Notas crédito electrónicas
Videos tutoriales
Los videos se reproducen si la carpeta media/ está disponible en el servidor.
¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Notas crédito electrónicas emite y consulta notas crédito de venta (NC) ante la DIAN, siempre vinculadas a una factura electrónica (FE) ya emitida al cliente.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Notas crédito. La pantalla inicial suele ser Ver.
¿Qué puede hacer aquí?
- Crear NC con conceptos DIAN (devolución, descuento, ajuste de precio).
- Enviar a DIAN y obtener CUFE.
- Listar, filtrar y exportar NC emitidas.
- Ver detalle, PDF, QR, devolución e inventario (según concepto).
- Consultar indicadores en el Dashboard.
La NC reduce el valor a cobrar y el IVA generado sobre una venta ya facturada electrónicamente. Requiere una FE previa aceptada por la DIAN.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
Inicio rápido
- Menú lateral → Notas crédito → icono Crear NC.
- Elija el concepto DIAN (1 a 4).
- Seleccione cliente y la factura electrónica a afectar.
- Configure ítems, cantidades, descuento o precios según el concepto.
- Revise totales → pulse Enviar a DIAN.
- Si DIAN acepta → abra el detalle → descargue PDF o comprobante.
- Consulte el histórico en icono Ver (por defecto muestra todas las NC).
Conceptos DIAN (1 a 4)
—
- Seleccione ítems y cantidades a devolver.
- El sistema calcula base e IVA proporcional por línea.
- Inventario: sí — ingresa la mercancía devuelta.
- Crea devolución asociada y puede acreditar saldo a favor del cliente.
- Incluye todos los ítems de la FE automáticamente.
- Inventario: sí — devolución total.
- Anula el pedido de venta.
- Genera devolución y saldo a favor del cliente.
- Descuento global o por ítem (no ambos a la vez).
- Puede ser porcentaje o valor fijo.
- Inventario: no.
- No crea devolución física.
- Ajuste de precio unitario por ítem.
- Recalcula base e IVA; el precio debe ser distinto al original.
- Inventario: no.
No hay conceptos activos en catálogo. Contacte al administrador.
Estados
- —
En el detalle, algunos documentos pueden mostrarse como aceptados aunque el código interno sea distinto al habitual; el sistema los trata igual que una NC aceptada con CUFE.
Listado y filtros
Buscador superior
- Rango de fechas — Selector de fechas o campos desde/hasta.
- Sucursal — Por defecto la del empleado conectado; el administrador puede elegir «Todas».
- Ver todas — Enlace para quitar restricción de fecha y ver histórico completo.
- El filtro usa la fecha de la nota crédito.
Columnas principales
NC #, Factura electrónica afectada, Cliente, Valor, Base, Impuestos, Fecha, Sucursal, Empleado, Ver, PDF.
Comportamiento por defecto
Al entrar sin buscar, el listado muestra todas las NC (no solo las de hoy). Use el buscador de fechas si necesita acotar el periodo, o Ver todas para el histórico sin límite de fecha.
Crear NC
- Icono Crear NC → elija concepto (1 a 4).
- Seleccione cliente; el sistema carga sus facturas electrónicas.
- Elija la factura electrónica a afectar.
- Configure el detalle según concepto (ítems, descuento o precios).
- Opcional: use Vista previa para revisar el documento antes de enviar.
- Pulse Enviar a DIAN.
Si DIAN acepta
- La NC queda registrada con CUFE.
- Conceptos 1 y 2: devolución, inventario y saldo a favor; concepto 2 anula el pedido.
- Conceptos 3 y 4: solo ajuste monetario.
- Se genera comprobante contable automático si no existe uno previo.
Si DIAN rechaza
Lea el mensaje de error en pantalla, corrija datos y vuelva a enviar. No queda NC válida si el envío falló.
Ver detalle
Desde el listado pulse Ver para abrir la ficha completa de la NC.
- Número NC, estado DIAN, CUFE, fecha y sucursal.
