Devoluciones a proveedores
Videos tutoriales
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Devoluciones a proveedores registra cuando la empresa devuelve mercancía al proveedor: productos defectuosos, sobrantes, cambios de referencia o acuerdos comerciales. Documenta qué se devolvió, cuánto vale, el motivo y qué ocurre con el crédito (nota de crédito / saldo a favor del proveedor).
Al guardar una devolución válida, el sistema disminuye el inventario de la sucursal (la mercancía sale del almacén hacia el proveedor).
¿Qué puede hacer aquí?
- Consultar devoluciones del día, de un rango de fechas o del historial.
- Crear una devolución eligiendo proveedor y productos (sin compra previa en el sistema).
- Devolver ítems parciales o totales ligados a una compra ya registrada (desde el módulo Compras).
- Definir qué hacer con el valor devuelto: nueva compra, abono a compra pendiente o saldo a favor del proveedor.
- Imprimir comprobante, ticket o nota de crédito para el proveedor.
- Anular o reactivar devoluciones (con reversión de inventario y saldo a favor).
- Revisar estadísticas en el Dashboard.
No confundir con Devoluciones de clientes
El módulo Devoluciones (menú lateral, rf distinto) es para cuando un cliente devuelve productos a la empresa (el inventario aumenta). Este módulo es lo contrario: usted devuelve mercancía al proveedor (el inventario disminuye).
Relación con otros módulos
| Acción | Módulo |
|---|---|
| Devolver mercancía al proveedor (consulta y registro central) | Devoluciones a proveedores (este módulo) |
| Devolver ítems de una compra con precios y cantidades originales | Compras → detalle de compra → menú Acciones → Devoluciones |
| Datos del proveedor y saldo a favor acumulado | Proveedores (ficha del proveedor) |
| Consultar notas de crédito del proveedor | Proveedores → menú secundario de la ficha (notas de crédito / débito según configuración) |
| Cliente devuelve productos a la empresa | Módulo Devoluciones (clientes), no este módulo |
| Crear nueva orden de compra usando el crédito | Órdenes de compra (Órdenes de compra), tras elegir «Nueva compra» al guardar |
En el detalle de una compra también puede existir el botón Nota débito; es un flujo distinto orientado a notas contables/fiscales. La devolución física de mercancía se registra con Devoluciones en Acciones o desde este módulo.
Inicio rápido
- Menú lateral → Devoluciones a proveedores → icono Ver.
- Arriba del listado: rango de fechas y sucursal → Buscar (por defecto muestra devoluciones realizadas del día en su sucursal).
- Devolución nueva sin compra: Agregar Devolución → elija proveedor → agregue productos → motivo → Guardar.
- Devolución ligada a compra: Compras → abra la compra → Acciones → Devoluciones → marque cantidades → Guardar Devolución.
- Consultar detalle: botón amarillo en el listado.
- Estadísticas: icono Dashboard.
Listado y filtros
Buscador superior
- Rango de fechas — seleccione inicio y fin → Buscar.
- Sucursal — filtre por punto o deje la sucursal asignada a su usuario.
- Ver todas — enlace del buscador que quita filtros de fecha y sucursal (mantiene el filtro de estado activo).
Columnas del listado
- # — número interno de la devolución.
- Proveedor — nombre y NIT.
- Valor — total devuelto.
- Fecha Devolución — fecha y hora del registro.
- Sucursal — desde dónde salió la mercancía.
- Ver — botón amarillo con icono de ojo; abre el detalle en nueva pestaña.
Al pie aparece el Total devoluciones sumando los valores visibles. El botón + del encabezado lleva a agregar devolución.
Estados del documento
Estado de la devolución
| Estado | Código | Significado |
|---|---|---|
| Pendiente | 0 | Registrada; nota de crédito pendiente de uso. Es el estado inicial al guardar. |
| Realizada | 1 | Procesada operativamente. Es el filtro por defecto del listado principal. |
| Parcial | 2 | Estado reservado en el sistema; poco frecuente en este módulo. |
| Anulada | 3 | Cancelada. Revierte inventario y resta el saldo a favor del proveedor. |
Cinta en el detalle — Nota de crédito
En la esquina del detalle verá una cinta con el estado de la nota de crédito asociada:
- Pendiente — crédito disponible para usar en compras o abonos.
- Utilizado — el valor ya fue aplicado (nueva compra, abono, etc.).
- Anulada — la devolución fue cancelada.
Agregar devolución (directa, sin compra)
- Menú → Agregar Devolución.
- Seleccione el proveedor (NIT y nombre) → Enviar.
- En la pantalla de carrito, busque productos por nombre o código (PLU) y agregue cantidades.
- Ajuste cantidades con el icono de actualizar o elimine líneas con la papelera.
- Complete al pie:
- Vendedor / responsable — quien procesa la devolución.
- Motivo — obligatorio (ej.: «Producto vencido», «Error de pedido»).
- ¿Cómo se usará el saldo? — vea la sección siguiente.
- Pulse Guardar.
El sistema abre el detalle de la devolución recién creada, incrementa el saldo a favor del proveedor y disminuye el inventario.
En este flujo no puede crear proveedor nuevo desde la pantalla de búsqueda; el proveedor debe existir previamente en el módulo Proveedores.
Devolución desde una compra
- Vaya a Compras y abra la compra con el botón amarillo Ver.
- En el menú Acciones, elija Devoluciones.
