Cuentas por Pagar
Videos tutoriales
Los videos se reproducen si la carpeta media/ está disponible en el servidor.
¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Cuentas por Pagar concentra todo lo que su empresa debe a terceros: compras a crédito con proveedores y gastos operativos aún sin pagar. Sirve para consultar, priorizar y planificar los pagos del negocio.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Cuentas por pagar. La pantalla inicial suele ser el Dashboard o el listado Por pagar.
¿Qué puede hacer aquí?
- Ver el total por pagar desglosado en compras y gastos.
- Consultar documentos pendientes, parciales y vencidos en un solo lugar.
- Agrupar la deuda por proveedor para pagos concentrados.
- Analizar estadísticas por período y los proveedores con mayor saldo.
- Exportar la cartera a Excel y cargar saldos iniciales al migrar de otro sistema.
Enfoque: consulta y planificación. Las compras se registran en Compras; los gastos en Gastos; los pagos se registran al abrir el detalle de cada documento (con caja abierta cuando el sistema lo exige).
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Compras | Aquí se registran las órdenes de compra a crédito; CXP las muestra mientras tengan saldo por pagar. |
| Gastos | Los egresos operativos pendientes aparecen en CXP junto con las compras. |
| Proveedores | Datos del proveedor (nombre, NIT) en listados y agrupaciones. |
| Caja | Al registrar un pago puede requerirse caja abierta según la configuración de su empresa. |
| Financiera | La opción Por pagar a fecha abre la vista de cartera por vencimientos. |
| Préstamos | Gestión completa de préstamos; CXP solo consulta los que la empresa debe. |
| Documento soporte (DS) | En compras electrónicas puede verse el enlace al soporte desde la columna Soporte. |
| Contabilidad | Los comprobantes contables se generan al registrar pagos; CXP es consulta y planificación. |
CXP no reemplaza Compras ni Gastos: le muestra lo pendiente y le ayuda a decidir qué pagar primero.
Inicio rápido
- Abra Dashboard para ver el total por pagar, las vencidas y cuántos proveedores tienen deuda.
- Entre a Por pagar — es la vista principal con compras (arriba) y gastos (abajo).
- Use el buscador superior: elija rango de fechas y sucursal → pulse Buscar.
- Priorice filas en color salmón o rojo (antigüedad alta o fecha límite vencida).
- Pulse Ver en el documento que va a pagar y registre el pago o abono.
- Si necesita pagar todo a un mismo proveedor, use Por proveedor.
- Exporte a Excel antes del cierre mensual si su usuario tiene permiso.
Conceptos clave
| Concepto | Qué significa |
|---|---|
| Compras pendientes | Órdenes de compra registradas en Compras que aún tienen saldo por pagar (estado Pendiente o Parcial). |
| Gastos pendientes | Egresos operativos de Gastos sin pagar por completo. Pueden tener o no proveedor asociado. |
| Saldo | Monto que aún falta por pagar sobre el documento (total menos abonos registrados). |
| Abonos | Pagos parciales ya registrados; se acumulan hasta cubrir el total del documento. |
| Fecha límite | Vencimiento del crédito acordado con el proveedor en una compra. Si ya pasó y hay saldo, la compra está vencida. |
| Días | Antigüedad de la deuda. En compras pendientes activa colores de alerta según la configuración de compras. |
| Tipo de compra | Remisión o Electrónica (con documento soporte cuando aplica). |
| Ver todos | Al entrar por el menú se muestran todos los documentos pendientes, no solo los del día actual. |
Estados de pago
Compras
| Estado en pantalla | ¿Aparece en CXP? |
|---|---|
| Pendiente | Sí — aún no se ha pagado nada o queda saldo por pagar. |
| Parcial | Sí — hubo pagos parciales y aún hay saldo pendiente. |
| Pagado | No — el saldo llegó a cero. Puede consultarse filtrando por pagadas. |
| Anulado | No — el documento quedó anulado y no se incluye en la cartera activa. |
Gastos
| Estado en pantalla | ¿Aparece en CXP? |
|---|---|
| Pendiente | Sí — egreso sin pagar por completo. |
| Pagado | No — saldo en cero. |
| Anulado | No — excluido del listado normal. |
Los gastos no tienen estado Parcial en pantalla: un egreso pendiente puede tener abonos parciales hasta quedar pagado.
Filtros y permisos
Buscador en Por pagar
- Rango de fechas — filtra por la fecha del documento (emisión).
- Sucursal — el administrador puede elegir «Todas»; otros usuarios ven la sucursal asignada.
- Estado — pendientes es la vista habitual; también puede consultar pagadas o filtrar por proveedor.
- Solo vencidas — atajo para ver compras cuya fecha límite ya pasó.
Al entrar por el menú Por pagar verá por defecto documentos Pendientes de todas las fechas.
Antigüedad (botones rápidos)
En los listados de compras y gastos encontrará accesos como Todas, Hoy (vencen hoy), 30-60, 60-90 y +90 días para priorizar pagos.
Permisos
- Exportar Excel — disponible para usuarios autorizados por el administrador.
