Reservas (Tours)
Videos tutoriales
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¿Qué es una reserva?
El módulo Reservas permite consultar y revisar los registros comerciales de venta de tours y experiencias turísticas. Cada reserva es el documento interno que vincula:
- Un cliente (viajero comprador o titular).
- Un tipo de destino / tour (catálogo de destinos — catálogo en módulo Destinos).
- Un pedido / comprobante de pago ( → pedido en ventas).
- Datos operativos: sucursal, fecha, enrolador, fuente, localidad, cortesía, cesión, auditoría.
Las reservas no se crean manualmente desde este listado. Se generan al inscribir viajeros desde el módulo Inscripciones (matrícula de tour) o por integraciones de venta web que registran pedido + reserva.
Uso principal
Panel de consulta operativa para administración, caja y coordinación de tours: ver reservas del día por sucursal, validar pagos y abrir comprobantes vinculados.
Reserva vs viajero vs pedido vs salida
| Concepto | Qué es | Dónde se gestiona |
|---|---|---|
| Reserva | Derecho comercial al tour (reservas) + vínculo al pago | Este módulo (listado de consulta) |
| Viajero | Participante asignado a una salida concreta con fecha | Tabla viajeros — Destinos → viajeros por tipo; Programación → operación de salida |
| Pedido / comprobante | Documento de venta con ítems, totales y pagos | Pedidos — se abre desde «Comprobante de pago» |
| Salida programada | Instancia del tour con fecha, cupos y logística | Programación Año — calendario operativo |
| Destino / tour (plantilla) | Catálogo web del producto turístico | Destinos / Viajes — catálogo de destinos |
Una inscripción de oficina puede crear un pedido, una o más reservas (una por viajero) y registros en viajeros ligados a la salida seleccionada.
No confundir con otros «reservas» del sistema
| Nombre en pantalla | Módulo | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Reservas (este) | Módulo de consulta de reservas turísticas | Matrículas comerciales de tours — registros de reserva del día. |
| Boletas | Matrículas de entrenamientos — tabla boletas. Misma lógica, producto distinto. | |
| Reservas web / citas | Órdenes de servicio | Citas agendadas desde landing de servicios — tabla distinta, flujo de agenda. |
| Autoregistro web tour | Web pública + Destinos | Reserva en sitio Capture/Way — puede crear pedidos; consulte también Pedidos y Club. |
Relación con otros módulos
- Destinos: catálogo catálogo de destinos — nombre del tour en columna «Viaje».
- Inscripciones: buscar cliente → inscribir a viaje → crea pedido, reserva(s) y viajero(s) vía .
- Programación Año: salidas con fecha; confirmaciones imprimibles desde la ficha del viajero.
- Pedidos / Facturación: el pedido vinculado apunta al pedido; «Comprobante de pago» abre el pedido.
- Clientes / Club de viajeros: cada reserva pertenece a un cliente; historial de tours en ficha del club.
- Productos: el ítem del pedido usa producto/variante del tour configurado en Destinos.
Inicio rápido
- Entre a Reservas — por defecto verá las reservas de hoy en su sucursal.
- Si no hay resultados, use el enlace ver todos del mensaje vacío o abra .
- Revise columna Estado (estado comercial + Pagado/Abono + etiquetas).
- Revise Auditada (Si / No).
- En Ver → Comprobante de pago para validar montos y abonos del pedido.
- Para operación de la salida (lista de viajeros, logística), use Programación o Destinos → viajeros.
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Número de registro | Número único de la reserva (columna #). |
| Número de registro | ID del pedido de venta asociado (no necesariamente factura electrónica DIAN). |
| tipo_viaje | Plantilla del tour contratado (columna «Viaje»). |
| Número de registro | Estado comercial — catálogo compartido catálogo de estados (Activa, Vencida, Cedida, etc.). |
| Enrolador / fuente / localidad | Datos de captación comercial (parte del registro; no todas se muestran en el listado). |
| Cortesía | Reserva sin cobro estándar — etiqueta «Es cortesía». |
| Le cedieron | El derecho fue transferido por otro participante. |
| Auditada | Indicador de revisión administrativa (Si / No). |
| viajeros | Registro operativo que une cliente, reserva y salida del tour. |
Filtros de búsqueda
El listado aplica filtros en segundo plano según la URL y la sucursal del empleado conectado:
| Comportamiento | Descripción |
|---|---|
| Por defecto | Reservas de hoy en la sucursal del usuario. |
| Ver todas | Enlace del estado vacío o URL — muestra todas las reservas sin filtro de fecha/sucursal. |
| Búsqueda por fechas | Puede filtrar por rango de fechas desde el formulario de búsqueda. Si no ve el selector de fechas, use «Ver todas» o solicite al administrador alinear la pantalla con el módulo Boletas. |
El título de la tarjeta indica el rango: Reservas (2026-06-06) o Reservas (Todas).
