Notas débito electrónicas
Videos tutoriales
Los videos se reproducen si la carpeta media/ está disponible en el servidor.
¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Notas débito electrónicas emite y consulta notas débito de venta (ND) ante la DIAN, siempre vinculadas a una factura electrónica (FE) ya emitida al cliente.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Notas débito. La pantalla inicial suele ser Ver.
¿Qué puede hacer aquí?
- Crear ND con conceptos DIAN (intereses, aumento, penalización, ajuste de precio al alza).
- Enviar a DIAN y obtener CUFE.
- Listar, filtrar y exportar ND emitidas.
- Ver detalle, PDF y QR cuando hay CUFE.
- Consultar indicadores en el Dashboard.
La ND aumenta el valor a cobrar y el IVA generado sobre una venta ya facturada. No mueve inventario en ningún concepto. Requiere una FE previa aceptada por la DIAN.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
Inicio rápido
- Menú lateral → Notas débito → icono Crear ND.
- Elija el concepto DIAN (1 a 4).
- Seleccione cliente y la factura electrónica a afectar.
- Ingrese valores (intereses, recargo, aumento) o nuevos precios según concepto.
- Revise totales → pulse Enviar a DIAN.
- Si DIAN acepta → abra el detalle → descargue PDF o comprobante.
- Consulte histórico en icono Ver (por defecto muestra las ND de hoy en su sucursal).
Conceptos DIAN (1 a 4)
—
- Ingrese el valor de intereses por mora a cobrar.
- Modo proporcional o manual (base e impuestos por línea).
- Se suma al total de la factura original.
- Inventario: no.
- Ingrese el valor del aumento sobre la FE.
- Modo proporcional o manual (base e IVA por línea).
- Inventario: no.
- Ingrese valor de penalización o recargo.
- Modo proporcional o manual (base e IVA por línea).
- Inventario: no.
- Ajuste de precio unitario al alza por ítem de la FE.
- Recalcula base e IVA; cobra la diferencia (aumento).
- El precio nuevo debe ser mayor al original.
- Inventario: no.
No hay conceptos activos en catálogo. Contacte al administrador.
Conceptos 1, 2 y 3 permiten modo manual: usted define base gravable e impuestos por línea en lugar del cálculo automático proporcional.
Estados
- —
En el detalle, algunos documentos pueden mostrarse como aceptados aunque el código interno sea distinto al habitual; el sistema los trata igual que una ND aceptada con CUFE.
Listado y filtros
Buscador superior
- Rango de fechas — Selector de fechas o campos desde/hasta.
- Sucursal — Por defecto la del empleado conectado; el administrador puede elegir «Todas».
- Ver todas — Enlace para quitar restricción de fecha y ver histórico completo.
- El filtro usa la fecha de la nota débito.
Columnas principales
ND #, Cliente, Valor, Base, Impuestos, Fechas, Sucursal, Ver, PDF.
Comportamiento por defecto
Al entrar sin buscar, el listado muestra las ND del día actual de su sucursal (a diferencia de Notas crédito, que muestra todas). Use el buscador de fechas o pulse Ver todas para ver el histórico.
Crear ND
- Icono Crear ND → elija concepto (1 a 4).
- Seleccione cliente; el sistema carga sus facturas electrónicas.
- Elija la factura electrónica a afectar.
- Configure el detalle según concepto.
- Opcional: use Vista previa para revisar el documento antes de enviar.
- Pulse Enviar a DIAN.
Conceptos 1, 2 y 3 — modos de valor
- Proporcional: ingrese un valor total; el sistema distribuye base e IVA.
- Manual: ingrese base e impuestos por línea (útil cuando conoce el desglose fiscal exacto).
Concepto 4 — ajuste de precio al alza
Modifique precios unitarios de los ítems de la FE. El sistema calcula la diferencia con base e IVA correspondientes.
Si DIAN acepta
- La ND queda registrada con CUFE.
- Se genera comprobante contable automático si no existe uno previo.
Si DIAN rechaza
Lea el mensaje de error en pantalla, corrija datos y vuelva a enviar. No queda ND válida si el envío falló.
