Vencimientos
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Vencimientos centraliza el control de documentos, contratos, licencias, seguros, certificaciones y cualquier elemento con fecha de vencimiento, asociado a clientes, empleados, proveedores o registros internos.
- Registrar vencimientos con fecha de inicio, fecha de fin, valor y categoría.
- Asociar cada registro a un tercero (cliente, empleado, proveedor) o marcarlo como Interno.
- Filtrar por estado, tipo, días próximos, vencidos o texto de búsqueda.
- Renovar vencimientos con historial completo de cambios.
- Controlar estados: Vigente, Vencido, Renovado, Cancelado.
- Alertas visuales por días restantes hasta la fecha de fin.
- Dashboard con indicadores, gráficos y próximos vencimientos.
Relación con otros módulos
| Acción | Módulo |
|---|---|
| Vencimientos de un cliente | Clientes → ficha → icono Vencimientos (reloj) |
| Vencimientos de un empleado (licencias, certificaciones) | Empleados → ficha → icono Vencimientos |
| Vencimientos de un proveedor (contratos, certificados) | Proveedores → ficha → icono Vencimientos |
| Datos del tercero (nombre, identificación) | Clientes, Empleados o Proveedores |
| Sucursal asociada al registro | Sucursales (campo opcional en el formulario) |
| Visibilidad del icono en ficha de cliente | Clientes → Parámetros → función Vencimientos |
Inicio rápido
- Menú lateral → Vencimientos → Ver vencimientos.
- Atajo Próximos 7 días o filtro equivalente para ver lo urgente.
- Agregar Vencimiento → complete formulario → Guardar.
- En el listado, botón azul → detalle.
- Al renovar un documento → botón Renovar → nueva fecha de fin.
- Revise el Dashboard para panorama general.
Estados del vencimiento
| Estado | Código | Significado |
|---|---|---|
| Vigente | Vigente | Activo; la fecha de fin aún no ha pasado o se mantiene en gestión normal. |
| Vencido | Vencido | Ya pasó la fecha de fin y requiere acción (renovar o cancelar). |
| Renovado | Renovado | Se renovó recientemente; queda historial en el panel lateral. |
| Cancelado | Cancelado | Ya no aplica (contrato terminado, póliza no renovada, etc.). |
Al renovar, el sistema cambia automáticamente el estado a Renovado. Puede cambiar el estado manualmente desde el detalle con el menú Cambiar Estado.
Conceptos clave
- Tipo de tercero
- Cliente, Empleado, Proveedor o Interno (sin tercero específico; licencias de software, seguros de equipos, etc.).
- Tercero
- Persona o entidad vinculada. Búsqueda con autocompletado (escriba al menos 1 carácter). No aplica si el tipo es Interno.
- Descripción
- Nombre del vencimiento (obligatorio). Ej.: «Póliza RC 2026», «Licencia contador».
- Categoría
- Agrupación libre: Licencias, Seguros, Contratos, Certificaciones… Facilita filtros y reportes.
- Fecha de inicio / Fecha de fin
- Período de vigencia. La fecha de fin debe ser posterior o igual a la de inicio.
- Días hasta vencimiento
- Calculado automáticamente desde la fecha de fin (negativo = días vencido; 0 = vence hoy).
- Valor
- Monto asociado opcional (prima, costo de renovación, etc.).
- Período de renovación (días)
- Si está definido, al renovar el sistema suma esos días a la fecha ingresada en el modal para obtener la nueva fecha de fin.
- Fecha última renovación
- Se actualiza automáticamente al usar Renovar.
- Observaciones
- Notas internas: número de póliza, contacto del proveedor, condiciones, etc.
- Sucursal
- Opcional; permite asociar el vencimiento a una sede.
Listado y filtros
En esta pantalla. Tabla con DataTables (orden por defecto: fecha de fin ascendente).
Filtros del formulario superior
- Tipo de Tercero — Cliente, Empleado, Proveedor, Interno o Todos.
- Estado — Vigente, Vencido, Renovado, Cancelado o Todos.
- Próximos Días — 7, 15 o 30 días.
- Búsqueda — texto en descripción o categoría.
- Filtrar — aplica criterios; Limpiar — vuelve al listado completo.
Atajos rápidos
- Botón rojo Vencidos (filtro Vencidos).
- Botón amarillo Próximos 7 días.
- Botón azul Próximos 30 días.
Columnas de la tabla
# · Descripción · Tipo · Tercero · Categoría · Fecha Inicio · Fecha Fin · Días · Valor · Estado · Ver.
Botón Ver: azul botón azul con icono → Ficha del vencimiento.
Icono + en la tarjeta del listado → Agregar Vencimiento.
Registrar un vencimiento
Opción A — Menú Agregar Vencimiento
Icono del menú → formulario Nuevo Vencimiento.
