Recibos de caja
Videos tutoriales
Los videos se reproducen si la carpeta media/ está disponible en el servidor.
¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Recibos de caja registra y documenta los ingresos de dinero recibidos de clientes o responsables de crédito, principalmente por cobro de facturas a crédito, pero también por anticipos, devoluciones y otros conceptos de tesorería.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Recibos de caja. La pantalla habitual de consulta es el icono Listado.
¿Qué puede hacer aquí?
- Crear un recibo por cliente o por responsable de crédito.
- Registrar pagos a una factura (pago completo) o a varias (abono múltiple).
- Aplicar descuentos, retenciones (ReteFuente, ReteIVA, ReteICA), anticipos, ajustes y devoluciones en el mismo documento.
- Imprimir el recibo y consultar el comprobante contable asociado.
- Listar, filtrar, anular y consultar historial de pagos por factura.
Un recibo de caja agrupa varios movimientos bajo un mismo número. Al crearlo el sistema prepara un comprobante contable que se completa conforme registra pagos y demás conceptos.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Ventas / Facturas | Cada pago reduce el saldo pendiente de la factura (electrónica, POS o remisión). |
| Clientes | Recibo por cliente; muestra deuda, cupo y saldo a favor al crear. Estado de cuenta imprimible. |
| Responsable crédito | Agrupa cobros de facturas de varios clientes bajo el mismo pagador corporativo. |
| Contabilidad | Cada recibo genera un comprobante contable que se completa con los movimientos. |
| Conciliaciones | Al anular un recibo se revierten los movimientos y se integra con conciliación cuando aplica. |
| Cruce de saldos | Compensa deudas entre cuentas del mismo tercero sin ingreso de dinero. |
| Configuración tributaria | Conceptos de retención según la base UVT de la factura. |
| Informes tributarios | Las retenciones practicadas alimentan los reportes de retenciones en ventas. |
Inicio rápido
- Pulse Agregar → elija Por Cliente o Por Responsable, fecha (dentro del rango configurado) y sucursal → Continuar.
- En el detalle del recibo registre movimientos:
- Una factura: selecciónela y pulse el botón verde → modal Pago completo.
- Varias facturas: pulse Abono multiple.
- Anticipo, devolución o aprovechamiento: use los botones en la cabecera del recibo.
- Revise totales por forma de pago e Imprimir o entregue comprobante al cliente.
- Verifique el comprobante contable al pie del detalle.
- En Listado, por defecto verá recibos de hoy en su sucursal; amplíe fechas si necesita consultar otros días.
Tipos de movimiento en el recibo
Cada línea del recibo corresponde a uno de estos conceptos:
| Tipo | Uso típico |
|---|---|
| Pagos / abonos | Dinero recibido aplicado a una o varias facturas (efectivo, transferencia, tarjeta, etc.). |
| Descuentos | Reducción del saldo sin entrega de efectivo (pronto pago, acuerdo comercial). |
| Retenciones | ReteFuente, ReteIVA y ReteICA aplicadas al cobrar; pueden ser varias por factura. |
| Anticipos / saldo a favor | Ingreso que queda como saldo a favor del cliente para aplicar después. |
| Ajustes | Movimientos de ajuste; incluye aprovechamientos de saldo a favor. |
| Devoluciones | Devolución de dinero al cliente registrada en el recibo. |
En el detalle verá tipo, factura, fecha, valor, forma de pago y motivo. El total del recibo suma pagos, descuentos, retenciones, anticipos, ajustes y devoluciones registrados.
Estados del recibo
| Estado en pantalla | Significado | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| Activo | Recibo válido; movimientos aplicados a facturas y contabilidad. | Agregar movimientos, imprimir, reconstruir comprobante (usuario autorizado). Solo administradores pueden anular. |
| Anulado | Recibo cancelado; se revierten pagos, descuentos, retenciones, etc. | Solo consulta e impresión histórica. Aparece cinta roja «Anulado» en pantalla. |
| Vacío | Recibo creado sin ningún movimiento (total en cero en listado). | Abrir detalle y registrar pagos, o anular si se creó por error. |
Recibo por cliente vs por responsable
Por cliente
- Lista facturas pendientes de ese cliente (las más recientes).
- Muestra alerta si tiene saldo a favor.
- Botones: Devolución, Aprovechamientos (si hay saldo a favor), Anticipo, Abono múltiple.
- Estado de cuenta imprimible desde el detalle.
Por responsable
- Lista facturas pendientes de clientes asociados al responsable de crédito.
- Abono múltiple específico para responsable.
