Despachos
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Despachos concentra la gestión logística de envíos de pedidos ya facturables o en cierre: seguimiento por estado, asignación de forma de entrega, transportadora, domiciliario, guía, valor de envío, novedades, devoluciones y confirmación de entrega con cobro opcional.
- Vista unificada de todos los despachos, sin importar la forma de entrega.
- Siete estados operativos (desde Pendiente hasta Entregado o Anulado).
- Edición rápida desde el listado (modales) sin salir de la pantalla.
- Filtros por forma de envío y transportadora.
- Ficha detallada con recaudos, recibos, fotos, firmas e historial.
Origen del despacho: el registro se crea cuando el pedido avanza a despacho (desde Pedidos o procesos automáticos). Este módulo no crea pedidos; los gestiona.
Relación con otros módulos
| Acción / dato | Módulo o pantalla |
|---|---|
| Pedido, productos, abonos previos | Pedidos |
| Separar y empacar | Packing — previo al despacho |
| Verificación de cantidades | Reconteo (opcional) |
| Rutas y liquidación domicilio propio | Domicilios — solo forma Domicilio |
| Registrar abono al marcar Entregado | Ventas / Caja — vía modal de estado |
| Factura del pedido | Ventas — si aplica |
| Catálogo logístico | Configuración — domiciliarios, transportadoras, tarifas |
Flujo habitual: Pedido → Packing → (Reconteo) → Despacho creado → Pendiente → … → Entregado → Facturación / cierre.
Despachos vs módulo Domicilios
| Aspecto | Despachos | Domicilios |
|---|---|---|
| Alcance | Todas las formas de entrega | Solo domicilio propio (domicilio propio) |
| Operación | Listado + modales en pantalla | Rutas, salida/retorno, liquidaciones |
| Transportadora | Asignación y guía desde aquí | No aplica (usa otro flujo) |
| Recaudo en ruta | Ficha detallada del despacho | Detalle de ruta + liquidación |
Use Despachos como mesa de control general; use Domicilios cuando opere mensajeros propios con rutas diarias.
Permisos
- El acceso al módulo depende del perfil asignado en el menú lateral.
- Configuración requiere permiso de administrador.
- Registrar abonos al entregar puede estar limitado a caja o supervisores según política interna.
Inicio rápido
- Abra Pendientes para ver despachos recién creados.
- Complete datos logísticos: forma de entrega, transportadora o domiciliario, valor envío, guía si aplica.
- Avance el estado: Esperando recogida → En ruta según su operación.
- Ante problemas, marque Novedad o Devolución y registre observaciones.
- Al entregar, cambie a Entregado; si hay saldo pendiente, registre el abono en el mismo modal.
Conceptos clave
- Despacho
- Registro logístico ligado a un pedido/venta. Tiene estado propio independiente del estado comercial del pedido.
- Forma de entrega
- Método logístico: directa, recoge en tienda, domicilio, domicilio externo o transportadora.
- Guía transportadora
- Número de rastreo del envío externo (forma transportadora).
- Valor envío
- Costo de envío cobrado al cliente .
- Observaciones despacho / entrega
- Notas operativas visibles en la columna Observaciones del listado.
- Intentos de entrega
- Contador en la ficha detallada; útil con novedades repetidas.
Estados del despacho
| Código | Nombre | Uso típico |
|---|---|---|
| 1 | Pendiente | Recién creado; falta definir logística |
| 2 | Esperando recogida | Empacado y listo para salir |
| 3 | En ruta | Mensajero o transportadora en camino |
| 4 | Novedad | Entrega no concretada; requiere acción |
| 5 | Devolución | Mercancía regresa a la empresa |
| 6 | Anulado | Despacho cancelado |
| 7 | Entregado | Cierre exitoso; no permite cambio de estado desde el listado |
Formas de entrega
| Código | Nombre | Datos adicionales en listado |
|---|---|---|
| 1 | Entrega directa | Entrega inmediata en punto de venta |
| 2 | Recoge en tienda | Cliente retira en sucursal |
| 3 | Domicilio | Asignar domiciliario propio (modal) |
| 4 | Domicilio externo | Mensajería externa sin ruta interna |
| 5 | Transportadora | Transportadora + número de guía |
Listado y filtros
Pantalla . El icono del menú define el estado mostrado (por defecto al entrar sin parámetro: Pendientes).
Filtros en la tabla
- Forma de envío — acota a un tipo (Domicilio, Transportadora, etc.) o Todas.
- Transportadora — útil en estado En ruta o Pendientes con carrier asignado.
- Filtrar aplica filtros manteniendo el estado del menú.
- Limpiar quita forma de envío y transportadora conservando el estado.
