CRM

Clientes

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Introducción al módulo

Qué es Clientes y para qué sirve en Ecobelleza.

Agregar cliente

Datos, crédito e información tributaria.

Ficha del cliente

Resumen, pestañas y menú secundario.

Estado de cuenta y cartera

Ventas, saldos pendientes y pagos.

Contactos, sedes y acudientes

Personas y ubicaciones adicionales.

Editar cliente

Actualizar datos y bloqueo por facturación electrónica.

Reportes y dashboard

Estadísticas, cumpleaños e inactividad.

Importar clientes

Carga masiva desde Excel.

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¿Para qué sirve este módulo?

El módulo Clientes concentra la información comercial de su empresa: quién compra, cómo contactarlo, si tiene crédito, qué debe y qué ha comprado.

Registrar y mantener datos personales, comerciales y tributarios para facturación.
Clasificar clientes por estado (Activo, Prospecto, Referido, Inactivo, No cliente).
Asignar asesor, segmento, zona y tipo de cliente.
Consultar ventas, estado de cuenta, pagos, devoluciones y anticipos.
Gestionar contactos, sedes, acudientes y activos vinculados (mascotas, vehículos, equipos, etc.).
Seguimiento comercial: cotizaciones, gestiones, reuniones y PQR.

Importante: un cliente bien registrado acelera ventas, facturación electrónica y cobranza. Revise identificación y correo antes de la primera factura DIAN.

Relación con otros módulos

Módulo	Relación
Ventas / Pedidos / POS	Facturar y registrar pedidos usando los datos del cliente.
Cotizaciones	Propuestas comerciales desde la ficha del cliente.
Facturación electrónica	Documentos DIAN emitidos al cliente.
Recibo de caja / Pagos	Recaudos y abonos aplicados a su cartera.
Devoluciones	Devoluciones y notas crédito del cliente.
Vencimientos	Alertas de documentos por vencer.

Inicio rápido

Menú lateral → Clientes → icono Activos (o el estado que necesite).
Agregar nuevo → complete Datos, Crédito (si aplica) e Información tributaria → pulse Guardar.
En el listado, botón amarillo Ver → abre la ficha del cliente.
Desde la ficha use el menú secundario: Ventas, Estado de cuenta, Pagos, etc.
Asigne asesor y actualice estado desde el listado (clic en las etiquetas).
Para muchos registros: Importar (si su usuario está autorizado) con plantilla Excel.

Menú principal (barra de iconos)

Icono / nombre	Para qué sirve	Cuándo usarlo
Activos	Clientes en operación comercial normal.	Ventas y seguimiento diario.
Prospectos	Contactos potenciales aún sin compra.	Prospección comercial.
Referidos	Clientes llegados por referencia.	Seguimiento del canal referido.
Inactivo	Sin actividad reciente; conserva historial.	Limpieza de cartera activa.
No cliente	Registro que ya no es cliente.	Archivo sin eliminar datos.
Agregar nuevo	Formulario de alta manual.	Cada cliente nuevo.
Dashboard	Gráficos por estado, tipo, sucursal y asesor.	Supervisión gerencial.
Reportes	Cumpleaños, inactividad comercial y frecuencia de compra.	Campañas y retención.
Importar	Carga masiva desde Excel con revisión previa.	Migraciones o listas grandes.
Exportar	Descarga del listado filtrado.	Análisis externo.
Configuración	Alianzas, zonas y segmentos.	Solo administrador.
Parámetros	Campos obligatorios y pestañas visibles en la ficha.	Solo administrador.
Ayuda	Esta guía.	Capacitación.

La pantalla de inicio muestra estadísticas resumidas y accesos rápidos por estado.

Estados del cliente

Estado	Uso recomendado
Activo	Relación comercial vigente.
Prospecto	Lead o contacto en evaluación.
Referido	Ingresó por referido de otro cliente o aliado.
No cliente	Ya no es cliente; mantiene historial.
Inactivo	Sin compras recientes; puede reactivarse.

Cambie el estado desde el listado: clic en la etiqueta → modal → Guardar. También al crear o editar el cliente si el campo está habilitado en Parámetros.

Listado y acciones rápidas

En el listado verá columnas: Nombre (identificación y celular), Asesor, Ubicación, Adicional (estado, tipo, segmento, zona), Crédito (Sí/No y cupo), Ver.

Menú desplegable (⋮) → Actualizar datos — envía por WhatsApp un enlace para que el cliente actualice su información.
Clic en badge de Asesor, Estado, Tipo, Segmento o Zona → modales rápidos.
Clic en Crédito / Cupo → ajustar cupo (si está autorizado).
Botón amarillo Ver → ficha completa del cliente.
Icono + en la tarjeta → agregar cliente.

Crear y editar cliente

Crear

Icono Agregar nuevo o modal Agregar Cliente. Pestañas del formulario:

Datos — nombre, documento, contacto, ubicación, asesor, observaciones.
Crédito — habilitar crédito, cupo y plazo (según parámetros).
Información tributaria — régimen y datos DIAN para facturación electrónica.

Los campos obligatorios dependen de Parámetros del módulo.

Editar

Ficha → tarjeta Datos del Cliente → icono lápiz. También desde modales rápidos del listado.

