de usuario
| Permiso | Efecto |
|---|---|
| Acceso al módulo Compras | Ver listados, detalle y operaciones según rol. |
| Administrador | Icono Configuración y edición de parámetros. |
| reconstruir_comprobantes | Botón Comprobantes Masivos en listado CxP. |
| Administrador | Anular remisiones, marcar no pagado, algunas acciones restringidas a otros roles. |
Preguntas frecuentes
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Compra a crédito y pago posterior
- Nueva compra → proveedor → productos → recibir mercancía.
- En Compras aparece Pendiente con fecha límite (ej. 30 días).
- Al pagar: Ver → Abonar → valor total → Pagado.
Ejemplo 2 — Tres abonos parciales
- Compra $3.000.000 pendiente.
- Abono $1.000.000 → saldo $2.000.000 (sigue Pendiente).
- Segundo y tercer abono → saldo $0 → Pagado.
Ejemplo 3 — Priorizar pagos vencidos
- Cuentas por pagar → botón +90 días.
- Revise filas en rojo → abra cada una y registre abono o programe pago.
- Exporte Excel CxP por proveedor para tesorería.
Ejemplo 4 — Remisión a factura electrónica
- Compra remisión recibida → detalle → Transformar → Electrónica.
- Complete datos DIAN del proveedor → genere documento.
- Registre CUFE si aplica desde el detalle.
Buenas prácticas
- Reciba la mercancía en Órdenes de compra el mismo día del ingreso físico para que el inventario coincida.
- Registre abonos el día del desembolso real al proveedor.
- Revise Cuentas por pagar semanalmente usando filtros de antigüedad.
- Adjunte comprobante de pago al registrar abonos.
- Verifique número de factura del proveedor antes de transformar a electrónica.
- Use Buscar compra para evitar duplicar órdenes con la misma referencia.
- Configure alertas naranja/roja acordes al plazo real de sus proveedores.
- Consulte Historial de cambios ante diferencias en totales o pagos.