Historial de ventas
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Ventas (historial de ventas) es el archivo comercial y financiero de su empresa después de facturar. Aquí consulta, cobra, imprime y administra facturas, remisiones y documentos POS ya generados.
¿Qué puede hacer aquí?
- Consultar ventas del día, pagadas, pendientes o anuladas.
- Gestionar cuentas por cobrar y registrar abonos.
- Imprimir comprobantes, tickets y enviar por WhatsApp.
- Aplicar descuentos, retenciones, ajustes al peso e incrementos.
- Anular ventas, editar facturas y procesar devoluciones (según autorización).
- Buscar por número de remisión, POS o factura electrónica.
- Controlar descuentos especiales y exportar a Excel.
Importante: las ventas se crean al pasar un pedido a venta (desde Pedidos, POS u otros módulos). Este módulo gestiona el documento después del cierre comercial.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Pedidos | Antepedidos antes de facturar; al pasar a venta el documento aparece aquí. |
| Clientes | Datos del cliente, cartera, estado de cuenta y pagos desde la ficha del cliente. |
| POS / Punto de venta | Genera ventas que luego se consultan y cobran en este módulo. |
| Facturación electrónica | Facturas DIAN emitidas; impresión, anulación y conversión según configuración. |
| Recibo de caja | Recaudos y abonos aplicados a cartera del cliente. |
| Devoluciones | Devoluciones y notas crédito desde el detalle de la venta. |
Flujo habitual: Cotización → Pedido → Pasar pedido a venta → aparece en Ventas.
Inicio rápido
- Menú lateral → Ventas → icono Ventas (listado del día).
- Ajuste fechas y sucursal → pulse Buscar.
- Abra una venta con el botón amarillo Ver.
- Si está Pendiente, pulse Acciones financieras → Abonar.
- Imprima comprobante o envíe por WhatsApp al cliente.
- Para cartera, use Cuentas por cobrar por cliente (menú del listado).
Listado y filtros
Use el buscador superior: rango de fechas, sucursal y pulse Buscar. Por defecto, icono Ventas muestra el día actual.
Columnas principales
- Venta # — número electrónico, POS o remisión.
- Cliente — datos y tipo de precio.
- Pendiente — saldo por cobrar.
- Días — colores de mora en ventas pendientes.
- Ver — botón amarillo → detalle de la factura.
Menú desplegable del listado: Cuentas por cobrar por cliente y por Vendedor.
Botón Exportar Excel completo descarga el listado filtrado (si su usuario está autorizado). Según configuración, bajo el listado puede ver resúmenes por productos, vendedores, entrega y canal.
Estados de pago
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Pendiente | Facturada pero no pagada; genera cuenta por cobrar. |
| Pagada | Cobrada totalmente. |
| Anulada | Cancelada; solo consulta. |
| Castigada | Cartera incobrable; tratamiento especial. |
En el listado cada venta muestra una etiqueta de color con su estado. Icono Ventas pagadas filtra solo Pagada. Icono Anuladas filtra solo Anulada.
Cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar son ventas en estado Pendiente: ya facturadas, con saldo por cobrar.
- Menú del listado → Cuentas por cobrar por cliente o por Vendedor.
- Filtre antigüedad: Todas, Hoy, Esta semana, 0-30, 30-60, 60-90, +90 días.
- Columna Gestión: física entregada, pago programado, WhatsApp.
Las filas en color indican mora según días transcurridos y la configuración de su empresa (umbrales naranja y rojo).
Detalle de la factura / venta
Botón Ver abre la ficha de la venta con cliente, vendedor, números de documento, totales, productos, abonos, impuestos y saldo pendiente.
- Encabezado: sucursal, cliente, vendedor, fechas, totales y alertas.
- Productos: ítems facturados con cantidades, precios, descuentos e impuestos.
- Barra de acciones: Imprimir, WhatsApp, Acciones financieras, Acciones, Anular.
Abonos y cobros
- Abra una venta en estado Pendiente.
- Pulse Acciones financieras → Abonar.
- Complete valor, forma de pago, banco y referencia → confirme.
- Cuando el saldo llega a cero, el estado pasa a Pagada.
Puede registrar varios abonos parciales. Cada abono puede imprimirse en ticket de abono. Editar o eliminar abonos puede requerir contraseña de seguridad según configuración.
Acciones financieras
- Abonar — pago parcial o total.
- Descuento — descuento especial sobre la venta.
- Retenciones (RTF) — retenciones fiscales.
- Ajuste al peso — corrige valor cuando el peso real difiere (productos a granel).
- Incremento — aumento del total por conceptos adicionales.
