Tareas
Videos tutoriales
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Tareas permite asignar, dar seguimiento y cerrar actividades internas del equipo. Cada tarea tiene un responsable, plazo, prioridad y nivel de complejidad, con historial de respuestas.
- Crear tareas y asignarlas a un empleado.
- Filtrar por estado: Pendiente, En proceso, Realizada, Anulada.
- Controlar prioridad (urgencia) y nivel (complejidad).
- Registrar respuestas con comentarios e imágenes de avance.
- Vincular tareas a proyectos y generar evento en el calendario al crearlas.
- Consultar indicadores y tareas vencidas en el Dashboard.
Relación con otros módulos
| Acción | Módulo |
|---|---|
| Responsable de la tarea | Empleados |
| Tareas del cronograma de un proyecto | Proyectos → ficha del proyecto → pestaña Tareas |
| Crear tarea vinculada a un proyecto | Proyectos → modal Nueva tarea (redirige al proyecto al guardar) |
| Evento automático al crear tarea | Calendario / Eventos (categoría Tarea, asignado al responsable) |
| Notificación al crear tarea *(si está activo)* | ChatCenter — mensaje automático al responsable |
Inicio rápido
- Menú lateral → Tareas → icono Pendientes.
- Nueva tarea → complete nombre, observaciones, responsable y fecha límite → Guardar Tarea.
- En el listado, botón amarillo → detalle .
- Al iniciar el trabajo, cambie el badge a En proceso.
- Registre respuestas con avances; al terminar, marque Realizada.
- Revise el Dashboard para tareas vencidas y carga por empleado.
Estados de la tarea
| Estado | Código | Significado | Acciones habituales |
|---|---|---|---|
| Pendiente | 1 | Tarea creada; aún no se ha iniciado. | Ver detalle, cambiar a En proceso, editar prioridad/nivel, agregar respuesta. |
| En proceso | 2 | El responsable está trabajando en ella. | Registrar respuestas de avance, cambiar prioridad, marcar Realizada. |
| Realizada | 3 | Trabajo completado. | Consultar historial de respuestas; puede reabrirse si hace falta. |
| Anulada | 4 | Tarea cancelada; no procede. | Solo consulta. No se puede cambiar el estado después de anular. |
Flujo recomendado: Pendiente → En proceso → Realizada. Use Anulada solo cuando la actividad ya no aplica.
Conceptos clave
- Nombre de la tarea
- Título breve (máx. 100 caracteres). Campo obligatorio al crear.
- Observaciones
- Descripción detallada de qué hay que hacer. Campo obligatorio al crear.
- Responsable (Asignar a)
- Empleado encargado de ejecutar la tarea. Debe seleccionarse en el formulario.
- Fecha límite
- Plazo para completar la actividad. Por defecto el sistema propone 7 días desde hoy.
- Prioridad
- Urgencia: Urgente, Importante, Normal (default) o Baja.
- Nivel
- Complejidad: Alta, Media (default) o Baja. No es lo mismo que la prioridad.
- Última actualización
- Fecha en que se modificó por última vez el estado (se muestra en rojo en el detalle).
- Respuesta
- Comentario registrado en el historial; puede incluir imagen adjunta. El texto es obligatorio.
- Evento de calendario
- Al crear una tarea se genera un evento de categoría Tarea para el responsable (duración aprox. 1 hora).
Listado por estado
Pantalla principal: el módulo. El listado se filtra según el icono del menú (Pendientes, En proceso, etc.). No hay filtros de fecha en esta pantalla; use el Dashboard para análisis por periodo.
Columnas de la tabla
- Tarea — nombre.
- Creación — fecha y hora de registro.
- Límite — fecha límite acordada.
- Estado — badge clicable → modal Cambiar estado tarea.
- Prioridad — badge clicable → modal cambiar prioridad.
- Nivel — badge clicable → modal cambiar nivel.
- Responsable — empleado asignado.
- Detalle — botón amarillo botón amarillo con icono .
El icono + en la esquina de la tarjeta del listado también abre el modal Agregar Tarea.
Si no hay registros en el estado seleccionado, se muestra un mensaje informativo con el filtro activo.
Crear una tarea
Opción A — Icono Nueva tarea (menú)
Clic en Nueva tarea → modal Agregar Tarea.
Opción B — Botón + en el listado
En la tarjeta del listado, icono + → mismo modal.
Opción C — Desde Proyectos
En la ficha de un proyecto, pestaña de tareas → crear tarea con proyecto vinculado. Al guardar, vuelve al proyecto vinculado.
Campos del formulario
| Campo | Obligatorio | Notas |
|---|---|---|
| Tarea (nombre) | Sí | Título de la actividad. |
| Estado | No | Por defecto Pendiente. |
| Fecha límite | No | Default: hoy + 7 días. |
| Prioridad | No | Default: Normal. |
| Nivel | No | Default: Media. |
| Asignar a | Sí | Lista de empleados activos. |
| Archivo | No | Documento de referencia opcional al crear. |
| Observaciones | Sí | Instrucciones completas para el responsable. |
Guardar Tarea registra fecha y hora de creación, crea el evento en calendario y, si aplica, vincula la tarea al proyecto.
