Cruce de saldos
Videos tutoriales
Los videos se reproducen si la carpeta media/ está disponible en el servidor.
¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Cruce de saldos permite compensar deudas entre un cliente y un proveedor cuando ambos registros corresponden a la misma persona (mismo NIT o cédula), sin mover dinero en caja o banco.
¿Qué puede hacer aquí?
- Reducir la cartera por cobrar del cliente (facturas pendientes o saldo a favor).
- Reducir la cuenta por pagar al proveedor (compras pendientes o saldo a favor).
- Generar un comprobante contable automático.
- Consultar histórico, detalle e indicadores en Estadísticas.
No es un pago: no reemplaza recibos de caja ni comprobantes de egreso cuando hay flujo real de efectivo o transferencia. Use cruce cuando la compensación es entre cuentas del mismo tercero.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Clientes | Pedidos con saldo, saldo a favor y documento de identificación. |
| Proveedores | Compras con saldo, saldo a favor y NIT del proveedor. |
| Ventas / Pedidos | Abono o cierre de factura al cruzar; puede acreditar puntos si queda pagada. |
| Compras | Abono o cierre de compra al cruzar saldo proveedor. |
| Configuración contable | Requiere cuentas por cobrar y por pagar configuradas. |
| Comprobantes contables | Se genera comprobante automático vinculado al cruce. |
| Recibos de caja / Comprobantes de egreso | Use RC/CE para pagos reales; cruce para compensación sin dinero. |
También puede acceder desde el icono Cruce de saldos en Recibos de caja y desde Comprobantes de egreso.
Inicio rápido
- Pulse Nuevo cruce → elija cliente y proveedor con el mismo documento → Continuar.
- En la pantalla de cruce marque ítems en Lado Cliente y Lado Proveedor.
- Ajuste montos; el total de cada lado debe ser igual.
- Opcional: observación → Realizar cruce.
- Revise el detalle y el comprobante contable generado.
- Consulte Listado o Estadísticas para seguimiento.
Concepto contable
Cuando la misma persona nos debe (como cliente) y nosotros le debemos (como proveedor), el cruce netea ambas posiciones:
- Lado cliente: lo que el cliente «aporta» — pago de sus facturas o uso de su saldo a favor.
- Lado proveedor: lo que se «descuenta» de lo que le debemos — abono a compras o uso de saldo a favor proveedor.
El asiento contable mueve cuentas por cobrar y por pagar sin pasar por caja: débito en cartera (reduce lo que nos deben) y crédito en deuda a proveedores (reduce lo que debemos).
Requisito: mismo documento
El cruce solo está permitido si la cédula del cliente y el NIT del proveedor son el mismo número (sin importar puntos ni guiones).
Ejemplo: 900.123.456-1 y 9001234561 se consideran iguales.
Si no coinciden, verá un mensaje de error al continuar. Cliente y proveedor deben estar activos. Unifique el documento en los maestros de Clientes y Proveedores antes de cruzar.
Listado
Icono Listado — muestra los cruces más recientes con:
- Número, fecha, cliente, proveedor, monto cruzado.
- Estado: Activo o Anulado.
- Botón Ver para abrir el detalle.
Nuevo cruce
- Pulse Nuevo cruce.
- Seleccione Cliente (busque por cédula o nombre).
- Seleccione Proveedor (busque por NIT o nombre).
- Pulse Continuar.
El sistema valida que ambos existan, estén activos y tengan el mismo documento antes de abrir la pantalla de cruce.
Pantalla de cruce
Dos columnas con casillas y montos. Si no hay nada que cruzar, verá una advertencia.
Lado Cliente
- Facturas / pedidos — Facturas del cliente con saldo pendiente.
- Saldo a favor — Anticipos o saldo acumulado a favor del cliente.
Lado Proveedor
- Compras — Compras al proveedor con saldo pendiente.
- Saldo a favor — Anticipos o saldo a favor del proveedor.
Reglas en pantalla
- Al marcar una casilla, el monto se llena con el pendiente máximo (editable).
- El monto no puede superar el pendiente de la fila.
