Inscripciones (Tours)
Videos tutoriales
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Inscripciones es el punto de entrada operativo para inscribir comercialmente viajeros en una salida de tour ya programada, registrando al mismo tiempo el cobro (precio, abonos y forma de pago).
Al completar una inscripción, el sistema genera automáticamente:
- Un pedido de venta con el producto del tour.
- Una reserva por cada viajero (reservas).
- Un registro de viajero por persona, ligado a la salida (viajeros).
- Los abonos en el pedido (Pago 1 obligatorio; Pago 2 opcional).
Diferencia clave
Inscripciones (este módulo) = tours turísticos. Matrículas = entrenamientos presenciales con boletas y estudiantes. No confunda los flujos.
Inscripciones vs Matrículas vs Reservas
| Módulo | Producto | Genera | Consulta después |
|---|---|---|---|
| Inscripciones | Tour / salida programada | Pedido + reservas + viajeros | Reservas, Programación |
| Matrículas | Entrenamiento / evento ciclo | Pedido + boletas + inscripciones de participantes | Boletas, Ciclos |
| Reservas | — (solo consulta) | No crea; lista lo ya inscrito | Comprobante de pago |
Flujo completo (2 pasos)
- Paso 1 — Inscribir: indique cantidad de viajeros, seleccione cliente titular, canal, vendedor y (opcional) aliado → pulse Enviar → abre el formulario de inscripción.
- Paso 2 — Inscribir a viaje: elija salida del tour, confirme precio, complete datos de cada viajero y pagos → pulse Enviar.
- El sistema guarda la inscripción y muestra el comprobante de pago del pedido creado.
Los parámetros comerciales del paso 1 (vendedor, canal, aliado) viajan en campos ocultos del paso 2.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Clientes | Titular y acompañantes; puede crearse desde modal «Nuevo cliente» en paso 1. |
| Destinos | Catálogo catálogo de destinos — producto, precios web y aliados del tour. |
| Programación Año | Crea salidas con fecha; solo las en estado Inscripciones aparecen en el desplegable. |
| Reservas | Listado de consulta de cada reserva generada aquí. |
| Pedidos / ventas | Pedido con ítem del tour y abonos registrados. |
| Proveedores / aliados | Aliados comerciales del tour para atribución de venta. |
| Club de viajeros | Historial del cliente incluye tours inscritos. |
Inicio rápido
- Verifique en Programación que exista una salida en estado Inscripciones.
- Confirme en Destinos que el tour tenga producto/variante vinculados.
- Abra Inscripciones → cantidad + cliente titular → Enviar.
- Seleccione salida, precio unitario, complete viajeros y Pago 1 → Enviar.
- Revise el comprobante redirigido y confirme en Reservas que apareció la reserva del día.
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Salida / viaje | Instancia del tour con fecha concreta, distinta del catálogo de destinos. |
| Cliente titular | Primer viajero — cliente seleccionado en paso 1; datos precargados en «Cliente 1». |
| Acompañante | Viajeros 2, 3… — el sistema puede crear clientes nuevos al guardar. |
| Reserva | Registro comercial por viajero en tabla reservas. |
| Viajero | Enlace operativo reserva + salida en tabla viajeros. |
| Canal de venta | Origen comercial (web, oficina, aliado, etc.) guardado en el pedido. |
| Aliado comercial | Proveedor aliado del tour para comisiones. |
| estado_pago | Pagado (1) si abonos = total; Abono (0) si queda saldo. |
Paso 1 — Pantalla inicial
Pantalla — plantilla .
Al entrar, el sistema limpia el carrito de ventas pendiente para evitar conflictos con otros módulos de facturación.
Todos los campos marcados con * son obligatorios antes de pasar al formulario de viaje.
Cantidad de viajeros
Campo numérico Cantidad — define cuántas personas se inscriben en la misma operación (mismo pedido).
- 1 — solo el cliente titular.
- 2 o más — en paso 2 aparecerán bloques «Cliente 2», «Cliente 3», etc. con formulario completo por persona.
- El título del paso 2 muestra: Inscribir a viaje (N Viajeros).
Buscar cliente titular
Desplegable Nombre o Identificación con búsqueda dinámica:
- Lista clientes activos (clientes activos).
- Formato: cédula — nombre (contacto).
- Debe seleccionar uno antes de Enviar.
También puede filtrar escribiendo en el buscador del listado. El cliente elegido será el Cliente 1 en el paso 2 con datos precargados.
Canal, vendedor y aliado
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Canal de venta * | Catálogo de canales — queda registrado en el pedido. |
| Vendedor * | Empleados activos con cargo comercial (cargo comercial). |
| Aliado comercial | Opcional — aliados comerciales configurados en el módulo Destinos. |
Estos valores se conservan automáticamente al pasar al formulario del paso 2.
