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Ciclos

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Introducción al módulo

Qué es Ciclos, visiones, eventos e inscritos. Diferencia con Entrenamientos y Matrículas.

Visiones y eventos

Crear visión, agregar evento, estados y entrar a operar inscritos.

Lista de inscritos

Columnas, menú Ver, confirmación, asistencia y filtros del menú del evento.

Ficha, formularios y WhatsApp

Vincular ficha, cédula, envío de formularios y mensajes predefinidos.

Staff y escarapelas

Asignar staff, pantalla de staff del evento e impresión de escarapelas.

Enrolamiento, Tribu y Paso

Pantallas condicionales según tipo de entrenamiento.

Ingresos, gastos y alimentación

Conciliación de pagos, registro de gastos y alimentación por participante.

Buenas prácticas

Estados del evento, backlogs, exportaciones y errores frecuentes.

Los videos se reproducen si la carpeta media/ está disponible en el servidor.

¿Para qué sirve este módulo?

El módulo Ciclos es el centro operativo de los entrenamientos en vivo: organiza visiones (ciclos comerciales o temporadas), crea eventos concretos (fecha, lugar, entrenador) y administra a cada inscrito desde la matrícula hasta el cierre del evento.

Aquí el equipo de oficina y producción:

  • Programa visiones y eventos por sucursal.
  • Gestiona confirmación, bienvenida, asistencia y firma.
  • Asigna staff, registra notas, propósito y conexiones.
  • Vincula fichas de inscripción, formularios y mensajes WhatsApp.
  • Consulta ingresos, gastos, alimentación y estadísticas del evento.
  • Imprime escarapelas y opera flujos especiales (Tribu, Enrolamiento, Paso) según el tipo de entrenamiento.
Diferencia clave

Entrenamientos = parametrizar tipos de programa. Matrículas = inscribir comercialmente desde oficina. Ciclos (este módulo) = operar visiones, eventos e inscritos día a día.

Ciclos vs Entrenamientos vs Matrículas

Módulo Qué administra Ejemplo
Entrenamientos Plantillas de programa (flags: staff, tribu, paso…) Tipo «Breakthrough Presencial» con carta de logros activa
Matrículas Inscripción comercial + cobro inicial Matricular a Juan en BT Medellín con transferencia $1.200.000
Ciclos (este) Visiones, fechas, eventos e inscritos Visión «Medellín 2026» → evento BT 15-jun → 32 inscritos confirmados

Los participantes llegan a Ciclos principalmente desde Matrículas o procesos web/ficha. Una vez inscritos, casi toda la operación posterior ocurre aquí.

Relación con otros módulos

Módulo Relación
Entrenamientos Al crear un evento elige un tipo; el sistema hereda flags (staff, tribu, enrolamiento, paso, carta de logros).
Entrenadores Se asigna entrenador al crear el evento; aparece en el encabezado del menú del evento.
Matrículas Solo lista eventos con estado Inscripciones (estado=1). Cada matrícula crea un inscrito visible aquí.
Boletas Consulta comercial de lo matriculado; desde Ciclos se ve estado de boleta y pago por inscrito.
Clientes Datos del participante; gestiones telefónicas y documentos (cédula).
Ficha de inscripción Vincular ficha, metas, enrolador («quién invitó»).
Formularios Formularios públicos vinculados al evento en Configuración; envío por WhatsApp desde la lista.
Pedidos Total y abonos del inscrito provienen del pedido de la matrícula; pantalla Ingresos consolida pagos.

Inicio rápido — flujo recomendado

  1. En Entrenamientos, verifique que exista el tipo de programa necesario (con los flags correctos).
  2. En Ciclos → Visiones, filtre sucursal y cree una visión (ej. «Bogotá 2026»).
  3. Entre a la visión → Agregar evento: tipo, oficina, entrenador, lugar y fecha.
  4. Cambie el estado del evento a Inscripciones para que aparezca en Matrículas.
  5. Matricule participantes desde el módulo Matrículas.
  6. Vuelva al evento en Ciclos → Inscritos: confirme, asigne staff, envíe formularios, registre asistencia.
  7. Al acercarse la fecha, pase el evento a En curso o Enrolando según su operación.
  8. Use Estadísticas, Ingresos y Escarapelas el día del evento.

Menú principal — visiones

Icono / nombre Para qué sirve
Visiones Listado de visiones de la sucursal seleccionada.
Agregar visión Modal Crea una nueva visión (nombre del ciclo/temporada).
Ayuda Esta guía.

