Facturación electrónica
Videos tutoriales
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Facturación electrónica concentra la consulta y gestión de facturas electrónicas (FE) ya emitidas ante la DIAN: cartera, cobros, archivos fiscales (PDF/XML), eventos DIAN, devoluciones, notas de crédito y trazabilidad contable.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Facturación electrónica. La pantalla inicial suele ser Facturas.
¿Qué puede hacer aquí?
- Listar FE por fecha de facturación electrónica, sucursal y estado de pago.
- Abrir el detalle con CUFE, ítems, abonos, retenciones y comprobante contable.
- Registrar abonos, descuentos y retenciones (según configuración).
- Descargar PDF/XML y consultar eventos DIAN.
- Enviar comprobante por correo o WhatsApp.
- Ver indicadores en el Dashboard y exportar a Excel.
La emisión inicial ocurre al facturar un pedido en Pedidos. Este módulo administra el documento después de generado.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Pedidos | Desde «Nueva factura» se crea el pedido; al cerrar la venta con tipo electrónico se genera la FE. |
| Ventas | Módulo hermano para remisiones y POS; aquí están las pantallas especializadas de factura electrónica. |
| Clientes | Datos del adquirente (NIT, nombre, correo) en cada factura. |
| Notas crédito | Facturas con devolución o anulación pueden mostrar estado «Con NC» con enlace a la nota. |
| Contabilidad | Comprobante contable de venta; reconstrucción masiva con permiso especial. |
| Parámetros | Datos de empresa, resoluciones, certificado y conexión DIAN. |
Inicio rápido
- Menú lateral → Facturación electrónica → icono Facturas.
- Por defecto ve FE del día actual de su sucursal.
- Ajuste rango de fechas y sucursal en el buscador superior → pulse Buscar.
- Para cartera pendiente use los filtros de estado de pago disponibles en pantalla.
- Botón ojo amarillo → abre el detalle de la factura.
- En detalle: abonos, PDF/XML, WhatsApp o devoluciones según necesidad.
Conceptos clave
- Factura electrónica (FE) — Documento con prefijo, consecutivo, CUFE y archivos XML/PDF validados ante DIAN.
- CUFE — Código único de facturación electrónica; visible en detalle y usado para eventos DIAN.
- Base / Impuestos — Base gravable e IVA u otros impuestos de la FE.
- Saldo pendiente — Lo que falta por cobrar al cliente.
- Fecha FE — Fecha oficial de la factura electrónica (puede diferir de la fecha del pedido).
- Días — Días desde facturación hasta el pago o hasta hoy (cartera).
- Responsable crédito — Empleado asignado a cobranza; editable en facturas pendientes.
- Comprobante contable — Asiento de venta generado en contabilidad.
Estados
Estado de pago (filtro del listado)
- Pendiente — Cuentas por cobrar; saldo por cobrar. Permite abonos y acciones financieras.
- Pagada — Cobrada por completo.
- Anulada — Venta anulada; puede tener nota de crédito asociada.
Use los filtros del buscador o los enlaces de estado en pantalla para ver pendientes, pagadas o anuladas.
Estado del documento FE (columna «Estado» en el listado)
- Activa — Factura electrónica válida (sin nota de crédito que la reemplace).
- Con NC — Tiene nota de crédito electrónica; puede abrir el detalle de la NC.
No confunda la columna «Estado» del documento (Activa / Con NC) con el filtro de estado de pago (Pendiente / Pagada / Anulada).
Listado y filtros
Buscador superior
- Rango de fechas — Selector de fechas o campos desde/hasta.
- Sucursal — Por defecto la del empleado conectado.
- Ver todas — Enlace para quitar restricción de fecha y ver histórico.
- El filtro usa la fecha de factura electrónica, no solo la del pedido.
Columnas principales
Factura #, Cliente, Tipo cliente, Estado documento, Valor, Base, Impuestos, Saldo pendiente, Fechas, Fecha límite, Días, Comprobante contable, Sucursal/vendedor, Ver.
Colores de mora (pendientes)
Las filas pendientes se resaltan según días transcurridos y umbrales configurados en Configuración de ventas (naranja y rojo).
Totales al pie
Total ventas, total base y total impuestos del resultado filtrado.
Con permiso especial, un botón permite reconstruir comprobantes contables de las facturas del filtro activo.
Detalle de factura
Desde el listado pulse el botón Ver (icono ojo) para abrir la ficha completa.
- Encabezado fiscal: emisor, adquirente, prefijo, número, CUFE, totales.
- Tabla de ítems, descuentos, incrementos, fletes e impuestos agrupados.
- Lista de abonos con comprobante de pago y ticket de abono.
- Eventos DIAN — consulta del estado del documento ante la DIAN.
- Notas de vendedor, packing y facturación; responsable de crédito (editable si pendiente).
Menús de acción
- Imprimir — Ticket, ticket unificado, comprobante, rótulo.
- Acciones financieras — Abonar, descuentos, retenciones (solo en pendientes y si está activo en configuración).