Ficha del cliente

Dashboard del cliente — resumen de ventas, gestiones y reuniones recientes.
Datos del cliente — foto, contacto, crédito, segmento, zona y asesor.
Pestañas — Contactos, Sedes, Redes sociales, Acudientes.
Bloques opcionales según su negocio: mascotas, vehículos, propiedades, equipos, pacientes, instalaciones.

Menú del detalle (barra secundaria)

Las opciones visibles se configuran en Parámetros → Funciones del menú.

Icono	Función
Datos	Ficha principal y resumen de actividad.
Contactos	Personas de contacto adicionales.
Sedes	Sucursales o puntos del cliente.
Electronicas	Facturas electrónicas emitidas al cliente.
Ventas	Historial de facturas y pedidos.
por cobrar	Ventas con saldo pendiente.
Estado de cuenta	Resumen de cartera y movimientos.
Descuentos	Descuentos especiales del cliente.
Productos	Productos asociados o comprados frecuentemente.
Devoluciones / Notas crédito	Devoluciones y notas crédito.
Pagos	Recaudos y abonos registrados.
Garantias	Garantías en curso o históricas.
Anticipos	Anticipos a favor del cliente.
Mascotas	Activos vinculados (módulo Mascotas).
Puntos	Programa de fidelización.
Cotizaciones	Propuestas comerciales y cotización avanzada.
Gestiones	Llamadas y seguimiento telefónico.
Reuniones	Citas y reuniones comerciales.
PQR	Peticiones, quejas y reclamos.
Vencimientos	Documentos con fecha de vencimiento.
Volver a clientes	Regresa al inicio del módulo.

Ventas, cartera y pagos

Ventas — historial de facturas y pedidos con totales y estado de pago.
por cobrar — acceso directo a documentos con saldo pendiente.
Estado de cuenta — resumen de ventas, pendiente y detalle; imprimible.
Pagos — recaudos aplicados; los abonos se registran desde Ventas o Recibo de caja.
Crédito — el sistema valida cupo al facturar; ajústelo en listado o formulario.

Contactos, sedes y acudientes

Contactos — personas adicionales con cargo, teléfono y correo.
Sedes — direcciones de entrega o puntos del cliente jurídico.
Redes sociales — enlaces configurados.
Acudientes — responsables vinculados (útil en servicios, salud, educación).

CRM: gestiones, reuniones, PQR y cotizaciones

Gestiones — registro de llamadas, resultados y seguimiento programado.
Reuniones — citas con lugar, modalidad y resultado.
PQR — peticiones, quejas y reclamos con trazabilidad.
Cotizaciones — propuestas comerciales; Cotización avanzada abre el módulo de cotizaciones inteligentes.

Importar y exportar

Importar

Icono Importar → descargue la plantilla Excel.
Complete columnas: Nombre, tipo documento, identificación, correo, celular, país, etc.
Suba el archivo → revise en Revisar importación → confirme Importar a clientes.

Exportar

Icono Exportar → modal con filtros → descarga del listado.

Dashboard y reportes

Dashboard — totales y gráficos por estado, tipo, sucursal y asesor.

Reportes — pestañas: Cumpleaños; 30–60 / 60–90 / +90 sin compra; Compro 60; Frecuencia de compra.

Configuración y parámetros

Configuración (administrador): Alianzas, Zonas y Segmentos.

Parámetros (administrador): campos obligatorios u ocultos del formulario, iconos visibles en la ficha del cliente, país y departamento por defecto.

Bloqueo por facturación electrónica (DIAN)

Cuando un cliente tiene una factura electrónica aceptada por la DIAN, no se pueden editar: tipo de documento, número de identificación ni dígito de verificación.

Verifique identificación y DV antes de emitir la primera factura electrónica. El resto de campos (nombre, dirección, correo, teléfono) sigue siendo editable.

Preguntas frecuentes

¿Prospecto vs Activo?
Prospecto está en evaluación. Pase a Activo cuando confirme compra o contrato.

¿Inactivo vs No cliente?
Inactivo dejó de comprar pero podría volver. No cliente ya no es target comercial; ambos conservan historial.

¿No veo un icono en la ficha?
Habilítelo en Parámetros → Funciones del menú o pida al administrador permiso de acceso.

¿Cómo asigno asesor a varios clientes?
Clic en el badge del asesor en cada fila del listado → modal → seleccione empleado → guardar.

¿Puedo editar la cédula?
Sí, mientras no tenga factura electrónica DIAN aceptada.

¿Dónde veo lo que me debe un cliente?
Ficha → por cobrar o Estado de cuenta.

¿Falló la importación Excel?
Entre a Revisar importación, corrija fila a fila y confirme de nuevo.

Ejemplos prácticos

Ejemplo 1 — Cliente nuevo con crédito
Alta → Crédito Sí, cupo y plazo → asignar asesor → primera venta valida cupo.

Ejemplo 2 — Reactivar inactivo
Reportes +90 sin compra → gestión → cambiar a Activo tras nueva compra.

Ejemplo 3 — Empresa con sedes
Cliente jurídico con NIT → Sedes → facturar con punto de entrega si aplica.

Buenas prácticas

Verifique NIT/cédula y DV antes de la primera factura electrónica.
Mantenga correo y celular actualizados para notificaciones y WhatsApp.
Use Prospecto hasta confirmar relación comercial.
Asigne asesor desde el alta para trazabilidad.
Revise estado de cuenta antes de ampliar cupo de crédito.
Prefiera Inactivo sobre borrar clientes con historial de ventas.