Recepción de documentos
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Recepción de documentos centraliza la recepción, consulta y gestión de documentos electrónicos de proveedores (facturas de compra, notas crédito o débito recibidas, documentos soporte, etc.) en el marco de la facturación electrónica colombiana (RADIAN / DIAN).
¿Qué puede hacer aquí?
- Registrar documentos recibidos desde correo, CUFE, archivo o listado Excel de la DIAN.
- Consultar el listado con emisor, valor, origen y estado de eventos.
- Gestionar eventos obligatorios en facturas a crédito: acuse, recibo, aceptación o rechazo.
- Ver el PDF en la DIAN, copiar el CUFE y descargar XML y PDF almacenados.
- Revisar estadísticas de recepción y el avance de procesos masivos.
Este módulo registra documentos recibidos de terceros (usted actúa como comprador). No emite facturas de venta; eso corresponde al módulo de Facturación electrónica o Ventas.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Configuración de facturación electrónica | Credenciales del correo y conexión con el proveedor tecnológico para leer y registrar documentos. |
| Facturación electrónica | Creación de eventos RADIAN: acuse, recibo, aceptación y rechazo en facturas a crédito. |
| Compras y proveedores | Los documentos recibidos identifican al proveedor por NIT y nombre para cruce con compras registradas. |
| Informes tributarios | Las facturas de compra recibidas alimentan el IVA descontable junto con gastos y documentos soporte. |
| Contabilidad | Base para registrar obligaciones y compras según los procesos contables de la empresa. |
Inicio rápido
- Configure el correo en Configurar IMAP si recibe facturas por buzón RADIAN.
- Sincronice documentos por correo, CUFE, archivo o listado Excel de la DIAN.
- Revise el Listado: copie el CUFE, abra el PDF de la DIAN o descargue XML y PDF.
- En facturas a crédito: registre acuse → recibo → aceptación (o rechazo).
- Monitoree cargas masivas en Procesos en Curso.
- Consulte Estadísticas para el control mensual.
Origen de documentos
Cada registro del listado indica cómo llegó el documento al sistema:
| Origen | Descripción |
|---|---|
| Correo | Recibido en el buzón configurado; el sistema extrae el documento del adjunto. |
| CUFE | Consultado en la DIAN ingresando el código CUFE del documento. |
| Archivo | Subido manualmente por usted (archivo comprimido o XML). |
| Listado | Importado masivamente desde el Excel del portal DIAN. |
| Manual | Registro ingresado directamente en el sistema. |
Correos RADIAN (sincronización automática)
Para que un correo se procese correctamente, tenga en cuenta:
- El asunto del correo debe seguir el formato que envía el proveedor tecnológico (campos separados por punto y coma).
- Debe traer un solo archivo comprimido como adjunto.
- Dentro del adjunto deben estar el XML y el PDF del documento.
- El documento no debe estar ya registrado en el sistema (se evitan duplicados).
Tipo de venta (forma de pago del emisor)
| Tipo | Significado | Eventos RADIAN |
|---|---|---|
| Contado | Pago al momento de la factura | No exige secuencia de eventos en el listado. |
| Crédito | Pago diferido o a plazo | Debe gestionar acuse, recibo y aceptación o rechazo. |
| Sin definir | No se identificó el tipo en el documento | Revise el documento o sincronícelo nuevamente; puede afectar los eventos. |
Eventos RADIAN (facturas a crédito)
En documentos a crédito debe registrar una secuencia de eventos ante la DIAN. El listado muestra el estado de cada evento o el botón para crearlo.
| Orden | Evento | Requisito previo |
|---|---|---|
| 1 | Acuse de recibo | Documento a crédito |
| 2 | Recibo del bien/servicio | Acuse de recibo previo |
| 3 | Aceptación expresa | Recibo del bien/servicio previo |
| 4 | Rechazo | Recibo del bien/servicio previo (alternativa a la aceptación) |
Secuencia obligatoria: no puede registrar el recibo sin acuse previo, ni la aceptación o el rechazo sin recibo previo. El rechazo solicita confirmación adicional antes de enviarse.
