Caja menor
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Caja menor administra fondos fijos en efectivo para gastos operativos pequeños: papelería, transporte, cafetería, propinas de mensajería, etc. Cada caja tiene un monto asignado, un responsable que custodia el efectivo y un saldo actual que baja al registrar gastos.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Caja menor. La pantalla inicial es Cajas menores (listado de fondos).
¿Qué puede hacer aquí?
- Crear una o varias cajas menores por sucursal.
- Registrar gastos con concepto, categoría y soporte (recibo o factura).
- Reponer el fondo cuando el saldo baja demasiado.
- Auditar periódicamente: contar el efectivo físico y compararlo con los soportes y el monto asignado.
- Al aprobar la auditoría, los gastos pasan al módulo Gastos como egresos reales en efectivo.
Flujo típico: se entrega efectivo al responsable → registra cada gasto con su soporte → el administrador audita y aprueba → se generan egresos contables → se repone el fondo si hace falta.
Caja menor vs Gastos y cierre de caja
| Aspecto | Caja menor | Gastos | Cierre de caja |
|---|---|---|---|
| Propósito | Fondo fijo con saldo dedicado y soportes | Egreso contable inmediato | Turno del cajero en punto de venta |
| Efectivo | Saldo propio por caja menor | Varias formas de pago | Caja del día del cajero |
| Contabilidad | Al aprobar auditoría | Al guardar el gasto | Al cerrar el turno de caja |
| Soporte | Recibo o foto adjunta en cada movimiento | Adjuntos y factura del proveedor | Pagos recibidos de ventas |
| Auditoría | Arqueo periódico integrado | Revisión contable aparte | Arqueo al cierre del turno |
Use Caja menor cuando entregue un monto fijo en efectivo a un responsable. Use Gastos directo para egresos que no salen de ese fondo (transferencia, cheque, etc.).
Roles y permisos
Usuario con acceso al módulo
- Ver el listado de cajas menores y entrar a los movimientos de una caja activa.
- Registrar gastos en cajas que estén en estado Activa.
- Consultar soportes y el historial de movimientos.
Administrador de caja menor
- Crear y editar cajas menores.
- Activar o desactivar cajas.
- Reponer fondos.
- Realizar auditorías, aprobar arqueos y corregir gastos pendientes.
- Gestionar quién es administrador en Configuración.
El permiso de administrador se asigna en Caja menor → Configuración o en Empleados → Permisos especiales (casilla «Administrador caja menor»).
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Gastos | Al aprobar una auditoría, los gastos pendientes se convierten en egresos contables en este módulo (forma de pago Efectivo). |
| Empleados | El responsable de cada caja y quienes pueden ser administradores de caja menor se eligen entre empleados activos. |
| Sucursales | Cada caja menor queda asociada a una sede. |
| Conciliaciones | Puede incluir el balance de caja menor en la conciliación financiera. |
| Cierre de caja | Controla el turno del cajero en punto de venta; no reemplaza el fondo fijo de caja menor. |
Las categorías de gasto son las mismas que usa el módulo Gastos. Manténgalas actualizadas para que la contabilidad quede bien clasificada.
Inicio rápido — puesta en marcha
- Administrador: en Cajas menores, pulse + y cree la caja (nombre, responsable, sucursal, monto asignado, tope por gasto).
- Responsable: entre a la caja → Movimientos → botón Gasto → complete concepto, monto, categoría y foto del recibo → Registrar gasto.
- Verifique que el saldo actual baje correctamente tras cada gasto.
- Cuando el saldo esté bajo, el administrador repone el fondo con el botón Reponer.
- Periódicamente: icono Auditar en el listado → revise soportes → cuente el efectivo → Guardar auditoría (borrador) → Aprobar.
- Confirme en el módulo Gastos que aparecieron los egresos generados.
Conceptos clave
- Monto asignado — fondo fijo autorizado para la caja (ej. $500.000).
- Saldo actual — efectivo disponible; al crear la caja inicia igual al monto asignado.
- Tope por gasto — máximo permitido por transacción; marque Ilimitado si no hay tope.
- Gasto — movimiento que resta saldo; queda Pendiente hasta que se apruebe una auditoría.
