Comprobantes de egresos
Videos tutoriales
Los videos se reproducen si la carpeta media/ está disponible en el servidor.
¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Comprobantes de egresos registra y documenta los pagos de dinero salientes a proveedores: liquidación de compras a crédito, pago de gastos, anticipos, retenciones practicadas y devoluciones recibidas.
Es el equivalente en tesorería al módulo Recibos de caja (cobros), orientado al lado proveedor / cuentas por pagar.
¿Qué puede hacer aquí?
- Crear un comprobante por proveedor.
- Pagar una compra (pago completo) o varias (Abono Múltiple Compras).
- Pagar varios gastos pendientes (Abono Múltiple Gastos).
- Registrar descuentos, retenciones, anticipos y devoluciones.
- Imprimir comprobante, estado de cuenta del proveedor y revisar asiento contable.
Al crear el comprobante el sistema prepara un comprobante contable vinculado (referencia «CE #…»). Los movimientos se completan al registrar pagos y demás conceptos.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Compras | Cada pago reduce el saldo de la compra. Enlace desde detalle a compras del proveedor. |
| Gastos | Pagos a egresos/gastos pendientes; aparecen como «Pago Gasto» en el detalle. |
| Proveedores | Un comprobante por proveedor; alerta de saldo a favor; estado de cuenta imprimible. |
| Notas crédito proveedor | NC pendientes del proveedor disponibles al pagar compras. |
| Comprobantes contables | Asiento contable de egreso vinculado al comprobante. |
| Conciliaciones | La anulación revierte pagos e integra conciliación bancaria cuando aplica. |
| Cruce de saldos | Compensación de saldos sin movimiento de tesorería. |
| Recibos de caja | Opuesto: RC = cobros de clientes; CE = pagos a proveedores. |
| Informes tributarios | Retenciones practicadas alimentan reportes de retenciones en compras. |
Inicio rápido
- Icono Agregar → seleccione proveedor, fecha (rango configurado) y sucursal → enviar.
- En el detalle del comprobante:
- Una compra: selector + botón verde → modal Pago completo.
- Varias compras: Abono Múltiple Compras.
- Varios gastos: Abono Múltiple Gastos.
- Anticipo o devolución: botones en cabecera.
- Revise total y resumen por forma de pago → Imprimir.
- Verifique comprobante contable al pie del detalle.
- Consulte Por tercero (vista rápida de hoy) o Listado (todos los comprobantes activos).
Tipos de movimiento
| Movimiento | Uso típico |
|---|---|
| Pagos | Dinero pagado a compras (cuentas por pagar) o a gastos del proveedor. En pantalla: «Pago» o «Pago Gasto». |
| Descuentos | Reducción del saldo de compra sin salida adicional de caja (acuerdo con proveedor). |
| Retenciones (RTF) | Retenciones practicadas al proveedor (ReteFuente, ReteIVA, ReteICA) al pagar compras. |
| Anticipos | Pago adelantado al proveedor que queda como saldo a favor para aplicar después. |
| Devoluciones | Devolución de dinero recibida del proveedor registrada en el comprobante. |
Los pagos se distinguen en pantalla: Pago (compra a crédito) o Pago Gasto (egreso del módulo Gastos).
Estados del comprobante
| Etiqueta en pantalla | Significado | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| Activo | Comprobante válido; pagos aplicados a compras o gastos. | Agregar movimientos, imprimir, reconstruir comprobante (con permiso), anular. |
| Anulado | Cancelado; revierte saldos de compras/gastos y movimientos contables. | Solo consulta. Alerta roja en detalle; no permite nuevos abonos. |
| Vacío | Creado sin pagos ni movimientos. | Registrar pagos o anular si fue error. |
Proveedor (tercero)
- Cada comprobante pertenece a un proveedor; no se puede mezclar proveedores en el mismo CE.
- Al crear, el detalle muestra compras pendientes de pago de ese proveedor.
- También carga gastos pendientes del proveedor para abono múltiple gastos.
- Si el proveedor tiene saldo a favor, aparece alerta verde en el detalle.
- Estado de cuenta del proveedor imprimible desde el detalle.
