Anticipos clientes
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Anticipos registra los pagos anticipados que recibe la empresa de sus clientes, antes de entregar mercancía o emitir la factura definitiva. Ese dinero queda como saldo a favor del cliente para descontarlo en ventas futuras.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Anticipos. La pantalla inicial suele ser el listado de anticipos del día.
¿Qué puede hacer aquí?
- Registrar anticipos con fecha, valor, motivo y forma de pago.
- Incrementar automáticamente el saldo a favor del cliente.
- Generar el comprobante contable correspondiente.
- Consultar listado filtrado por fechas y sucursal.
- Revisar estadísticas en el Dashboard.
- Importar saldos iniciales desde Excel al poner en marcha el sistema.
Enfoque: el cliente paga por adelantado a la empresa. No confundir con anticipos a proveedores (la empresa paga al proveedor) ni con anticipos a empleados (la empresa adelanta dinero al trabajador).
Tipos de anticipo en el sistema
| Módulo | ¿Quién paga a quién? | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Anticipos (clientes) | El cliente paga a la empresa | Reservas, prepagos y saldo a favor para futuras compras |
| Anticipos proveedores | La empresa paga al proveedor | Prepago de compras o importaciones |
| Anticipos empleados | La empresa paga al empleado | Anticipo de nómina, viáticos u otros adelantos |
Cada tipo de anticipo es un módulo independiente con su propio listado y reglas.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Clientes | Consultar y verificar el saldo a favor de cada cliente. |
| Ventas | Descontar el saldo a favor al cerrar una factura o pedido. |
| Recibo de caja | Enviar sobrantes de un recibo al saldo a favor del cliente. |
| Cuentas por cobrar | La cartera es lo que el cliente debe; el saldo a favor es crédito a su favor — son conceptos distintos. |
| Configuración financiera | Formas de pago y bancos usados al registrar anticipos. |
| Configuración contable | Cuentas contables de anticipos de clientes. |
| Movimientos contables | Consultar el comprobante generado por cada anticipo. |
| Anticipos proveedores | Módulo aparte: la empresa paga por adelantado a proveedores, no a clientes. |
| Anticipos empleados | Módulo aparte: la empresa adelanta dinero a empleados. |
Inicio rápido
- Pulse Agregar anticipo en la barra de iconos o el botón + en el listado.
- Seleccione el cliente, indique valor, motivo y forma de pago (si es transferencia, elija el banco).
- Pulse Guardar → el saldo a favor del cliente aumenta y se genera el comprobante contable.
- En Clientes, verifique el nuevo saldo a favor.
- Al facturar, use «Saldo a favor» como forma de pago para descontar el crédito.
- Use Dashboard para revisar totales del mes.
Conceptos clave
- Anticipo: registro del pago recibido del cliente con fecha, valor, motivo y forma de pago.
- Saldo a favor: crédito del cliente con la empresa; sube al crear un anticipo y baja al usarlo en ventas o recibos de caja.
- Saldo inicial: opción especial en el formulario para cargar saldos históricos al migrar al sistema, sin simular un pago del día.
- Comprobante contable: documento automático que registra el ingreso del dinero y el anticipo del cliente.
- Responsable: persona que registra el anticipo en el sistema.
Estados del anticipo
| Etiqueta en pantalla | Significado |
|---|---|
| Realizado / Pendiente | Anticipo vigente recién registrado; el saldo a favor del cliente está activo. |
| Anulado | Anticipo cancelado; el saldo a favor del cliente se revierte. |
En el detalle del anticipo verá Realizado o Anulado. Use la anulación solo cuando el registro fue un error.
Listado y filtros
Abra el icono Lista para ver los anticipos registrados.
Filtros superiores
- Rango de fechas — seleccione el periodo y pulse Buscar.
- Sucursal — «Todas» o una sucursal concreta.
- Ver todas — enlace para quitar el filtro de fechas y ver el historial completo.
Por defecto muestra los anticipos del día actual en la sucursal del usuario.
Columnas principales
Sucursal, fecha y hora, cliente, valor, observaciones y botón Ver para abrir el detalle.
Al pie aparece el total de valores listados. Desde aquí también puede acceder a Comprobantes masivos si tiene permiso de administrador.
Crear anticipo
Pulse Agregar anticipo y complete el formulario:
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Fecha | Fecha contable del anticipo (por defecto hoy). |
| Valor | Monto recibido del cliente. |
| Motivo | Observación breve (obligatorio): pedido, reserva, contrato, etc. |
| Cliente | Busque por cédula o nombre. |
| Forma de pago | Efectivo, transferencia, cheque u otra forma activa; incluye «Saldo inicial» para migraciones. |
| Banco | Obligatorio cuando la forma de pago es transferencia. |
| Comprobante | Imagen opcional como soporte del pago. |
| Sucursal | Visible si su usuario puede operar en varias sucursales. |
Al guardar, el saldo a favor del cliente aumenta y se genera el comprobante contable automáticamente.
