Conciliaciones
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Conciliaciones controla y concilia los movimientos financieros de la empresa: efectivo, bancos, caja menor y otras formas de pago. Agrupa ingresos y egresos por período, compara lo registrado con extractos o arqueos físicos y mantiene historial de auditoría.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Conciliaciones. La pantalla inicial suele ser el Listado de conciliaciones activas.
¿Qué puede hacer aquí?
- Crear conciliaciones manuales (movimientos cargados a mano o desde Excel).
- Crear conciliaciones automáticas (el sistema captura pagos al registrarse en ventas, compras o gastos).
- Marcar movimientos como Recibido, No identificado o Auditado.
- Consultar balances de efectivo, bancos, caja menor y cruces.
- Revisar dashboard, estadísticas y exportar movimientos a Excel.
Enfoque operativo: cuadre entre lo que ocurre en ventas, compras, gastos y caja frente al extracto bancario o al arqueo físico. No reemplaza la contabilidad formal, pero es la herramienta diaria de conciliación.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Ventas y POS | Los cobros a clientes pueden alimentar conciliaciones automáticas. |
| Compras y Cuentas por pagar | Los pagos a proveedores se reflejan como egresos automáticos. |
| Gastos | Los pagos de gastos operativos pueden capturarse en conciliaciones automáticas. |
| Configuración financiera | Formas de pago y cuentas bancarias usadas al crear conciliaciones. |
| Cierre de caja | Complementa el cuadre diario de efectivo; no reemplaza el arqueo del cajero. |
| Flujo de caja | Visión global por fechas; la conciliación cruza movimiento a movimiento. |
Conciliación manual vs automática
| Aspecto | Manual | Automática |
|---|---|---|
| Movimientos | Usted los agrega, edita, elimina o importa desde Excel | El sistema los crea al registrar pagos |
| Configuración | Nombre, tipo, período, saldo inicial, sucursal | Además: forma de pago y banco (si es transferencia) |
| Editar movimientos | Permitida | No desde esta pantalla (protege la integridad) |
| Cambio de estado | Sí | Sí |
| Requisito | Conciliación Activa | Activa + coincidencia de forma de pago, banco, sucursal y fecha en rango |
Puede tener varias conciliaciones activas si sus criterios no se solapan de forma ambigua.
Inicio rápido
- Revise el Dashboard para ver totales y últimas conciliaciones.
- Pulse Agregar y complete el formulario de nueva conciliación.
- Elija Manual (extracto bancario) o Automática (seguimiento de pagos del ERP).
- En el listado pulse Ver → agregue movimientos o espere los automáticos.
- Marque movimientos como Auditado cuando estén verificados.
- Use las pantallas de Balances para cruzar con movimientos de caja.
- Exporte a Excel si su perfil lo permite.
Conceptos clave
- Conciliación — registro contenedor con nombre, categoría (ej. Banco BBVA), período, saldos y movimientos.
- Saldo inicial — saldo al inicio del período; base del cálculo del saldo final.
- Saldo final — saldo inicial + ingresos − egresos (se recalcula al modificar movimientos).
- Movimiento — línea de ingreso o egreso con fecha, valor, descripción, documento, referencia y estado.
- Período — rango de fechas inicio y fin; las automáticas solo capturan pagos dentro del rango.
- Sucursal — puede ser una sucursal específica o «Todas».
- Historial — auditoría de cambios en cada movimiento (quién, cuándo, qué cambió).
Estados
Conciliación
| Estado en pantalla | Significado |
|---|---|
| Activa | Operativa; recibe movimientos y pagos automáticos |
| Inactiva | Solo consulta; no admite nuevos movimientos |
El listado por defecto muestra solo conciliaciones activas.
Movimiento
| Estado en pantalla | Uso |
|---|---|
| Recibido | Registrado, pendiente de revisión (predeterminado en automáticos) |
| No identificado | No cuadra o falta documento soporte |
| Auditado | Revisado y confirmado |
Listado
Icono Listado — muestra las conciliaciones activas con nombre, tipo, período, saldos y estado.
Columnas principales: nombre, categoría, tipo (Manual / Automática), forma de pago (en automáticas), período, saldo inicial, ingresos, egresos, saldo final, sucursal y acciones Ver, Editar, Eliminar.
Si su instalación lo permite, puede filtrar por sucursal desde el buscador.
Crear / editar conciliación
Pulse Agregar o Editar en el listado. Al terminar pulse Guardar.
| Campo en pantalla | Qué poner |
|---|---|
| Nombre | Obligatorio. Ej.: «Conciliación Banco Davivienda Marzo». |
| Tipo / Categoría | Etiqueta libre: Banco, Efectivo, etc. |
| Tipo de movimiento | Manual o Automática. |
| Forma de pago | Solo automáticas. Si es Transferencia, indique también el banco. |
| Fecha inicio / fin | Delimitan el período de la conciliación. |
| Saldo inicial | Saldo de apertura del período. |
| Sucursal | Una sucursal o «Todas». |
| Observaciones | Notas internas opcionales. |
Detalle y movimientos
Desde el listado pulse Ver. Verá el encabezado, el resumen financiero y la tabla de movimientos.
