Boletas
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¿Qué es una boleta?
El módulo Boletas permite consultar y revisar los registros de matrícula comercial de entrenamientos. Cada boleta es el documento interno que vincula:
- Un cliente (participante).
- Un tipo de entrenamiento (programa contratado).
- Un pedido / comprobante de pago ( → pedido en ventas).
- Datos de enrolamiento: enrolador, fuente, localidad y sucursal.
- Indicadores operativos: cortesía, aplazamientos, repeticiones, cesión, auditoría.
Las boletas no se crean manualmente desde este módulo. Se generan automáticamente al matricular un participante (flujo de enrolamiento / matrícula en Ciclos o ventas de entrenamiento).
Uso principal
Este módulo es un panel de consulta para administración, caja y seguimiento comercial: filtrar por fecha y sucursal, ver estado de pago y abrir el comprobante vinculado.
Boleta vs inscripción vs pedido
| Concepto | Qué es | Dónde se gestiona |
|---|---|---|
| Boleta | Registro comercial de derecho a un tipo de entrenamiento + vínculo al pago | Listado en este módulo (consulta) |
| Inscripción (estudiante) | Participante asignado a un evento concreto de entrenamiento | Ciclos → editar evento / lista de inscritos |
| Pedido / comprobante | Documento de venta con ítems, totales y pagos | Pedidos / facturas — se abre desde «Comprobante de pago» |
Una matrícula puede crear una boleta y, además, registrar al cliente como estudiante en uno o más eventos programados.
Relación con otros módulos
- Ciclos / Enrolamiento: al matricular se inserta la boleta y el registro en inscripciones de participantes. El enrolador de la boleta puede actualizarse desde la edición del evento.
- Entrenamientos: el tipo de entrenamiento mostrado en la columna «Entrenamiento» proviene del catálogo de tipos (módulo Entrenamientos).
- Pedidos / Facturación: cada boleta guarda el vínculo al pedido de venta; «Comprobante de pago» abre ese documento.
- Clientes: la boleta pertenece a un cliente; su nombre aparece en la columna Cliente.
- Auditoría: módulo separado Auditoría de boletas para revisar y marcar boletas como auditadas con observaciones.
Inicio rápido
- Entre al módulo Boletas — por defecto verá las boletas de hoy en su sucursal.
- Ajuste fecha desde / hasta y sucursal si necesita otro rango → pulse Buscar.
- Revise columnas Estado (boleta + pago) y Auditada.
- En la columna Ver, abra Comprobante de pago para validar el pedido y los pagos.
- Para auditar formalmente, use el módulo Auditoría de boletas.
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Número de boleta | Identificador único (columna #). |
| Número de pedido | Comprobante de venta asociado (no necesariamente factura electrónica DIAN). |
| Enrolador | Cliente conector que refirió o enroló al participante (se actualiza desde Ciclos). |
| Fuente de enrolamiento | Canal por el cual llegó la inscripción (catálogo de fuentes). |
| Cortesía | Boleta sin cobro comercial estándar; muestra etiqueta «Es cortesía». |
| Aplazado | Contador de aplazamientos / backlog del participante. |
| Repetido | Contador de veces que repite el entrenamiento. |
| Le cedieron | Indica que la boleta fue cedida por otro participante. |
| Auditada | Si el área de auditoría revisó y validó la boleta (Si / No). |
Filtros de búsqueda
Arriba de la tabla hay un formulario de filtro (no se imprime en reportes):
| Control | Descripción |
|---|---|
| Fecha 1 / Fecha 2 | Rango de fechas de la boleta. Por defecto: día actual. |
| Sucursal | Filtra por sucursal. Por defecto: sucursal del empleado conectado. |
| Buscar | Aplica el filtro de fechas + sucursal seleccionada. |
| Ver todas | Botón verde que quita filtros de fecha/sucursal y muestra todas las boletas del sistema. |
El título de la tarjeta muestra el rango aplicado, por ejemplo: Boletas (2026-06-06) o Boletas (Todas).