En la tabla puede filtrar por sucursal y pulsar Buscar. Cada visión tiene botón Ver (ojo) → .

Conceptos clave

Término Significado
Visión Agrupación comercial/temporal (ej. ciudad + año). Contiene uno o más eventos.
Evento Instancia concreta: tipo de entrenamiento + fecha + lugar + entrenador + oficina.
Inscrito / estudiante Participante matriculado en un evento (inscripciones de participantes).
Boleta Derecho comercial al entrenamiento; vinculada al pedido y al inscrito.
Estado del evento Programado, Inscripciones, En curso, Aplazado, Cancelado, Realizado, Enrolando.
Flags del tipo Indicadores del tipo de entrenamiento que activan menús (Tribu, Enrolar, Paso, Staff…).
Backlog Participante aplazado («No llegó») importable desde otro evento del mismo tipo.

Visiones

Pantalla muestra la tabla Visiones filtrada por sucursal del usuario (o la seleccionada en el formulario superior).

Agregar visión
  • Pulse el icono + del menú o de la tarjeta.
  • Complete el campo Visión (nombre descriptivo, obligatorio).
  • La sucursal se toma del contexto actual.
  • Guarde → la visión aparece en el listado.

Pulse el botón amarillo Ver para administrar los eventos de esa visión.

Eventos de una visión

Lista los eventos de la visión con columnas Nombre evento (tipo de entrenamiento), Estado y Ver.

Agregar evento

Modal Agregar evento — campos principales:

  • Nombre evento — seleccione el tipo de entrenamiento (catálogo de Entrenamientos).
  • Encargado oficina — empleado responsable administrativo.
  • Entrenador — facilitador asignado (catálogo Entrenadores).
  • Lugar y Fecha del evento.
Estados del evento

Pulse la etiqueta de estado en la tabla para abrir el modal Cambiar estado:

Valor Etiqueta Uso típico
0 Programado Evento creado, aún no abierto a inscripciones.
1 Inscripciones Activo para Matrículas y prematricular. Obligatorio para matricular desde oficina.
2 En curso Evento en ejecución.
3 Aplazado Pospuesto; revisar inscritos y comunicaciones.
4 Cancelado Evento cancelado.
5 Realizado Evento cerrado exitosamente.
6 Enrolando Fase de enrolamiento activo (programas con flag enrolamiento).

Botón Ver (ojo) → — pantalla principal de inscritos con menú extendido del evento.

Menú del evento

Al entrar a un evento aparece una barra de iconos bajo el título (tipo + visión). Algunos iconos solo se muestran si el tipo de entrenamiento tiene el flag correspondiente activo en Entrenamientos.

Icono Pantalla Función
Inscritos Lista completa de participantes (vista por defecto).
Asistentes Solo quienes tienen asistencia «Asistente».
Confirmado Confirmación confirmada (o bienvenida equivalente).
Dudoso Confirmación dudosa.
No confirmado Sin confirmar.
Escarapelas Impresión de escarapelas/carnets.
Staff Lista de staff del evento y asignaciones.
Novedades Bitácora / novedades del entrenamiento.
Declaración paso Solo si el tipo tiene flag Paso.
Tribu Solo si el tipo tiene flag Tribu.
Enrolar Solo si el tipo tiene flag Enrolamiento.
Estadísticas Gráficos de asistencia, paso y registro.
Ingresos Pedidos, abonos y pagos del evento.
Alimentación Resumen de pagos de alimentación por inscrito.
Gastos Gastos del evento con comprobantes.
Configuración Formularios vinculados y mensajes WhatsApp.
Volver Regresa al listado de visiones.

Debajo del menú se muestran datos del evento: Entrenador, Encargado de oficina, Lugar, Fecha y Observaciones. El icono lápiz abre el modal Editar datos del evento sin salir de la pantalla.

Lista de inscritos

Es la pantalla central del módulo. Muestra todos los participantes del evento (salvo filtros activos por menú). El título de la tarjeta cambia según el filtro: «Lista de inscritos», «Lista de asistentes», «Lista: confirmación confirmada», etc.

Los inscritos provienen de:

  • Matrícula desde oficina .
  • Acuerdo de pago / próximo paso (modal desde columna Próximo).
  • Importación de backlogs desde otro evento.
  • Otros flujos web o fichas que generen boleta e inscripción.

Si la lista está vacía, verifique que el evento tenga estado Inscripciones y que las matrículas apuntaron a este .