Detalle y respuestas
En esta pantalla — tarjeta Detalle tarea:
- Enlace al proyecto vinculado (si existe).
- Responsable, fecha de recepción, fecha límite y última actualización.
- Badges de estado, prioridad y nivel (clicables).
- Nombre, observaciones y enlace al archivo adjunto inicial (si hay).
- Respuestas — historial cronológico de comentarios e imágenes.
Registrar una respuesta
- Estado tarea — deje [Mantener estado actual] o elija un nuevo estado.
- Respuesta — texto obligatorio describiendo el avance o cierre.
- Imagen — adjunto opcional (captura, evidencia, etc.).
- Guardar — agrega la respuesta al historial; si eligió un estado distinto, lo actualiza.
Use las respuestas para documentar cada intervención. Al cerrar, seleccione estado Realizada y describa el resultado en el texto.
Estado, prioridad y nivel
Cambiar estado
- Clic en el badge de estado (listado o detalle).
- Modal Cambiar estado tarea → seleccione el nuevo estado → Guardar.
- Regresa al listado del módulo Tareas.
También puede cambiar el estado al guardar una respuesta en el detalle (selector Estado tarea).
Cambiar prioridad o nivel
Clic en el badge correspondiente → modal → seleccione valor → Guardar.
Al crear la tarea, las opciones estándar son:
- Prioridad: Urgente, Importante, Normal, Baja.
- Nivel: Alta, Media, Baja.
Los modales rápidos del listado pueden mostrar opciones adicionales heredadas de registros antiguos. Use las opciones del formulario de creación para mantener consistencia.
Archivos adjuntos
- Al crear: campo Archivo en el modal (referencia inicial).
- En respuestas: campo Imagen en el detalle (validación completa del sistema).
Formatos permitidos en respuestas: JPG, JPEG, PNG, PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX.
Tamaño máximo: 10 MB por archivo.
Los archivos se almacenan en carpeta de archivos. En respuestas con imagen, el detalle muestra una vista previa; otros formatos se abren desde el enlace del archivo inicial.
Tareas en proyectos
Las tareas pueden formar parte del cronograma de un proyecto:
- Desde Proyectos, puede generar tareas desde la plantilla del tipo de proyecto.
- Al crear una tarea con proyecto vinculado, queda vinculada y el detalle muestra el enlace al proyecto.
- El evento de calendario también se asocia al proyecto cuando corresponde.
- Gestione estado, prioridad, nivel y respuestas igual que en el módulo Tareas.
El detalle de tarea en Proyectos reutiliza la misma pantalla de respuestas .
Tareas vencidas
Una tarea se considera vencida cuando su fecha límite es anterior a hoy y sigue en estado Pendiente o En proceso.
El Dashboard muestra:
- Contador de tareas vencidas en las tarjetas superiores.
- Tabla Tareas Vencidas con responsable, fecha límite y días de retraso.
Priorice esas tareas: actualice estado, registre respuesta explicando el retraso o ajuste la fecha límite creando una nueva tarea de seguimiento si el alcance cambió.
Dashboard
Icono Dashboard :
- Filtro de fechas — rango con calendario (por defecto: mes actual). Botón Buscar.
- Tarjetas: total tareas, pendientes, realizadas y vencidas.
- Tareas por estado — cantidad y porcentaje.
- Tareas por prioridad y por nivel.
- Top responsables — empleados con más tareas y cuántas completaron.
- Tareas vencidas — listado de las 10 más críticas.
- Comparativa mensual — últimos 6 meses (total, pendientes, realizadas).
Preguntas frecuentes
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Tarea urgente de revisión
- Nueva tarea → Nombre: «Revisar cotización cliente X».
- Observaciones: instrucciones de revisión → Responsable: María → Límite: mañana.
- Prioridad: Urgente, Nivel: Media → Guardar.
- María abre detalle → En proceso → respuesta con observaciones → Realizada.
Ejemplo 2 — Seguimiento semanal en proyecto
- Proyecto → crear tarea vinculada «Entrega informe semanal».
- Detalle muestra enlace al proyecto; respuestas documentan cada entrega.
- Dashboard del módulo Tareas → revisar vencidas del equipo.
Ejemplo 3 — Cancelar actividad
- Tarea Pendiente que ya no aplica → badge estado → Anulada.
- Registre una respuesta previa explicando el motivo de la cancelación.
Buenas prácticas
- Redacte observaciones claras al crear; el responsable debe entender qué hacer sin llamadas extra.
- Asigne fecha límite realista (default 7 días; ajústela según la urgencia).
- Pase a En proceso solo cuando el trabajo haya comenzado.
- Documente cada avance relevante en Respuestas.
- Use Urgente con moderación para que el equipo priorice de verdad.
- Marque Realizada con una respuesta que describa el resultado.
- Revise el Dashboard semanalmente: vencidas y carga por responsable.
- Use Anulada en lugar de dejar tareas pendientes obsoletas.