Órdenes de compra
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Órdenes de compra (Órdenes de compra, también llamado compras programadas) es donde se planifica y registra la compra a proveedores antes de que exista la compra definitiva en el módulo Compras.
- Crear órdenes con proveedor, productos, cantidades, precios e impuestos.
- Hacer seguimiento del ciclo: pendiente → enviada → en recepción → recibida.
- Registrar recepción física de mercancía (packing por ítem).
- Convertir la orden en compra real con el botón Recibir compra programada (entrada a inventario y cuenta por pagar).
- Crear órdenes desde factura electrónica del proveedor con CUFE (validación DIAN).
- Firmar órdenes, enviar por WhatsApp, imprimir ticket y exportar adhesivos.
Relación con Compras y otros módulos
| Acción | Módulo |
|---|---|
| Crear orden, agregar productos, recibir mercancía | Órdenes de compra (este módulo) |
| Consultar compras, abonar, cuentas por pagar, anular | Compras |
| Datos del proveedor | Proveedores |
| Devolver mercancía al proveedor | Compras → Devoluciones, o Devoluciones a proveedores |
| Parámetros globales de compras (contado/crédito, decimales, etc.) | Configuración (icono del menú, permiso configuraciones) |
Flujo habitual: Orden de compra → agregar ítems → (opcional) abonos anticipados → Recibir compra programada → la compra aparece en Compras con inventario actualizado.
Inicio rápido
- Menú lateral → Órdenes de compra → Ver listado.
- Filtre por fechas, estado y sucursal → Buscar.
- Orden nueva: Agregar → proveedor, asesor, # factura (opcional) → abre el detalle.
- En el detalle: busque productos por referencia → agregue cantidades y precios.
- Actualice el estado de la orden según avance (clic en la etiqueta de estado).
- Al llegar la mercancía: sección Recibir compra → complete datos de pago → Recibir compra programada.
- Consulte la compra generada en el módulo Compras.
Listado y filtros
Filtros superiores
- Fechas — Todas, Hoy, 0 a 8 días, 9 a 15 días, 16 a 30 días, 30+ días (según fecha de la orden).
- Estado — desplegable con los 9 estados operativos o «Todos».
- Sucursales — filtrar por punto o «Todas las sucursales».
- Buscar — aplica los filtros seleccionados.
Debajo del encabezado hay botones rápidos por estado (Pendiente, Pendiente aprobación, Enviado al proveedor, etc.) que mantienen sucursal y fechas activas.
Columnas del listado
- # — número interno de la orden.
- N Documento — número de factura del proveedor (número de factura).
- Cliente — en pantalla muestra el proveedor (nombre y comercial). Es una etiqueta heredada del sistema.
- Asesor — comprador / empleado responsable.
- Base, Impuestos, Total — valores calculados de los ítems.
- Fecha — fecha y hora de creación de la orden.
- Fecha estimada — fecha límite / entrega esperada (fecha estimada de entrega).
- Estado — etiqueta de color del ciclo de la orden.
- Tipo — Remisión, Electrónica, Soporte o «Aún no lo sé».
- Sucursal — sucursal destino de la compra.
- Ver — botón amarillo con icono de ojo → detalle.
- Eliminar — botón rojo; elimina la orden (confirmación).
Icono Excel en el encabezado → Exportar listado según filtros activos. Botón + → Agregar orden.
Estados de la orden
Cada orden tiene un estado operativo visible en pantalla. Cámbielo desde el detalle haciendo clic en la etiqueta de estado.