Columnas de la tabla de inscritos

Columna Contenido
Ver Menú desplegable verde con acciones (detalles, WhatsApp, eliminar…).
Datos Nombre, DNI, móvil, enrolador, contrato, estiramiento, canciones. Lápiz para editar datos del participante.
Confirmación Bienvenida, confirmación, botón alimentación, estado de asistencia y firma (si asistió).
Ficha Número de ficha, abrir/vincular, ver metas, botón cédula (verde=adjunta, rojo=falta).
Pago Total del pedido vinculado a la boleta.
Estados Tipo matrícula (Nuevo/Cortesía/Backlog/Repitente), estado boleta, Pagado/Abono, «Le cedieron».
Apoyos Staff asignado al participante (clic para cambiar).
Notas Propósito, iconos fantasma/regalo/legal, conexiones conector/entrenamiento, badges de formularios y WP.
Sub Entrenamientos Solo si el tipo tiene Carta de logros activa.
Próximo Próximo paso del participante o acuerdo de pago (modal).

Menú Ver — acciones por inscrito

  • Detalles → ficha ampliada del participante.
  • Gestiones telefónicas → historial de llamadas del cliente.
  • Actualizar datos → enlace público por WhatsApp (si está configurado).
  • Formularios vinculados → enviar por WhatsApp o abrir; badge «Llenado» si ya respondió.
  • Mensajes WhatsApp → plantillas definidas en Configuración del evento.
  • Cambio de nombre → reasignar inscripción a otro cliente (trazabilidad en historial).
  • Eliminar participante → quita al inscrito del evento (confirmación SweetAlert).

Los formularios y mensajes disponibles dependen de lo configurado en la sección Configuración del evento.

Confirmación, bienvenida y asistencia

Bienvenida y confirmación

Clic en las etiquetas Bienvenida o Confirmación abre modales para actualizar el estado de seguimiento telefónico/pre-evento.

Asistencia

Clic en la etiqueta de asistencia abre modal con estados:

  • Pendiente — aún no definido.
  • Asistente — asistió; puede registrar firma digital.
  • Retirado / Expulsado — salió o fue retirado.
  • No llegó — backlog; candidato a importar en otro evento.
Alimentación

Botón bajo confirmación (verde=registrado, rojo=pendiente) para valor, forma de pago y observaciones del plan de alimentación individual.

Ficha, cédula y documentos

  • Vincular ficha — si el cliente no tiene ficha de inscripción asociada.
  • Abrir ficha — enlace al módulo Ficha de inscripción.
  • Ver metas — metas 1, 2 y 3 de la ficha en modal.
  • Enrolador — «Quién invitó» editable si hay ficha vinculada.
  • Cédula — botón verde/rojo según exista documento tipo cédula en archivos del cliente.
  • Contrato, estiramiento, canciones — datos operativos editables por modal desde columna Datos.

Pago y tipo de matrícula

Columna Pago muestra el total del pedido. Columna Estados combina:

  • Tipo matrícula — badge clicable: Nuevo, Cortesía, Backlog, Repitente (modal para cambiar sin repetir Matrículas).
  • Estado boleta — estado comercial de la boleta.
  • Pagado / Abono — según saldo del pedido.
  • Le cedieron — marcador si recibió cesión de cupo.

Para registrar abonos adicionales use el comprobante de pago desde Boletas o concilie en la pantalla Ingresos del evento.

Filtros y herramientas de la lista

Filtros del menú del evento

Use los iconos Asistentes, Confirmado, Dudoso y No confirmado para vistas filtradas sin perder el contexto del evento.

Menú llave (🔧) en la tarjeta
  • Importar Backlogs — trae participantes «No llegó» de otro evento del mismo tipo de entrenamiento.
  • Exportar lista completa — Excel/CSV de todos los inscritos.
  • Exportar Asistentes — solo asistentes confirmados en asistencia.

Staff y escarapelas

Staff
  • Desde la columna Apoyos asigne staff por participante (modal).
  • Pantalla — vista consolidada del staff del evento.
  • — detalle de rueda/staff (según configuración del programa).
Escarapelas

Pantalla genera carnets/escarapelas imprimibles para participantes del evento. Úsela el día del entrenamiento con la lista ya confirmada.

Enrolamiento, Tribu y Declaración paso

Estas pantallas aparecen solo si el tipo de entrenamiento del evento tiene activo el flag correspondiente en el módulo Entrenamientos:

  • Enrolar — registro de enrolamiento del programa.
  • Tribu — datos de tribu/equipo del participante.
  • Declaración paso — círculo/declaración del programa Paso.

