Documentos soporte electrónicos
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Documentos soporte electrónicos registra y envía a la DIAN operaciones de compra o gasto cuando el proveedor no entrega factura electrónica de venta válida.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Documentos soporte. La pantalla inicial suele ser Ver.
Al ser aceptado, el documento genera un CUDS (Código Único de Documento Soporte), equivalente fiscal al CUFE de las facturas de venta.
¿Qué puede hacer aquí?
- Consultar DS y NADS (notas de ajuste) emitidos.
- Crear DS desde Compras, Compras programadas o Gastos (no desde este menú).
- Enviar a DIAN, descargar PDF y consultar errores de validación.
- Crear nota de ajuste (NADS) cuando corresponda.
- Ver comprobante contable y enlace al documento origen.
Este módulo no reemplaza la factura electrónica del proveedor cuando sí la entrega. Use documento soporte solo cuando la normativa y la política fiscal de su empresa lo exijan.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Compras | Desde el detalle de una compra puede transformar a documento soporte cuando el proveedor no entrega FE válida. |
| Compras programadas | Opción en el detalle para generar documento soporte desde la orden programada. |
| Gastos | Desde un egreso con proveedor puede crear documento soporte del gasto. |
| Proveedores | Datos tributarios (NIT, régimen, responsabilidades) necesarios para el envío DIAN. |
| Sucursales | Cada sucursal debe tener resolución de documento soporte asignada. |
| Contabilidad | Comprobante contable al aceptar el DS; enlace desde el detalle. |
| Parámetros | Conexión DIAN, tokens, certificado y ambiente de prueba o producción. |
Inicio rápido
- Configure resolución DS (icono Configuración Resolución) y asígnela a la sucursal.
- Verifique conexión DIAN en Parámetros → Facturación electrónica.
- En Compras o Gastos, abra el documento origen y elija crear o transformar a documento soporte.
- Revise ítems y fecha (máximo 5 días calendario hacia atrás) → pulse Enviar a DIAN.
- Consulte el listado (icono Ver) → estado Aceptada → descargue PDF.
- Si aplica, cree NADS desde el detalle del DS aceptado.
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Documento soporte (DS) | Comprobante electrónico de adquisición cuando el proveedor no entrega factura electrónica de venta válida. |
| NADS | Nota de ajuste al documento soporte; corrige o anula parcial o totalmente un DS ya aceptado. |
| CUDS | Código único asignado por la DIAN al aceptar el documento soporte (equivalente al CUFE en ventas). |
| Origen | Compra, compra programada o gasto desde donde se inició el documento soporte. |
| Resolución | Prefijo y rango de numeración autorizado por la DIAN para emitir documentos soporte. |
Estados
- Pendiente — Registrado en el sistema; aún no aceptado por DIAN o sin CUDS.
- Aceptada — DIAN aceptó el documento; tiene CUDS. Permite PDF, XML y nota de ajuste.
- Rechazada — DIAN rechazó el envío; revise errores en la ficha y corrija antes de reintentar.
- Anulada — Documento anulado en el sistema.
En el detalle, algunos documentos pueden mostrarse como aceptados aunque el código interno sea distinto al habitual; el sistema los trata igual que un DS aceptado con CUDS. Use los botones de filtro en el listado: Todos, Pendientes, Aceptadas, Rechazadas, Anuladas.
Orígenes del documento soporte
| Origen | Cómo iniciarlo | Qué precarga |
|---|---|---|
| Compra | Compras → detalle → Transformar a documento soporte (requiere proveedor). | Proveedor, ítems, bases e impuestos de la compra. |
| Compra programada | Compras programadas → detalle → enlace documento soporte. | Proveedor e ítems de la orden programada. |
| Gasto | Gastos → listado o ficha del egreso → Crear documento soporte. | Proveedor del egreso, valor, base e impuestos del gasto. |
Crear y enviar a DIAN
Requisitos previos
- Sucursal con resolución soporte asignada.
- Proveedor con datos DIAN completos (tipo documento, régimen, responsabilidades).
- Al menos un ítem con cantidad y valor unitario mayor a cero.
Formulario
- Fecha del DS — No futura; la DIAN permite hasta 5 días calendario hacia atrás.
- Puede editar ítems, porcentajes de IVA y totales antes de enviar.
- Pulse Enviar a DIAN cuando revise el documento.
Después del envío
- Aceptada: CUDS, PDF disponible, posible comprobante contable.
- Rechazada: lea los errores en la ficha, corrija origen o proveedor y reintente.
Listado y filtros
Buscador superior
- Rango de fechas — Selector de fechas → pulse Buscar.
- Sucursal — Administrador puede elegir «Todas»; otros usuarios ven su sucursal.
- Ver todas — Quita filtro de fecha para ver histórico.
