Proveedores
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Proveedores concentra la información de las empresas o personas de las que usted compra mercancía, insumos o servicios.
¿Qué puede hacer aquí?
- Registrar y mantener datos comerciales y tributarios de cada proveedor.
- Consultar historial de compras, pagos, gastos y saldos pendientes.
- Ver qué productos suministra cada proveedor.
- Adjuntar documentos (contratos, certificados, RUT, etc.).
- Importar o exportar listados masivos en Excel.
- Crear un proveedor automáticamente a partir del CUFE de una factura electrónica DIAN.
- Revisar indicadores globales en el Dashboard.
Importante: registrar la compra (factura de proveedor, entrada de inventario, etc.) se hace en el módulo Compras. En Proveedores administra al tercero y consulta su historial; no confunda este módulo con Devoluciones a proveedores.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Compras | Registrar compras nuevas, recibir mercancía y aplicar pagos; el proveedor se elige al crear la compra. |
| Productos | Referencias y catálogo vinculados al proveedor desde la ficha. |
| Gastos | Egresos de servicios u honorarios asociados al tercero; aquí solo consulta el historial. |
| Devoluciones a proveedores | Devolver mercancía al proveedor; es un módulo aparte, no confundir con esta ficha. |
| Vencimientos | Contratos, pólizas y documentos con fecha límite filtrados por proveedor. |
Resumen: cree y edite al proveedor aquí; registre compras y pagos en Compras; consulte el historial desde la ficha del proveedor.
Inicio rápido
- Menú lateral → Proveedores → icono Ver Proveedor.
- Proveedor nuevo: pulse Agregar Proveedor → complete el formulario → pulse Guardar.
- Si tiene el CUFE de la factura: icono Con CUFE → pegue el código → pulse Validar CUFE y Crear Proveedor.
- Para ver la ficha: botón amarillo Ver en la columna del listado.
- En la ficha use los iconos superiores (Compras, Compras por pagar, Pagos compras, etc.).
- Para registrar una compra: vaya a Compras → nueva compra → seleccione el proveedor.
Listado de proveedores
La tabla Listado de proveedores muestra:
- Menú desplegable (⋮) → Actualizar datos — envía por WhatsApp un enlace para que el proveedor actualice su información.
- Razón social — nombre legal, NIT-DV y dirección completa.
- Nombre — nombre comercial.
- Tipo — clasificación del proveedor.
- Contacto, Celular, E-mail.
- Privado — etiqueta Sí / No; clic abre modal para marcar o quitar privado.
- Estado — etiqueta Activo o Inactivo; clic para cambiar estado.
- Ver Proveedor — botón amarillo Ver → abre la ficha completa.
En la esquina superior derecha de la tarjeta hay un botón + que también abre Agregar Proveedor.
Puede filtrar el listado por estado Activo o Inactivo. Si no hay resultados con el filtro activo, el sistema ofrece ver todos.
Proveedores privados: si su usuario no está autorizado, esos registros no aparecen en el listado ni en buscadores de terceros.
Estados: activo e inactivo
| Estado | Significado | Uso recomendado |
|---|---|---|
| Activo | Proveedor habilitado para operar con la empresa. | Proveedores con los que compra actualmente. |
| Inactivo | Proveedor deshabilitado para nuevas operaciones. | Cuando deje de trabajar con él; el historial se conserva. |
Cambie el estado desde el listado: clic en la etiqueta → modal → pulse Guardar. También puede definirlo al crear o editar el proveedor.
Proveedores privados
Un proveedor marcado como privado solo es visible para usuarios autorizados. El resto del equipo:
- No lo ve en el listado de proveedores.
- No lo encuentra en buscadores de terceros al registrar compras u otros documentos.
Cómo marcar o desmarcar: columna Privado → clic en la etiqueta → active o desactive el interruptor → pulse Guardar.
Úselo para proveedores confidenciales (acuerdos comerciales sensibles) que solo debe manejar personal autorizado.
Agregar o editar un proveedor
Agregar (nuevo)
- Pulse Agregar Proveedor (o el botón + en el listado).