- Útil cuando un mismo pagador cubre varias cuentas de clientes.
Listado y filtros
Comportamiento por defecto
- Muestra recibos de hoy en su sucursal.
- Solo recibos activos (no anulados).
- Los administradores pueden ver todas las sucursales y ampliar el rango de fechas.
Columnas principales
Número, cliente/responsable, fechas, total desglosado (pagos, descuentos, retenciones, anticipos), observaciones, sucursal, estado y enlace al detalle.
Filtros y vistas
- Buscador de fechas: rango personalizado + sucursal.
- Por tercero / Por responsable: vista resumen; al elegir uno carga sus recibos.
- Anulados: icono Anulados en el menú.
- Usuarios autorizados ven el botón Comprobantes Masivos para reconstruir comprobantes en lote.
Crear recibo
- Pulse Agregar.
- Tipo de comprobante: Por Cliente (busque el cliente) o Por Responsable (lista de responsables activos).
- Fecha: fecha contable del recibo. Debe estar entre hoy y hoy menos los días atrás configurados en Configuración.
- Sucursal: obligatoria si opera en varias sucursales; si no, se asigna la suya.
- Pulse Continuar — el sistema abre el detalle del recibo con comprobante contable listo para completar.
Al elegir cliente, el panel lateral muestra deuda, cupo y datos del cliente, igual que en pedidos.
Detalle del recibo
Pantalla principal de operación: cabecera (empresa, cliente/responsable, fechas, empleado), tabla de movimientos, total, resumen por forma de pago y sección contable.
Acciones en cabecera (recibo activo)
- Abono multiple — varias facturas en un solo ingreso.
- Devolución — solo recibo por cliente.
- Aprovechamientos — usar saldo a favor del cliente.
- Anticipo — registrar ingreso como saldo a favor.
- Selector de factura + botón verde → pago completo.
Acciones al pie
- Imprimir — impresión del recibo.
- Estado de Cuenta — solo recibo por cliente.
- Reconstruir Comprobante — usuario autorizado.
- Anular — solo administrador.
Pago completo — una factura
Desde el detalle, seleccione una factura pendiente y abra el modal de pago completo. Permite liquidar el saldo de una sola factura en un solo paso.
- Valor del pago, forma de pago, referencia, cuenta contable y centro de costos.
- Descuentos aplicables al saldo.
- Retenciones ReteFuente, ReteICA y ReteIVA — calculadas automáticamente y editables.
- Al guardar se registran pagos, descuentos y retenciones y se actualiza el comprobante contable.
Abono múltiple
Use cuando el cliente (o responsable) paga varias facturas en un solo ingreso o distribuye un monto entre varios documentos.
- Pulse Abono multiple desde el detalle del recibo.
- Marque las facturas a incluir.
- Indique valor a pagar por factura, forma de pago y referencias.
- Opcional: descuentos por factura.
- Guarde — cada factura queda vinculada al mismo recibo de caja.
Retenciones múltiples
En abono múltiple y pago completo puede aplicar varias retenciones del mismo tipo a una factura.
Cómo usar (abono múltiple)
- Seleccione la factura.
- Pulse Retenciones.
- + Agregar Retención → elija concepto (ReteFuente, ReteIVA o ReteICA).
- El valor se calcula automáticamente; puede editarlo.
- Repita para más conceptos → Guardar Retenciones.
El pago neto se ajusta: Pago ≈ Pendiente − Descuento − Total retenciones. Coordine con el cliente antes de cerrar el recibo.
Anticipos, descuentos, ajustes y devoluciones
| Concepto | Descripción |
|---|---|
| Anticipo | Ingreso que incrementa el saldo a favor del cliente. |
| Descuento | Se registra al pagar; reduce saldo sin movimiento de caja adicional. |
| Aprovechamiento | Usa saldo a favor existente para compensar deuda. |
| Devolución | Salida de dinero al cliente dentro del recibo. Solo recibos por cliente. |
| Ajustes | Otros movimientos contables vinculados al recibo. |
Historial de facturas
Icono Historial facturas — ingrese el número de factura y consulte todos los pagos, descuentos y retenciones asociados a ese documento, en cualquier recibo donde se hayan registrado.
Útil para responder reclamos del cliente («¿cuánto ha pagado de la factura X?») sin buscar recibo por recibo.
Buscar recibo por número
Icono Buscar recibo caja por número — escriba el número que aparece en listado e impresión para ir directamente al detalle del recibo.
Dashboard
Icono Dashboard — estadísticas del periodo (por defecto mes actual) con filtro de fechas y sucursal:
- Total recibos, clientes y responsables atendidos.
