Academia ERP
Academias y formación

Matrículas

Completo 10 min de lectura 8 videos

Videos tutoriales

Introducción al módulo

Para qué sirve Matrículas y qué genera al guardar.

Buscar o crear cliente

Búsqueda de cliente, crear nuevo y paso al formulario de matrícula.

Formulario de matrícula

Evento, combo, tipo, localidad y precio.

Datos del pago

Hasta tres abonos, formas de pago y referencias.

Cortesía y Backlog

Tipos especiales y detalle de cortesía.

Facturar a

Nombre propio, empresa u otro — datos de facturación.

Qué se crea al guardar

Pedido, boleta(s), inscripción en evento y módulo Boletas.

Buenas prácticas

Errores frecuentes, combos y conciliación de pagos.

Los videos se reproducen si la carpeta media/ está disponible en el servidor.

¿Para qué sirve este módulo?

El módulo Matrículas es el punto de entrada operativo para inscribir comercialmente a un cliente en uno o más eventos de entrenamiento activos, registrando al mismo tiempo el cobro (total, abonos y forma de pago).

Al completar una matrícula, el sistema genera automáticamente:

  • Un pedido de venta con el producto del entrenamiento.
  • Una o más boletas (derecho al tipo de entrenamiento).
  • El registro de estudiante en cada evento seleccionado (aparece en Ciclos).
  • Los abonos registrados en el pedido (hasta tres pagos parciales).
Diferencia clave

Matrículas = crear la inscripción comercial desde oficina. Boletas = consultar lo ya matriculado. Ciclos = operar el evento e inscritos después de matricular.

Flujo completo (2 pasos)

  1. Paso 1 — Buscar cliente: busque al cliente por nombre o cédula en el listado desplegable → pulse Enviar → abre el formulario de matrícula.
  2. Paso 2 — Formulario de matrícula: complete evento(s), tipo de matrícula, localidad, precio, facturación y pagos → pulse Enviar.
  3. El sistema guarda la matrícula y regresa a Buscar cliente.

El cliente seleccionado en el paso 1 queda fijo en un campo oculto; no hace falta volver a buscarlo en el paso 2.

Relación con otros módulos

Módulo Relación
Clientes Participante matriculado; puede crearse desde el modal en el paso 1.
Ciclos Solo aparecen eventos en estado Activo. El inscrito se ve al editar el evento.
Entrenamientos Tipos de programa y productos vinculados a cada evento.
Boletas Cada matrícula crea boleta(s) consultables en el módulo Boletas.
Pedidos / ventas Se crea un pedido con ítems y abonos; conciliable en facturación.
Ficha de inscripción Puede derivar a matrícula en entrenamiento tras sincronizar la ficha (flujo alternativo).

Inicio rápido

  1. Entre a Matrículas → busque al cliente → Enviar.
  2. Elija Matricula a: único evento o combo de 2/3 eventos.
  3. Seleccione el Entrenamiento (tipo + visión del evento activo).
  4. Indique Tipo matricula, Localidad y Precio total.
  5. Complete Facturar a y los pagos (valor + forma + referencia).
  6. Pulse Enviar y verifique la boleta en el módulo Boletas.

Menú principal

Icono / nombre Para qué sirve
Buscar cliente Paso 1: selección de cliente para matricular.
Ayuda Esta guía.

Conceptos clave

Término Significado
Evento / entrenamiento Instancia activa en un ciclo (tipo + visión). Aparece en el desplegable.
Combo Matricular en 2 o 3 eventos en una sola operación (mismo pedido, varias boletas).
Tipo matricula Nuevo, Cortesía o Backlog — afecta etiquetas y procesos posteriores.
Localidad Ciudad/zona comercial del registro (catálogo catálogo de localidades).
Precio Valor total de la matrícula; base para pedido y cálculo de saldo.
Abono Pago parcial registrado hoy; puede haber hasta 3 en un mismo envío.
Fuente enrolamiento Al matricular desde oficina se registra como enrolamiento interno (oficina).

Paso 1 — Buscar cliente

En la tarjeta Buscar Cliente incluye:

  • Campo Nombre o Identificación con búsqueda dinámica en listado desplegable. Escriba al menos parte del nombre o la cédula.
  • Debe seleccionar un cliente de la lista; no basta escribir texto libre.
  • Botón Enviar → abre el formulario de matrícula.

Al entrar al módulo se limpian variables de sesión de carrito de ventas para evitar conflictos con otros módulos.

Crear cliente nuevo

Si el participante no existe, en el pie de la tarjeta de búsqueda pulse Nuevo cliente. Se abre un modal con el formulario estándar de clientes.

Tras guardar, el sistema puede redirigir automáticamente al paso 2 de matrícula con el cliente recién creado (según configuración del guardado de clientes).

Paso 2 — Formulario de matrícula

Pantalla — formulario que envía a .

Nota: el título de la tarjeta puede decir «Listado de Entrenadores» por herencia de plantilla; el contenido es el formulario de matrícula.

El cliente ya viene definido por el paso anterior ( oculto). Hay un selector adicional de clientes en pantalla que es referencia legacy; el que cuenta es el ID del paso 1.

Eventos y combos

Matricula a
Valor Significado
Único evento Un solo entrenamiento en el desplegable principal.
Combo 2 eventos Aparece selector Segundo evento.
Combo 3 eventos Aparecen selectores Segundo y Tercer evento.

El desplegable Entrenamiento lista eventos en estado Activo con formato: Tipo de entrenamiento — Visión (nombre del ciclo/visión).

