Gastos
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo de Gastos registra y controla los egresos de la empresa: servicios, arriendos, nómina pagada a empleados, compras menores, honorarios y cualquier salida de dinero con soporte contable.
- Crear gastos a proveedor o empleado.
- Desglosar cada gasto en ítems con concepto de egreso, IVA y retenciones (ReteFuente, ReteICA, ReteIVA).
- Pagar al contado o dejar pendiente y registrar abonos después.
- Usar varias formas de pago en un mismo gasto (efectivo + transferencia, etc.).
- Adjuntar comprobantes (factura, recibo, imagen).
- Generar y consultar comprobantes contables automáticos.
- Importar gastos masivamente desde Excel.
- Crear gastos desde factura electrónica con CUFE (DIAN).
Relación con otros módulos
| Acción | Módulo |
|---|---|
| Registrar egreso operativo (servicio, arriendo, reembolso empleado) | Gastos |
| Compra de mercancía con entrada a inventario | Compras / Órdenes de compra |
| Datos del proveedor | Proveedores |
| Ver comprobante contable del gasto | Contabilidad / Movimientos contables |
| Documento soporte electrónico (DIAN) | Generado desde detalle del gasto → módulo DS |
| Gastos ligados a un contenedor de importación | Módulo Contenedor (filtro especial en listado) |
Inicio rápido
- Menú lateral → Gastos → Todos los gastos.
- Arriba: rango de fechas y sucursal → Buscar (dashboard usa mes actual por defecto).
- Gasto nuevo: Agregar gasto → elija proveedor o empleado → agregue ítems → formas de pago → Guardar.
- Factura electrónica recibida: Con CUFE → pegue CUFE → complete ítems en el gasto creado.
- Pago pendiente: abra con botón amarillo → Registrar abono.
- Pendientes de pago: menú Por pagar.
Listado y filtros
Buscador superior (fechas y sucursal): seleccione rango → Buscar. Con ve todas las sucursales (según permisos).
Columnas principales:
- ID, Doc, Fecha — identificador y número de documento.
- Cuenta — concepto de egreso / cuenta contable.
- Proveedor / Empleado — tercero del gasto (badge Proveedor o Empleado).
- Valor, Saldo — total y pendiente por pagar.
- ¿Tiene impuestos? / ¿Tiene retención? — indicadores Sí/No.
- Estado — Pendiente, Pagado o Anulado.
- Fecha límite, Observaciones, Sucursal, Tipo gasto.
- Ver — botón amarillo .
- DS — indica si tiene documento soporte electrónico.
- Comprobante — ver o crear comprobante contable (si tiene permiso).
Desde la tarjeta del listado: Exportar Excel Completo (todos los detalles del filtro activo) y, con permiso, Comprobantes masivo.
Botón + en la tarjeta también abre Agregar gasto.
Estados del gasto
| Estado | Significado | Acciones habituales |
|---|---|---|
| Pendiente | Registrado con saldo por pagar (total o parcial). | Agregar ítems, registrar abono, editar pagos, anular. |
| Pagado (1) | Saldo en cero. | Consultar pagos, comprobantes, anular si aplica. |
| Anulado (2) | Cancelado; no suma en totales activos. | Ver comprobante de anulación y original. |
Los pagos parciales mantienen el estado Pendiente hasta que el saldo llegue a cero.
Tipo de gasto (columna «Tipo Gasto»)
| Etiqueta | Significado |
|---|---|
| Remisión | Gasto interno / sin factura oficial completa (no deducible tributario estándar). |
| Oficial | Gasto con soporte oficial deducible (factura, etc.). |
| Documento Soporte | Gasto con documento soporte electrónico DIAN generado. |
Al crear con CUFE el sistema abre un gasto tipo Oficial. Consulte con contabilidad qué tipo usar en cada caso.
Crear un gasto
- Menú → Agregar gasto.
- Complete datos generales:
- Fecha del gasto
- Sucursal y responsable
- Tercero: Proveedor o Empleado (puede crear proveedor rápido desde el formulario)
- Número de documento / factura
- Tipo deducible (Remisión / Oficial / Documento soporte)
- Fecha límite de pago (si es a crédito)
- Observaciones
- Agregue ítems: concepto de egreso, valor, impuestos y retenciones si aplican.
- Agregue formas de pago (opcional al crear — si no paga nada, queda Pendiente).
- Adjunte imagen del comprobante si la tiene.
- Guardar.
Si el proveedor tiene saldo a favor, el formulario puede mostrarlo para aplicarlo según configuración de su empresa.
Crear gasto con CUFE
- Menú → Con CUFE.
- Pegue el CUFE de la factura del proveedor.
- Validar CUFE y crear gasto.
- El sistema valida con DIAN, crea el proveedor si no existe y abre un gasto Oficial para completar ítems y valores.
Requiere servicios DIAN configurados. Si el CUFE es inválido o ya fue usado, verá un mensaje de error.
Detalle del gasto (egreso)
Al pulsar se abre el comprobante del egreso con:
- Encabezado: fecha (editable), documento, tercero (proveedor/empleado editable), sucursal, totales.
- Tabla de ítems con editar/eliminar/agregar.
- Sección de pagos registrados (editar/eliminar con permisos).
- Retenciones e impuestos adicionales.
- Observaciones editables.
Botones inferiores (según estado):
- Imprimir
- Registrar abono — si hay saldo pendiente
- Nota débito — reduce gasto a proveedor (escala IVA/retenciones)
- Documento soporte — menú para ver PDF o crear DS (solo proveedor)
- Ver / subir comprobante — imagen del soporte
- Crear comprobante contable — si aún no existe
- Historial de cambios
- Anular — confirma y revierte contabilidad
Ítems, impuestos y retenciones
Cada gasto se desglosa en ítems ligados a un concepto de egreso (motivo contable):
- Descripción, cantidad, valor unitario, concepto.