- Total cliente = Total proveedor para habilitar «Realizar cruce».
- Campo Observación opcional.
Procesar cruce
Pulse Realizar cruce cuando los totales cuadren. El sistema:
- Valida cliente, proveedor, mismo documento y totales iguales.
- Verifica que las cuentas por cobrar y por pagar estén configuradas.
- Registra el cruce y genera el comprobante contable.
- Actualiza saldos de pedidos, compras y saldos a favor aplicados.
- Abre el detalle con mensaje de éxito.
Detalle del cruce
Muestra fecha, cliente, proveedor, monto cruzado, observación, estado, enlace al comprobante contable y tabla de ítems aplicados en cada lado (facturas, compras o saldos a favor).
Estadísticas
Icono Estadísticas — filtros Desde / Hasta (por defecto: mes en curso):
- Total cruces en el periodo.
- Cruces activos y anulados.
- Monto cruzado (activos).
- Resumen por mes y listado del periodo con enlace a detalle.
Contabilidad generada
- Se crea un comprobante contable con referencia «Cruce saldos #…».
- Débito: cuenta por cobrar del cliente.
- Crédito: cuenta por pagar del proveedor.
- Desde el detalle puede abrir el comprobante en Comprobantes contables.
- Si faltan cuentas en configuración contable, el proceso se rechaza con un mensaje claro.
Estados
- Activo: cruce vigente; montos aplicados en pedidos/compras y comprobante contable activo.
- Anulado: cruce invalidado; aparece en listado y estadísticas. Actualmente no hay botón de anulación en pantalla; consulte al administrador si necesita reversión.
Permisos
- Quién ve el menú Cruce de saldos depende del perfil asignado a cada empleado.
- Proveedores privados: solo verá proveedores a los que tenga acceso.
- Para corregir cuentas por cobrar/pagar si el proceso falla: usuario autorizado en Configuración contable.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no me deja cruzar?
Documentos distintos, cliente/proveedor inactivo, sin pedidos/compras pendientes ni saldos a favor, totales desiguales, o cuentas por cobrar/pagar sin configurar.
¿Cruce o recibo de caja?
Recibo de caja cuando entra dinero real. Cruce cuando compensa deuda cliente vs deuda proveedor del mismo documento sin movimiento de tesorería.
¿Puedo cruzar solo saldo a favor?
Sí, si hay saldo a favor en un lado y deuda en el otro, siempre que los totales cuadren.
¿Se cierran las facturas automáticamente?
Sí, si el abono deja saldo en cero la factura o compra queda pagada.
¿Cómo anulo un cruce?
El módulo no tiene anulación en pantalla actualmente. Consulte al administrador o contador.
¿Los videos no cargan?
Confirme con soporte que su instalación incluye los videos de capacitación de este módulo.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Compensación total.
Cliente con factura $2.000.000 pendiente y como proveedor le debemos compra $2.000.000 mismo NIT → cruce $2M en cada lado. Ambas quedan pagadas sin transferencia.
Ejemplo 2 — Cruce parcial.
Deuda cliente $5M, deuda proveedor $3M → cruzar $3M en cada lado: proveedor queda pagado; cliente queda con $2M pendientes.
Ejemplo 3 — Saldo a favor cliente.
Cliente con anticipo $800.000 y compra proveedor $800.000 → marque saldo a favor cliente y compra proveedor.
Ejemplo 4 — Error de documento.
Cliente cédula 123456789, proveedor NIT 900123456-1 → error. Unifique el documento en maestros antes de cruzar.
Buenas prácticas
- Verifique que cédula cliente y NIT proveedor coincidan antes de iniciar.
- Documente el cruce en observación (ej. «Compensación junio — acuerdo comercial»).
- Revise el comprobante contable tras procesar.
- No use cruce para pagos que sí pasaron por banco; use recibos de caja o comprobantes de egreso.
- Confirme configuración de cuentas por cobrar/pagar antes del primer cruce del periodo.
- Use Estadísticas en cierre de mes para cuadre con cartera y cuentas por pagar.