Imprimir y WhatsApp
Imprimir: comprobante, unificado, ticket comanda, ticket unificado, manifiestos.
WhatsApp y Rótulo desde la barra del detalle.
Si la venta se creó como remisión o POS, puede haber opciones para pasar a factura electrónica según configuración y autorización.
Anular una venta
- Abra la venta a anular.
- Pulse Anular en el detalle.
- Complete el motivo (obligatorio) → confirme.
- El estado pasa a Anulada; consulte en icono Anuladas.
La anulación tiene implicaciones contables y fiscales. Use solo con autorización interna. Valide requisitos DIAN antes de anular facturas electrónicas.
Editar factura y devoluciones
Menú Acciones en el detalle:
- Firmar factura, Reasignar ruta, Crear pedido, Devoluciones.
- Editar factura, Historial de cambios.
- Exportar Excel (código barras, talla color, ítems para pedido).
- Cambiar tipo cliente, notas, fechas, responsable (modales en encabezado).
Según autorización puede cambiar cliente, vendedor, asesor, fechas, notas de pedido, packing y facturación.
Buscar factura y buscar pedido
Buscar factura: icono homónimo → escriba número de remisión, POS o factura electrónica → autocompletado → abre el detalle.
Buscar pedido: icono homónimo → ingrese el número de antepedido para localizar la venta generada.
Descuentos especiales
Icono Descuentos: listado de descuentos aplicados en ventas por fechas y sucursal. Revise monto, motivo, cliente y vendedor asociado. Sirve para control gerencial de márgenes y autorizaciones.
Empacando, Pendientes y Exportable
Visibles solo cuando la configuración usa empaque por factura (no por pedido):
- Empacando — ventas en empaque asignadas al operario.
- Pendientes — ventas facturadas pendientes de proceso logístico.
- Exportable — listado para exportación operativa.
Exportar a Excel
Botón Exportar Excel completo en el listado (si está autorizado). Filtre fechas y sucursal antes de exportar. Desde el detalle también puede exportar ítems en formatos Excel (código barras, talla/color).
Configuración (administrador)
- Umbrales de color de mora (naranja / rojo) en filas pendientes.
- Resúmenes bajo el listado (productos, vendedores, entrega, canal).
- Formatos de impresión y tipo de empaque (pedido vs factura).
- Quién puede editar facturas o anular ventas.
Preguntas frecuentes
¿Dónde veo las ventas de hoy?
Menú lateral → Ventas → icono Ventas. Por defecto filtra la fecha de hoy y excluye anuladas.
¿Cómo veo lo que me deben los clientes?
Menú del listado → Cuentas por cobrar por cliente o por Vendedor. Filtre por antigüedad con los botones 0-30, 30-60, +90 días.
¿Cómo registro un pago de un cliente?
Abra la venta pendiente → Acciones financieras → Abonar → complete el formulario.
¿Cómo busco una factura específica?
Icono Buscar factura → escriba remisión, POS o número electrónico → use autocompletado.
¿Puedo anular una factura ya emitida?
Sí, si está autorizado: botón Anular en el detalle + motivo obligatorio. Valide requisitos fiscales antes de anular electrónicas.
¿Qué es el ajuste al peso?
Corrige el total cuando productos vendidos por peso tienen peso real distinto al estimado. Acciones financieras → Ajuste al peso.
Una fila del listado aparece en rojo.
Indica mora prolongada en una venta pendiente de pago según la configuración de días de su empresa.
¿Cuál es la diferencia entre Ventas y Ventas pagadas?
Ventas muestra el día actual (pendientes y pagadas). Ventas pagadas filtra solo estado Pagada.
¿Dónde veo el historial de cambios?
Detalle de la venta → Acciones → Historial de cambios.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Cobrar factura pendiente
Cartera por cliente → abrir venta → Acciones financieras → Abonar → si paga total, estado Pagada.
Ejemplo 2 — Cliente pregunta por su factura
Icono Buscar factura → número POS o electrónico → WhatsApp o imprimir comprobante.
Ejemplo 3 — Anular venta errónea
Localizar venta → Anular → motivo: «Productos incorrectos» → crear nuevo pedido y facturar de nuevo desde Pedidos.
Ejemplo 4 — Control de descuentos del mes
Icono Descuentos → rango del mes → pulse Buscar → revise montos por vendedor.
Buenas prácticas
- Revise cuentas por cobrar semanalmente; priorice filas en rojo.
- Registre abonos el mismo día del cobro para cuadrar caja.
- Use Buscar factura antes de crear duplicados.
- Documente motivos en anulaciones y descuentos.
- Consulte Historial de cambios ante reclamos del cliente.
- No anule ventas electrónicas sin validar requisitos DIAN.