| Código | Estado | Uso típico |
|---|---|---|
| 1 | Pendiente | Orden creada; en elaboración de ítems. |
| 2 | Pendiente aprobación | Esperando aprobación interna. |
| 3 | Enviado al proveedor | Orden enviada al proveedor. |
| 4 | Confirmado proveedor | Proveedor confirmó pedido. |
| 5 | En proceso | En fabricación o tránsito. |
| 6 | En recepcion | Mercancía llegando; packing en curso. |
| 7 | Recibido | Recepción completada (antes o después de pasar a Compras). |
| 8 | Con novedades | Faltantes, daños o diferencias. |
| 9 | Aprobado | Aprobación final interna. |
Tipo de compra
Columna Tipo en el listado y cinta en el detalle:
| Valor | Etiqueta | Significado |
|---|---|---|
| NULL / vacío | Aún no lo sé | Tipo fiscal aún no definido. |
| 0 | Remisión | Compra sin factura electrónica. |
| 2 | Electrónica | Factura electrónica DIAN (CUFE). Se fija automáticamente si la orden se creó con CUFE. |
| 3 | Soporte | Documento soporte en adquisiciones. |
Al recibir la compra puede confirmar o cambiar el tipo (excepto si tiene CUFE, que queda en Electrónica).
Crear orden de compra
- Menú → Agregar.
- Seleccione proveedor (NIT y nombre).
- Indique Asesor (comprador responsable).
- Si tiene permiso multisucursal: elija Sucursal; si no, usa la sucursal del usuario.
- Fecha estimada — entrega esperada (opcional).
- # Factura — número del documento del proveedor (opcional al crear; obligatorio al recibir).
- Enviar → abre el detalle de la orden para agregar productos.
Puede crear Nuevo proveedor desde el mismo formulario si no existe en el sistema.
Crear con CUFE
- Menú → Con CUFE.
- Pegue el CUFE de la factura electrónica del proveedor.
- Validar CUFE y Crear Orden.
- El sistema valida con DIAN, crea el proveedor si no existe y abre la orden con datos precargados (número, fecha, totales, PDF DIAN si aplica).
- Revise y complete ítems si la factura no los trae completos.
Datos del proveedor bloqueados
Si el proveedor se creó o actualizó desde factura electrónica validada, el sistema puede bloquear tipo de documento, NIT y dígito de verificación para evitar inconsistencias con la DIAN. Los demás datos (nombre, dirección, teléfono) siguen editables. Verifique el NIT antes de la primera compra con CUFE.
Detalle de la orden
Al pulsar se abre con:
- Datos editables (icono lápiz): sucursal, comprador, proveedor, fecha, fecha límite, estado, nota.
- Cinta de tipo de compra (Remisión / Electrónica / Soporte).
- Tabla de productos con imagen, cantidades, precios, impuestos y estado de recepción.
- Resumen financiero: subtotal, descuentos, base, impuestos, retenciones, total.
- Sección Recibir compra (formulario de conversión a compra real).
Botones superiores / inferiores:
- Menú adhesivos — exportar etiquetas Excel (estándar, talla/color, importación).
- Whatsapp — enviar resumen al proveedor.
- Ver factura DIAN — si hay PDF/CUFE cargado.
- Ticket — impresión reducida.
- Realizar Abono — pago anticipado sobre la orden programada.
- Firma registrada — si ya firmó la orden (IP y fecha/hora).
Agregar y editar productos
Búsqueda en el detalle
- Indique cantidad.
- Tipo: Referencia (un producto) o Multiple (varios códigos).
- Escriba nombre o código → botón verde → panel AJAX para confirmar ítem.
Nuevo producto — crea un producto en catálogo y lo agrega a la orden.
En cada línea puede editar cantidad, precio, descuento e impuestos, o eliminar el ítem.
Menú Acciones → Importar Productos desde Excel — carga masiva de ítems a la orden.
Recepción y packing por ítem
Cada ítem tiene estado de recepción visible por color de fila:
| Código | Estado | Color |
|---|---|---|
| 0 | Sin recibir | Normal / azul |
| 1 | Recibido | Verde |
| 2 | Recibido parcial | Amarillo |
| 3 | No llegó | Rojo |
Desde la columna packing abra el modal para registrar cantidad empacada, caja, nota y marcar agotado. Si está activo el lector en configuración de packing, puede escanear códigos en modo recepción.