- Marque las cantidades a devolver por cada ítem (no puede superar lo comprado).
- Revise totales: base, IVA, retenciones proporcionales y neto estimado al proveedor.
- Indique Responsable, Motivo y ¿Cómo se usará el saldo?
- Pulse Guardar Devolución.
La devolución queda ligada a la compra de origen. En el detalle de la compra puede ver el historial de devoluciones asociadas.
¿Cómo se usará el saldo?
Al guardar debe indicar qué hacer con el valor devuelto. El sistema crea una nota de crédito al proveedor y actualiza su saldo a favor.
| Opción en pantalla | Qué hace al guardar |
|---|---|
| Nueva compra | Redirige a crear una nueva orden de compra con el mismo proveedor (Órdenes de compra). |
| Abonar a compra anterior | Redirige al listado de compras pendientes del proveedor (ficha Proveedores → compras) para aplicar el crédito. |
| Saldo a favor / Nota Crédito | Deja el crédito disponible en la ficha del proveedor y abre el detalle de la devolución. |
En devoluciones desde compra la tercera opción puede mostrarse como «Nota Crédito»; en devolución directa como «Saldo a favor». En ambos casos el efecto contable es acumular crédito a favor del proveedor.
Detalle de la devolución
Al abrir una devolución (listado → botón amarillo Ver) verá:
- Datos de la sucursal y del proveedor (NIT, contacto).
- Tabla de ítems: código, cantidad, producto, precio, impuestos y total por línea.
- Totales: Base, Impuestos y Total.
- Motivo de la devolución y espacio de firmas.
- Cinta de estado de la nota de crédito (Pendiente / Utilizado / Anulada).
Botones disponibles
- Imprimir — vista de impresión del documento.
- Ticket — formato ticket para archivo o entrega.
- Nota credito — ticket de la nota de crédito asociada.
- Anular — visible si la nota está pendiente y la devolución no está anulada.
- Reactivar — visible si la devolución fue anulada y la nota está anulada.
Inventario
- Al guardar — las cantidades devueltas salen del inventario de la sucursal de la devolución.
- Al anular — el sistema repone el inventario (revierte la salida).
- Al reactivar — vuelve a disminuir el inventario como en el registro original.
Verifique existencias antes de devolver. Si el producto ya no está en bodega, coordine con inventario antes de registrar la devolución.
Nota de crédito al proveedor
Cada devolución genera un registro de nota de crédito vinculado al proveedor. El valor se suma al campo saldo a favor del proveedor en el módulo Proveedores.
Puede imprimir la nota desde el detalle (Nota credito) o consultar el historial en la ficha del proveedor.
Anular y reactivar
Anular
- Abra el detalle de la devolución.
- Si está disponible, pulse Anular.
- Indique el motivo de anulación y confirme.
Efectos: estado Anulada (3), nota de crédito anulada, reposición de inventario y disminución del saldo a favor del proveedor.
Reactivar
- En una devolución anulada, pulse Reactivar (si aparece).
- Indique el motivo y confirme.
Efectos: vuelve a estado pendiente, nota de crédito pendiente, inventario disminuido nuevamente.
Si no ve los botones Anular/Reactivar, la combinación de estados de la devolución y la nota de crédito no lo permite (por ejemplo, nota ya utilizada).
Imprimir y tickets
- Imprimir — documento completo con ítems, totales y firmas (navegador).
- Ticket — formato reducido de la devolución.
- Nota crédito — comprobante de la nota de crédito.
Use estos comprobantes para archivo interno o entrega al proveedor según su procedimiento.
Dashboard
Icono Dashboard → filtros de fechas (por defecto mes actual) y sucursal.
Indicadores
- Total devoluciones, valor total devuelto, proveedores con devoluciones, promedio por devolución.
- Tablas: por sucursal, top vendedores, top productos devueltos, top proveedores, motivos de devolución.
Útil para detectar proveedores o productos con alta tasa de devolución.
Preguntas frecuentes
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Producto defectuoso (desde compra)
- Compras → compra #500 → Acciones → Devoluciones.
- Devolver 10 unidades del ítem defectuoso → motivo «Garantía».
- Saldo: Saldo a favor → Guardar.
Ejemplo 2 — Devolución directa sin factura en sistema
- Agregar Devolución → proveedor X → buscar productos → cantidades.
- Motivo «Sobrante de mercancía» → Guardar.
Ejemplo 3 — Usar crédito en nueva compra
- Al guardar elija Nueva compra.
- El sistema abre Órdenes de compra con el mismo proveedor para registrar la reposición.
Ejemplo 4 — Anular devolución errónea
- Detalle → Anular → motivo «Error de digitación».
- Verifique que el inventario se repuso y el saldo a favor del proveedor disminuyó.
Buenas prácticas
- Prefiera devolver desde Compras cuando exista la factura de compra (precios e impuestos coherentes).
- Registre siempre un motivo claro; ayuda en auditoría y en el Dashboard.
- Verifique existencias en bodega antes de confirmar.
- Coordine con el proveedor el soporte físico (guía de devolución, acta, etc.) además del registro en Ecobelleza.
- Imprima ticket o nota de crédito para archivo y entrega al proveedor.
- Revise el saldo a favor del proveedor antes de abonar compras.
- No duplique la devolución en Compras y en Agregar Devolución.
- Consulte contabilidad antes de anular devoluciones de periodos cerrados.