Reuniones
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Reuniones gestiona los encuentros comerciales con clientes: citas presenciales o virtuales, seguimiento de estado, registro de resultados y estadísticas para el equipo de ventas o servicio.
- Programar reuniones ligadas a un cliente y un organizador (empleado).
- Clasificar por tipo, modalidad (virtual / presencial) y estado.
- Registrar resultado y comentarios al cerrar la reunión.
- Programar próxima gestión en agenda al guardar el resultado.
- Invitar asistentes (otros empleados) y vincular reuniones a proyectos.
- Crear evento en agenda al registrar la reunión (integración automática).
- Consultar dashboard con indicadores por periodo.
Importante: registre el resultado y comentarios cuando marque una reunión como Realizada. Eso alimenta el historial del cliente y las estadísticas del equipo.
Relación con otros módulos
| Acción | Módulo / pantalla |
|---|---|
| Cliente de la reunión | Clientes — ficha → icono Reuniones o modal «Agregar reunión» |
| Organizador y asistentes | Empleados |
| Reuniones de un proyecto | Proyectos — vista reuniones / cronograma CRM |
| Evento en calendario | Agenda — al crear la reunión y al programar próxima gestión |
| Gestión telefónica relacionada | Telemercadeo / Gestiones — puede crear reuniones según flujo comercial |
| Notificación WhatsApp/SMS | ChatCenter — nueva reunión e invitación de asistente (si está configurado) |
| Tipos y resultados | Reuniones → Configuración |
| Dashboard del empleado | Inicio — reuniones pendientes y aplazadas propias |
Inicio rápido
- Configuración (si tiene permiso) → revise Tipos y Resultados de reunión.
- Agregar reunión → busque el cliente → complete modalidad, tipo, lugar/enlace, fecha → Guardar.
- Pendientes → botón amarillo Ver antes de la cita.
- Tras la reunión → en el detalle elija estado Realizada, Resultado y Comentarios resultado → Guardar.
- Revise Dashboard al cierre del mes.
Menú principal (iconos)
| Icono / texto | Enlace | Para qué sirve |
|---|---|---|
 Pendientes | Listado | Reuniones programadas, aún no realizadas |
 Aplazadas | Listado | Reprogramadas a otra fecha |
 Canceladas | Listado | No se llevaron a cabo |
 Realizadas | Listado | Completadas con resultado registrado |
 Agregar reunión | Buscar cliente y abrir formulario de alta | |
 Dashboard | Indicadores y tablas por periodo | |
 Configuración | Catálogos (requiere permiso especial) | |
 Ayuda | Esta guía |
En el listado, el icono de la tarjeta abre un modal rápido para agregar reunión (si el cliente ya está en contexto).
Estados de la reunión
| Estado | Badge | Significado | Uso habitual |
|---|---|---|---|
| Pendiente (1) | Pendiente | Cita programada | Estado inicial al crear |
| Aplazada (2) | Aplazadas | Se movió a otra fecha | Actualice fecha/lugar en el detalle si cambió |
| Cancelada (3) | Canceladas | No se realizará | Consulta histórica; evite editar datos clave |
| Realizada (4) | Realizadas | Reunión efectuada | Registre resultado y comentarios |
Cambie el estado desde el detalle de la reunión : campo Estado Reunión y botón Guardar. En el listado, el badge de estado es un acceso rápido; la gestión completa (resultado, comentarios) se hace en la ficha.
Conceptos clave
- Organizador
- Empleado responsable de la reunión (empleado responsable). Por defecto es quien la crea.
- Asistentes
- Otros empleados invitados además del organizador. Se gestionan en el detalle con + Agregar.
- Modalidad
- Virtual (videollamada — use el campo Lugar para el enlace) o Presencial (dirección o sala).
- Tipo de reunión
- Catálogo configurable (presentación comercial, seguimiento, negociación, etc.). Obligatorio al crear.
- Lugar
- Texto libre: dirección física o URL de Meet/Zoom/Teams. Campo obligatorio.