Columnas de la tabla
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Ver | Menú desplegable verde con acciones (ver sección siguiente). |
| # | Identificador de la boleta. |
| Fecha | Fecha de creación/registro de la boleta. |
| Entrenamiento | Nombre del tipo de entrenamiento contratado. |
| Estado | Estado de boleta + estado de pago + etiquetas especiales (cortesía, le cedieron). |
| Cliente | Nombre del cliente participante. |
| Fuente | Fuente de enrolamiento. |
| Aplazazado | Número de aplazamientos registrados. |
| repetido | Número de repeticiones (badge amarillo). |
| Sucursal | Sucursal donde se registró la boleta. |
| Auditada | Si o No. |
Estados de la boleta
El estado principal de la boleta proviene del catálogo catálogo de estados y se muestra con etiqueta de color:
| Estado | Significado habitual |
|---|---|
| Activa | Boleta vigente y utilizable para el entrenamiento. |
| Vencida | Plazo o vigencia cumplida. |
| Cedida | El derecho fue transferido a otra persona. |
| Devolucion | Proceso de devolución aplicado. |
| Activa Especial | Vigente con condiciones especiales. |
| Puede repetir | Autorizada para repetir el programa. |
| Realizado | El participante ya completó el entrenamiento asociado. |
Estado de pago
Debajo del estado de boleta aparece el estado comercial del pago:
- Pagado — El pedido vinculado está pagado en su totalidad (según registro del pedido).
- Abono — pago parcial o pendiente de completar.
Etiquetas adicionales en la misma celda: Es cortesia (sin cobro estándar) y Le cedieron (boleta recibida por cesión).
Menú de acciones (columna Ver)
El botón verde desplegable ofrece:
| Opción | Para qué sirve |
|---|---|
| Detalles | Ficha ampliada de la boleta (si está implementada en su instalación). |
| Comprobante de pago | Acción principal: abre el pedido de venta con ítems, totales, pagos e historial. |
| Permisos especiales | Gestión de permisos especiales vinculados a la boleta (según configuración del sistema). |
Comprobante de pago
Al elegir Comprobante de pago se abre la vista del pedido asociado a la boleta. Desde allí puede:
- Ver cliente, ítems del entrenamiento y totales.
- Revisar pagos registrados y saldo pendiente.
- Imprimir o consultar el documento según permisos del módulo de ventas.
- Gestionar acciones propias del pedido (según su rol: abonos, notas, etc.).
Se abre el pedido de venta vinculado a la boleta.
Origen al matricular un participante
Cuando un cliente se matricula en un entrenamiento (formulario de matrícula / enrolamiento), el sistema:
- Crea o actualiza el pedido de venta con los productos del entrenamiento.
- Inserta un registro en la registro de boleta con cliente, tipo, pedido, enrolador, fuente, localidad, sucursal y fecha.
- Si aplica cortesía, marca la boleta y registra el detalle de cortesía.
- Crea el registro de estudiante vinculado al evento de entrenamiento seleccionado.
Por eso, al día siguiente de un enrolamiento masivo, este listado (filtrado por fecha) refleja todas las boletas generadas.
Enrolador y fuente de enrolamiento
- Enrolador: identifica al conector/cliente que trajo al participante. Se asigna al crear la boleta y puede corregirse desde Ciclos → editar evento (modal asignar enrolador).
- Fuente: canal de captación (evento, referido, web, etc.) definido en catálogo catálogo de fuentes.
- Localidad: ciudad o zona geográfica asociada (tabla catálogo de localidades); no se muestra como columna en el listado pero forma parte del registro.
Auditoría de boletas
La vista Auditoría replica el listado de boletas con enfoque de revisión:
- Mismos filtros de fecha, sucursal y «Ver todas».
- Acción Auditar Boleta → pantalla con comprobante de pago + formulario de auditoría.
- El auditor registra si está Correcto o con Novedad y escribe observaciones.
- Al aprobar, el campo Auditada pasa a Si en este listado.
Use el módulo Boletas para consulta operativa diaria; use Auditoría para el proceso formal de control.
Preguntas frecuentes
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Cierre de caja diario
Al cierre, filtre boletas del día en su sucursal. Compare columna Estado de pago (Pagado vs Abono) con el arqueo de caja. Abra comprobantes con estado Abono para completar registros pendientes.
Ejemplo 2 — Seguimiento de cortesías
Use «Ver todas» y revise visualmente las etiquetas Es cortesia. Valide que cada cortesía tenga autorización registrada en el detalle del enrolamiento.
Ejemplo 3 — Control de auditoría semanal
El equipo de auditoría filtra la semana, procesa boletas con Auditada = No en el módulo Auditoría, y deja observaciones en las que encuentren novedad en el comprobante.
Buenas prácticas
- Revise el listado del día cada mañana antes de abrir eventos en Ciclos.
- Use siempre Comprobante de pago para validar montos; no confíe solo en la etiqueta Pagado/Abono sin abrir el pedido.
- Filtre por sucursal correcta antes de sacar reportes gerenciales.
- Concilie boletas en Abono con el equipo de cobros antes del evento.
- Derive boletas no auditadas al módulo Auditoría en ciclos regulares.
- Documente cortesías y cesiones en los procesos operativos, no solo en la etiqueta visual.
- Para cambios de enrolador, hágalo en Ciclos para mantener trazabilidad con el evento.