- Exportar por proveedor — menú desplegable en el listado de compras.
- Importar saldos iniciales — solo usuarios con permiso de importación.
- Totales al pie de tablas — visibles según el perfil (administradores).
Dashboard
Icono Dashboard — panorama general de las obligaciones de la empresa.
Tarjetas principales
- Total por Pagar — suma de saldos de compras y gastos, con desglose en pesos.
- Total Documentos Pendientes — cantidad de compras y gastos con saldo.
- Vencidas — compras cuya fecha límite ya pasó (cantidad y valor).
- Proveedores con Deuda — cuántos proveedores distintos tienen saldo pendiente.
Accesos rápidos
- Tarjeta Compras Pendientes — lleva al listado de CXP.
- Tarjeta Gastos Pendientes — lleva al módulo Gastos con el filtro de pendientes.
Por pagar
Icono Por pagar — pantalla principal con dos tablas: compras arriba y gastos abajo.
Tabla de compras pendientes
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| # | Número interno de la compra. |
| Soporte | Enlace al documento soporte electrónico si la compra es electrónica. |
| N factura | Número de factura del proveedor. |
| Proveedor | Nombre, NIT y nombre comercial. |
| Estado | Pendiente, Parcial, Pagado o Anulado. |
| Valor | Total de la compra (base más impuestos). |
| Base / Impuestos | Desglose tributario. |
| Pendiente | Saldo que aún debe pagar. |
| Fechas | Emisión, fecha límite de pago y fecha del último abono si existe. |
| Días | Antigüedad — colores de alerta según configuración de compras. |
| Sucursal | Sede donde se registró la compra. |
| Ver | Abre el detalle para registrar pagos. |
Tabla de gastos pendientes
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| # | Número interno del egreso. |
| Soporte | PDF del documento soporte si existe. |
| Documento | Referencia del gasto. |
| Proveedor | Proveedor asociado, si aplica. |
| Motivo | Descripción o concepto del egreso. |
| Estado | Pendiente, Pagado o Anulado. |
| Valor / Pendiente | Total del gasto y saldo restante. |
| Fecha emisión | Fecha en que se registró el egreso. |
| Ver | Abre el detalle para registrar el pago. |
Las filas en fondo salmón o rojo en compras indican antigüedad alta: priorice esos pagos.
Por proveedor
Icono Por proveedor — agrupa la deuda para planificar pagos concentrados.
- Compras por proveedores — lista proveedores con compras pendientes. Pulse Ver para abrir el detalle filtrado por ese proveedor.
- Gastos por proveedores — lista proveedores con gastos pendientes. Pulse Ver para ir al módulo Gastos filtrado.
Útil para negociar un solo pago que cubra varias facturas del mismo proveedor o para revisar el total adeudado antes de una transferencia.
Por pagar a fecha
Icono Por pagar a fecha — abre la vista de Financiera orientada a obligaciones por calendario de vencimientos.
Complementa el listado Por pagar cuando necesita analizar cuándo vencen los compromisos y proyectar el flujo de caja de salidas, no solo ver documentos por fecha de emisión.
Ideal para programar pagos de la semana o del mes según fechas límite acordadas con proveedores.
Préstamos que debemos
Icono Préstamos que debemos — muestra préstamos donde la empresa es deudora (le prestaron dinero o recursos).
Estas obligaciones son distintas de compras y gastos. La gestión completa (abonos, condiciones, vencimientos) está en el módulo Préstamos; aquí solo consulta el resumen para no olvidar esos compromisos al planificar pagos.
Inclúyalos en su calendario de salidas junto con proveedores y gastos operativos.
Detalle y pagos
CXP es consulta y planificación: el pago se registra en el detalle de cada documento.
Compras
Pulse Ver en la fila de la compra. Desde el detalle puede:
- Registrar pagos o abonos al proveedor.
- Ver ítems, totales, base, impuestos y saldo restante.
- Consultar el documento soporte electrónico vinculado.
- Revisar el historial de pagos ya aplicados.
Gastos
Pulse Ver en la fila del egreso. Desde el detalle puede:
- Registrar el pago del gasto.
- Ver motivo, proveedor y comprobantes adjuntos.
Asegúrese de tener caja abierta si el sistema lo exige al momento del pago. Cuando el saldo llega a cero, el documento desaparece del listado CXP automáticamente.
Estadísticas
Icono Estadísticas — reportes por período para análisis y cierre.
Filtros disponibles: sucursal (administrador) y rango de fechas (por defecto, el mes en curso).
- Compras por estado — pendientes, parciales y pagadas (cantidad y saldo).
- Gastos por estado — pendientes y pagados.
- Top 10 proveedores — los que concentran mayor saldo en compras del período.
Pulse Ver junto a un proveedor del ranking para abrir el listado filtrado por ese proveedor.
Exportar a Excel
Desde Por pagar puede exportar la cartera si su usuario está autorizado:
- Exportar Excel completo — en la tabla de compras y en la de gastos, por separado.
- Cuentas por pagar por proveedor — menú desplegable en el listado de compras.