- Cada movimiento muestra fecha, tipo (Ingreso / Egreso), descripción, documento, referencia, valor, banco (si aplica), estado y responsable.
- Filtre por rango de fechas o por banco cuando la conciliación sea de transferencias.
- En conciliaciones manuales use Agregar Movimiento para cargar líneas una a una.
- En conciliaciones automáticas no puede editar ni eliminar movimientos desde aquí; corrija el pago en el módulo de origen o cambie el estado.
Importar movimientos
En el detalle pulse Importar desde Excel. El archivo debe tener, en orden:
- Fecha (obligatoria) — formato DD/MM/AAAA o DD-MM-AAAA
- Tipo (obligatorio) — ingreso o egreso
- Valor (obligatorio) — número mayor que cero
- Descripción, Documento, Referencia y Observaciones (opcionales)
Formatos admitidos: .xlsx y .xls. La primera fila puede ser encabezado. Las filas con error se omiten y se reportan al finalizar.
Estados de movimientos e historial
Use Cambiar estado para pasar de Recibido a Auditado o a No identificado.
Pulse Historial para ver quién creó, editó o cambió el estado de cada movimiento.
Flujo recomendado: Recibido → revisar soporte → Auditado. Use «No identificado» para partidas pendientes de aclaración.
Balances
Pantallas complementarias para cruzar movimientos de caja con las conciliaciones:
- Balance efectivo — arqueo y movimientos de efectivo.
- Balance bancos — movimientos bancarios.
- Balance caja menor — fondos de caja menor.
- Balance cruces — identificar partidas sin cruzar entre fuentes.
Úselos junto con el detalle de la conciliación para detectar diferencias.
Dashboard
Icono Dashboard — muestra total de conciliaciones, activas, automáticas, saldo neto (ingresos − egresos), resumen financiero, distribución por tipo y tabla de las últimas conciliaciones con enlace Ver.
Estadísticas
Icono Estadísticas — filtre por fecha desde / hasta y pulse Aplicar filtro.
- Distribución por estado y por tipo de conciliación.
- Automáticas por forma de pago (cantidad, ingresos, egresos).
- Gráficos interactivos para análisis visual.
Exportar a Excel
En el detalle de la conciliación pulse el botón de exportar. Respeta los filtros de fecha (y banco, si aplica) que tenga activos.
Si no ve la opción, solicite al administrador el permiso de exportación a Excel.
Configuración
Desde la pantalla de configuración administra los tipos de movimiento de caja usados en los balances (efectivo, banco, caja menor, cruces).
Mantenga este catálogo actualizado para que los reportes de balance sean coherentes con la operación diaria.
Preguntas frecuentes
No veo conciliaciones inactivas.
El listado muestra solo las activas por defecto. Consulte con el administrador si necesita ver las cerradas.
Un pago no apareció en la conciliación automática.
Verifique que la conciliación esté activa, sea automática, la forma de pago coincida, la fecha del pago esté dentro del período y la sucursal o banco correspondan.
No puedo editar un movimiento automático.
Es intencional: los movimientos vienen del ERP. Corrija el pago en ventas, compras o gastos, o marque el estado como «No identificado».
¿Cómo cuadro con el extracto bancario?
Cree una conciliación manual del período, importe los movimientos del extracto o agréguelos uno a uno. Compare el saldo final con el extracto y marque como Auditado lo verificado.
No puedo exportar a Excel.
Su usuario puede no tener permiso de exportación. Pida al administrador que lo active.
¿Para qué sirven los balances?
Complementan las conciliaciones con movimientos históricos de efectivo, banco, caja menor y cruces.
Error al importar Excel.
Revise el orden de columnas, fechas válidas, tipo solo ingreso/egreso y valores numéricos.
¿Puedo eliminar una conciliación?
Sí desde el listado con el icono de eliminar. Confirme la acción: se borran también los movimientos asociados.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Banco mensual (manual)
Agregar → Manual → período del mes → saldo inicial del extracto → importar movimientos → auditar partida por partida → comparar saldo final.
Ejemplo 2 — Transferencias (automática)
Agregar → Automática → Transferencia → banco X → cada pago por transferencia del ERP se registra solo → filtrar por banco en el detalle.
Ejemplo 3 — Efectivo diario
Conciliación manual «Caja efectivo día» con movimientos del arqueo → cruzar con balance de efectivo.
Ejemplo 4 — Partidas dudosas
Detalle → marcar «No identificado» → revisar historial → corregir en origen → cambiar a «Auditado».
Buenas prácticas
- Defina una conciliación automática por combinación clara (forma de pago + banco + sucursal).
- Marque como inactiva la conciliación al cerrar el período; abra una nueva para el siguiente.
- Use estados de movimiento para seguimiento; no borre el historial.
- Importe el extracto completo antes de auditar partida por partida.
- Revise el Dashboard semanalmente.
- Exporte movimientos antes del cierre de mes contable.
- Mantenga actualizados los tipos de movimiento en Configuración.