Columnas de la tabla
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Ver | Menú desplegable verde con acciones. |
| # | . |
| Fecha | Fecha de registro de la reserva. |
| Viaje | Nombre del tour. |
| Estado | Estado comercial + Pagado/Abono + cortesía / le cedieron. |
| Cliente | Nombre del cliente titular. |
| Auditada | Si o No. |
El registro también guarda sucursal, fuente, localidad, aplazamientos y repeticiones (visibles en otros listados como Destinos → viajeros o Programación).
Estados de la reserva
El estado principal proviene del catálogo catálogo de estados (compartido con Boletas de entrenamiento):
| Estado | Significado habitual |
|---|---|
| Activa | Reserva vigente para el tour. |
| Vencida | Plazo o vigencia cumplida. |
| Cedida | Derecho transferido a otra persona. |
| Devolucion | Proceso de devolución aplicado. |
| Activa Especial | Vigente con condiciones especiales. |
| Puede repetir | Autorizada para repetir el tour. |
| Realizado | El viajero ya completó la experiencia. |
Estado de pago
- Pagado — Pedido pagado en su totalidad según registro del pedido.
- Abono — pago parcial; saldo pendiente en el pedido.
Etiquetas adicionales: Es cortesia y Le cedieron.
Menú de acciones (columna Ver)
| Opción | Para qué sirve |
|---|---|
| Detalles | Ficha ampliada de la reserva (depende de implementación en su instalación). |
| Comprobante de pago | Acción principal: abre el pedido con ítems, totales y pagos. |
| Permisos especiales | Gestión de permisos especiales vinculados al pedido/reserva. |
Comprobante de pago
Abre la vista del pedido asociado a la reserva. Desde allí puede:
- Ver cliente, ítem del tour y totales.
- Revisar abonos registrados y saldo pendiente.
- Registrar pagos adicionales (según permisos).
- Imprimir o exportar según configuración de ventas.
El parámetro corresponde a el pedido vinculado.
Origen al inscribir un viajero
Flujo típico desde oficina :
- Buscar o crear cliente.
- Abrir Inscribir a viaje ( + ).
- Seleccionar salida (viaje en estado Inscripciones), cantidad, precio y datos de viajeros.
- Registrar uno o más pagos (efectivo, datáfono, link, etc.).
- Al enviar → :
- Crea el pedido e ítems del producto tour.
- Inserta una fila en reservas por cada viajero.
- Inserta en viajeros vinculando reserva + salida.
- Redirige al comprobante en Programación.
Al día siguiente, este listado (filtrado por fecha) muestra las reservas generadas.
Registro viajero (operación)
La tabla viajeros conecta:
- — persona que viaja.
- — derecho comercial y pago.
- — salida con fecha concreta.
Consulte viajeros por destino en Destinos → listado de viajeros o desde la salida en Programación Año. Cambios de cupo, asistencia o logística se hacen allí, no desde este listado de reservas.
Programación y confirmaciones
- Programación Año: calendario de salidas — estados Programado, Inscripciones, En curso, Realizado, etc.
- Confirmación imprimible: muestra datos del viajero y tour para entregar al cliente.
- Eliminar reserva: existe proceso en — uso restringido; no disponible en el listado general.
Campo Auditada
La columna Auditada indica si el registro fue revisado administrativamente.
A diferencia de las boletas de entrenamiento, no hay un módulo Auditoría dedicado solo a reservas en la instalación estándar. La marca puede actualizarse por procesos internos o integraciones. Use el comprobante de pago como fuente de verdad comercial.
Preguntas frecuentes
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Cierre de caja tours
Al cierre, abra Reservas del día. Compare Pagado vs Abono con el arqueo. Abra comprobantes en Abono para registrar pagos pendientes antes de la salida.
Ejemplo 2 — Grupo familiar (4 pax)
Inscripciones → 4 viajeros → un pedido. En Reservas verá 4 filas con mismo tour y distinto # de reserva; todas apuntan al mismo comprobante de pago.
Ejemplo 3 — Seguimiento pre-salida
Filtre «Ver todas», busque por cliente en la tabla (DataTables). Abra comprobante → confirme pago → en Programación verifique que el viajero esté en la salida del día.
Buenas prácticas
- Revise reservas del día cada mañana antes de salidas en Programación.
- Valide montos siempre con Comprobante de pago, no solo con la etiqueta Pagado/Abono.
- Concilie Abonos antes de confirmar cupos en salidas con lista de espera.
- No confunda este listado con Boletas de entrenamiento ni con citas de Órdenes de servicio.
- Para cambios de tour o fecha, use Programación y procesos operativos — no edite manualmente la base de datos.
- Documente cortesías en el flujo de inscripción, no solo por la etiqueta visual.
- Mantenga sincronizado el catálogo Destinos con los productos facturados en cada reserva.