- Factura electrónica y pedido afectados (con enlace).
- Cliente, ítems, totales y errores DIAN si aplica.
- Enlace a devolución (conceptos 1 y 2) y comprobante contable.
PDF, QR e imprimir
- PDF — Desde el listado o el detalle (abre en nueva pestaña).
- QR — Código DIAN visible en el detalle cuando hay CUFE.
- Guarde el PDF como respaldo fiscal y para entregar al cliente.
Dashboard
Icono Dashboard — panel analítico con filtro de fechas (mes actual por defecto) y sucursal.
- Total NC, clientes, valor, base, impuestos, promedio.
- Distribución por estado DIAN.
- Ranking por sucursal, top clientes y top vendedores.
- Comparativa mensual (últimos 6 meses).
Exportar Excel
Botón Exportar Excel completo en el encabezado del listado (si hay registros y tiene permiso de exportación). Exporta el mismo conjunto filtrado en pantalla.
Contabilidad
Al aceptar DIAN se genera comprobante contable automático si no existe uno previo para el pedido.
- Ver comprobante desde el detalle de la NC.
- Reconstruir comprobante — usuario autorizado con permiso especial de contabilidad.
- Reconstruir masivo — desde el listado, con el filtro activo en pantalla.
IVA e informes tributarios
Las NC aceptadas reducen el IVA generado en el periodo. Aparecen en Informes tributarios → Nc venta. Coordine las fechas de emisión con el cierre fiscal antes de declarar.
Permisos
- Quién ve el menú depende del perfil asignado a cada empleado.
- Exportar Excel — usuario autorizado con permiso de exportación financiera.
- Reconstruir comprobantes — usuario autorizado con permiso especial de contabilidad.
- Sucursal «Todas» en buscador — administrador.
- Dashboard: usuarios no administradores suelen ver solo su sucursal.
Preguntas frecuentes
No veo la factura del cliente al crear NC.
Solo aparecen facturas electrónicas aceptadas por DIAN. Verifique la FE en Facturación electrónica.
¿Devolución parcial o total?
Concepto 1: algunos ítems o cantidades (inventario parcial). Concepto 2: toda la FE (anula pedido e inventario completo).
¿El descuento o ajuste de precio mueven inventario?
No. Solo los conceptos de devolución (1 y 2) afectan stock.
DIAN rechazó la NC.
Lea el mensaje de error, corrija cliente, ítems o totales y vuelva a enviar.
¿Puedo modificar una NC ya aceptada?
No. Una NC con CUFE es definitiva ante DIAN. Consulte a contabilidad si hubo error.
No puedo aplicar descuento global y por ítem a la vez.
Elija uno: descuento sobre el total o descuento por ítem seleccionado.
El listado muestra demasiadas NC.
Por defecto se listan todas. Use el buscador de fechas para acotar el periodo.
Los videos no cargan.
Si su instalación incluye capacitación, consulte al administrador del sistema.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Devolución parcial
Cliente devuelve 2 de 10 unidades defectuosas → concepto 1 → seleccione ítems → envíe a DIAN → inventario y devolución quedan registrados.
Ejemplo 2 — Anular FE por error
Factura emitida por error → concepto 2 → envío DIAN → pedido anulado e inventario repuesto.
Ejemplo 3 — Descuento comercial
10 % acordado post-venta → concepto 3 → descuento global → DIAN sin mover inventario.
Ejemplo 4 — Corrección de precio
Precio mal digitado → concepto 4 → nuevo precio unitario → NC por la diferencia.
Buenas prácticas
- Confirme el concepto DIAN correcto antes de enviar.
- Use vista previa si hay dudas sobre totales.
- Verifique el CUFE de la FE origen antes de crear la NC.
- Descargue PDF al aceptar y archive con soporte del cliente.
- Cruce NC del mes con Informes tributarios antes de declarar IVA.
- No reconstruya comprobantes masivamente sin autorización contable.