Módulo de Devoluciones
¿Qué son las Devoluciones?
Las devoluciones registran cuando un cliente devuelve productos a la empresa. El sistema documenta qué se devolvió, cuánto vale, quién la recibió, el motivo y qué ocurre con el dinero (saldo a favor, abono a otra venta, devolución en efectivo o nota de crédito electrónica).
Al guardar una devolución válida, los productos vuelven al inventario de la sucursal correspondiente.
¿Qué puede hacer aquí?
- Consultar devoluciones del día, del mes o de todo el historial.
- Crear una devolución eligiendo cliente y productos (sin factura previa).
- Procesar devoluciones parciales o totales ligadas a una venta facturada (desde el módulo Ventas).
- Definir qué hacer con el valor devuelto: nueva venta, abono, saldo a favor o devolución de dinero.
- Generar o consultar nota de crédito cuando aplique facturación electrónica.
- Imprimir comprobante o ticket para el cliente.
- Anular o reactivar devoluciones (con reversión de inventario y saldo).
- Revisar estadísticas en el Dashboard.
Terminología
En pantalla verá Nota Crédito y Saldo a favor. Algunos videos antiguos dicen «nota débito»; en devoluciones de clientes el documento correcto es la nota de crédito (reduce el valor facturado). La «nota débito» en otros módulos es un concepto distinto (proveedores, gastos).
Relación con Ventas
Hay dos formas habituales de registrar una devolución:
| Origen | Cuándo usarla | Qué trae precargado |
|---|---|---|
| Módulo Devoluciones → Agregar Devolución | El cliente devuelve mercancía sin referenciar una factura concreta, o la venta no está en el sistema. | Cliente, carrito vacío; usted busca productos manualmente. |
| Módulo Ventas → detalle de factura → Acciones → Devoluciones | Devolución parcial o total de una venta ya facturada (remisión, POS o electrónica). | Ítems de la factura, cantidades máximas, precios y descuentos originales. |
En ambos casos el registro queda en este módulo y puede verse en el listado con el botón amarillo Ver .
Inicio rápido
- Menú lateral → Devoluciones → icono Ver (listado del día en su sucursal).
- Para otra fecha: ajuste el rango en el buscador superior → Buscar.
- Abra una devolución con el botón amarillo Ver .
- Para registrar una nueva: Agregar Devolución → busque cliente → agregue productos → indique motivo y uso del saldo → Guardar Devolución.
- Desde una factura existente: Ventas → abrir venta → menú Acciones → Devoluciones.
Listado y filtros
Buscador superior
- Rango de fechas — seleccione inicio y fin → Buscar.
- Sucursal — filtre por punto de venta o deje «Todas» (según permisos).
- Ver todas — enlace del buscador que quita filtros de fecha y sucursal para ver el historial completo.
Columnas del listado
- # — número interno de la devolución.
- Cliente — nombre e identificación.
- Valor — total devuelto.
- Estado — Pendiente, Realizada o Anulada.
- Fecha Devolución — fecha y hora del registro.
- Sucursal — donde se recibió la mercancía.
- Factura Electrónica — número y CUFE si la devolución está ligada a facturación electrónica.
- Nota Crédito — número de NC electrónica o interna, con valor si aplica.
- Ver — botón amarillo con icono de ojo para abrir el detalle.
Al pie aparece el Total devoluciones sumando los valores visibles en pantalla.
Estados del documento
| Estado | Significado | Color en listado |
|---|---|---|
| Pendiente | Registrada pero aún en trámite o sin cierre operativo completo. | Amarillo |
| Realizada | Devolución procesada correctamente. Es el estado por defecto al consultar con el icono Ver. | Verde |
| Anulada | Cancelada. Revierte saldo a favor, anula nota de crédito asociada y saca productos del inventario otra vez. | Rojo |
Use el icono Anuladas del menú para listar solo documentos cancelados.
Agregar devolución (sin factura previa)
- Menú → Agregar Devolución.
- Busque y seleccione el cliente (nombre, cédula o teléfono).