- Sumatoria de pagos, descuentos, retenciones y anticipos.
- Desglose por forma de pago y rankings de clientes/responsables.
Configuración
Icono Configuración — visible solo para usuarios autorizados.
| Parámetro | Efecto |
|---|---|
| Días atrás | Cuántos días hacia atrás puede retroceder la fecha al crear un recibo. |
| Tipo venta | Filtro histórico por tipo de documento (remisión, electrónica o todos). |
Cruce de saldos
El icono Cruce de saldos abre el módulo de compensación entre cuentas por cobrar y por pagar del mismo tercero.
Use recibos de caja para cobros con ingreso de efectivo o transferencia; use cruce de saldos cuando solo hay compensación contable entre deudas, sin movimiento de dinero.
Contabilidad y comprobantes
- Al crear el recibo se genera un comprobante contable que se completa con cada pago, descuento o retención.
- En el detalle se listan comprobantes y se muestra el asiento cuando hay movimientos.
- Reconstruir comprobante — usuario autorizado; regenera el asiento desde los movimientos del recibo.
- Comprobantes masivos — desde el listado, mismo permiso.
- Anulación — solo administrador; revierte cobros en facturas y genera comprobante de anulación.
Retenciones e informes tributarios
Las retenciones practicadas al cliente al momento del cobro deben coincidir con certificados y declaraciones.
- Los conceptos disponibles dependen de la base UVT de la factura.
- Revise retenciones en el detalle del recibo antes de cerrar el día.
- Coordine con contador el tratamiento de retenciones múltiples por factura.
- Informes tributarios consolidan retenciones de ventas según configuración de la empresa.
Permisos
- Quién ve el menú Recibos de caja depende del perfil asignado a cada empleado.
- Configuración: usuario autorizado por el administrador.
- Reconstruir comprobante (individual o masivo): usuario autorizado.
- Anular recibo: solo administrador.
- Ver todas las sucursales en listado: administradores; demás usuarios permanecen en su sucursal.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el listado está vacío?
Por defecto solo muestra recibos de hoy en su sucursal. Amplíe el rango de fechas en el buscador; los administradores pueden ver todas las sucursales.
El recibo aparece «Vacío» en el listado.
Se creó el recibo pero no se registró ningún pago. Abra el detalle y agregue pagos, o anule si fue un error.
No me deja poner una fecha antigua.
La fecha debe estar dentro del rango «días atrás» configurado. Pida al administrador ajustarlo si el negocio lo requiere.
No veo facturas pendientes en el recibo.
Solo aparecen facturas con saldo pendiente del cliente o responsable correcto. Verifique que la factura no esté ya pagada.
Error: no tiene comprobante contable asociado.
Recibos muy antiguos pueden no tener comprobante. Un usuario autorizado puede Reconstruir Comprobante desde el detalle.
¿Abono múltiple o pago completo?
Pago completo: una factura, modal rápido.
Abono múltiple: varias facturas con distribución de montos y retenciones.
¿Quién puede anular?
Solo administradores. La anulación revierte cobros y conserva el registro histórico.
¿Los videos no cargan?
Confirme con soporte que su instalación incluye los videos de capacitación de este módulo.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Cobro simple.
Cliente paga transferencia el total de una factura → Agregar recibo por cliente → pago completo → forma Transferencia → imprimir.
Ejemplo 2 — Pago parcial a varias facturas.
Cliente entrega cheque que cubre parte de 3 facturas → Abono múltiple → marcar las 3 → distribuir valores.
Ejemplo 3 — Cobro con retenciones.
Cliente practica ReteFuente y ReteICA → en abono múltiple abrir Retenciones → agregar conceptos → el pago neto se reduce automáticamente.
Ejemplo 4 — Anticipo.
Cliente paga por adelantado → recibo → Anticipo → queda saldo a favor para futuras facturas.
Ejemplo 5 — Responsable corporativo.
Un responsable paga facturas de varios clientes → recibo Por Responsable → abono múltiple.
Buenas prácticas
- Cree un recibo por ingreso real (transferencia, consignación o sesión de caja) para facilitar conciliación bancaria.
- Verifique cliente/responsable antes de continuar; no se puede cambiar fácilmente después.
- Registre referencia de pago (últimos dígitos transferencia, número cheque) en cada movimiento.
- Revise retenciones con el cliente antes de cerrar el recibo.
- Imprima o envíe comprobante al cliente al finalizar.
- Revise comprobante contable antes de cerrar el día.
- Use Historial facturas para auditorías puntuales.
- No anule recibos antiguos sin coordinación con contabilidad.