La exportación respeta los filtros activos: fechas, sucursal, estado, proveedor y solo vencidas.
Si no ve los botones de exportación, solicite al administrador que active el permiso correspondiente.
Importar saldos iniciales
Icono Importar saldos iniciales — carga la cartera de compras desde un archivo Excel al migrar de otro sistema o al arrancar con deuda histórica.
Flujo recomendado
- Descargue la plantilla oficial desde la misma pantalla.
- Complete las filas con NIT del proveedor, fechas, valores y tipo de compra.
- Cargue el archivo y marque Solo validar la primera vez para revisar errores sin guardar.
- Revise el lote en la pantalla de revisión: corrija filas con advertencias.
- Confirme la importación cuando todo esté correcto.
- Verifique en Por pagar que los saldos coincidan con su cartera anterior.
Columnas del Excel (en orden)
- Número de identificación del proveedor (NIT) — obligatorio
- Fecha del documento — obligatorio
- Fecha de vencimiento — obligatorio
- Valor — obligatorio
- Abonos, Saldo, Nota — opcionales
- Prefijo y número de factura — obligatorios si el tipo de compra es Electrónica
- Base e Impuestos — opcionales (la base se calcula si falta)
- Tipo de compra: Remisión o Electrónica
Opciones al cargar:
- Solo validar — revisa errores sin crear registros.
- Crear proveedores faltantes — crea un proveedor mínimo si el NIT no existe en el sistema.
Preguntas frecuentes
No veo documentos al entrar a Por pagar.
Amplíe el rango de fechas en el buscador y pulse Buscar. Confirme que existan compras o gastos con estado Pendiente o Parcial y saldo mayor a cero. Si acaba de registrar un documento, verifique que se guardó en Compras o Gastos.
¿Dónde registro un pago?
En CXP pulse Ver en la fila del documento. Las compras abren su detalle en Compras; los gastos, en Gastos. Tenga caja abierta si el sistema se lo pide.
¿Cuál es la diferencia entre compras y gastos?
Las compras son órdenes a proveedores (inventario o servicios comprados). Los gastos son egresos operativos (servicios, arriendos, nómina externa, etc.). Ambos aparecen en CXP mientras tengan saldo pendiente.
¿Por qué una fila está en rojo o salmón?
En compras pendientes indica antigüedad alta según los umbrales configurados en Compras. Priorice esos pagos y revise si la fecha límite ya venció.
No puedo exportar a Excel.
Su usuario necesita permiso de exportación. Pida al administrador que lo active.
¿Por pagar o Por pagar a fecha?
Por pagar lista documentos con filtros por emisión y estado. Por pagar a fecha organiza obligaciones por calendario de vencimientos — mejor para proyectar salidas de caja.
¿Puedo pagar directamente desde CXP?
No. CXP le ayuda a identificar qué debe; el pago se registra en el detalle de la compra o del gasto.
Error al importar saldos iniciales.
Use la plantilla oficial en formato Excel, marque Solo validar primero y corrija las filas con error en la pantalla de revisión. Revise NIT del proveedor, fechas y que las compras electrónicas tengan prefijo y número de factura.
Pagué una factura pero sigue apareciendo.
Verifique que el pago quedó registrado por el monto correcto y que el saldo del documento es cero. Si hizo un abono parcial, seguirá visible con estado Parcial hasta completar el pago.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Rutina semanal de pagos
Abra Dashboard → revise vencidas → entre a Por pagar → priorice filas rojas → use Por proveedor para agrupar → pulse Ver y registre cada pago el mismo día de la transferencia.
Ejemplo 2 — Pago concentrado a un proveedor
Por proveedor → Ver compras del proveedor → ordene mentalmente por fecha límite → abra cada documento y registre los pagos hasta cubrir lo acordado con el proveedor.
Ejemplo 3 — Cierre de mes con contabilidad
Estadísticas del mes → exporte Excel de compras y gastos → concilie totales con el auxiliar de proveedores en contabilidad.
Ejemplo 4 — Migración desde otro software
Importar saldos iniciales → Solo validar → corrija el lote → confirme → revise Por pagar y compare con el extracto del sistema anterior.
Ejemplo 5 — Planificar la quincena
Por pagar a fecha → identifique vencimientos de los próximos 15 días → cruce con saldo en bancos → programe pagos en orden de prioridad (vencidas primero).
Buenas prácticas
- Revise el Dashboard al inicio de cada semana.
- Priorice compras vencidas y filas en rojo antes que documentos recientes.
- Use Por proveedor para negociar un solo pago que cubra varias facturas.
- Mantenga la fecha límite actualizada al registrar compras a crédito.
- Registre los pagos el mismo día de la transferencia o cheque para saldos exactos.
- Exporte la cartera antes del cierre mensual y archívela.
- Valide importaciones masivas con Solo validar antes de confirmar.
- Diferencie compras de inventario y gastos operativos al analizar flujo de caja.
- Incluya préstamos que debemos en su calendario de salidas.
- No anule documentos con pagos aplicados sin revisar con contabilidad.