- Otras — Devoluciones, reenviar correo, WhatsApp, enlace PDF DIAN, anular factura.
Abonos y cobros
- Abra una factura con estado de pago Pendiente.
- Menú Acciones financieras → Abonar.
- Indique valor, forma de pago y banco si aplica; adjunte comprobante opcional.
- Al completar el saldo, el estado pasa a Pagada.
Editar o anular abonos puede requerir contraseña según Configuración de ventas → pedir password editar pago.
DIAN, PDF y XML
En el detalle de la factura encontrará iconos y enlaces para:
- Descargar PDF del comprobante electrónico.
- Descargar XML (archivo comprimido del documento).
- Factura DIAN — enlace al visor público con el CUFE.
- Reenviar correo al cliente.
- Eventos DIAN — estado y trazabilidad del documento.
La conexión DIAN (pruebas/producción, tokens) se configura en Parámetros → Facturación electrónica, no en esta pantalla.
Devoluciones y notas de crédito
- Menú Devoluciones en el detalle para iniciar devolución del pedido.
- La sección «Devoluciones» lista devoluciones con PDF/XML de nota de crédito.
- En el listado, el badge Con NC enlaza a la nota crédito cuando existe.
- Anular factura — opción en detalle; el proceso fiscal genera nota de crédito según configuración.
Dashboard
Icono Dashboard — panel analítico con filtro de fechas (mes actual por defecto) y sucursal.
- Total facturas, clientes, valor, base, impuestos, promedio.
- Distribución por estado de pago (pendientes, pagadas, anuladas).
- Ranking por sucursal, top clientes y top vendedores.
- Comparativa mensual (últimos 6 meses).
Administradores ven todas las sucursales; otros usuarios suelen estar limitados a la suya.
Exportar Excel
Botón Exportar Excel completo en el encabezado del listado (si hay registros y tiene permiso de exportación).
Exporta el mismo conjunto filtrado (fechas, sucursal, estado). Sin permiso, el sistema muestra mensaje de acceso denegado.
Nueva factura electrónica
- Icono Nueva factura (abre el módulo Pedidos).
- Seleccione cliente, productos/servicios, impuestos y condiciones de pago.
- Al facturar, el sistema debe emitir documento tipo electrónica (no remisión ni POS puro).
- Tras éxito DIAN, la FE aparece en Facturación electrónica con prefijo, CUFE y archivos.
Configuración
- Configuración (icono en este módulo) — umbrales de mora, impresión y acciones financieras de FE.
- Parámetros → Facturación electrónica — API DIAN, tokens, resoluciones y certificado.
- Configuración financiera / tributaria — formas de pago, retenciones y UVT.
Permisos
- Quién ve el menú depende del perfil asignado a cada empleado.
- Icono Configuración — solo administrador o usuario con permiso especial.
- Reconstruir comprobantes masivos — permiso especial de contabilidad.
- Exportar Excel — permiso de exportación financiera.
- Dashboard: usuarios no administradores suelen ver solo su sucursal.
Preguntas frecuentes
No veo facturas de ayer.
Por defecto el listado muestra solo el día actual y su sucursal. Amplíe el rango de fechas en el buscador o use Ver todas.
¿Cómo filtro solo cuentas por cobrar?
Use los filtros de estado de pago en pantalla o los enlaces de cartera disponibles en el listado.
La columna Estado dice «Con NC» pero busqué anuladas.
La columna «Estado» describe el documento FE (activa / con nota crédito), no el estado de pago. Son filtros distintos.
No aparece botón Abonar.
Solo en facturas pendientes y si en configuración de ventas están activas las acciones financieras de FE.
Eventos DIAN no cargan.
Revise CUFE, modo prueba/producción y credenciales en Parámetros → Facturación electrónica.
Nueva factura me lleva a Pedidos.
Es normal: la creación del pedido ocurre en Pedidos. Tras facturar como electrónica, consulte la FE aquí.
Los videos no cargan.
Si su instalación incluye capacitación, los archivos deben estar en la carpeta de ayuda del módulo (consulte al administrador).
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Cartera del mes
Rango del mes en curso, filtro pendientes, sucursal principal. Priorice filas resaltadas en rojo.
Ejemplo 2 — Reenviar PDF al cliente
Busque factura → Ver → Descargar PDF o Reenviar correo / WhatsApp.
Ejemplo 3 — Conciliación contable
Filtre FE del día → exporte Excel → compare comprobantes contables con movimientos en Contabilidad.
Ejemplo 4 — Devolución parcial
Detalle → Devoluciones → registrar devolución → verificar NC y badge «Con NC» en listado.
Buenas prácticas
- Revise CUFE y eventos DIAN tras cada emisión importante.
- Use filtros de pendientes y colores de mora para priorizar cobranza.
- Adjunte comprobante en abonos para auditoría.
- Exporte Excel con el mismo filtro que usa operativamente.
- No reconstruya comprobantes masivamente sin confirmar con contabilidad.
- Mantenga separados entornos de prueba y producción DIAN.