Garantías
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Garantías centraliza la gestión del postventa por garantía: registro de productos devueltos o reclamados por el cliente, seguimiento por estado, documentos de respaldo y análisis gerencial.
- Registro de garantías con cliente, productos, valores y motivo.
- 7 estados que cubren revisión, rechazo, reparación interna, envío a proveedor y devolución al cliente.
- Generación automática de nota de garantía al crear el registro.
- Impresión de ficha, ticket y nota para entregar al cliente.
- Dashboard y estadísticas con gráficos por estado, sucursal y vendedor.
- Historial interno de cambios de estado (auditoría en base de datos).
Relación con otros módulos
| Acción / dato | Módulo o pantalla |
|---|---|
| Cliente que reclama | Clientes — selección al crear la garantía |
| Productos y variantes | Productos — búsqueda por código o nombre en el carrito |
| Precios y totales | Calculados desde el carrito (similar a punto de venta) |
| Empleado que registra | Empleados — vendedor/cajero de la sesión |
| Sucursal | Sucursales — sucursal del empleado conectado |
| Venta original (referencia) | Pedidos / Ventas — consulte factura o pedido aparte si necesita cruzar datos |
| Reparación externa | Proveedores — seguimiento vía estados «Entregada proveedor» / «Devuelta proveedor» |
Flujo habitual: Cliente reclama → Crear garantía (Pendiente) → Revisar → Aceptar o Rechazar → Reparar o enviar a proveedor → Devolver al cliente.
Inicio rápido
- Abra Pendientes para ver reclamos del día (filtro por defecto: fecha de hoy y su sucursal).
- Use Agregar garantía → seleccione cliente → agregue productos al carrito → indique motivo → guarde.
- Entregue al cliente la impresión o el Ticket / Nota garantía.
- Tras revisar el producto, abra el detalle y cambie el estado (Aceptada, Rechazada, etc.) con motivo obligatorio.
- Avance hasta Devuelta al cliente cuando cierre el caso.
- Revise el Dashboard o Estadísticas para monitorear volumen y tiempos.
Conceptos clave
- Garantía
- Documento con número consecutivo , cliente, productos reclamados, totales y estado actual.
- Motivo de garantía
- Texto obligatorio al crear el registro (defecto, daño, no conforme, etc.).
- Carrito de garantía
- Lista temporal de productos/variantes con cantidades y precios, igual que un punto de venta simplificado.
- Nota de garantía
- Comprobante generado automáticamente al guardar; tiene su propio estado (Pendiente, Realizado, Anulado).
- Cambio de estado
- Actualización del proceso con motivo obligatorio; queda registrada en historial interno.
- Campo «estado_pago»
- Nombre técnico en base de datos del estado de la garantía (no implica cobro ni pago al cliente).
Estados de la garantía
| Código | Estado | Descripción | Acciones típicas |
|---|---|---|---|
| 1 | Pendiente | Recién registrada; espera revisión | Aceptar, Rechazar, imprimir documentos |
| 2 | Rechazada | No aplica garantía | Consulta, imprimir |
| 3 | Aceptada | Aprobada para gestión | Reparar, enviar a proveedor |
| 4 | Reparada | Lista para entrega al cliente | Devolver al cliente |
| 5 | Devuelta al cliente | Caso cerrado satisfactoriamente | Consulta, archivo |
| 6 | Entregada proveedor | En reparación externa | Marcar devuelta proveedor |
| 7 | Devuelta proveedor | Regresó del taller/proveedor | Reparada o devolver al cliente |
Flujo recomendado
Pendiente ──► Aceptada ──► Reparada ──► Devuelta al cliente
│ │
│ └──► Entregada proveedor ──► Devuelta proveedor ──► Reparada / Devuelta al cliente
└──► Rechazada (fin)
El sistema permite cambiar entre estados válidos desde el modal; use el flujo anterior como guía operativa. Siempre registre el motivo del cambio.
Nota de garantía
Al guardar una garantía nueva, el sistema crea automáticamente una nota de garantía vinculada.
| Estado nota | Significado |
|---|---|
| 0 — Pendiente | Estado inicial al crear la garantía |
| 1 — Realizado | Nota procesada o cerrada |
| 2 — Anulado | Nota anulada |
Imprímala desde el detalle con el botón Nota garantía. Sirve como comprobante oficial para el cliente.
Crear una garantía
Ruta: Agregar garantía → →
Paso 1 — Seleccionar cliente
- En Agregar garantía, busque y seleccione el cliente en el listado desplegable.
- Pulse Enviar para ir al formulario de productos.
- Si el cliente no existe, use Nuevo cliente (modal) y vuelva a seleccionarlo.