- Complete el formulario:
- Razón social y nombre comercial
- Tipo de documento, NIT y dígito de verificación
- País, departamento, ciudad, barrio y dirección
- Representante legal, teléfono, celular, email
- Tipo de proveedor, descuento, plazo de pago
- Información tributaria: tipo de impuestos, régimen, tipo de persona, actividad económica, retención en la fuente
- Observaciones y estado (Activo / Inactivo)
- Pulse Guardar.
Si el NIT ya existe, el sistema mostrará un error y no duplicará el registro.
Editar (existente)
- Abra la ficha con el botón amarillo Ver.
- Clic en el nombre del proveedor (icono lápiz) o menú del listado → Actualizar datos (WhatsApp).
- Modifique los campos necesarios → pulse Guardar.
En la ficha puede cambiar la foto (clic sobre la imagen) y consultar el Historial de cambios.
Crear proveedor con CUFE (factura electrónica DIAN)
Si recibió una factura electrónica de un proveedor aún no registrado:
- Pulse el icono Con CUFE.
- Copie y pegue el CUFE completo de la factura.
- Pulse Validar CUFE y Crear Proveedor.
- El sistema consulta la DIAN, extrae los datos del emisor y crea el registro.
Requiere conexión con servicios de validación DIAN configurados en su empresa. Si el CUFE es inválido, ya fue usado o el proveedor ya existe, verá un mensaje de error.
Ficha del proveedor
Datos del proveedor
- Foto (clic para cambiar)
- Razón social, nombre comercial, contacto
- Dirección e identificación (NIT-DV)
- Teléfonos, email, observaciones
- Información tributaria
- Enlace Historial de cambios
Documentos
- Archivos adjuntos (contratos, certificados, etc.)
- Botón + para subir un documento nuevo
Si el proveedor tiene saldo pendiente, aparece una alerta en la parte superior con el valor.
Debajo del encabezado verá la segunda barra de iconos (menú de la ficha).
Compras del proveedor
Desde la ficha → icono Compras ve el historial de compras. Puede filtrar por sucursal si opera en varias sedes.
Compras por pagar muestra únicamente documentos con saldo pendiente — útil para programar pagos.
Para registrar una compra nueva:
- Vaya al módulo Compras.
- Cree una compra nueva y seleccione el proveedor.
- Agregue productos, totales y pulse Guardar.
Pagos y cuentas por pagar
- Compras por pagar — facturas o compras abiertas.
- Pagos compras — abonos y pagos ya registrados.
- Alerta de saldo en la ficha — resumen del saldo a favor o en contra.
Los pagos se registran normalmente desde el detalle de cada compra en el módulo Compras. Desde la ficha consulta el historial consolidado.
Registre los pagos el mismo día del desembolso para que los saldos coincidan con la realidad contable.
Gastos del proveedor
Además de compras de inventario, un proveedor puede estar vinculado a gastos (servicios, arriendos, honorarios, etc.).
- Gastos — listado completo de egresos asociados.
- Gastos por pagar — solo pendientes de pago.
- Pagos gastos — pagos aplicados a esos gastos.
Productos del proveedor
Icono Productos en la ficha: muestra los productos relacionados con ese proveedor. Útil para saber qué referencias compra habitualmente y cruzar información con el módulo Productos.
Notas débito
Las notas débito del proveedor reducen lo que usted le debe. Consulte el listado desde el icono homónimo en la ficha. El registro del documento se realiza en el flujo de compras o contabilidad de su empresa.
Anticipos
Si su empresa entrega anticipos a proveedores, el icono Anticipos en la ficha muestra el historial. Los anticipos suelen aplicarse después contra compras futuras; consulte con su área contable el procedimiento exacto.
Vencimientos
El icono Vencimientos abre el módulo de vencimientos filtrado por este proveedor (contratos, pólizas, documentos con fecha límite, etc.).
Dashboard global
Icono Dashboard muestra indicadores de todo el módulo:
- Total de proveedores, activos e inactivos.
- Distribución por estado y por tipo de proveedor.
- Top proveedores por compras en los últimos 30 días.
- Proveedores con saldo a favor (anticipos o créditos a favor de la empresa).
Importar proveedores desde Excel
- Pulse el icono Importar → descargue la plantilla Excel.
- Complete una fila por proveedor. Obligatorios: nombre, tipo documento, email, país y dirección.
- Suba el archivo (.xlsx o .xls).