Ver detalle
Desde el listado pulse Ver para abrir la ficha completa de la ND.
- Número ND, estado DIAN, CUFE, fecha y sucursal.
- Factura electrónica y pedido afectados (con enlace).
- Cliente, ítems, totales y errores DIAN si aplica.
- Enlace al comprobante contable si existe.
PDF, QR e imprimir
- PDF — Desde el listado o el detalle (abre en nueva pestaña).
- QR — Código DIAN visible en el detalle cuando hay CUFE.
- Guarde el PDF como respaldo fiscal y para entregar al cliente.
Dashboard
Icono Dashboard — panel analítico con filtro de fechas (mes actual por defecto) y sucursal.
- Total ND, clientes, valor, base, impuestos, promedio.
- Distribución por estado DIAN.
- Ranking por sucursal, top clientes y top vendedores.
- Comparativa mensual (últimos 6 meses).
Exportar Excel
Botón Exportar Excel completo en el encabezado del listado (si hay registros y tiene permiso de exportación). Exporta el mismo conjunto filtrado en pantalla.
Contabilidad
Al aceptar DIAN se genera comprobante contable automático si no existe uno previo para el pedido. Pulse Ver comprobante desde el detalle de la ND. Para ajustes posteriores, gestione el asiento desde Contabilidad.
IVA e informes tributarios
Las ND aceptadas aumentan el IVA generado en el periodo. Aparecen en Informes tributarios → ND venta. En el resumen tributario, el IVA generado considera FE (+) ND (−) NC. Coordine fechas con el cierre fiscal.
Permisos
- Quién ve el menú depende del perfil asignado a cada empleado.
- Exportar Excel — usuario autorizado con permiso de exportación financiera.
- Sucursal «Todas» en buscador — administrador.
- Dashboard: usuarios no administradores suelen ver solo su sucursal.
Preguntas frecuentes
No veo ND antiguas en el listado.
Por defecto muestra solo las ND de hoy en su sucursal. Amplíe el rango de fechas o pulse Ver todas.
¿Cuál es la diferencia entre ND y NC?
La ND aumenta lo que el cliente debe (intereses, recargos, ajuste al alza). La NC reduce valores (devolución, descuento). Son módulos distintos.
¿La ND afecta inventario?
No. Ningún concepto mueve stock.
No aparece la factura del cliente.
Solo lista facturas electrónicas aceptadas por DIAN. Verifique en Facturación electrónica.
DIAN rechazó la ND.
Lea el mensaje de error, corrija totales o referencia a la FE y vuelva a enviar.
¿Puedo modificar una ND ya aceptada?
No. Una ND con CUFE es definitiva. Consulte contabilidad si hubo error.
¿Modo manual o proporcional?
Proporcional: ingrese valor total y el sistema calcula base e IVA. Manual: usted define base e impuestos por línea (conceptos 1 a 3).
Los videos no cargan.
Si su instalación incluye capacitación, consulte al administrador del sistema.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Intereses por mora
Cliente paga tarde → concepto 1 → ingrese valor de intereses → envíe a DIAN → aumenta saldo a cobrar e IVA generado.
Ejemplo 2 — Recargo por incumplimiento
Penalización contractual → concepto 3 → valor del recargo → ND aceptada.
Ejemplo 3 — Aumento de valor acordado
Adicional post-venta → concepto 2 → valor del aumento → DIAN sin mover inventario.
Ejemplo 4 — Corrección de precio al alza
Precio quedó bajo → concepto 4 → nuevo precio unitario mayor → ND por la diferencia con IVA recalculado.
Buenas prácticas
- Confirme el concepto DIAN correcto antes de enviar (ND ≠ NC).
- Use vista previa si hay dudas sobre totales.
- Verifique el CUFE de la FE origen antes de crear la ND.
- Descargue PDF al aceptar y archive con soporte del cliente.
- Documente acuerdos comerciales (intereses, recargos) antes de emitir.
- Cruce ND del mes con Informes tributarios antes de declarar IVA.