Coaches
Videos tutoriales
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Coaches administra a las personas coach que acompañan a los participantes (estudiantes/inscritos) después de matricularse. Aquí registra sus datos de contacto, tipo, estado, documentos y la cartera de estudiantes asignados a cada uno.
Funciones principales:
- Crear y mantener el catálogo de coaches (activos e inactivos).
- Consultar la ficha individual de cada coach con resumen de estudiantes.
- Asignar estudiantes sin coach a un coach desde el dashboard.
- Adjuntar documentos (contratos, certificados, etc.).
- Parametrizar tipos de coach desde Configuración.
Diferencia clave
Entrenadores facilitan el evento en sala. Coaches (este módulo) acompañan al participante en su proceso personal. La asignación del coach al inscrito también puede hacerse desde Ciclos cuando opera la lista de inscritos.
Coaches vs Entrenadores vs Staff
| Rol | Módulo / pantalla | Función |
|---|---|---|
| Entrenador | Entrenadores + evento en Ciclos | Facilita el entrenamiento grupal en la fecha del evento. |
| Coach | Coaches (este módulo) | Acompaña individualmente al participante inscrito. |
| Staff | Ciclos → columna Apoyos | Apoyo operativo del evento; distinto del coach personal. |
| Asesor | Ciclos / Clientes | Empleado comercial u oficina; no es el coach del módulo. |
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Ciclos | Los inscritos son inscripciones de participantes; el coach se asigna al registro del estudiante. Modal de asignación disponible en operación de inscritos. |
| Matrículas | Crea el inscrito; la asignación de coach suele hacerse después en Coaches o Ciclos. |
| Clientes | Cada estudiante está vinculado a un cliente (participante). |
| Entrenamientos / tipos | El estudiante pertenece a un evento/tipo; el coach ve asistencia y datos del entrenamiento. |
Inicio rápido
- En Configuración, cree los tipos de coach que usará (Senior, Junior, etc.).
- Pulse Agregar Coach y complete el formulario con datos obligatorios.
- En el listado, pulse Ver más (ojo) para abrir la ficha del coach.
- Desde la tarjeta Estudiantes asignados, pulse + y asigne participantes sin coach.
- Suba documentos en la sección Documentos si aplica.
- Mantenga coaches inactivos cuando dejen de operar (no aparecen en modales de asignación).
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Coach | Persona registrada con tipo, contacto y estado. |
| Tipo de coach | Clasificación del catálogo de tipos de coach (ej. Coach certificado). |
| Estudiante | Inscrito en un entrenamiento; puede tener un coach asignado. |
| Activo / Inactivo | Solo coaches activos aparecen en modales de asignación desde Ciclos. |
| Documentos | Documentos adjuntos en la ficha del coach. |
Listado de coaches
Tabla Listado de Coaches con columnas:
- Nombre
- Teléfono (fijo)
- Identificación
- Tipo (tipo de coach)
- Estado — badge Activo (verde) o Inactivo (rojo); clic abre modal para cambiar.
- Ver más — botón amarillo →
Si no hay registros, el sistema muestra mensaje para agregar coaches.
Agregar coach
Dos formas de acceder:
- Menú → icono Agregar Coach → (página dedicada).
- Listado → botón + en la tarjeta → modal Agregar coach.
El formulario envía a . Tras guardar, regresa al listado principal.
Campos del formulario
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre completo * | Nombre del coach. |
| Foto | Imagen de perfil (subida desde la ficha del coach). |
| Identificación * | Documento numérico. |
| Email * | Correo de contacto. |
| Teléfono móvil * | Celular principal. |
| Teléfono fijo | Opcional. |
| País / Departamento / Ciudad * | Selectores en cascada (catálogo geográfico). |
| Barrio / Dirección | Ubicación detallada. |
| Tipo Coach | Catálogo de tipos (Configuración). |
| Estado | Activo (1) o Inactivo (0). |
| Password / Repita password | Acceso del coach al sistema (si aplica portal). |
| Observaciones | Notas libres. |
Los campos marcados con * son obligatorios en el formulario.
Activar / inactivar coach
En el listado, clic en la etiqueta Activo o Inactivo → modal Estado coach → elija nuevo estado → Guardar.