Detalle del anticipo
Desde el listado pulse Ver para abrir el detalle. Muestra sucursal, cliente, responsable, fecha, valor, forma de pago, estado y observaciones.
Acciones disponibles
- Volver al listado.
- Ver comprobante contable (si tiene permiso).
- Reconstruir comprobante (administrador o usuario autorizado).
- Anular anticipo — revierte el saldo a favor si el registro fue un error.
Puede cambiar la fecha del anticipo desde el detalle si aún no está anulado.
Saldo a favor — uso en operación
- Tras un anticipo, consulte Clientes y verifique el saldo a favor.
- Al cerrar una venta, seleccione forma de pago «Saldo a favor» para descontar hasta el monto disponible.
- En Recibo de caja, puede enviar sobrante del recibo al saldo a favor del cliente.
- El sistema valida que no se use más saldo del disponible.
El saldo a favor no es lo mismo que cuentas por cobrar: la cartera es deuda del cliente; el saldo a favor es crédito a su favor.
Comprobante contable
Al guardar un anticipo se genera automáticamente un comprobante contable de causación.
- Registra el ingreso del dinero según la forma de pago elegida.
- Acredita la cuenta de anticipos de clientes configurada en Configuración contable.
- Consulte el comprobante desde el detalle del anticipo o en Movimientos contables.
- Si el comprobante tiene errores de parametrización, un administrador puede reconstruirlo desde el detalle o de forma masiva.
Importar saldos iniciales
El icono Importar saldos iniciales solo aparece para usuarios con permiso especial. Sirve para cargar saldos históricos al implementar el sistema.
Columnas del archivo Excel (en orden)
- Número de identificación del cliente — obligatorio
- Fecha — formato día/mes/año o año-mes-día
- Valor — obligatorio
- Forma de pago — opcional
- Observaciones — opcional
Descargue la plantilla con Descargar Plantilla Excel. Puede validar antes de importar y crear clientes que no existan. Cada registro incrementa el saldo a favor como un anticipo normal.
Use esta opción una sola vez al poner en marcha; después registre anticipos normales con Agregar anticipo.
Dashboard
Abra el icono Dashboard para ver estadísticas del periodo (por defecto el mes actual).
- Tarjetas con total de anticipos, valor total, pendientes y promedio.
- Tablas por estado, sucursal, forma de pago, principales clientes y responsables.
- Comparativa mensual de los últimos seis meses.
Permisos
- Quién ve el módulo Anticipos depende del perfil asignado a cada empleado.
- Importar saldos iniciales requiere permiso especial; pida al administrador si no ve el icono.
- Ver y reconstruir comprobantes contables está reservado a administradores o personal contable autorizado.
- La reconstrucción masiva de comprobantes es una operación sensible; úsela solo con supervisión contable.
Preguntas frecuentes
¿El cliente me paga o yo le pago al cliente?
El cliente paga a la empresa. Usted registra ese ingreso como anticipo y el cliente gana saldo a favor para futuras compras.
No veo anticipos de otros días.
Amplíe el rango de fechas en el buscador o use el enlace Ver todas para ver el historial completo.
Registré un anticipo pero no se descuenta en la próxima venta.
Verifique el saldo a favor en Clientes. En el cierre de venta elija explícitamente la forma de pago «Saldo a favor». El valor descontado no puede superar el saldo disponible.
No aparece el selector de banco.
Solo se muestra cuando la forma de pago es transferencia. Configure los bancos activos en Configuración financiera.
¿Para qué sirve «Saldo inicial»?
Para cargar saldos históricos al migrar al sistema, sin simular un pago en caja del día. También puede usar la importación masiva desde Excel.
No veo el comprobante contable.
Su usuario puede no tener permiso para verlo. Si falta el comprobante, pida a un administrador que lo reconstruya desde el detalle.
¿Un anticipo y un abono a cartera son lo mismo?
No. El abono a cartera reduce una factura pendiente. El anticipo crea crédito (saldo a favor) antes o independiente de una factura específica.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Reserva para pedido grande
El cliente entrega $2.000.000 por transferencia → registre el anticipo → su saldo a favor queda en $2.000.000 → al facturar, descuente el anticipo y pague el resto con otra forma de pago.
Ejemplo 2 — Migración inicial
Descargue la plantilla Excel, cargue identificación, fecha y valor de cada cliente con crédito histórico → importe → valide los saldos en Clientes.
Ejemplo 3 — Corrección de error
Anticipo duplicado → anule uno desde el detalle → verifique el saldo a favor del cliente y el comprobante contable.
Buenas prácticas
- Indique un motivo claro en cada anticipo (pedido, reserva, contrato).
- Use transferencia con el banco correcto para conciliar con el extracto.
- Adjunte soporte de pago cuando sea transferencia o cheque.
- Revise el saldo a favor del cliente antes de cerrar ventas grandes.
- Anule anticipos erróneos; no cree registros compensatorios manuales.
- Importe saldos iniciales una sola vez al poner en marcha el sistema.
- Cruce el dashboard mensual con los ingresos por anticipos en el banco.