Paso 2 — Agregar productos
- En la misma pantalla, busque productos por código PLU o nombre (autocompletado).
- Indique cantidad y agréguelos al carrito.
- Puede incluir varios productos en la misma garantía.
- El sistema calcula subtotal, IVA y total automáticamente.
Paso 3 — Motivo y guardar
- Escriba el motivo de garantía (campo obligatorio).
- Revise totales, cliente y sucursal (asignada al empleado conectado).
- Guarde la garantía.
- Queda en estado Pendiente y se genera la nota de garantía.
- Será redirigido al detalle .
Listado y filtros
Pantalla — listado según estado seleccionado en el menú.
Filtro por defecto
- Fecha: hoy.
- Sucursal: la del empleado conectado.
- Estado: Pendientes si no eligió otro icono.
Buscador de fechas y sucursal
- Seleccione rango de fechas (desde — hasta).
- Elija sucursal o «Todas».
- Pulse Buscar.
- Use Ver todas para quitar filtros de fecha y sucursal.
Columnas del listado
# garantía, Cliente (nombre y cédula), Valor total, Fecha y hora, Sucursal, botón Ver (ojo).
El pie de tabla muestra el total acumulado del listado filtrado.
Detalle de la garantía
- Encabezado: número de garantía, fecha, hora y badge de estado (clicable para cambiar).
- Datos empresa: sucursal, NIT, cajero/responsable.
- Datos cliente: nombre, contacto, dirección, tipo de cliente.
- Tabla de productos: código, cantidad, descripción, precio unitario y total por línea.
- Totales: valor total de la garantía y motivo registrado.
- Firmas: espacio para quien recibe y cliente (impresión).
Mensajes de éxito o error aparecen arriba tras guardar o cambiar estado.
Cambiar estado
- Abra el detalle de la garantía.
- Haga clic en el badge de estado (ej. «Pendiente»).
- En el modal, seleccione el nuevo estado.
- Escriba el motivo del cambio (obligatorio).
- Pulse Guardar.
El sistema valida el estado, actualiza la garantía y registra el evento en el historial interno (estado anterior, nuevo, usuario y observaciones).
Imprimir documentos
Desde el detalle de la garantía (botones en la parte inferior):
| Botón | Acción |
|---|---|
| Imprimir | Imprime la ficha completa de la garantía (vista actual del navegador) |
| Ticket | Abre en nueva pestaña — formato ticket compacto |
| Nota garantía | Abre — comprobante de nota de garantía |
Entregue al cliente al menos ticket o nota al recibir el producto en garantía.
Dashboard
— vista gerencial rápida:
- Tarjetas: cantidad de Pendientes, Aceptadas, Rechazadas y total general.
- Enlaces directos a cada listado filtrado.
- Tabla de últimas 10 garantías con enlace al detalle.
- Gráfico circular de distribución (pendientes / aceptadas / rechazadas).
- Resumen de valores: total garantías, valor acumulado y promedio por garantía.
Estadísticas
— análisis con filtro de fechas:
- Filtro por fecha desde / hasta y botón Aplicar filtro.
- KPIs: total garantías, valor total, promedio por garantía.
- Gráficos y tablas: por estado, por sucursal, por vendedor.
Use esta pantalla para reportes mensuales, comparar sucursales o detectar picos de reclamos.
Preguntas frecuentes
Ejemplos prácticos
Producto defectuoso — reparación interna
Crear garantía → Pendiente → Aceptada → Reparada → Devuelta al cliente. En cada paso, anote en el motivo qué se hizo (diagnóstico, repuesto usado, entrega).
Garantía rechazada
Cliente trae producto fuera de plazo → Pendiente → Rechazada con motivo «Fuera de política — más de 30 días». Entregue ticket impreso al cliente.
Reparación en fábrica / proveedor
Aceptada → Entregada proveedor (motivo: «Enviado a proveedor XYZ, guía 123») → Devuelta proveedor → Reparada → Devuelta al cliente.
Reporte mensual
Estadísticas → filtro 01/06/2026 – 30/06/2026 → revise gráfico por sucursal y total rechazadas vs aceptadas.
Buenas prácticas
- Registre la garantía al recibir el producto del cliente, no días después.
- Describa el motivo con detalle (síntoma, fecha de compra, número de factura si aplica).
- Imprima y entregue ticket o nota al cliente como comprobante de recepción.
- Actualice el estado en cuanto avance el caso; no deje garantías en Pendiente sin revisar.
- Use observaciones en cada cambio de estado para auditoría y comunicación entre áreas.
- Revise el dashboard semanalmente para detectar acumulación de pendientes.
- Cierre siempre con Devuelta al cliente o Rechazada; evite casos «colgados» en estados intermedios.