- En la pantalla de carrito, agregue productos con el buscador (referencia, nombre o código de barras).
- Ajuste cantidades y, si aplica, el precio unitario de cada ítem.
- Complete al pie:
- Vendedor — quien atiende la devolución.
- Motivo — obligatorio (ej.: «Producto defectuoso», «Talla incorrecta»).
- ¿Cómo se usará el saldo? — vea la sección siguiente.
- Pulse Guardar Devolución.
El sistema abre el detalle de la devolución recién creada. Los productos ingresan al inventario de la sucursal activa.
Opciones de saldo en devolución directa
- Nueva venta
- Abonar a venta anterior
- Saldo a favor
- Devolución de dinero — reembolso en efectivo o medio acordado.
Devolución desde una venta (factura)
- Vaya a Ventas y abra la factura con el botón amarillo Ver.
- En el menú Acciones, elija Devoluciones.
- Verá los productos de esa venta. Indique en la primera columna la cantidad a devolver (no puede superar lo facturado).
- Revise precios y descuentos; puede ajustar el precio unitario si corresponde.
- Complete Vendedor, Motivo y ¿Cómo se usará el saldo?
- Pulse Guardar Devolución.
En devoluciones ligadas a factura, las opciones de saldo son:
- Nueva venta
- Abonar a venta anterior
- Nota Crédito — genera o vincula nota de crédito (especialmente en facturación electrónica).
Si la venta es electrónica, el sistema puede enviar la nota de crédito a la DIAN. En el listado verá el número de NC y el CUFE cuando esté disponible.
Detalle de la devolución
Al abrir una devolución (listado → botón amarillo Ver) verá:
- Datos del cliente y número de devolución.
- Tabla de productos devueltos: referencia, cantidad, descripción, precio y total por línea.
- Total devolución, Motivo y firma de quien recibe (empleado).
Botones disponibles en la parte inferior:
- Imprimir — comprobante en pantalla completa.
- Ticket — formato compacto en ventana nueva.
- Anular — cancela la devolución (modal con motivo).
- Reactivar — solo visible si la devolución está anulada; restaura el registro.
¿Cómo se usará el saldo?
Al guardar debe indicar qué hacer con el valor devuelto. El campo se llama ¿Cómo se usará el saldo?
| Opción | Qué significa |
|---|---|
| Nueva venta | El valor queda disponible para aplicarse en una próxima compra del cliente. |
| Abonar a venta anterior | Reduce el saldo pendiente de otra factura del mismo cliente. |
| Saldo a favor (solo devolución directa) | Acumula crédito en la ficha del cliente para usar en pedidos, ventas o abonos futuros. |
| Nota Crédito (desde factura) | Documento fiscal que respalda la reducción del valor facturado; puede ser electrónica. |
| Devolución de dinero (solo devolución directa) | Indica reembolso en efectivo u otro medio; registre el egreso según procedimiento de caja de su empresa. |
Saldo a favor del cliente
Cuando elige Saldo a favor, el valor de la devolución se suma al crédito del cliente en el sistema.
Dónde se usa después
- Al crear un pedido o abrir una factura, aparece una alerta si el cliente tiene saldo a favor.
- En abonos puede seleccionar la forma de pago Saldo a favor (hasta el monto disponible).
- Al anular la devolución, ese saldo se revierte automáticamente.
Consulte el video Usar saldo a favor en la sección de videos al final de esta guía.
Nota de crédito
La nota de crédito (NC) es el documento que respalda fiscalmente la devolución sobre una factura ya emitida.
- En el listado, la columna Nota Crédito muestra el número de NC electrónica (con CUFE) o el número interno.
- Al anular la devolución, la nota de crédito asociada pasa a estado anulado.
Nota sobre los videos: los tutoriales «Abonar nota débito» y «Anular nota débito» corresponden al flujo de nota de crédito / saldo en devoluciones de clientes. El nombre del archivo es histórico; siga lo que muestra la pantalla (Nota Crédito).