Si no ve estos iconos, revise la configuración del tipo en Entrenamientos, no en Ciclos.

Estadísticas

Icono Estadísticas consolida indicadores del evento:

  • Estadísticas de asistencia.
  • Estadísticas de paso (programas con flag Paso).
  • Estadísticas de registro / inscripción.

Ingresos, gastos y alimentación

Ingresos (icono en barra del evento)

Lista pedidos, abonos y pagos de todos los inscritos del evento (excluye registros «fantasma»). Útil para conciliar cobros antes y después del evento.

Gastos (icono en barra del evento)

Registro de gastos del evento: concepto, valor, forma de pago, notas y comprobante adjunto (imagen o PDF).

Alimentación (icono en barra del evento)

Resumen de lo registrado por participante (valor, forma de pago, observaciones) con totales por forma de pago. Los datos se capturan desde el botón en columna Confirmación o desde esta vista.

Novedades y configuración del evento

Novedades (icono en barra del evento)

Bitácora del entrenamiento: anote incidencias, acuerdos y seguimiento operativo del evento.

Configuración (icono en barra del evento)
  • Formularios vinculados — uno o más formularios activos con nombre en menú y descripción; aparecen en el menú Ver de cada inscrito.
  • Mensajes WhatsApp — plantillas con variables {nombre}, {entrenamiento}, {lugar}, {fecha}, etc.

Configure formularios y mensajes antes de enviar comunicaciones masivas a inscritos.

Preguntas frecuentes

Verifique que el evento esté en estado Inscripciones (1) y que en Matrículas eligió exactamente ese evento. Abra el evento correcto en Ciclos con el botón Ver de la visión correspondiente.
Esos iconos dependen de los flags del tipo de entrenamiento en el módulo Entrenamientos. Edite el tipo y active Staff, Tribu, Enrolamiento o Paso según corresponda.
En la lista de inscritos, menú llave → Importar Backlogs. Elija el evento origen. Solo funciona entre eventos del mismo tipo de entrenamiento. Trae participantes marcados «No llegó».
Sí. Clic en el badge de tipo matrícula (Nuevo, Cortesía, etc.) en columna Estados → modal para cambiar sin volver a Matrículas.
Solo eventos con estado Inscripciones (estado=1) aparecen en el desplegable de Matrículas. Cambie el estado desde la tabla de eventos de la visión.
Primero vincule formularios en Configuración del evento. Luego, en menú Ver del inscrito, elija el formulario → se abre modal WhatsApp con enlace público personalizado ( en URL).
Quita al inscrito de este evento. No sustituye devoluciones comerciales; coordine con administración si hubo cobro. La acción pide confirmación explícita.
En cualquier pantalla del evento, bajo el menú de iconos, pulse el lápiz junto a los datos del evento (modal Editar datos del evento).

Ejemplos prácticos

Ejemplo 1 — Apertura de ciclo

Cree visión «Medellín Jun 2026», agregue evento Breakthrough, estado Inscripciones, entrenador María, lugar Hotel X, fecha 15/06/2026. Matricule 20 participantes desde Matrículas. En Ciclos confirme staff y envíe formulario de bienvenida por WhatsApp.

Ejemplo 2 — Día del evento

Cambie estado a En curso. Filtre Asistentes, registre asistencia con firma, imprima escarapelas. Consulte Estadísticas e Ingresos al cierre.

Ejemplo 3 — Backlog

En evento anterior marque «No llegó» a 5 participantes. En el nuevo evento del mismo tipo (Breakthrough), Importar Backlogs desde el evento anterior. Revise tipo matrícula Backlog en columna Estados.

Buenas prácticas

  • Configure tipos de entrenamiento en Entrenamientos antes de crear eventos.
  • Use nombres de visión claros (ciudad + periodo) para evitar confusiones entre sucursales.
  • Pase a Inscripciones solo cuando el evento esté listo para matricular.
  • Vincule formularios y mensajes WhatsApp en Configuración antes de contactar inscritos.
  • Actualice confirmación y bienvenida semanalmente en pre-evento.
  • Registre asistencia y firma el mismo día del entrenamiento.
  • Concilie ingresos con Boletas y pedidos antes de cerrar el evento como Realizado.
  • Documente incidencias en Novedades para trazabilidad del equipo.
  • No elimine participantes sin revisar impacto comercial (pedido/boleta).
  • Exporte lista completa como respaldo antes de cambios masivos de estado.