- Pulse Solo validar para revisar errores sin guardar.
- Si la validación es correcta, pulse Importar a proveedores.
Si hay errores en alguna fila, no se importa ningún proveedor del lote hasta corregirlos. Use Ver importación en curso para revisar fila por fila.
Exportar proveedores a Excel
- Pulse el icono Exportar.
- Elija el estado: activos, inactivos o todos.
- Marque los campos a incluir (razón social, NIT, contacto, ubicación, tributarios, última compra, etc.).
- Pulse Exportar — se descarga el archivo Excel.
Parámetros del módulo (administrador)
Icono Parámetros — pantalla Funciones del menú (detalle proveedor).
Con interruptores activa o desactiva cada icono del menú de la ficha: Compras, Gastos, Productos, Anticipos, Vencimientos, etc.
Al desactivar una función, ese icono deja de mostrarse para todos los usuarios. Pulse Guardar parámetros al terminar.
Permisos
- Quién ve el módulo Proveedores depende del perfil asignado a cada empleado.
- Algunos iconos (Importar, Exportar, Parámetros) solo aparecen para usuarios autorizados.
- Los proveedores marcados como privados solo los ve personal con acceso especial.
- Si no ve un icono del menú, consulte con el administrador si su usuario tiene acceso o si la función está desactivada en Parámetros.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos mínimos necesito para crear un proveedor?
Razón social, identificación, dirección, país y al menos un medio de contacto (email o teléfono).
No encuentro un proveedor que sé que existe.
Puede estar marcado como privado sin que usted tenga acceso, estar Inactivo con filtro activo, o pertenecer a otra sucursal según configuración. Verifique filtros y consulte al administrador.
¿Dónde registro una compra nueva?
En el módulo Compras. Después de guardarla, aparecerá en la ficha del proveedor → Compras.
El sistema no me deja usar un NIT al editar.
Ese NIT ya está registrado en otro proveedor. Revise el historial de cambios si necesita auditoría.
Desactivé un proveedor y desapareció su historial.
No desaparece: queda Inactivo y conserva compras, pagos y documentos. Puede reactivarlo cuando lo necesite.
¿Para qué sirve «Actualizar datos» por WhatsApp?
Envía al proveedor un enlace para que él mismo complete o corrija sus datos sin que usted los digite manualmente.
La importación Excel falló.
Pulse Solo validar primero. Corrija filas con error (emails inválidos, país no reconocido, campos obligatorios vacíos) o use Ver importación en curso. Vuelva a importar el lote corregido.
¿Cuál es la diferencia con Devoluciones a proveedores?
Proveedores administra la ficha del tercero y consulta su historial. Devoluciones a proveedores registra la devolución física de mercancía al proveedor.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Primer proveedor manual
Pulse Agregar Proveedor → Razón social Distribuidora ABC S.A.S., NIT 900123456-7, dirección, contacto, tipo Distribuidor, estado Activo → pulse Guardar → en Compras, registre la primera factura con ese proveedor.
Ejemplo 2 — Proveedor desde factura electrónica
Recibe factura con CUFE → icono Con CUFE → pegue el código → pulse Validar CUFE y Crear Proveedor → revise la ficha y complete lo que falte.
Ejemplo 3 — Revisar deuda antes de pagar
Listado → botón Ver → Compras por pagar → anote facturas pendientes → en Compras, registre cada pago → verifique la alerta de saldo en la ficha.
Ejemplo 4 — Carga inicial masiva
Icono Importar → descargue plantilla → complete filas → Solo validar → corrija errores → pulse Importar a proveedores.
Buenas prácticas
- Verifique NIT y DV antes de guardar; evita problemas en facturación electrónica y contabilidad.
- Mantenga email y celular actualizados para comunicaciones y actualización por WhatsApp.
- Use Inactivo en lugar de borrar cuando deje de trabajar con un proveedor.
- Adjunte RUT, certificaciones o contratos en la sección Documentos de la ficha.
- Revise el Dashboard mensualmente para detectar concentración de compras.
- Importe masivamente solo con plantilla oficial y valide antes de confirmar.
- Marque como privado solo proveedores que realmente requieran confidencialidad.
- Registre pagos en Compras el mismo día del desembolso para saldos confiables.