Listado y filtros
Dos vistas principales
- Por tercero — agrupa por proveedor; por defecto muestra comprobantes de hoy en su sucursal.
- Listado — todos los comprobantes activos; el administrador puede ver todas las sucursales con filtro «Todas».
Buscador de fechas
Rango personalizado + sucursal. Icono Anulados filtra solo comprobantes con etiqueta Anulado.
Columnas del listado
Número, tercero (NIT + nombre), fecha, hora, observaciones, sucursal, total desglosado (pagos, descuentos, retenciones, anticipos), estado y botón ver detalle. Con permiso especial aparece Comprobantes Masivos para reconstrucción.
Crear comprobante
Icono Agregar:
- Seleccione proveedor (NIT — nombre) en el buscador.
- Fecha del egreso: entre hoy y el límite de días atrás definido en Configuración.
- Sucursal si el usuario opera en varias sedes.
- Pulse continuar → el sistema crea el comprobante y abre el detalle para registrar pagos.
Detalle del comprobante
Cabecera con empresa, proveedor, número CE, fecha (editable con ícono lápiz), hora y botones de operación.
Botones (comprobante Activo)
- Abono Múltiple Compras
- Abono Múltiple Gastos
- Devolución — dinero devuelto por el proveedor
- Anticipo — pago adelantado al proveedor
- Selector compra pendiente + botón verde → Pago completo
Pie del comprobante
- Imprimir, Estado de Cuenta del proveedor
- Reconstruir Comprobante — permiso especial
- Anular — revierte todos los movimientos (confirmación en pantalla)
Pago completo — una compra
Liquida el saldo de una compra en un paso desde el modal del detalle.
- Valor, forma de pago, banco, referencia, cuenta y centro de costos.
- Descuentos al proveedor y retenciones con cálculo según base de la compra.
- Notas crédito del proveedor pendientes si aplican.
- Complete los datos → Guardar.
Abono múltiple compras
Pague varias compras del mismo proveedor en un solo comprobante.
- Abrir desde detalle → marque compras (casilla).
- Distribuya valor por compra, forma de pago y referencias.
- Descuentos y retenciones por compra si aplican.
- Pulse Guardar.
Abono múltiple gastos
Pague varios gastos pendientes del proveedor (módulo Gastos) en el mismo comprobante.
- Lista gastos con saldo pendiente del proveedor seleccionado.
- Marque gastos, indique valores y forma de pago.
- Genera líneas «Pago Gasto» en el detalle.
- Actualiza abonos y saldo del gasto.
Retenciones al proveedor
Al pagar compras puede practicar retenciones (ReteFuente, ReteICA, ReteIVA) según configuración tributaria de compras.
- Cálculo automático según base gravable de la compra y umbral UVT.
- En abono múltiple: varias retenciones del mismo tipo por compra.
- Valores editables manualmente en pago completo cuando el cálculo requiera ajuste.
Coordine con contador certificados de retención y declaración.
Anticipos, descuentos y devoluciones
| Concepto | Descripción |
|---|---|
| Anticipo | Pago adelantado; incrementa saldo a favor del proveedor para futuras compras. |
| Descuento | Reduce saldo de compra sin egreso de caja adicional (acuerdo comercial). |
| Devolución | Dinero que el proveedor devuelve a la empresa. |
| Ajustes contables | Movimientos puntuales con cuentas del PUC desde modal de ajustes. |
Buscar por número
Icono Buscar por número → ingrese el número del comprobante de egresos para ir directo al detalle.
Dashboard
Icono Dashboard — estadísticas del periodo (por defecto mes actual) con filtro de fechas y sucursal:
- Total comprobantes y proveedores atendidos.
- Sumatoria pagos (compras + gastos), descuentos, retenciones y anticipos.
- Desglose por forma de pago y ranking de proveedores.