En combos, el primer evento lleva el precio comercial; los eventos adicionales se agregan al mismo pedido con valor 0 en ítems secundarios (según lógica del sistema).

Tipo de matrícula

Opción Efecto
Nuevo Participante nuevo en el programa; nota «Matriculado en oficina».
Cortesia Matrícula sin cobro estándar. Muestra aviso de aprobación pendiente del director. Aparece campo Detalle cortesía.
Backlog Participante en situación de aplazamiento/backlog; se refleja en boleta e inscritos.

Al elegir Cortesía, el sistema muestra una alerta indicando que la matrícula quedará pendiente de autorización del director del centro.

Facturar a

Opción Uso
Nombre propio Facturación a nombre del participante.
Empresa Despliega campos adicionales de datos de facturación (razón social, NIT, correo, dirección, régimen).
Otro Tercero pagador o facturación a otra persona/entidad; mismos campos extendidos.

Los campos extra aparecen dinámicamente al cambiar la opción (bloque bajo «Facturar a»).

Datos del pago

Sección Datos del pago con acordeón de hasta 3 pagos:

Campo Descripción
Valor Monto del abono (numérico).
Forma de pago Efectivo, Transferencia, Depósito, Débito, Crédito, Payu.
Referencia Número de transacción, recibo o soporte (texto libre).
  • Pago # 1 viene expandido por defecto.
  • La suma de los tres valores determina el abono total del pedido.
  • Si abono = precio → estado Pagado en boleta; si no → Abono (saldo pendiente).
  • Puede dejar pagos 2 y 3 vacíos si el pago es único.

Qué crea al guardar

Al enviar el formulario, ejecuta en orden:

  1. Pedido de venta con total, abonos, saldo y estado de pago.
  2. Abonos del pedido por cada pago con valor informado.
  3. Ítem(s) del producto del entrenamiento en el pedido.
  4. Boleta(s) (boletas) — una por evento del combo.
  5. Si es cortesía: registro especial de cortesía y la boleta queda marcada como cortesía.
  6. Estudiante(s) (inscripciones de participantes) inscrito(s) en cada evento → visible en Ciclos.

Regresa a Buscar cliente. Consulte la boleta en el módulo Boletas filtrando por fecha de hoy.

Después de matricular

  • Boletas: verifique estado de pago, cortesía y sucursal.
  • Ciclos: el participante aparece en la lista de inscritos del evento; continúe confirmación, staff, coach, etc.
  • Pedidos: abra el comprobante desde Boletas → Comprobante de pago si debe ajustar abonos.
  • Cortesía: coordine aprobación con el director antes de tratar al participante como matriculado definitivo.
  • El tipo de matrícula de un inscrito ya existente puede cambiarse después desde Ciclos (modal tipo matrícula), sin repetir todo el flujo de Matrículas.

Preguntas frecuentes

Solo se listan eventos con estado Activo en Ciclos. Verifique que el evento esté creado y activado antes de matricular.
Confirme que eligió el evento correcto en el desplegable. Abra ese evento en Ciclos → lista de inscritos. Si el guardado falló, revise que el precio y campos obligatorios estuvieran completos.
La suma de Pago #1 + #2 + #3 debe igualar el precio para quedar en estado Pagado. Ajuste valores antes de enviar o registre abonos adicionales desde el comprobante de pago.
Sí: deje los valores de pago en 0 o parciales. El pedido quedará con saldo pendiente (Abono). También puede usar tipo Cortesía si aplica.
No necesariamente. Un solo Precio alimenta el pedido; los eventos extra generan boletas e inscripciones adicionales en la misma operación.
No. Matrículas (este módulo) es el flujo completo de oficina con pedido y pagos. Prematricular es un proceso previo ligado a eventos (reserva/pre-inscripción) con otro formulario.
Este módulo no tiene anulación. Use procesos de devolución, cesión o ajuste de pedido según políticas de su centro, coordinando con administración.
Escriba al menos 2–3 caracteres y espere el listado de resultados. Verifique cédula sin puntos. Si no existe, use Nuevo cliente.

Ejemplos prácticos

Ejemplo 1 — Matrícula estándar pagada

Cliente Juan, evento «Breakthrough — Visión Medellín 2026», tipo Nuevo, precio $1.200.000. Pago #1: $1.200.000 transferencia ref. 998877. Resultado: pedido pagado, boleta Pagada, inscrito en Ciclos.

Ejemplo 2 — Combo 2 eventos con abono

Combo 2 eventos, precio $2.000.000. Pago #1: $1.000.000 efectivo. Saldo pendiente $1.000.000; boleta en estado Abono. Segundo abono se registra luego desde comprobante de pago.

Ejemplo 3 — Cortesía

Tipo Cortesía, detalle «Invitado director regional». Sistema alerta aprobación pendiente. Boleta marcada cortesía; coordinar con director antes del evento.

Buenas prácticas

  • Confirme identidad del cliente en el paso 1 antes de continuar.
  • Verifique que el evento del desplegable sea el correcto (tipo + visión).
  • Registre referencias de pago (transferencia/recibo) en todos los abonos.
  • Cuadre suma de pagos con el precio antes de pulsar Enviar.
  • Para cortesías, complete el detalle y gestione aprobación del director.
  • Tras matricular, abra el módulo Boletas para validar que la boleta quedó registrada.
  • Complete datos de «Facturar a empresa/otro» cuando el pagador no sea el participante.
  • No matricule dos veces al mismo cliente en el mismo evento sin verificar inscripciones previas en Ciclos.