Crear cliente nuevo
Botón verde Nuevo cliente en el pie de la tarjeta → modal .
Tras guardar, el cliente queda disponible en el listado desplegable. Si creó clientes desde el módulo Clientes con redirección a inscripciones, también llegará aquí automáticamente.
Los acompañantes adicionales (viajero 2+) que no existan en el sistema se crean al enviar el paso 2, no desde este modal.
Paso 2 — Inscribir a viaje
Pantalla — formulario .
Envía POST a .
Revise salida, precios, datos de cada viajero y pagos antes de pulsar Enviar — la operación crea registros en base de datos de forma inmediata.
Seleccionar salida (Viaje)
Desplegable Viaje * — lista salidas con inscripciones abiertas (estado Inscripciones).
Formato visible: destino — fecha (ej. Guatapé — 2026-07-15).
Cada opción del listado representa una salida disponible del tour.
Precios
- Cantidad — editable; al cambiarla regenera los bloques de datos de acompañantes.
- Precio unitario * — valor por persona; acepta formato con separador de miles.
- Precio total — calculado automáticamente (cantidad × unitario).
- Total pedido — mismo total mostrado en rojo antes de la sección de pagos.
El precio no se toma automáticamente del catálogo Destinos — el operador debe ingresarlo según tarifa acordada (escala, aliado, promoción, etc.).
Datos de viajeros
Plantilla — un bloque por viajero:
| Campo | Cliente 1 (titular) | Cliente 2+ |
|---|---|---|
| Nombre completo * | Precargado del cliente seleccionado | Completar manualmente |
| Tipo documento / Identificación | Precargados si existen | Completar |
| Email / Móvil | Precargados | Completar |
| País | Precargado | Seleccionar |
| Idioma / Restricciones | Texto libre (alimentación, movilidad, etc.) | Igual |
Al guardar: el titular usa del paso 1; los demás se insertan como nuevos clientes en clientes con observación «Inscrito por reserva: [número de pedido]».
Registro de pagos
Pago 1 (obligatorio)
- Valor — monto numérico.
- Forma de pago * — Efectivo, Datafono, Bold, Link de pago, Depósito.
- Referencia — número de transacción, recibo, etc.
Pago 2 (opcional)
Misma estructura; use cuando el cliente paga con dos medios distintos.
El sistema suma Pago 1 + Pago 2 (+ Pago 3 si existiera en backend) y compara con el total:
- Si abono = total → reserva con Pagado.
- Si abono < total → reserva con Abono; complete el saldo después en el comprobante o Pedidos.
Qué crea al guardar
Al guardar, el sistema crea en orden:
- Pedido de venta — encabezado con totales, canal, vendedor y estado de pago.
- Ítem del pedido — producto del tour seleccionado × cantidad de viajeros.
- Abonos — uno por cada pago informado.
- Por cada viajero:
- Cliente nuevo si aplica (acompañantes).
- Registro en Reservas vinculado al pedido.
- Registro en Viajeros vinculado a la salida del tour.
Muestra el comprobante de pago del pedido creado.
Después de inscribir
- Comprobante: revise el pedido redirigido — imprima o registre pagos adicionales.
- Reservas: la reserva aparece en el listado del día (filtro por sucursal).
- Programación: el viajero figura en la salida para logística, itinerario, tiquetes.
- Destinos → Viajeros: listado por tipo de tour desde la ficha del destino.
- Confirmación: puede generar documento imprimible para el cliente.
Preguntas frecuentes
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Pareja Guatapé
Cantidad 2 → cliente titular → canal «Oficina», vendedor Juan → salida Guatapé 15/07 → precio unitario $180.000 → complete datos pareja → Pago 1 $360.000 efectivo → Pagado.
Ejemplo 2 — Familia con abono
Cantidad 4 → Pago 1 $200.000 link + Pago 2 $100.000 → total $800.000 → queda Abono → registrar $500.000 restantes en comprobante.
Ejemplo 3 — Venta por aliado hotel
Seleccione aliado comercial en paso 1 → complete inscripción → la venta queda atribuida al proveedor aliado para comisiones.
Buenas prácticas
- Antes de inscribir, confirme salida en estado Inscripciones y cupos en Programación.
- Verifique producto/variante del tour en Destinos para evitar errores en el ítem del pedido.
- Ingrese precio unitario acorde a escala, aliado o promoción vigente.
- Complete idioma y restricciones alimentarias/médicas de cada viajero.
- Si el cliente paga total, asegure que Pago 1 (+ Pago 2) sumen exactamente el total pedido.
- Tras Enviar, abra siempre el comprobante y verifique en Reservas.
- No use este módulo para entrenamientos — use Matrículas.
- Documente referencia de pago (datafono, link) para conciliación de caja.