Acciones relacionadas: Compra parcial empacado, Compra parcial y Eliminar faltantes (menú Acciones).
Recibir compra programada
Paso clave: convierte la orden en compra en el módulo Compras e ingresa mercancía al inventario.
- En el detalle, sección roja Recibir compra (lado derecho).
- Tipo compra — Remisión, Electrónica o Documento soporte.
- Tipo de pago — Crédito o Contado (según configuración por defecto).
- Si es crédito: Responsable crédito y fechas (compra, límite de pago).
- Si es electrónica: campo CUFE (precargado si vino de CUFE).
- # Factura, forma de pago del abono inicial, referencia, descuento global.
- Retenciones — ReteFuente, ReteICA, ReteIVA si aplican.
- Total pagado — el sistema valida coherencia con totales y abonos previos.
- Recibir compra programada.
Tras guardar, la compra queda en Compras para abonos, devoluciones y soporte fiscal. Reciba el mismo día que ingresa físicamente la mercancía para que inventario y contabilidad coincidan.
Acciones del detalle (menú Acciones)
- Firmar orden de compra — firma digital en canvas; guarda imagen, IP y fecha/hora.
- Compra parcial empacado — recepción parcial según ítems empacados.
- Compra parcial — dividir recepción manualmente.
- Eliminar faltantes — quita ítems no recibidos de la orden.
- Historial de cambios — auditoría de movimientos en la orden.
- Importar Productos desde Excel — carga masiva de líneas.
Menú adhesivos (junto al número de orden): exportar Excel de etiquetas para bodega.
Abonos antes de recibir
Botón Realizar Abono en el detalle permite registrar pagos anticipados sobre la orden programada (antes de convertirla en compra).
- Indique valor, forma de pago, referencia y fecha.
- El total de abonos no puede superar el total de la orden.
- Al recibir la compra, los abonos previos se consideran en el formulario de recepción.
Los abonos definitivos y saldo pendiente se gestionan después en el módulo Compras.
Configuración
Icono Configuración (solo administrador) → pantalla de parámetros del módulo.
Parámetros habituales que afectan este módulo:
- Compra por defecto — Contado o Crédito al recibir.
- Días para pago — fecha límite inicial en crédito.
- Permitir decimales — cantidades con decimales en ítems.
- Permitir recibir superior a cantidad — packing puede superar cantidad pedida.
- Opciones de acciones financieras en compras electrónicas (aplican tras recibir en Compras).
Dashboard
Filtro por sucursal. Muestra totales de órdenes, valor, proveedores, ítems y promedio; tablas por estado, sucursal, asesores y productos más comprados.
Útil para medir volumen de compras planificadas y carga por comprador.
Preguntas frecuentes
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Pedido estándar a crédito
- Agregar → proveedor → agregar 20 referencias con cantidades.
- Estado → Enviado al proveedor → Confirmado proveedor.
- Al llegar mercancía: packing ítem a ítem → Recibir compra (Crédito) → Compras pendiente de pago.
Ejemplo 2 — Factura electrónica con CUFE
- Con CUFE → validar → revisar ítems y PDF DIAN.
- Recibir compra → tipo Electrónica fijado → Compras con CUFE.
Ejemplo 3 — Recepción parcial
- Marque ítems recibidos en packing (Recibido / Parcial / No llegó).
- Compra parcial empacado → genera compra por lo recibido.
- Eliminar faltantes en el resto de la orden si aplica.
Buenas prácticas
- Mantenga el estado de la orden actualizado para que compras y logística tengan visibilidad.
- Registre # factura del proveedor antes de recibir.
- Reciba la mercancía el mismo día del ingreso físico a bodega.
- Use CUFE cuando el proveedor facture electrónicamente; evita errores de digitación.
- Verifique NIT del proveedor antes de la primera compra con CUFE.
- Use Historial de cambios para auditoría de modificaciones.
- No duplique órdenes para la misma factura del proveedor.
- Configure contado/crédito y días de pago en Configuración antes de operar masivamente.