Cotizaciones
Videos tutoriales
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¿Para qué sirve este módulo?
Las cotizaciones son propuestas comerciales que presenta a un cliente antes de cerrar la venta. Incluyen productos o servicios, cantidades, precios, descuentos, impuestos y totales, junto con los datos del cliente y del vendedor.
Cuando el cliente acepta, la cotización puede pasar a pedido sin volver a digitar la información.
- Crear cotizaciones eligiendo cliente, sucursal y vendedor.
- Agregar productos por buscador, categorías o código de barras.
- Aplicar descuentos por ítem o sobre el total.
- Imprimir, enviar por WhatsApp o compartir formatos sin precio.
- Aprobar para generar automáticamente un pedido en el módulo Pedidos.
- Consultar dashboard, buscar por número o cliente y revisar historial.
- Firmar digitalmente y adjuntar imágenes o notas.
Importante: una cotización aprobada con productos crea un antepedido y lo abre en Pedidos para continuar el proceso de venta.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Clientes | Datos del cliente, crédito, sede y contacto para la propuesta. |
| Productos | Catálogo, precios por tipo de cliente y disponibilidad. |
| Pedidos | Al aprobar, la cotización genera un antepedido automáticamente. |
| Ventas | El pedido derivado se factura desde Pedidos. |
| Configuración de ventas | Formatos de impresión, límites por cliente y reglas comerciales. |
Inicio rápido
- Agregar Cotización → busque o registre el cliente.
- Complete sucursal, vendedor, tipo de cliente y canal → guarde.
- En el detalle, agregue productos y revise totales.
- Imprima o envíe por WhatsApp al cliente.
- Cuando acepte, cambie el estado a Aprobada.
- El sistema crea el pedido y lo abre en Pedidos para facturar.
Listado y filtros
La tabla muestra: número, cliente, estado, valor, fecha de emisión, días transcurridos, sucursal/vendedor, botón amarillo Ver y opción de eliminar.
Filtro por sucursal: arriba del listado elija la sucursal y pulse Buscar. Puede seleccionar Todas las sucursales.
Al entrar sin filtro de estado, el sistema muestra por defecto las cotizaciones Enviadas.
Estados de la cotización
| Estado | Significado | Acciones habituales |
|---|---|---|
| Borrador | En preparación, aún no enviada al cliente. | Editar, agregar productos, enviar. |
| Enviada | Propuesta entregada; espera respuesta del cliente. | Editar, imprimir, WhatsApp, cambiar estado. |
| Aprobada | Cliente aceptó. Genera pedido automáticamente si hay ítems. | Ver, imprimir, ir al pedido creado. |
| Rechazada | Cliente no aceptó la propuesta. | Editar, ajustar precios, reenviar. |
| Vencida | Propuesta fuera de vigencia. | Archivar o crear nueva cotización. |
| Convertida | Ya pasó a pedido o venta. | Consultar historial. |
| Anulada | Documento cancelado. | Solo consulta. |
Cambie el estado desde el botón del estado en el detalle o el modal Cambiar estado cotización. Al aprobar con productos, el sistema copia ítems al módulo Pedidos.
Crear una cotización paso a paso
Paso 1 — Seleccionar cliente
- Menú → Agregar Cotización.
- Busque al cliente por nombre o cédula.
- Si no existe, pulse Nuevo cliente.
- Seleccione sucursal, vendedor, tipo de cliente, canal y sede de entrega.
- Confirme → se abre el detalle para agregar productos.
Nota: si la configuración no permite varias cotizaciones abiertas por cliente, el sistema avisará si ya existe una.
Detalle de la cotización
Encabezado
- Datos del cliente (editable: cliente, sede, sucursal).
- Vendedor, número de cotización, fecha y hora.
- Tipo de cliente, crédito (cupo, deuda, disponible).
- Estado actual — clic para cambiar.
Botones y menús
| Opción | Función |
|---|---|
| Imprimir | Pantalla, sin precio, unificado o ticket (según configuración). |
| Envía resumen al cliente por WhatsApp. | |
| Estado | Modal para cambiar estado. |
| Firmar cotización | Firma digital en pantalla. |
| Cambiar tipo cliente | Cambia lista de precios y recalcula. |
| Historial de cambios | Auditoría del documento. |
| Importar productos Excel | Carga masiva de ítems. |
Edite notas, suba imágenes y modifique ítems (cantidad, precio, descuento) desde la tabla de productos.
Agregar productos, precios y descuentos
- Busque por nombre, referencia o código de barras.
- Indique cantidad en el modal y confirme.
- El precio depende del tipo de cliente seleccionado.
- Descuento por producto — en cada línea.
- Descuento general — sobre el total de la cotización.
- Impuestos y totales se recalculan automáticamente.
Enviar cotización al cliente
- Pulse Whatsapp en el detalle.
- Revise el mensaje generado.
- Confirme y envíe al número del cliente (debe estar registrado).
Impresión
- Imprimir — vista del navegador.
- Imprimir sin precio — solo productos y cantidades.
- Imprimir unificado / Ticket — si están activos en configuración de ventas.
Aprobar y convertir en pedido
- Confirme con el cliente que acepta la propuesta.
- Detalle → Cambiar estado → Aprobada → Guardar.
- El sistema copia ítems al módulo Pedidos.
- Redirige a Pedidos para empaque, factura u otros pasos.
Ajuste productos antes de aprobar si el cliente pidió cambios de último momento. Sin ítems, el sistema no creará el pedido.
Dashboard y estadísticas
Dashboard — totales, valor acumulado, promedio, distribución por estado y top vendedores. Filtre por rango de fechas y sucursal.
Buscar cotizaciones
Buscar cotización ofrece autocompletado: número, nombre o cédula del cliente, texto en la nota. Seleccione una sugerencia o confirme la búsqueda.
Historial de cambios y firma
Historial de cambios — creación, cambios de estado, ítems modificados, fecha y responsable.
Firmar cotización — menú Acciones; guarda firma dibujada en pantalla.
Importar productos desde Excel
- Detalle → Acciones → Importar productos desde Excel.
- Use la plantilla con referencias y cantidades.
- Suba el archivo y verifique los ítems agregados.
Preguntas frecuentes
¿Cómo agrego productos?
Buscador en el detalle → cantidad en el modal → confirme.
¿Puedo editar una cotización enviada?
Sí, mientras no esté anulada. Modifique ítems y vuelva a compartir.
¿Cómo convierto en pedido?
Estado Aprobada con al menos un producto. El sistema abre Pedidos.
¿Cómo envío por WhatsApp?
Botón Whatsapp. Verifique celular e indicativo del cliente.
¿Por qué no puedo crear otra al mismo cliente?
Puede haber límite de una cotización abierta. Cierre o rechace la anterior.
¿Qué pasa si apruebo sin productos?
Error: no puede crear pedido sin ítems. Agregue productos antes.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Cotización básica
Agregar Cotización → productos → imprimir o WhatsApp → estado Enviada.
Ejemplo 2 — Con descuento y aprobación
Descuento → envíe → al aceptar → Aprobada → pedido en Pedidos.
Ejemplo 3 — Rechazada y reenvío
Filtro Rechazadas → editar precios → reenviar → Enviada → Aprobada.
Buenas prácticas
- Verifique el tipo de cliente antes de agregar productos.
- Use estado Enviada al compartir la propuesta.
- No apruebe hasta confirmar cantidades y precios finales.
- Revise el listado Enviadas (columna Días) periódicamente.
- Mantenga el celular del cliente actualizado para WhatsApp.