Configuración
Icono Configuración (requiere permiso de configuraciones):
| Parámetro | Efecto |
|---|---|
| Días atrás | Rango permitido de la fecha al crear comprobante (ej. pagar con fecha de ayer). |
| Tipo de compra | Filtra qué compras pendientes aparecen en el detalle (remisión, electrónica o todas). |
Cruce de saldos
Icono Cruce de saldos abre el módulo de compensación entre terceros. Use CE para pagos con salida real de efectivo o transferencia; use cruce de saldos para compensaciones contables sin movimiento de tesorería.
Contabilidad y comprobantes
- Al crear el CE se vincula un comprobante contable de egreso (referencia «CE #…»).
- Cada pago, descuento o retención actualiza los movimientos del comprobante vinculado.
- El detalle muestra el listado de comprobantes contables asociados.
- Reconstruir Comprobante — regenera movimientos desde los ítems del CE (permiso especial).
- Comprobantes Masivos — reconstrucción masiva desde el listado (mismo permiso).
- Anular — marca el CE como Anulado, revierte saldos de compras/gastos y genera movimientos contables inversos.
- Cambiar fecha — ícono lápiz junto a la fecha en el detalle.
Retenciones e informes tributarios
- Retenciones practicadas al pagar compras alimentan informes de retenciones en compras y proveedores.
- La base de la compra determina qué conceptos de retención están disponibles.
- Revise líneas de retención en el detalle antes del cierre mensual.
- El IVA descontable se gestiona en compras; el CE registra el pago y retenciones al momento del desembolso.
Permisos
- Acceso al módulo según perfil del empleado.
- Configuración — permiso de configuraciones (administrador).
- Reconstruir comprobante — permiso especial de reconstrucción.
- Anular — disponible en pantalla para quien accede al detalle; use con precaución y autorización interna.
- Administradores: sucursal «Todas» en buscador; usuarios normales permanecen en su sucursal.
- Multisucursal: elegir sucursal al crear si aplica.
Preguntas frecuentes
¿Diferencia entre Listado y Por tercero?
Por tercero agrupa proveedores con comprobantes de hoy (vista rápida diaria). Listado muestra todos los comprobantes activos sin límite de fecha inicial.
¿Abono múltiple compras o gastos?
Compras = facturas a crédito del proveedor. Gastos = egresos del módulo Gastos. Use el botón correspondiente según qué documentos va a pagar.
El comprobante aparece «Vacío».
Se creó sin pagos. Abra el detalle y registre movimientos, o anule si fue error.
No veo compras pendientes.
Solo aparecen compras con saldo pendiente del proveedor del CE. Verifique proveedor correcto, saldo pendiente y filtro de tipo de compra en Configuración.
¿CE vs Recibo de caja?
Comprobante de egreso: pagos a proveedores (salida de dinero). Recibo de caja: cobros de clientes (entrada de dinero).
Error al reconstruir comprobante.
Requiere permiso de reconstrucción. El CE debe estar Activo y tener movimientos registrados.
¿Los videos no se reproducen?
Si su instalación incluye videos de capacitación, el administrador debe verificar que estén cargados en el servidor.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Pago transferencia una factura de compra
Proveedor X, compra pendiente → Agregar → pago completo → Transferencia → Imprimir.
Ejemplo 2 — Un cheque para varias compras
Abono Múltiple Compras → marcar 4 facturas → distribuir valor del cheque → Guardar.
Ejemplo 3 — Pagar servicios (gastos)
Proveedor Y tiene 3 gastos pendientes → Abono Múltiple Gastos → marcar y pagar.
Ejemplo 4 — Pago con retención
Pago completo con ReteFuente practicada → valor neto transferido menor al saldo de la compra.
Ejemplo 5 — Anticipo a proveedor
Botón Anticipo sin compra específica → queda saldo a favor para futuras compras.
Buenas prácticas
- Un CE por desembolso real (transferencia, cheque, sesión de pagos) para conciliar banco.
- Verifique proveedor antes de continuar; el CE no cambia de tercero.
- Use el botón correcto: compras vs gastos.
- Registre referencia bancaria en cada pago.
- Revise retenciones y soporte antes de cerrar mes.
- Imprima o archive comprobante para el proveedor.
- Revise asiento contable al cierre del día.
- Anule solo con autorización; la anulación revierte saldos y deja traza en el sistema.