Configuración contable
Videos tutoriales
Los videos se reproducen si la carpeta media/ está disponible en el servidor.
¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Configuración contable concentra los maestros contables que el resto del sistema usa para generar comprobantes automáticos, reportes y operaciones fiscales.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Configuración contable. La pantalla inicial suele ser el icono Configuración (panel de maestros).
¿Qué puede hacer aquí?
- Definir el PUC (catálogo de cuentas contables).
- Configurar conceptos de egreso y ajuste con su cuenta PUC.
- Registrar retenciones e impuestos con tarifas y cuentas.
- Asignar cuentas a formas de pago y bancos.
- Mapear cuentas por operación en Configuración cuentas (venta, compra, cartera, inventario…).
- Administrar tipos de comprobante y sus consecutivos.
- En Parámetros, activar ítems del menú y comprobantes automáticos al vender o comprar.
Importante: sin PUC y configuración de cuentas correcta, los comprobantes automáticos fallarán o registrarán en cuentas equivocadas. Complete esta configuración antes de operar contabilidad en producción.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Comprobantes contables | Usa los tipos de comprobante, cuentas del PUC y los accesos rápidos que configure en Parámetros. |
| Reportes contables | Muestra nombres y códigos del PUC en balance de comprobación y estados financieros. |
| Ventas / facturación electrónica / POS | Cuentas de venta, cartera, inventario, impuestos y formas de pago; comprobantes automáticos según Parámetros. |
| Compras / documento soporte | Cuentas de compra, proveedor e inventario; comprobantes automáticos al registrar compras. |
| Recibos de caja / Comprobantes de egreso | Formas de pago, bancos y conceptos de egreso. |
| Gastos | Conceptos de egreso con cuenta contable. |
| Cartera / crédito | Responsables de crédito y cuentas por cobrar o pagar. |
No confunda Configuración contable con Parámetros (datos de empresa) ni Configuración financiera (formas de pago operativas del día a día): son menús distintos.
Inicio rápido
- En Configuración → PUC, cargue o revise el plan de cuentas → pulse + para agregar o editar cuentas.
- En Configuración cuentas, asigne la cuenta para venta, compra, cartera e inventario → pulse Validar vs PUC.
- Configure formas de pago y bancos con su cuenta contable → Guardar.
- Defina impuestos y retenciones según normativa vigente.
- Revise tipos de comprobante (consecutivos y codificación).
- En Parámetros, active los ítems del panel y los comprobantes automáticos al vender/comprar → Guardar.
- Valide conceptos de egreso y ajuste con Validar vs PUC en cada pantalla.
Orden de implementación recomendado
- PUC — base de todas las cuentas.
- Configuración cuentas — mapeo operativo venta/compra/cartera.
- Impuestos y retenciones — cumplimiento fiscal.
- Formas de pago y bancos — tesorería.
- Conceptos egresos y ajustes — gastos e inventario.
- Tipos de comprobante — numeración y codificación.
- Parámetros — activar comprobantes automáticos y menú.
- Validaciones vs PUC — revisar que no queden cuentas huérfanas.
Panel de configuración
Icono Configuración → tabla con botón Ver (ojo). Solo aparecen filas activas en Parámetros:
| Ítem | Descripción |
|---|---|
| PUC | Plan Único de Cuentas: códigos, nombres, naturaleza y si la cuenta recibe movimiento directo. |
| Conceptos egresos | Motivos de gasto o egreso, cada uno con una cuenta del PUC. Se usan en Gastos y Comprobantes de egreso. |
| Conceptos ajustes | Motivos de ajuste de inventario u otras operaciones, con cuenta contable asociada. |
| Retenciones | Tipos de retención en la fuente: tarifa, base de cálculo y cuenta contable. |
| Impuestos | Tipos de impuesto (IVA, ICA, etc.) con tarifa y cuenta contable. |
| Formas de pago | Efectivo, tarjeta, transferencia… cada una con la cuenta donde se registra el cobro o pago. |
| Bancos | Cuentas bancarias reales de la empresa vinculadas al PUC. |
| Responsables de crédito | Personas asignadas al seguimiento de cartera a crédito. |
| Configuración cuentas | Cuentas por defecto para ventas, compras, cartera, inventario, devoluciones y demás operaciones. |
| Tipo comprobantes contables | Catálogo de tipos (recibo de caja, venta, egreso, nómina…) con consecutivos y codificación. |
PUC
Icono PUC en el panel de configuración. Es el catálogo completo de cuentas contables de la empresa.
