Compras electrónica
Videos tutoriales
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Compras electrónica permite consultar y dar seguimiento a las compras que tienen factura electrónica del proveedor: listado con base e IVA, detalle con CUFE, abonos, retenciones y comprobante contable.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Compras electrónica. La pantalla inicial es el listado de compras del día.
¿Qué puede hacer aquí?
- Ver compras electrónicas con base, IVA y total.
- Filtrar por fechas, sucursal y estado de pago.
- Abrir la ficha completa: ítems, CUFE, pagos y comprobante.
- Registrar abonos y controlar cuentas por pagar.
- Consultar estadísticas en el icono Dashboard.
No crea compras nuevas desde este menú. Registre la compra en el módulo Compras y vincule la factura electrónica del proveedor; después aparecerá aquí para consulta y pagos.
Compras general vs Compras electrónica
| Aspecto | Compras | Compras electrónica |
|---|---|---|
| Tipos de documento | Remisión, electrónica, documento soporte | Solo factura electrónica de proveedor |
| Crear compra | Sí | No — solo consulta y pagos |
| Documento soporte | Sí | No — use el módulo Documentos soporte |
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Compras | Aquí se registra la compra y se vincula la factura electrónica del proveedor; luego aparece en Compras electrónica. |
| Proveedores | Datos del proveedor, NIT y seguimiento de cuentas por pagar. |
| Contabilidad | Comprobante contable de la compra, visible desde el detalle. |
| Informes tributarios | El IVA de estas compras alimenta el informe Iva descontable. |
| Documentos soporte | Compras sin factura electrónica del proveedor se gestionan allí, no en este módulo. |
Inicio rápido
- Menú lateral → Compras electrónica → listado del día.
- Elija rango de fechas y sucursal → pulse Buscar.
- Para ver solo pendientes, use el filtro de estado Pendiente.
- Pulse Ver en una fila → ficha de la compra.
- Si corresponde, registre el abono → al saldar, el estado pasa a Pagada.
- Al cierre del mes, revise el IVA en Informes tributarios → Iva descontable.
Listado de compras
Al entrar al módulo verá las compras electrónicas registradas. Por defecto muestra las del día de hoy de su sucursal, sin incluir anuladas.
Columnas principales
- Número de factura electrónica del proveedor.
- Proveedor (nombre y NIT).
- Base, IVA y total.
- Fecha, sucursal y empleado que registró.
- Botón Ver para abrir el detalle.
Al pie aparecen los totales del periodo filtrado y el total de compras pendientes.
Filtros y búsqueda
| Filtro | Uso |
|---|---|
| Rango de fechas | Selector de calendario → pulse Buscar. |
| Sucursal | Administrador: «Todas» o una sucursal. Otros usuarios: solo la suya. |
| Ver todas | Quita el límite de fechas para ver el historial completo. |
| Estado de pago | Pendiente, Pagada o Anulada. Sin filtro: oculta anuladas. |
Estados de pago
| Estado | Significado | Acciones típicas |
|---|---|---|
| Pendiente | Saldo por pagar al proveedor. | Abonar, aplicar descuento o retención, imprimir |
| Pagada | Compra pagada por completo. | Ver historial de pagos |
| Anulada | Compra cancelada; no cuenta en IVA descontable. | Consultar motivo; reactivar si aplica |
Detalle de compra
Desde el listado pulse Ver. Si la compra no es electrónica, el sistema le indicará que use el módulo Compras.
Información mostrada
- Cinta de estado: Pendiente, Pagada o Anulada.
- Proveedor, número de factura, fecha, sucursal y responsable.
- Tabla de ítems con cantidades, precios e IVA.
- CUFE de la factura electrónica recibida.
- Historial de pagos y retenciones practicadas.
- Comprobante contable vinculado.
Acciones habituales
- Imprimir o generar ticket.
- Acciones financieras (si está pendiente): Abonar, Descuento, Retención.
- Marcar como pagada o no pagada.
- Editar datos de factura o proveedor (según permisos).
Pagos y cuentas por pagar
- Filtre compras Pendientes en el listado.
- Abra la compra → menú Acciones financieras → Abonar.
- Indique valor, forma de pago y fecha → Guardar.
- Al cubrir el saldo, el estado cambia a Pagada.
Si el abono supera la deuda pendiente, el sistema mostrará un error. Editar pagos puede requerir contraseña de autorización configurada en Parámetros.
Dashboard
Icono Dashboard en la barra superior.
- Totales: cantidad de compras, proveedores, valor, base, impuestos y promedio.
- Distribución por estado de pago.
- Desglose por sucursal.
- Proveedores y empleados con más registros.
- Comparativa de los últimos 6 meses.
- Filtro por fechas (mes actual por defecto) y sucursal.
IVA descontable e informes tributarios
El IVA de las compras electrónicas no anuladas alimenta el informe Iva descontable en Informes tributarios.
- Las compras Anuladas no entran en el IVA descontable.
- Complemente con las notas crédito de compra del mismo periodo.
- Cruce mensual: totales del listado vs informe tributario.
Permisos
- Quién ve el módulo depende del perfil asignado a cada empleado.
- Selector «Todas» las sucursales: normalmente administradores.
- Acciones contables y reconstruir comprobante: usuarios con permiso de contabilidad.
- Editar pagos: puede requerir contraseña de supervisor.
Preguntas frecuentes
¿Dónde creo una compra electrónica?
En el módulo Compras: registre la compra y vincule la factura electrónica del proveedor. Luego aparecerá en este listado.
No veo una compra en el listado.
Revise las fechas del buscador, la sucursal seleccionada y que la compra no esté anulada. Pruebe Ver todas para ampliar el rango.
Me dice que solo son compras electrónicas.
Intentó abrir una remisión o documento soporte desde este módulo. Use Compras o Documentos soporte según el tipo.
Error al abonar.
El valor supera la deuda pendiente. Revise el saldo en la ficha antes de registrar el pago.
No aparecen acciones financieras.
La compra debe estar Pendiente y su empresa debe tener habilitadas las acciones financieras en la configuración de compras.
¿Cuándo cuenta el IVA descontable?
Compras electrónicas no anuladas del periodo. Confirme en Informes tributarios → Iva descontable.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Cuentas por pagar del mes
Filtre el mes completo → estado Pendiente → revise totales al pie → abone las facturas vencidas.
Ejemplo 2 — Auditar CUFE
Abra la compra → valide el CUFE contra el PDF del proveedor → verifique el comprobante contable.
Ejemplo 3 — Cierre fiscal
Compras no anuladas del bimestre → Informes tributarios → Iva descontable → compare totales.
Ejemplo 4 — Vista gerencial
Dashboard → mes actual → todas las sucursales → revise proveedores destacados y tendencia de 6 meses.
Buenas prácticas
- Registre la compra en Compras el mismo día que recibe la factura electrónica.
- Verifique CUFE y totales antes de abonar.
- Mantenga los pagos al día para cuadre con proveedores.
- No anule compras ya reportadas sin asesoría contable.
- Cruce mensual con Informes tributarios.
- Archive el PDF del proveedor junto al comprobante contable.