Opción B — Desde ficha de tercero
Clientes / Empleados / Proveedores → icono reloj → Agregar Vencimiento (tipo y tercero prellenados).
Campos obligatorios
- Tipo de Tercero
- Tercero (excepto Interno)
- Descripción
- Fecha de Inicio y Fecha de Fin
Campos opcionales
- Categoría, Valor, Período de renovación, Estado (default Vigente), Sucursal, Observaciones, Fecha última renovación.
Al cambiar la Fecha de Fin, el formulario muestra en tiempo real cuántos días faltan (con color de alerta).
Guardar crea el registro y redirige al detalle. Actualizar en modo edición guarda los cambios.
Detalle, editar y renovar
Pantalla Ficha del vencimiento — tarjeta Detalle del Vencimiento:
- Descripción, categoría, tipo, tercero, estado.
- Fechas de inicio y fin con color según días restantes.
- Valor, período de renovación, última renovación, observaciones.
- Panel lateral: Historial de Renovaciones (fecha anterior → nueva, valores, observaciones).
Editar
Botón amarillo Editar → mismo formulario en modo actualización.
Renovar
- Botón azul Renovar → modal.
- Nueva Fecha de Fin (obligatoria).
- Nuevo Valor (opcional).
- Observaciones de la renovación.
- Renovar → actualiza fecha de fin, estado Renovado, fecha última renovación e historial.
Si el vencimiento tiene Período de renovación configurado (ej. 365 días), la fecha final guardada será la fecha ingresada más ese período.
Cambiar estado
- Abra el detalle del vencimiento.
- Menú desplegable Cambiar Estado.
- Seleccione Vigente, Vencido, Renovado o Cancelado.
También puede definir el estado al crear o editar en el formulario.
Use Cancelado cuando el documento ya no aplica. Use Vencido para marcar explícitamente los que pasaron la fecha de fin y aún no se renovaron.
Alertas por días
La columna Días se recalcula siempre desde la fecha de fin (no depende de un valor guardado al guardar).
| Color | Situación |
|---|---|
| Rojo | Ya venció (días negativos) o vence hoy. |
| Amarillo | Entre 1 y 30 días restantes. |
| Verde | Más de 30 días restantes. |
Priorice los registros en rojo y use los atajos Vencidos y Próximos 7 días del listado.
Vencimientos por tercero
En esta pantalla — listado filtrado por un cliente, empleado o proveedor concreto.
- Acceso desde la ficha del tercero (icono reloj) cuando la función está habilitada.
- Parámetros URL: tipo de tercero (cliente|empleado|proveedor) e identificador del tercero.
- Botón Agregar Vencimiento con tipo y tercero preseleccionados.
- Misma tabla de columnas y botón Ver que el listado general.
Dashboard
Icono Dashboard :
- Tarjetas: total vencimientos, vencidos, próximos 7 días, renovaciones del mes (con enlaces al listado filtrado).
- Gráfico circular: vencimientos por estado.
- Gráfico de barras: vencimientos por tipo de tercero.
- Tabla Próximos Vencimientos (30 días) — top 10 con enlace al detalle.
Eliminar registros
La columna Eliminar (icono papelera rojo) solo aparece para usuarios administradores.
El resto del equipo debe usar estado Cancelado en lugar de eliminar, para conservar trazabilidad.
La eliminación pide confirmación antes de ejecutarse.
Preguntas frecuentes
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Póliza de un cliente
- Clientes → ficha → Vencimientos → Agregar.
- Tipo Cliente, descripción «Póliza RC», categoría Seguros, fechas del período, valor de la prima.
- Período renovación 365 días → Guardar.
- Antes del vencimiento → detalle → Renovar.
Ejemplo 2 — Licencia de empleado
- Empleados → ficha → Vencimientos → Agregar.
- Descripción «Licencia profesional», categoría Licencias, fecha fin del carnet.
- Filtro listado → Próximos 30 días → seguimiento mensual.
Ejemplo 3 — Certificado de proveedor vencido
- Listado → botón Vencidos.
- Ver detalle → solicitar renovación al proveedor → Renovar con nueva fecha.
- Si no renovará → Cambiar estado a Cancelado con observación.
Buenas prácticas
- Registre el vencimiento el mismo día en que se firma o renueva el documento.
- Use categorías consistentes (Seguros, Contratos, Licencias…) para facilitar búsquedas.
- Configure el período de renovación en contratos anuales o mensuales recurrentes.
- Revise semanalmente Próximos 7 días y el Dashboard.
- Renueve desde el modal Renovar para mantener historial completo.
- Documente en observaciones número de póliza, contacto y condiciones.
- Prefiera Cancelado sobre eliminar (salvo administradores).
- Asocie sucursal cuando el vencimiento aplique solo a una sede.