- Duración
- Minutos estimados; valor por defecto 60.
- Resultado
- Catálogo configurable al cerrar (cliente interesado, no interesado, requiere cotización, etc.).
- Próxima gestión
- Fecha/hora de seguimiento; al guardar puede crear un evento en agenda del organizador.
- Observaciones vs. comentarios resultado
- Observaciones al programar (qué se tratará). Comentarios resultado al cerrar (qué ocurrió, acuerdos).
Listado por estado
Pantalla: Listado. El título incluye el estado activo (Pendiente, Aplazadas, etc.).
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Con quién | Nombre del cliente |
| Fecha | Fecha y hora programadas |
| Modalidad | Virtual (azul) o Presencial (celeste) |
| Estado | Badge clicable (Pendiente, Aplazadas, Canceladas, Realizadas) |
| Encargado | Organizador (empleado) |
| Ver | Botón amarillo abre el detalle en pestaña nueva |
Si no hay registros, verá un mensaje vacío. Desde la ficha de un cliente el listado puede filtrarse con cliente en la URL.
Agregar reunión
Flujo desde el módulo Reuniones
- Menú → Agregar reunión .
- Busque el cliente con Select2 (nombre o identificación) → Enviar.
- Se abre el detalle con el formulario y el cliente ya asignado.
- Complete los campos → Guardar → vuelve al listado de reuniones.
Otras formas de crear
- Listado → icono en la tarjeta (modal «Agregar reunión») cuando hay cliente en contexto.
- Clientes → ficha del cliente → icono Reuniones o modal desde el dashboard del cliente.
- Proyectos → al crear desde un proyecto, vuelve a la vista reuniones del proyecto.
Al guardar, el sistema crea la reunión y, en segundo plano, un evento en agenda vinculado (categoría reunión).
Campos del formulario
| Campo | Obligatorio | Notas |
|---|---|---|
| Cliente | Sí | Preseleccionado tras buscar; oculto en el POST |
| Modalidad | Sí | Virtual o Presencial |
| Tipo de reunión | Sí | Lista desde Configuración → Tipo de reunión |
| Estado reunión | No | Default: Pendiente al crear |
| Lugar | Sí | Dirección o enlace de videollamada |
| Fecha y hora | Sí | Selector datetime |
| Duración | No | Minutos; default 60 |
| Observaciones | No | Notas previas a la cita (editor enriquecido en modal) |
Detalle de la reunión
Pantalla: Detalle de reunión
- Proyecto vinculado: aviso con enlace al proyecto si aplica.
- Organizador, fecha, modalidad, tipo, estado, lugar.
- Datos del cliente: icono clipboard → modal con ficha completa.
- Observaciones registradas al crear.
Formulario inferior para actualizar estado, resultado, próxima gestión y comentarios de cierre.
Resultado y cierre
Tras la reunión, en el detalle complete:
- Estado Reunión: elija Realizada, Aplazada, Cancelada o mantenga el actual.
- Resultado Reunión: seleccione del catálogo (Configuración → Resultado reunión).
- Próxima Gestión: fecha/hora de seguimiento (opcional). Crea evento «Gest Comercial» en agenda.
- Comentarios resultado: texto obligatorio — acuerdos, objeciones, próximos pasos.
- Guardar.
Si deja «Mantener estado actual» y no elige resultado, solo se guardan comentarios cuando también envía un resultado válido. Para cerrar correctamente use estado Realizada + resultado + comentarios.
Asistentes (empleados)
- Sección Asistentes (empleados) en el detalle.
- + Agregar → modal → elija empleado (no puede ser el organizador ni duplicado).
- Icono papelera → quitar asistente (confirmación).
- Si ChatCenter está activo, al agregar asistente puede enviarse notificación automática (misma plantilla que «Nueva reunión»).
Dashboard
Pantalla: Dashboard
- Filtro de fechas: rango (default mes actual) → Buscar.
