Comprobantes contables
Videos tutoriales
Los videos se reproducen si la carpeta media/ está disponible en el servidor.
¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Comprobantes contables es el centro de la contabilidad en Ecobelleza: consulta, crea y audita los asientos contables (débitos y créditos) del negocio.
Acceda desde el menú lateral. La pantalla inicial suele ser el icono Listado.
¿Qué puede hacer aquí?
- Ver comprobantes generados automáticamente desde ventas, compras, recibos de caja, comprobantes de egreso, nómina, devoluciones, etc.
- Crear comprobantes manuales (notas de contabilidad, ajustes, saldos iniciales).
- Filtrar por tipo, fecha, cuadre y estado (Activo o Anulado).
- Consultar movimientos por cuenta PUC o por tercero.
- Importar saldos iniciales desde Excel.
- Editar, duplicar e imprimir comprobantes (según permisos y origen).
Regla contable básica: suma de débitos = suma de créditos (cuadre). La columna Cuadre muestra Sí o No.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Ventas / facturación electrónica | Genera comprobante de venta al facturar. |
| Recibos de caja | Comprobante vinculado al registrar cobros. |
| Comprobantes de egreso | Comprobante vinculado al pagar proveedores. |
| Compras / Gastos / Nómina | Contabilización automática de operaciones. |
| Configuración contable | PUC, parámetros y tipos visibles en el menú. |
| Reportes contables | Los movimientos alimentan balance, estado de resultados y comprobación. |
| Conciliaciones | Notas bancarias y movimientos de conciliación. |
Inicio rápido
- Icono Listado → revise comprobantes del día o use el buscador de fechas, tipo y cuadre.
- Pulse Ver (ojo) → detalle con tabla débito/crédito por línea.
- Para asiento manual: Agregar → agregue líneas hasta que débitos = créditos → Guardar.
- Para saldos de apertura: Importar SI → descargue plantilla Excel → cargue archivo cuadrado.
- Para auditoría: Por cuenta o Auxiliar por tercero con rango de fechas.
Comprobante y asientos contables
Encabezado del comprobante
- Número — identificador único del comprobante.
- Tipo — venta, recibo de caja, egreso, nota manual, etc.
- Fecha, referencia, nota — identificación del documento.
- Responsable y sucursal — quién registró y dónde.
- Estado — Activo o Anulado según el documento origen.
Líneas del asiento
Cada fila del detalle incluye: cuenta contable (PUC), tercero (cliente, proveedor o empleado), débito, crédito, documento de soporte, centro de costos y nota.
Tipos de comprobante (referencia)
| Tipo | Nombre | Origen / uso |
|---|---|---|
| RC | Recibo de caja | Generados al cobrar clientes. |
| CE | Comprobante de egreso | Pagos a proveedores y egresos. |
| Venta | Venta | Facturación (FE, POS, remisión). |
| Notas | Notas contabilidad | Ajustes y notas contables manuales. |
| Provisiones | Provisiones | Provisiones de prestaciones sociales. |
| Nómina | Nómina | Causación de nómina. |
| Devoluciones | Devoluciones | Notas crédito y devoluciones. |
| Notas bancarias | Notas bancarias | Movimientos bancarios y conciliación. |
Pueden existir otros tipos según la configuración de su empresa. Use el filtro «Tipo comprobante» en el listado para ver el nombre exacto.
Cuadre débito / crédito
- Un comprobante cuadra cuando la suma de débitos iguala la suma de créditos.
- En el listado la columna Cuadre muestra Sí o No.
- El filtro Cuadre permite listar solo cuadrados o descuadrados.
- En detalle aparece alerta roja si no cuadra; en creación manual no permite Guardar hasta cuadrar.
- Comprobantes automáticos deberían cuadrar; si no, use Reconstruir comprobante desde el módulo origen (recibo de caja, CE, ventas) con permiso especial.
Listado y filtros
Icono Listado. Requiere permiso Ver comprobantes contables.
Vista por defecto
Para no saturar la pantalla, el listado general excluye recibos de caja y ventas. Use los botones del menú por tipo o el filtro «Tipo comprobante» para verlos.
Buscador
- Fechas — rango calendario.
- Tipo comprobante — uno específico o «Todos».
- Cuadre — Sí / No / Todos.
Columnas visibles
Número, referencia, tipo, fecha, nota, empleado, estado (Activo/Anulado), cuadre, enlace a comprobante de egreso si aplica, y botón ver detalle.
Ver detalle
Pulse Ver (ojo) en el listado. Muestra cabecera, tabla de movimientos, totales débito/crédito y alerta si descuadra.
- Imprimir — desde menú desplegable o navegador.
- Editar comprobante o Duplicar — según permisos (ver sección siguiente).
- Enlace al Comprobante de egreso cuando el asiento proviene de un pago a proveedor.
Crear comprobante manual
Icono Agregar:
- Seleccione tipo de comprobante, fecha, referencia, sucursal y responsable.
- Agregue líneas: cuenta PUC, tercero, débito o crédito, documento y nota.
- El resumen muestra totales en tiempo real hasta que cuadre.
- Cuando débitos = créditos, pulse Guardar.