- El sistema calcula base gravable e IVA según tipo de impuesto.
- Puede agregar retenciones por ítem o desde Agregar Retención/Impuesto en el detalle.
- Agregar ítem / editar / eliminar disponible mientras el gasto no esté anulado.
Los conceptos se configuran en Conceptos egreso (menú principal). Cada concepto tiene cuenta contable del PUC.
Pagos y abonos
Al crear: puede registrar una o varias formas de pago (efectivo, transferencia, cheque, tarjeta, nota crédito, etc.) hasta cubrir el total.
Gasto pendiente: botón Registrar abono en el detalle:
- Ingrese valor (no mayor al saldo).
- Seleccione forma de pago, banco, referencia.
- Adjunte comprobante del pago (opcional).
- Confirme → el saldo se actualiza; si llega a cero → Pagado.
Puede combinar varios abonos con distintas formas de pago. Cada pago puede generar su propio comprobante contable.
Para algunas operaciones de caja puede requerirse caja abierta según configuración de su empresa.
Buscar gasto
Menú → Buscar gasto:
- Escriba número de egreso, NIT/nombre proveedor, empleado, motivo, observaciones, documento o datos del DS (prefijo, número, CUFE).
- Autocompletado mientras escribe.
- Seleccione resultado → abre el detalle.
Anular un gasto
- Abra el detalle del gasto.
- Botón rojo Anular → confirme.
- El gasto pasa a Anulado, saldo a cero, se revierten pagos y comprobantes contables.
La anulación es definitiva para operación normal. Quedan comprobantes de anulación para auditoría.
Conceptos de egreso
Menú → Conceptos egreso (permiso configuraciones):
- Lista de motivos (Servicios, Arriendo, Papelería, etc.).
- Cada uno con cuenta contable del PUC.
- Agregar / Editar conceptos.
Debe existir al menos un concepto antes de crear gastos. También accesible desde Agregar gasto → enlace Motivos egresos.
Importar gastos y carga temporal
Importar (permiso importar)
- Descargue plantilla Excel (.xlsx).
- Columnas mínimas: valor, NIT del proveedor, concepto de egreso, sucursal, fecha, documento y observaciones.
- Suba el archivo → revise en Ver importación en curso.
- Corrija errores → confirme importación.
Los gastos importados quedan pendientes de pago.
Carga temporal
Menú → Carga temporal: ve filas en tabla temporal antes o después de convertirlas en gastos definitivos. Enlace a Revisar importación por lote.
Dashboard
Menú → Dashboard:
- Filtro por rango de fechas y sucursal.
- Totales por estado (pendiente, pagado, anulado).
- Distribución por conceptos y sucursales.
- Filas clicables abren modal con detalle de gastos del criterio.
Comprobantes contables
- Al guardar el gasto puede generarse comprobante contable automático.
- Cada pago/abono puede tener comprobante propio.
- Al anular se crea comprobante de reversión.
- En listado: columna Comprobante → Ver (verde) o Crear (azul).
- Permiso ver_comprobantes_contables: botón Comprobantes masivo en listado.
- En detalle: enlace a comprobante original o de anulación.
Si cambia la fecha del gasto, el sistema puede regenerar el comprobante (icono calendario en detalle).
Documento soporte electrónico (DS)
Para gastos a proveedor (no empleado) puede generar documento soporte DIAN desde el menú del detalle.
- Columna DS en listado: Sí / No.
- Tras crearlo: ver PDF en módulo DS o desde menú del detalle.
Los gastos a empleado no admiten documento soporte en el flujo estándar.
Exportar Excel
En el listado, botón Exportar Excel Completo: descarga todos los gastos del filtro actual con detalle de ítems, impuestos, retenciones y pagos.
Permisos de usuario
| Permiso | Efecto |
|---|---|
| Acceso al módulo Gastos | Listado, crear y ver según rol. |
| importar | Icono Importar. |
| configuraciones | Conceptos egreso. |
| ver_comprobantes_contables | Columna y botón comprobantes masivo. |
| Anular | Botón Anular en detalle (según rol/admin). |
Preguntas frecuentes
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Servicio pagado de contado
- Agregar gasto → proveedor → ítem «Servicios» $1.000.000 + IVA.
- Forma de pago transferencia $1.000.000 + comprobante.
- Guardar → estado Pagado.
Ejemplo 2 — Factura pendiente de pago
- Crear gasto con ítems, sin formas de pago → Pendiente.
- Al pagar: Ver → Registrar abono.
Ejemplo 3 — Reembolso a empleado
- Agregar gasto → tercero Empleado → concepto «Viáticos».
- Pago efectivo → Guardar.
Ejemplo 4 — Desde CUFE
- Con CUFE → validar → completar ítems en gasto Oficial creado.
- Registrar abono o pago total.
Buenas prácticas
- Configure conceptos de egreso con cuentas contables correctas antes de operar.
- Adjunte siempre el comprobante (factura o recibo) al gasto.
- Registre abonos el mismo día del desembolso real.
- Use Por pagar semanalmente para no vencer obligaciones.
- No duplique en Compras un documento ya registrado como Gasto.
- Revise el Dashboard mensual por concepto y sucursal.
- Para importaciones masivas, valide NITs en Proveedores primero.
- Consulte contabilidad antes de anular gastos de periodos cerrados.