- Tarjetas: total reuniones, pendientes, realizadas, clientes con reuniones.
- Tablas: por estado (%), por tipo, por asunto (histórico), por resultado, por modalidad.
- Top organizadores y top clientes con más reuniones.
- Comparativa mensual (últimos 6 meses): total y realizadas por mes.
Configuración
Menú → Configuración (visible con permiso especial configuraciones).
| Catálogo | Pantalla | Uso |
|---|---|---|
| Tipo de reunión | Opciones del campo «Tipo de reunión» al crear/editar | |
| Resultado reunión | Opciones al cerrar la reunión en el detalle |
En cada catálogo use para agregar y complete el modal. Mantenga nombres claros para reportes del dashboard.
Existe también pantalla de asuntos para datos históricos; el formulario actual usa principalmente tipo de reunión.
Desde Clientes y Proyectos
Clientes
- Ficha → menú CRM → icono Reuniones → listado filtrado por cliente.
- Dashboard del cliente → modal Agregar reunión (cliente ya fijado).
- Al guardar desde clientes, vuelve a el módulo.
Proyectos
- Reuniones creadas con proyecto vinculado quedan vinculadas; en el detalle aparece enlace al proyecto.
- Cronograma de proyecto puede definir estado CRM de la reunión al planificar.
Empleados
- Desde perfil del empleado puede consultar reuniones pendientes/aplazadas propias (dashboard de inicio).
Preguntas frecuentes
El enlace completo de la videollamada (Meet, Zoom, Teams, etc.) o instrucciones de acceso. Modalidad = Virtual.
Un usuario con permiso de Configuración debe agregarlo en Tipo de reunión. Luego refresque el formulario.
En el detalle cambie Estado Reunión a Aplazadas, actualice la fecha en el formulario de creación/edición si tiene acceso, o anote la nueva fecha en comentarios y reprograme creando recordatorio en Próxima Gestión.
Es el comportamiento actual del listado (nueva pestaña del navegador) para que pueda consultar el detalle sin perder el filtro del listado.
El cierre documenta qué pasó en la reunión para CRM y estadísticas. Escriba acuerdos, objeciones o «Cliente no asistió» según corresponda.
Solo usuarios con permiso especial de configuraciones lo ven. Pida a un administrador que agregue tipos/resultados o le otorgue el permiso.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Visita presencial comercial
- Agregar reunión → cliente «Distribuidora ABC».
- Presencial, tipo «Presentación comercial», lugar «Oficina cliente, calle 10 #20».
- Fecha martes 10:00, duración 90 min.
- Tras la visita: Realizada, resultado «Solicita cotización», comentarios con productos de interés.
Ejemplo 2 — Videollamada de seguimiento
- Virtual, lugar = enlace Meet, tipo «Seguimiento postventa».
- Invite asistente del área técnica con + Agregar.
- Cierre con próxima gestión en 15 días.
Ejemplo 3 — Cliente cancela
- Abra la reunión pendiente → Estado Canceladas.
- Comentarios: «Cliente reprogramó por viaje; llamar en 3 semanas».
- Próxima gestión con fecha acordada.
Ejemplo 4 — Reunión desde proyecto
- En proyecto → crear reunión con cliente del proyecto.
- Al guardar vuelve al proyecto; en detalle aparece enlace al proyecto.
Buenas prácticas
- Cree la reunión en cuanto acuerde fecha con el cliente; no deje solo un recordatorio personal.
- Use Lugar con enlace válido en reuniones virtuales.
- Cierre el mismo día: estado Realizada + resultado + comentarios.
- Programe Próxima gestión cuando haya seguimiento concreto.
- Invite asistentes solo si participan; evite notificaciones innecesarias.
- Mantenga tipos y resultados alineados con el lenguaje comercial del equipo.
- Revise Pendientes cada mañana y Dashboard al cierre de mes.
- Desde la ficha del cliente, revise reuniones previas antes de una nueva cita.