Listado
Icono Listado — tabla con todos los documentos recibidos, ordenados del más reciente al más antiguo.
Columnas principales
- Fecha — fecha de emisión del documento.
- Documento — prefijo y número; puede copiar el CUFE o abrir el PDF de la DIAN.
- Emisor — nombre y NIT del proveedor.
- Valor — total del documento.
- Origen — correo, CUFE, archivo, listado o manual.
- Tipo — contado o crédito.
- Acuse, Recibo, Aceptación, Rechazo — estado del evento o botón para crearlo.
- Acciones — ver detalle del correo, descargar XML o PDF.
Use el buscador de la tabla para filtrar por proveedor, número o cualquier dato visible sin cambiar de pantalla.
Configurar IMAP
Icono Configurar IMAP — ingrese los datos de conexión al buzón donde llegan los documentos RADIAN:
- Servidor — por ejemplo, el de Gmail u Outlook según su proveedor de correo.
- Puerto — normalmente 993 con conexión segura.
- Cifrado — SSL o TLS según indique su proveedor de correo.
- Usuario y contraseña — cuenta de correo autorizada para lectura.
Use el botón Probar conexión antes de sincronizar. En Gmail y Outlook suele requerirse una contraseña de aplicación en lugar de la contraseña habitual.
Guarde los cambios y vuelva a probar si cambia de proveedor de correo o renueva credenciales.
Sincronizar correos
Icono Sincronizar Correos — lee el buzón configurado y registra los documentos válidos.
- Configure IMAP previamente y verifique la conexión.
- Seleccione el rango de fechas y pulse Buscar correos.
- Revise la lista encontrada y pulse Procesar correos para registrar los documentos.
- Consulte el historial de cada sincronización para ver qué correos se procesaron o presentaron error.
Sincronizar por CUFE
Icono Sincronizar por CUFE — registre un documento individual consultándolo en la DIAN.
- Ingrese el CUFE completo tal como aparece en el documento o en el portal de la DIAN.
- El sistema consulta la información, crea el registro y marca el origen como CUFE.
- Si el documento ya existe en recepción, no se duplicará.
Sincronizar por archivo
Icono Sincronizar por Archivo — suba el documento que le envió el proveedor.
- Acepta archivo comprimido con XML y PDF, o un XML individual.
- Respete el tamaño máximo indicado en pantalla.
- El origen quedará registrado como Archivo.
Sincronizar Listado DIAN (Excel)
Icono Sincronizar Listado DIAN — carga masiva desde el Excel del portal de la DIAN.
- Descargue el listado de documentos recibidos desde el portal de la DIAN.
- Suba el archivo Excel con la primera fila de encabezados (CUFE, prefijo, número, NIT, etc.).
- El sistema valida las filas y prepara los documentos pendientes de sincronizar.
- Los CUFE ya registrados se omiten automáticamente.
- Será redirigido a Procesos en Curso para completar la sincronización por lotes.
Procesos en Curso
Icono Procesos en Curso — seguimiento de sincronizaciones masivas (por ejemplo, tras cargar el Excel de la DIAN).
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | En cola; aún no ha sido procesado. |
| Procesando | En ejecución; si se interrumpe, vuelve a pendiente. |
| Completado | Documento registrado correctamente en recepción. |
| Error | No se pudo sincronizar; revise el detalle en Procesos en Curso. |
No cierre el navegador mientras procesa archivos grandes. El menú muestra un indicador cuando hay documentos pendientes.
Estadísticas
Icono Estadísticas — resumen para control y cierre mensual.
- Total de documentos, contado frente a crédito y valor acumulado.
- Eventos registrados: acuse, recibo, aceptación y rechazo.
- Desglose por origen: correo, CUFE, archivo, listado y manual.
- Evolución de los últimos seis meses.