Columnas y acciones del listado
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Venta | ID pedido, estado de pago, fecha, total, abonos, saldo pendiente |
| Cliente | Icono editar → modal datos cliente; nombre, móvil, dirección completa |
| Despacho | Forma de entrega, domiciliario o transportadora, guía, valor envío, badge de estado (clic para cambiar si no está Entregado), WhatsApp |
| Observaciones | Observaciones de despacho y de entrega |
Modales del listado
Los iconos en la fila abren ventanas de edición:
| Modal | Función |
|---|---|
| Datos cliente | Consultar o ajustar información del cliente del pedido |
| Forma de entrega | Cambiar tipo de envío del despacho |
| Domiciliario | Asignar mensajero (forma Domicilio) |
| Transportadora | Seleccionar empresa de envío (forma Transportadora) |
| Guía | Registrar o editar número de guía |
| Valor envío | Actualizar costo de envío del pedido |
| Estado despacho | Cambiar estado; ver sección siguiente |
Cambiar estado y abono al entregar
Al hacer clic en el badge de estado (excepto si ya está Entregado) se abre el modal Cambiar estado despacho.
- Revise total del pedido y saldo pendiente mostrados en rojo.
- Seleccione el nuevo estado en la lista.
- Si elige Entregado, aparece la sección de pago:
- Forma de pago, abono, referencia, comprobante (imagen).
- Fecha de pago y empleado que recibe.
- Sucursal (si el usuario es multisucursal).
- Pulse Actualizar. El abono no puede superar el saldo pendiente.
Si el abono iguala el saldo, el pedido puede marcarse como pagado automáticamente. Estados distintos de Entregado ocultan el bloque de pago.
Notificar al cliente (WhatsApp)
En la columna Despacho, el icono de WhatsApp abre un mensaje prellenado al celular del cliente con:
- Saludo personalizado.
- Forma de entrega utilizada.
- Nombre de transportadora y guía (si aplica).
Revise el texto antes de enviar; requiere WhatsApp instalado o web en el dispositivo.
Ficha detallada del despacho
Vista ampliada (acceso directo por URL o enlaces desde otros módulos) con:
- Resumen del pedido: totales, abonos, saldo, estado de pago.
- Datos completos del cliente y dirección.
- Estado del despacho, forma de entrega, envío, intentos, observaciones.
- Domiciliario, transportadora o mensajero externo.
- Secciones de recaudo, recibos, fotos/firmas e historial de cambios.
La operación diaria suele hacerse desde el listado; la ficha detallada sirve para auditoría, reclamos y recaudos documentados.
Recaudos y evidencias
En (y en el módulo Domicilios para rutas):
- Recaudo venta / envío — contra entrega con montos y estado recaudado.
- Recibos — pagos parciales o múltiples formas de pago.
- Fotos y firmas — prueba de entrega.
- Historial — trazabilidad de cada cambio.
Configuración
(permiso de administrador) incluye:
- Domiciliarios — mensajeros para forma Domicilio.
- Transportadoras — empresas de envío activas en filtros y modales.
- Tarifas envío — valores referencia de domicilio.
Los domiciliarios deben existir en Empleados con cargo domiciliario. Las transportadoras inactivas no aparecen en el filtro del listado.
Preguntas frecuentes
Debe existir registro de despacho vinculado al pedido y estar en el estado del icono que está consultando. Verifique también filtros de forma de envío y transportadora.
El estado Entregado es final en el listado: el badge ya no abre el modal. Correcciones posteriores requieren supervisión o ajustes en pedidos/caja.
En el módulo Domicilios: crear ruta, salida, retorno y liquidación. En Despachos solo asigna domiciliario y estados generales.
El valor del abono no puede superar el saldo pendiente. Use punto o coma según el formato del campo; deje abono en 0 si solo actualiza estado sin cobro.
Novedad: intento fallido, puede reintentarse. Devolución: el pedido no se entrega y la mercancía vuelve; documente el motivo en observaciones.
Desde modales del pedido en otras pantallas o consultando el detalle del pedido en el módulo Pedidos. El listado de Despachos enfoca logística, no edición comercial.
Ejemplos prácticos
Envío por transportadora
Pendiente → asignar Transportadora + guía → Esperando recogida → En ruta → WhatsApp al cliente → Entregado.
Recoge en tienda
Pendiente → forma Recoge en tienda → Esperando recogida → cliente retira → Entregado con abono si queda saldo.
Novedad y reintento
En ruta → cliente ausente → Novedad + observación → reprogramar → En ruta nuevamente → Entregado.
Buenas prácticas
- Complete transportadora y guía antes de pasar a En ruta en envíos externos.
- Registre observaciones en cada novedad; facilitan el siguiente intento.
- No marque Entregado hasta confirmar recepción real del cliente.
- Adjunte comprobante de pago al registrar abonos contra entrega.
- Revise diariamente Pendientes y En ruta; evite acumular retrasos.
- Use filtros por transportadora para entregar manifiestos al carrier.
- Para domicilios propios con muchos pedidos, complemente con el módulo Domicilios.