Campos importantes en pantalla
- Código — jerarquía PUC colombiano (1, 11, 1105, 110505… hasta 8 dígitos auxiliar).
- Tipo — Clase, Grupo, Cuenta, Subcuenta o Auxiliar.
- Naturaleza — Débito o Crédito.
- Recibe movimiento — solo las cuentas auxiliares deben recibir asientos directos.
- Centro de costo / Activo — control adicional por cuenta.
Vista en árbol expandible. Pulse + en la cabecera para agregar o editar una cuenta → complete los datos → Guardar.
Conceptos egresos
Define el motivo del gasto y la cuenta PUC donde se contabiliza. Se usa al registrar gastos y en comprobantes de egreso.
Abra un concepto desde el listado para ver o editar el detalle. Use el botón Validar vs PUC para detectar conceptos cuya cuenta no existe en el PUC; desde ahí puede crear la cuenta faltante.
Conceptos ajustes
Motivos de ajuste de inventario u operaciones similares, cada uno con cuenta PUC asociada.
Pulse Validar vs PUC para confirmar que todas las cuentas configuradas existen en el plan de cuentas.
Retenciones
Catálogo de retenciones en la fuente: tipo, tarifa (%), base de cálculo y cuenta contable donde se registra la retención practicada o asumida.
Debe coincidir con normativa DIAN vigente y cuentas del PUC. Revise con su contador antes de activar nuevas tarifas.
Impuestos
Tipos de impuesto (IVA descontable o generado, ICA, etc.): tarifa, cuenta contable y reglas de aplicación en ventas y compras. Complete cada registro y pulse Guardar.
Formas de pago
Cada forma (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.) tiene nombre, cuenta contable y estado activo. Al cobrar en recibos de caja o ventas, el sistema debita o acredita la cuenta configurada aquí.
Bancos
Cuentas bancarias reales de la empresa: banco, número de cuenta, tipo (ahorros o corriente) y cuenta PUC (ej. 1110…). Se usan en transferencias, conciliación y comprobantes de egreso.
Responsables de crédito
Personas o roles asignados al seguimiento de cartera a crédito (cobranza). No define cuentas contables; organiza la gestión comercial de créditos.
Configuración cuentas
Asigna la cuenta PUC por defecto para cada operación del sistema. Al facturar, comprar, devolver o anular, el motor contable lee estos valores.
Conceptos configurables
- Venta
- Cuenta por pagar proveedores
- Cuenta por pagar empleados
- Cuenta por cobrar clientes
- Cuenta por cobrar empleados
- Compra mercancía
- Costo mercancía
- Inventario
- Devoluciones ventas
- Devoluciones compras
- Anulacion venta
- Anulacion compra
- Anticipo clientes
- Anticipo proveedores
- Préstamos clientes
- Préstamos proveedores
- Préstamos empleados
- Anticipos empleados
- Descuento venta
- Descuento compra
- Saldo a favor clientes
- Saldo a favor proveedores
- Saldo a favor empleados
- Ajuste al peso
- Ajuste al peso mayor cuantia+
- Aprovechamientos
Cada fila tiene botón Editar (modal). Tras guardar, pulse Validar vs PUC en la cabecera.
Tipos de comprobante
Catálogo de tipos: recibo de caja, comprobante de egreso, venta, notas, nómina, etc.
Campos relevantes: código, nombre, maneja consecutivo, número actual, codificación, consecutivo obligatorio, vigencia, prefijo y resolución.
Los tipos que seleccione en Parámetros aparecen como botones rápidos en el menú de Comprobantes contables.
Parámetros
Icono Parámetros — requiere permiso de administrador o usuario autorizado en parámetros del sistema.
1. Ítems visibles en panel Configuración
Interruptores para PUC, conceptos, retenciones, impuestos, formas de pago, bancos, responsables, configuración cuentas y tipos de comprobante.
