Activos fijos
Videos tutoriales
Los videos se reproducen si la carpeta media/ está disponible en el servidor.
¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Activos fijos registra y controla los bienes de larga duración de la empresa: maquinaria, vehículos, equipos, mobiliario, etc.
Acceda desde el menú lateral del sistema. La pantalla habitual es el icono Listado.
¿Qué puede hacer aquí?
- Registrar activos con valor, vida útil, ubicación y responsable.
- Calcular depreciación mensual (línea recta, suma de dígitos o unidades producidas).
- Consultar historial de depreciaciones, movimientos y mantenimientos.
- Definir categorías con parámetros contables por defecto.
- Generar gasto asociado al registrar el pago del activo (opcional).
- Exportar el listado filtrado a Excel.
El valor neto del activo = valor total − depreciación acumulada. El listado muestra totales al pie por valor neto.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
Inicio rápido
- Configure Categorías (vida útil y porcentaje de depreciación por defecto).
- En Listado pulse Agregar Activo.
- Complete nombre, categoría, valor de compra, fechas, vida útil y sucursal → Guardar.
- Opcional: sección de pago e impuestos para crear gasto asociado.
- Revise la ficha con el botón Ver del listado.
- Al cierre de mes: pulse Calcular Depreciación.
Estados del activo
| Estado en pantalla | Notas |
|---|---|
Activo puede pasar a Mantenimiento, Baja o Depreciado completamente. Mantenimiento puede volver a Activo. Baja y Depreciado completamente son estados finales.
Métodos de depreciación
| Método | Descripción |
|---|---|
Valor depreciable = valor total − valor residual. La categoría puede sugerir vida útil al crear el activo.
Listado y filtros
Filtros
- Sucursal — Todas o una específica.
- Categoría — Tipo de activo.
- Estado — Activo, En mantenimiento, Dado de baja, Depreciado completamente.
Columnas
Código, nombre, categoría, valor total, depreciación acumulada, valor neto, estado, sucursal. Acciones: Ver, Editar, Eliminar (solo Activo o En mantenimiento).
Exportar Excel completo — exporta el resultado filtrado (usuario autorizado).
Total al pie: suma de valor neto del resultado filtrado.
Crear / editar activo
Campos principales
- Código — opcional; se autogenera si queda vacío.
- Nombre, Categoría, Proveedor (opcional).
- Valor compra, valor adicional, valor residual.
- Fecha compra, fecha inicio depreciación (por defecto = fecha compra).
- Vida útil (meses), método de depreciación.
- Sucursal (obligatoria), departamento, empleado responsable, observaciones.
Información de pago e impuestos (opcional, al crear)
- N° documento, tipo de gasto (Oficial / Documento soporte).
- Base gravable, IVA, retenciones.
- Formas de pago → puede crear gasto/egreso vinculado.
Para editar: botón lápiz en el listado, modifique y pulse Guardar.
Ver detalle
Desde el listado pulse Ver. La ficha tiene pestañas:
- Información general — datos básicos, valores (total, libros, neto), ubicación, depreciación.
- Depreciación — historial mes/año, cuota mensual, acumulada, valor neto.
- Movimientos — altas, bajas, traspasos, revaluaciones.
- Mantenimientos — preventivos/correctivos con costo y total al pie.
Use la flecha ← en el encabezado para volver al listado.
Categorías
Icono Categorías — administre el catálogo antes de cargar activos:
- Código, nombre, descripción.
- Vida útil default (meses) y % depreciación default.
- Al crear un activo, la categoría sugiere estos valores.
Calcular depreciación
Icono Calcular Depreciación — registra la depreciación mensual y actualiza acumulados del activo.
- Masivo: procesa todos los activos elegibles del mes indicado (por defecto mes actual).
- Individual: desde el detalle del activo, indique mes y año.
Tras procesar verá un mensaje de confirmación. Revise el historial en la pestaña Depreciación del detalle. Evite duplicar el mismo mes/año para el mismo activo.
Movimientos
| Tipo | Uso |
|---|---|
Mantenimientos
- Preventivo — programado periódicamente.
- Correctivo — reparación por falla.
Campos típicos: fecha, descripción (obligatoria), costo, proveedor, realizado por, observaciones. El historial aparece en la pestaña Mantenimientos del detalle.
Reportes
- Listado de activos — enlace al listado principal (disponible hoy).
- Depreciación acumulada, activos por estado/categoría, mantenimientos, valoración — marcados Próximamente.
- Mientras tanto use Exportar Excel del listado con filtros.
Contabilidad y gastos
- Al crear activo con datos de pago puede generarse un gasto/egreso vinculado.
- La depreciación mensual alimenta valor en libros y depreciación acumulada.
- Coordine con contador el cierre mensual: calcule depreciación antes de balances.
Permisos
- Quién ve el menú Activos fijos depende del perfil asignado a cada empleado.
- Exportar Excel: usuario autorizado.
- Eliminar activo: solo en estados Activo o En mantenimiento.
Preguntas frecuentes
¿Puedo editar un activo dado de baja?
No. Los estados Dado de baja y Depreciado completamente son finales.
¿Cuándo calculo depreciación?
Al cierre de cada mes contable. No repita el mismo mes/año para el mismo activo.
El botón Agregar Activo no abre nada.
Vaya primero al icono Listado; el formulario solo está disponible ahí.
¿Qué es valor residual?
Valor estimado al final de la vida útil. La depreciación se calcula sobre (valor total − residual).
No se creó el gasto al guardar.
El gasto solo se intenta al crear (no al editar) y si completó la sección de pago.
¿Los videos no cargan?
Confirme con soporte que su instalación incluye los videos de capacitación de este módulo.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Equipo de cómputo.
Categoría «Equipos informáticos» (60 meses, línea recta) → valor compra $3.000.000 → sucursal principal → depreciación mensual al cierre.
Ejemplo 2 — Vehículo con factura.
Proveedor, N° factura, IVA y pago bancario → activo + gasto vinculado → historial en detalle.
Ejemplo 3 — Traspaso de sucursal.
Movimiento traspaso → nueva sucursal y responsable → queda en pestaña Movimientos.
Ejemplo 4 — Baja por venta.
Movimiento baja con motivo y valor venta → estado «Dado de baja».
Buenas prácticas
- Defina categorías con vida útil coherente con política contable.
- Use códigos de activo únicos y descriptivos.
- Asigne responsable y sucursal desde el alta.
- Calcule depreciación mensualmente sin saltos.
- Registre mantenimientos para trazabilidad de costos.
- Exporte listado antes de inventarios físicos.
- No elimine activos con historial contable; use baja.