Validaciones al guardar
- Al menos una línea en el comprobante.
- Fecha obligatoria: año en curso y no posterior a hoy.
- Débitos totales = créditos totales.
Editar y duplicar
- Editar — modifica líneas existentes desde el detalle del comprobante.
- Duplicar — copia el comprobante; el sistema pedirá cambiar la fecha antes de continuar.
- Cambiar fecha — ícono lápiz junto a la fecha en el detalle.
Edite con precaución comprobantes ya conciliados o vinculados a documentos fiscales; preferible ajustar desde el módulo origen o crear una nota contable de corrección.
Consulta por cuenta
Icono Por cuenta → rango de fechas + cuenta contable (lista desde el PUC, opción «Todas»). Resultado: movimientos de la cuenta con débitos, créditos y saldo acumulado en el periodo.
Auxiliar por tercero
Icono Auxiliar por tercero — combina filtros de cuenta, fechas y tercero:
- Todos los clientes, todos los proveedores o todos los empleados.
- Un cliente, proveedor o empleado específico.
Exportación a Excel disponible si tiene permiso de exportación.
Importar saldos iniciales
Icono Importar SI:
- Descargue la plantilla Excel (incluye hoja de ayuda).
- Complete: cuenta PUC, tipo de tercero (opcional), identificación, débito, crédito, nota y documento.
- Verifique que débitos = créditos en el archivo.
- Suba el archivo → elija tipo de comprobante, fecha y referencia (ej. «SALDOS INICIALES») → procese.
Exportar
Si tiene permiso de exportación a Excel, puede exportar el listado de comprobantes, movimientos detallados y auxiliar por tercero desde las pantallas correspondientes.
Comprobantes automáticos
La mayoría de comprobantes no se crean aquí, sino en el módulo de origen al confirmar la operación:
| Operación | Módulo origen |
|---|---|
| Cobro a cliente | Recibos de caja |
| Pago a proveedor | Comprobantes de egreso |
| Factura de venta | Ventas / facturación electrónica |
| Compra | Compras |
| Nómina / provisiones | Nómina |
| Gasto | Gastos |
Si falta o está mal el comprobante automático, use Reconstruir comprobante en el módulo origen (requiere permiso especial), no duplique manualmente salvo corrección excepcional autorizada por contador.
Permisos
- Acceso al módulo según perfil del empleado.
- Ver comprobantes contables — obligatorio para ver el listado.
- Exportar Excel — según política de la empresa.
- Reconstruir comprobantes — desde módulos origen (recibo de caja, CE, ventas), no directamente aquí.
- Creación manual y edición: restrinja por rol según política interna (contador o administrador).
Preguntas frecuentes
No veo el listado de comprobantes.
Necesita el permiso especial Ver comprobantes contables. Pida al administrador que se lo asigne en el perfil del empleado.
No aparecen ventas ni recibos de caja.
El listado general los oculta por defecto. Use el botón del tipo deseado en el menú o filtre por tipo en el buscador.
El comprobante no cuadra.
Revise líneas en detalle. Si es automático, reconstruya desde el módulo origen. Si es manual, edite hasta equilibrar débitos y créditos.
Error de fecha al crear manual.
La fecha debe ser del año en curso y no puede ser futura.
¿Puedo editar un comprobante de una factura?
Técnicamente sí, pero lo correcto es corregir en Ventas o crear una nota contable de ajuste para no desalinear fiscal y operativo.
La importación de saldos iniciales falla.
Verifique que débitos = créditos, que las cuentas PUC existan y que los terceros estén identificados correctamente en la plantilla.
¿Los videos no se reproducen?
Si su instalación incluye videos de capacitación, el administrador debe verificar que estén cargados en el servidor.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Revisar comprobantes del mes
Listado → buscador fechas (1–31) → tipo «Todos» → cuadre «Sí» → exportar Excel si tiene permiso.
Ejemplo 2 — Nota contable de ajuste
Agregar → tipo «Notas contabilidad» → línea débito cuenta gasto + línea crédito banco → Guardar cuando cuadre.
Ejemplo 3 — Saldos iniciales de apertura
Importar SI → plantilla con cuentas de activo al débito y patrimonio al crédito, cuadrada → fecha 1 de enero.
Ejemplo 4 — Auxiliar cliente en cartera
Auxiliar por tercero → cuenta de clientes → cliente específico → rango del año → revise saldo.
Ejemplo 5 — Auditar comprobante descuadrado
Listado → filtro cuadre «No» → abrir detalle → editar líneas o reconstruir desde recibo de caja o CE origen.
Buenas prácticas
- No cree comprobantes manuales para operaciones que ya tienen flujo automático (venta, cobro, pago).
- Revise cuadre diariamente con filtro «No» en cuadre.
- Use referencias claras en comprobantes manuales (motivo del ajuste).
- Asigne tercero en cada línea cuando la cuenta lo requiera (cartera, proveedores).
- Importe saldos iniciales una sola vez por periodo contable; respalde el Excel.
- Coordine ediciones con contador antes de cerrar mes.
- Configure el menú de tipos para que usuarios encuentren rápido RC, CE, nómina, etc.