Medios magnéticos DIAN
Videos tutoriales
Los videos se reproducen si la carpeta media/ está disponible en el servidor.
¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Medios magnéticos DIAN genera los archivos Excel de información exógena que debe presentar su empresa ante la DIAN, según los formatos vigentes (1001, 1003, 1005, etc.).
- Seleccionar el formato y el año gravable.
- Descargar el Excel listo para validar con el Prevalidador DIAN.
- Consultar el historial de archivos generados.
- Configurar formatos, columnas y mapeos (personal autorizado).
Importante: la presentación es obligatoria según calendario DIAN. Valide siempre el archivo antes de cargarlo en MUISCA.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Contabilidad / movimientos | Los archivos se alimentan de la información contable y fiscal registrada en el ERP. |
| Certificados contables | Complementa la entrega anual a terceros; los medios magnéticos se presentan a la DIAN. |
| Informes tributarios | Revise coherencia entre reportes internos y formatos exógenos antes de presentar. |
| Parámetros | NIT, municipio y datos fiscales deben estar correctos en la configuración de la empresa. |
Inicio rápido
- Confirme con contabilidad qué formatos debe presentar y el año gravable.
- En Inicio, pulse el formato deseado o vaya a Generar Excel.
- Seleccione el año gravable → pulse Generar archivo Excel.
- Descargue el archivo y valídelo con el Prevalidador DIAN.
- Presente en MUISCA dentro del plazo según su NIT.
Formatos disponibles
| Código | Descripción |
|---|---|
| 1001 | Pagos y retenciones practicadas |
| 1003 | Retenciones que le practicaron |
| 1005 | IVA descontable |
| 1006 | IVA generado |
| 1007 | Ingresos recibidos |
| 1008 | Saldos cuentas por cobrar |
Consulte con su contador qué formatos aplican a su actividad. Las versiones se actualizan según resoluciones DIAN.
Generar archivo Excel
- Pulse Generar Excel o el formato en Inicio.
- Elija el año gravable (ej. 2024 para presentar en 2025).
- Si necesita un subconjunto de datos, use filtros adicionales solo bajo indicación de contabilidad.
- Pulse Generar archivo Excel y espere la descarga.
- Revise el archivo en Excel: totales, NIT de terceros y conceptos.
Configuración avanzada
Icono Configuración (solo administrador o usuario con permiso de configuraciones):
- Formatos — activar formatos y versiones DIAN.
- Columnas — estructura de cada formato.
- Conceptos DIAN — códigos 5101, 5102, etc.
- Mapeo de datos — de dónde sale cada columna del ERP.
- Cuentas contables — sincronizar conceptos con cuentas de retención.
- Catálogos — tipos de documento, países, municipios.
Ante cambios masivos, coordine con soporte o contabilidad.
Validar antes de presentar
- Descargue el Excel generado.
- Ábralo y revise filas, totales y campos obligatorios.
- Use el Prevalidador DIAN del portal de la DIAN.
- Si hay errores, corrija datos en el ERP o la configuración y regenere.
Presentar en MUISCA
- Ingrese a MUISCA con firma electrónica.
- Seleccione Información exógena y el formato correspondiente.
- Cargue el Excel validado y confirme la presentación.
- Conserve el comprobante de presentación.
Permisos
- Generar archivos: contador o personal autorizado en tributario.
- Configuración: administrador o permiso especial de configuraciones.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo debo presentar?
Entre abril y junio del año siguiente al gravable; la fecha exacta depende de los últimos dígitos de su NIT.
El Prevalidador rechaza el archivo.
Lea el mensaje de error, corrija datos o configuración y regenere el Excel.
¿Qué formatos presento?
Depende de sus operaciones (retenciones, IVA, ingresos, cartera). Su contador define la lista.
No veo Configuración.
Su usuario no tiene permiso de configuraciones; pida acceso al administrador.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Formato 1001 año 2024
Generar Excel → año 2024 → validar → presentar en MUISCA antes del plazo de su NIT.
Ejemplo 2 — Error de NIT en terceros
Corrija el documento del proveedor en Proveedores, regenere el formato y vuelva a validar.
Buenas prácticas
- Cierre contable del año antes de generar archivos definitivos.
- Valide siempre con Prevalidador DIAN.
- Conserve copia de cada archivo presentado.
- Revise actualizaciones de formatos al inicio de cada temporada exógena.