- Por defecto sin búsqueda: documentos del día actual de su sucursal.
Filtros de estado
Botones: Todos, Pendientes, Aceptadas, Rechazadas, Anuladas.
Columnas principales
Tipo (DS o NADS), Documento #, Proveedor, Origen, Sucursal, Fecha, Estado, Base, Impuestos, Total, Ver, PDF.
Totales al pie: base, impuestos y valor del resultado filtrado. El listado mezcla DS y NADS; las NADS enlazan al DS padre.
Ver detalle
Desde el listado pulse Ver para abrir la ficha completa.
- Número DS, estado DIAN, CUDS, fecha, sucursal y origen (con enlace al módulo origen).
- Proveedor, tabla de ítems y totales.
- Errores DIAN en alerta visible si el envío falló.
Acciones (DS aceptado con CUDS)
- Descargar PDF y Descargar XML.
- Crear nota de ajuste (NADS) — una por DS en la lógica actual.
- Ver comprobante contable si existe.
- Si el origen es gasto, puede ver retenciones asociadas al egreso.
Notas de ajuste (NADS)
Las NADS corrigen un DS ya aceptado. Solo se permite una NADS por DS.
Conceptos DIAN (ejemplos)
- Devolución parcial o total de bienes.
- Descuento o rebaja.
- Anulación o corrección del documento soporte.
Flujo
- Detalle DS aceptado → pulse Crear nota de ajuste.
- Elija concepto, motivo e ítems a ajustar.
- Pulse Enviar a DIAN.
- NADS aceptada: descargue PDF; aparece en listado identificada como NADS.
Dashboard
Icono Dashboard — panel analítico con filtro de fechas (mes actual por defecto) y sucursal.
- Total DS, valor, base, impuestos, promedio.
- Distribución por estado DIAN.
- Distribución por origen (compra, gasto, etc.).
- Por sucursal y comparativas temporales.
Configuración
- Configuración Resolución (icono en este módulo) — resoluciones DS: prefijo, rango y fechas ante DIAN.
- Sucursales — asigne resolución soporte a cada sucursal que emita documentos.
- Parámetros → Facturación electrónica — URL, tokens y ambiente DIAN (prueba o producción).
- Contabilidad — parámetro para comprobante automático al aceptar documento soporte.
Contabilidad
Al aceptarse el DS puede generarse comprobante contable si el parámetro contable está activo. Pulse Ver comprobante contable en el detalle. Desde Compras puede reconstruir comprobante cuando el origen es documento soporte.
Permisos
- Quién ve el menú depende del perfil asignado a cada empleado.
- Selector «Todas las sucursales» en buscador — administrador.
- Configuración de resolución — restrinja a usuarios autorizados de contabilidad o facturación.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo debo crear un documento soporte?
Cuando registre compra o gasto deducible y el proveedor no entregue factura electrónica válida, según política fiscal de su empresa. No use DS si ya tiene FE del proveedor.
No veo el botón para crear DS.
La creación no está en este menú. Vaya a Compras (transformar), Compras programadas o Gastos. En compras necesita proveedor asignado.
Error: sucursal sin resolución.
Configure resolución en icono Configuración Resolución y asígnela a la sucursal del usuario.
DIAN rechazó el documento.
Abra el detalle, lea los errores DIAN, corrija proveedor, ítems o fecha (máximo 5 días atrás) y genere un nuevo envío desde el origen.
No puedo crear nota de ajuste.
El DS debe estar aceptado (CUDS) y no tener ya una NADS vinculada.
Gasto sin proveedor.
Asigne proveedor al egreso antes de documento soporte. Gastos a empleado no aplican.
No veo documentos de días anteriores.
Por defecto muestra el día actual. Use el buscador de fechas o pulse Ver todas.
Los videos no cargan.
Si su instalación incluye capacitación, consulte al administrador del sistema.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Compra a proveedor sin FE
Registre compra en Compras → Transformar a documento soporte → valide NIT del proveedor → envíe a DIAN → descargue PDF para archivo.
Ejemplo 2 — Gasto de servicios
Egreso en Gastos con proveedor y retenciones → Crear documento soporte → envíe → verifique retenciones en detalle → comprobante contable.
Ejemplo 3 — Corrección con NADS
DS aceptado con valor erróneo → Crear nota de ajuste → envíe a DIAN → conserve PDF del DS y de la NADS para auditoría.
Buenas prácticas
- Mantenga datos DIAN del proveedor actualizados antes de emitir.
- Revise ítems e IVA en pantalla de creación; deben coincidir con el soporte interno.
- No use fechas anteriores a 5 días (rechazo DIAN).
- Descargue PDF al aceptar y archive con comprobante de pago.
- Use NADS para corregir un DS aceptado; no reemita sin criterio contable.
- Pruebe en ambiente de prueba DIAN antes de producción.