Inventario
- Al guardar una devolución válida → los productos ingresan al inventario de la sucursal.
- Al anular → las cantidades salen del inventario (egreso), como si la mercancía volviera a entregarse al cliente o se descartara del stock devuelto.
- Al reactivar → el ingreso a inventario se restaura según la lógica del sistema.
Verifique siempre cantidades físicas recibidas antes de guardar; corrija con anulación si hubo error.
Anular y reactivar
Anular devolución
- Abra el detalle de la devolución.
- Pulse Anular.
- Indique el motivo de anulación y confirme.
Al anular, el sistema:
- Revierte el saldo a favor del cliente por el valor de esta devolución.
- Marca la nota de crédito como anulada, si existe.
- Registra egreso de inventario de los productos devueltos.
Reactivar devolución
Si la devolución está anulada, verá el botón Reactivar. Úselo solo cuando la anulación fue un error y la operación debe volver a estar vigente. Confirme en el modal.
La anulación suele requerir autorización interna según políticas de su empresa.
Imprimir y ticket
- Imprimir — usa la impresora configurada en el navegador; incluye ítems, totales, motivo y espacio para firma del cliente.
- Ticket — formato reducido ideal para entregar al cliente o archivar en caja.
Ambas opciones están en el detalle de la devolución, debajo de la tabla de productos.
Dashboard
Menú → Dashboard muestra indicadores del periodo seleccionado:
- Total de devoluciones, clientes afectados y valor acumulado.
- Cantidad de ítems devueltos y promedio por devolución.
- Comparativo con el mes anterior (variación porcentual).
- Gráficos y tablas por sucursal, productos más devueltos y tendencias.
Filtre por fechas y sucursal igual que en el listado principal → Buscar.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no veo devoluciones de ayer?
El listado Ver muestra por defecto solo las de hoy. Amplíe el rango de fechas en el buscador o use Ver todas.
¿Puedo devolver solo algunos productos de una factura?
Sí. Desde Ventas → Devoluciones indique la cantidad en cada fila (parcial) o llene todas las cantidades (total).
¿Cuál es la diferencia entre Saldo a favor y Nota Crédito?
Saldo a favor es crédito interno del cliente en el ERP. Nota de crédito es documento fiscal vinculado a una factura; obligatorio en escenarios de facturación electrónica.
¿Qué pasa si me equivoqué al guardar?
Anule la devolución desde el detalle. Si ya usó el saldo en otra operación, consulte con administración antes de anular.
¿Dónde veo devoluciones anuladas?
Menú → icono Anuladas.
¿Las devoluciones a proveedores están aquí?
No. Las devoluciones de compras a proveedores se gestionan desde el módulo de Compras. Este módulo es para devoluciones de clientes.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Devolución parcial con nota de crédito
- Cliente devuelve 2 de 10 unidades facturadas ayer.
- Ventas → abrir factura → Acciones → Devoluciones.
- Cantidad 2 en esas filas → Motivo «No le sirven» → Saldo: Nota Crédito → Guardar.
- Verificar NC en listado y entregar ticket al cliente.
Ejemplo 2 — Cambio por otro producto (saldo a favor)
- Cliente trae producto sin factura en mano pero identificado en sistema.
- Agregar Devolución → cliente → producto devuelto → Saldo: Saldo a favor.
- En el nuevo pedido, aplicar abono con forma de pago Saldo a favor.
Ejemplo 3 — Error de digitación
- Se guardó devolución por cantidad incorrecta.
- Detalle → Anular (motivo: «Error de cantidad»).
- Registrar de nuevo la devolución correcta.
Buenas prácticas
- Registre siempre un motivo claro y verificable.
- Prefiera devoluciones desde factura cuando exista venta previa (trazabilidad y NC correcta).
- Confronte físicamente la mercancía recibida antes de guardar.
- Revise el saldo a favor del cliente antes y después de operaciones grandes.
- Use Anuladas y el dashboard para auditorías periódicas.
- No anule devoluciones cuyo saldo ya fue consumido sin coordinar con contabilidad.