Importante: los coaches inactivos no se listan en el modal «Asignar Coach» de Ciclos. Use inactivo para retirar a alguien del pool operativo sin borrar historial.
Ficha del coach
Pantalla tipo dashboard con cuatro bloques principales:
1. Datos del coach
Foto, nombre (clic abre edición), identificación, móvil, teléfono, tipo, email, país, departamento, ciudad, barrio, dirección, estado y observaciones.
2. Estudiantes asignados
Tabla resumida: estudiante, asistencia, enlace ver. Iconos + (asignar) y lista (ver todos).
3. Estadísticas
Total de estudiantes asignados y fecha de registro del coach.
4. Documentos
Lista de archivos adjuntos con enlace de descarga y botón eliminar.
Editar datos del coach
En la ficha del coach, clic en el nombre (icono lápiz) → modal Editar coach con el mismo formulario precargado.
Al guardar, permanece en la ficha del coach. Puede actualizar foto, tipo, estado y contraseña.
Asignar estudiantes al coach
Desde , tarjeta Estudiantes asignados → botón + → modal Asignar estudiante al coach.
- El desplegable lista solo estudiantes sin coach asignado.
- Formato: cédula — nombre del cliente.
- Pulse Asignar estudiante → guarda en .
Si no hay estudiantes disponibles, el modal indica que todos tienen coach asignado. Los estudiantes provienen de inscripciones previas (Matrículas, Ciclos, etc.).
Lista de estudiantes del coach
Pantalla — accesible desde el icono lista del dashboard o enlace «Ver todos los estudiantes».
Columnas: Datos (nombre, DNI, móvil, enrolador), Asistencia, Apoyos (staff, coach, asesor), Sub Entrenamientos, Ver.
El filtro Activos muestra participantes en seguimiento; Terminados muestra los ya finalizados.
Documentos del coach
Agregar documento
En la ficha → tarjeta Documentos → + → modal con:
- Nombre documento (título, máx. 30 caracteres en el campo).
- Documento — archivo adjunto (obligatorio).
Guarda vía en .
Consultar y eliminar
Clic en el nombre abre el archivo en nueva pestaña. Botón rojo elimina vía (pide confirmación).
Configuración — tipos de coach
Icono Configuración → enlace Tipos de coaches → listado de tipos.
Listado
Columnas: Tipo Coaches, Descripción, Editar (ojo).
Agregar tipo
Botón + → modal con nombre y descripción → pulse Guardar.
Editar tipo
Clic en ojo → modal por fila con mismos campos precargados.
Los tipos creados aparecen en el desplegable Tipo Coach al crear o editar un coach.
Asignación desde Ciclos
En la operación de inscritos existe el modal Asignar Coach, que lista solo coaches activos.
Al asignar, actualiza el coach del estudiante. El participante aparecerá entonces en la ficha del coach en este módulo.
Puede combinar ambos flujos: asignar desde Ciclos al matricular/seguir el evento, o centralizar asignaciones desde el dashboard del coach.
Preguntas frecuentes
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Alta de coach nuevo
Configuración → tipo «Coach certificado». Agregar Coach → Ana López, cédula, email, móvil, Medellín, tipo certificado, Activo. Ver más → subir contrato PDF en Documentos.
Ejemplo 2 — Asignar cartera
Tras matricular 15 participantes en Ciclos, abra ficha del coach → + → asigne los 15 estudiantes disponibles uno a uno (o use asignación desde Ciclos por inscrito).
Ejemplo 3 — Retiro operativo
Coach deja la organización: marque Inactivo en el listado. Reasigne sus estudiantes activos a otro coach desde Ciclos o desde el dashboard del coach sucesor.
Buenas prácticas
- Defina tipos de coach antes del primer registro.
- Mantenga email y móvil actualizados para comunicaciones.
- Use Inactivo en lugar de borrar coaches con historial.
- Suba documentos contractuales o certificaciones en la ficha.
- Asigne coach poco después de matricular para no perder seguimiento.
- Revise periódicamente estudiantes sin coach en Ciclos (columna Apoyos).
- No confunda coach con staff del evento ni con el entrenador de sala.
- Tras cambiar estado a Inactivo, verifique que no queden asignaciones pendientes en nuevos inscritos.