- Principales proveedores por cantidad y valor.
Detalle de correo y proceso
- Desde el listado puede abrir el detalle del correo cuando el documento provino de sincronización por buzón.
- En Procesos en Curso o en el historial de sincronización puede ver qué correos se procesaron correctamente y cuáles fallaron.
- El detalle incluye la respuesta del proveedor tecnológico y un enlace al documento registrado.
Descargar XML y PDF
- PDF de la DIAN: desde el listado, pulse el indicador de factura para abrir el documento oficial en el portal de la DIAN.
- Archivos guardados: use los botones de descarga en la columna Acciones para obtener el XML o PDF almacenado en el sistema.
- Conserve copias para auditoría y respaldo fiscal.
IVA e informes tributarios
Los documentos recibidos y validados son base para el IVA descontable en Informes tributarios, junto con las compras registradas, gastos y documentos soporte.
Antes del cierre fiscal, cruce mensualmente: documentos en recepción, compras registradas en el sistema e informe Iva descontable.
Permisos
- El acceso al módulo depende del perfil asignado a cada empleado en el sistema.
- Configurar IMAP y sincronizar correos requiere acceso al módulo y credenciales del correo corporativo.
- Los eventos RADIAN requieren que la facturación electrónica esté correctamente configurada con el proveedor tecnológico.
- Recomendado: personal de compras, contabilidad o administración con conocimiento del proceso RADIAN.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no se procesa un correo?
Revise que el asunto y el adjunto cumplan el formato RADIAN, que IMAP esté configurado y probado, que el correo esté dentro del rango de fechas buscado y que el documento no esté ya registrado.
¿Cuándo debo crear eventos?
En documentos tipo Crédito. La secuencia es: acuse → recibo → aceptación o rechazo. En contado no se exigen esos eventos en el listado.
El CUFE no sincroniza.
Verifique que el código esté completo, que el documento exista en la DIAN, que la facturación electrónica esté activa y que el documento no esté ya en recepción.
No puedo conectar el correo.
Pruebe con contraseña de aplicación (Gmail u Outlook), revise servidor, puerto y cifrado. Solicite ayuda al administrador si el error persiste.
El listado DIAN tarda mucho.
Es normal en archivos grandes. Use Procesos en Curso y no cierre el navegador hasta completar. Los duplicados se omiten solos.
¿Puedo ver el PDF sin descargar?
Sí: desde el listado abra el PDF oficial de la DIAN. Si hay archivo guardado localmente, use el botón de descarga en Acciones.
¿La recepción registra la compra en inventario?
No automáticamente. Recepción centraliza el documento electrónico recibido; el registro contable y de compras se hace en sus módulos correspondientes.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Recepción automática por Gmail
Configure IMAP con contraseña de aplicación → Sincronizar correos de los últimos siete días → verifique documentos con origen Correo en el listado.
Ejemplo 2 — Factura a crédito de proveedor
Documento tipo Crédito → Crear acuse → Crear recibo → Crear aceptación. Confirme las fechas en las columnas del listado.
Ejemplo 3 — Una factura suelta con CUFE
El proveedor envió solo el CUFE → Sincronizar por CUFE → copie el CUFE desde el listado → abra el PDF de la DIAN.
Ejemplo 4 — Cierre mensual DIAN
Descargue el Excel del portal DIAN → Sincronizar Listado DIAN → monitoree Procesos en Curso → cruce con Estadísticas e Informes tributarios.
Buenas prácticas
- Sincronice correos al menos una vez al día si usa recepción automática por buzón.
- Complete los eventos RADIAN en crédito dentro de los plazos legales.
- Verifique que el NIT del emisor coincida con el proveedor registrado en compras.
- Archive XML y PDF descargados para auditoría.
- Antes de declarar IVA, cruce recepción con informes tributarios.
- Use el listado DIAN para no omitir documentos del periodo.
- Renueve credenciales de correo y mantenga activa la conexión con el proveedor de facturación.