2. Comprobantes contables al vender
| Canal | Efecto si se desactiva |
|---|---|
| Remisión | Genera comprobante contable al vender por remisión. No crea comprobante en ese canal. |
| POS | Genera comprobante en ventas por punto de venta. No crea comprobante en ese canal. |
| Factura electrónica | Genera comprobante al facturar electrónicamente. No crea comprobante en ese canal. |
3. Comprobantes contables al comprar
| Canal | Efecto si se desactiva |
|---|---|
| Remisión | Genera comprobante al registrar compra por remisión. No crea comprobante en ese canal. |
| Compra electrónica | Genera comprobante en compra electrónica. No crea comprobante en ese canal. |
| Documento soporte | Genera comprobante al registrar documento soporte de compra. No crea comprobante en ese canal. |
4. Tipos en menú de Comprobantes contables
Marque los tipos que desea ver como botones rápidos en la barra de Comprobantes contables.
Al desactivar un canal de venta o compra, la operación comercial sigue funcionando; solo se omite el comprobante automático. Pulse Guardar al terminar.
Validación vs PUC
Herramienta que compara las cuentas configuradas contra códigos existentes en el PUC:
- Configuración cuentas — valida todas las cuentas por operación.
- Conceptos egresos — valida cuentas de motivos de gasto.
- Conceptos ajustes — valida cuentas de motivos de ajuste.
Si aparece una cuenta faltante, corríjala en el registro correspondiente o créela en el PUC con la opción Agregar al PUC desde la pantalla de validación.
Permisos
- Quién ve el menú Configuración contable depende del perfil asignado a cada empleado.
- El panel Configuración requiere permiso especial de configuraciones (administrador o contador).
- Parámetros requiere permiso de parámetros del sistema.
- Ayuda visible para cualquier usuario con acceso al módulo.
- Restrinja cambios contables a personal autorizado; un error aquí afecta toda la empresa.
Preguntas frecuentes
No veo el panel Configuración.
Necesita permiso de configuraciones. Sin él solo verá Ayuda (y Parámetros si tiene permiso de parámetros). Pida al administrador que se lo asigne.
Falta un ítem en el panel.
Revise Parámetros: el interruptor del ítem puede estar desactivado.
El comprobante automático no se crea al vender o comprar.
Verifique en Parámetros que el canal (remisión, POS, factura electrónica, compra…) esté activo. Confirme que Configuración cuentas esté completa y validada vs PUC.
¿Puedo cambiar el PUC si ya hay movimientos?
Puede editar nombres y agregar cuentas. Eliminar o cambiar códigos con movimientos históricos es riesgoso; consulte a su contador. Use notas de ajuste para migraciones.
Validar vs PUC muestra errores.
La cuenta configurada no existe en el PUC o está vacía. Corrija el código, créela con Agregar al PUC o elija otra cuenta auxiliar válida.
¿Los videos no se reproducen?
Si su instalación incluye videos de capacitación, el administrador debe verificar que estén cargados en el servidor; de lo contrario esta sección permanecerá vacía.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Apertura contable
Cargue el PUC → en Configuración cuentas asigne venta (4135), inventario (1435), cartera (130505) y proveedor (220505) → Validar vs PUC → active comprobantes en Parámetros.
Ejemplo 2 — Nueva forma de pago «Datáfono»
Formas de pago → agregar → cuenta de banco según política de la empresa → activar → probar un cobro en Recibos de caja.
Ejemplo 3 — Retención renta proveedor
Retenciones → tipo con tarifa vigente → cuenta de retención → usar al pagar proveedor en Comprobantes de egreso.
Ejemplo 4 — Sin contabilidad en remisiones
Parámetros → desactive comprobante al vender por remisión → las ventas remisión no generan asiento (solo operativo).
Ejemplo 5 — Menú de comprobantes más limpio
Parámetros → tipos visibles → deje solo Recibo de caja, Venta, Comprobante de egreso y Notas → Guarde → el menú de Comprobantes contables muestra solo esos botones.
Buenas prácticas
- Documente internamente el mapa cuenta ↔ operación tras configurar.
- Ejecute Validar vs PUC después de cada cambio masivo.
- No duplique cuentas auxiliares con códigos distintos para lo mismo.
- Mantenga sincronizados impuestos y retenciones con cambios DIAN.
- Pruebe un comprobante automático (venta, recibo de caja, compra) en ambiente de prueba antes de producción.
- Respalde PUC y configuración antes de cierre de año o migraciones.
- Limiten permisos de configuración y parámetros a personal autorizado.