Certificados contables
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Certificados contables genera los certificados tributarios que debe entregar anualmente a proveedores, clientes y trabajadores: retenciones practicadas, GMF y certificado de ingresos (Formulario 220).
- Un certificado por beneficiario y por tipo de retención.
- Datos del retenedor (su empresa) y del retenido.
- Detalle de pagos, conceptos y totales del año gravable.
- Impresión o exportación para entrega física o electrónica.
Entregue los certificados a más tardar el 31 de marzo del año siguiente. Errores o retrasos pueden generar sanciones DIAN.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Gastos y compras | Las retenciones se registran al pagar o comprar; los certificados consolidan el año. |
| Nómina | El Formulario 220 usa ingresos y retenciones de nómina. |
| Parámetros | Datos del retenedor (NIT, razón social, dirección). |
| Proveedores / Empleados | Datos del beneficiario del certificado. |
Inicio rápido
- Verifique datos fiscales de la empresa en Parámetros.
- Elija el tipo de certificado en la barra (Retefuente, ReteIVA, etc.).
- Seleccione el año gravable e ingrese la ciudad de consignación.
- Pulse Generar certificados.
- Revise cada certificado → imprima o exporte → entregue al beneficiario antes del 31 de marzo.
Tipos de certificado
| Tipo | Beneficiario |
|---|---|
| Retefuente | Proveedores y terceros a quienes retuvo en la fuente |
| ReteIVA | Proveedores agentes retenedores de IVA |
| ReteICA | Proveedores sujetos a ICA |
| GMF | Clientes o terceros con movimientos gravados |
| Certificado Ingresos y Retenciones | Cada trabajador con ingresos en el año |
Generar Retefuente
- Pulse Retefuente.
- Seleccione año gravable y ciudad de consignación.
- Pulse Generar certificados.
- Revise un certificado por proveedor con retenciones del año.
ReteIVA y ReteICA
Mismo flujo que Retefuente usando los iconos ReteIVA o ReteICA. Solo aparecen beneficiarios con retenciones de ese tipo en el año seleccionado.
GMF
Icono GMF — consolida gravámenes a movimientos financieros del año. Verifique totales antes de entregar.
Formulario 220 (trabajadores)
- Pulse Certificado Ingresos y Retenciones.
- Año gravable y ciudad de consignación → Generar certificados.
- Un certificado por trabajador con ingresos brutos y retenciones.
- Entregue a cada empleado para su declaración de renta.
Verificar e imprimir
Antes de entregar, confirme:
- Razón social y NIT del retenedor y del beneficiario.
- Año gravable y ciudad de consignación.
- Detalle de pagos y totales de retención.
- Firma autorizada de la empresa (si aplica en su formato).
Use Imprimir del navegador o exporte a PDF si está disponible.
Plazos legales
Todos los certificados del año N deben entregarse a más tardar el 31 de marzo del año N+1. Genere en enero–febrero para evitar congestión.
Preguntas frecuentes
¿Puedo regenerar un certificado?
Sí; seleccione el mismo año y tipo, corrija datos en el ERP si hace falta y vuelva a generar.
El total no cuadra con contabilidad.
Revise retenciones registradas en pagos del año; corrija y regenere.
¿Entrego en físico o digital?
Ambos son válidos si el beneficiario recibe el documento completo antes del plazo.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Retefuente 2024
Retefuente → 2024 → generar → revisar 50 proveedores → imprimir → entregar antes del 31/03/2025.
Ejemplo 2 — Copia perdida
Regenere el mismo año y tipo, localice al proveedor en la lista e imprima de nuevo.
Buenas prácticas
- Cierre retenciones del año antes de generar.
- Compare una muestra con contabilidad.
- Archive PDF de cada certificado entregado.
- Lleve registro de fecha de entrega al beneficiario.