- Reposición — ingreso de efectivo para acercar el saldo al monto asignado.
- Soporte — número de factura o recibo más la imagen del comprobante.
- Arqueo — conteo del efectivo físico más el total de soportes pendientes, comparado con el monto asignado.
- Diferencia — resultado del arqueo: cuadra, faltante o sobrante.
Crear / editar caja menor
Solo el administrador de caja menor. En el listado pulse el botón + → complete el formulario → Guardar.
| Campo en pantalla | Qué poner |
|---|---|
| Nombre de la caja | Identificador claro (ej. «Caja menor recepción»). |
| Responsable | Empleado que custodia el efectivo. |
| Sucursal | Sede donde opera la caja. |
| Monto asignado | Fondo fijo autorizado; el saldo inicial será este valor. |
| Tope máximo por gasto | Límite por compra individual, o marque Ilimitado. |
En el listado, el saldo se muestra en verde, amarillo o rojo según el porcentaje restante respecto al monto asignado.
Movimientos y saldo
Desde el listado pulse el icono ojo de una caja para abrir su panel de movimientos.
Resumen superior
- Monto asignado — fondo fijo de la caja.
- Saldo actual — efectivo disponible ahora.
- Gastos pendientes — suma de gastos aún no contabilizados.
- Gastos auditados — gastos ya procesados en una auditoría aprobada.
La tabla muestra fecha, tipo (Gasto o Reposición), concepto, categoría, monto, soporte, quien registró y estado.
Puede filtrar por tipo de movimiento desde los botones o enlaces de filtro en la misma pantalla.
Registrar gasto
En movimientos de una caja Activa, pulse Gasto. El formulario muestra el saldo disponible y el tope por gasto.
| Campo | Notas |
|---|---|
| Concepto / Descripción | Obligatorio; describa la compra. |
| Categoría de gasto | Misma lista que en el módulo Gastos. |
| Monto | No puede superar el saldo ni el tope por gasto. |
| N° Soporte / Factura | Número del recibo o factura del proveedor. |
| Imagen del soporte | Foto del tiquete o archivo PDF del comprobante. |
Al guardar, el sistema resta el monto del saldo y deja el gasto en estado Pendiente.
Los gastos pendientes pueden editarse con el icono lápiz mientras no hayan sido auditados. La corrección avanzada la realiza el administrador de caja menor.
Reponer fondo
Solo el administrador de caja menor. En la pantalla de movimientos pulse Reponer.
- El monto máximo permitido es lo que falta para completar el monto asignado (monto asignado − saldo actual).
- El valor ingresado se suma al saldo y queda registrado como movimiento tipo Reposición.
- El sistema actualiza la fecha de última reposición.
Importante: reponer es entregar efectivo nuevo al responsable. No confunda esta acción con aprobar una auditoría, que es lo que contabiliza los gastos.
Auditoría y arqueo
Solo el administrador de caja menor. Desde el listado pulse el icono Auditar de la caja.
Paso 1 — Revisar gastos pendientes
- Tabla con todos los gastos en estado Pendiente.
- Puede cambiar la categoría, agregar una nota de auditoría o subir o reemplazar el comprobante.
- Use la casilla de revisión en cada fila como control visual de lo ya verificado.
Paso 2 — Arqueo físico
- Ingrese el efectivo contado físicamente en manos del responsable.
- El sistema calcula la diferencia: (efectivo contado + total de soportes pendientes) comparado con el monto asignado.
- Verá si cuadra, hay faltante o sobrante.
Paso 3 — Guardar borrador
Pulse Guardar auditoría (borrador). Queda en el historial con estado Borrador hasta que decida aprobarla o corregirla.
Aprobar auditoría
En la sección Historial de auditorías, pulse Aprobar en una fila en estado Borrador.
Al aprobar ocurre lo siguiente:
- Cada gasto Pendiente se convierte en un egreso en el módulo Gastos (forma de pago Efectivo).
- El movimiento pasa a estado Auditado y queda vinculado al egreso generado.
- La auditoría pasa a estado Aprobada e indica cuántos gastos se generaron.
Esta acción es difícil de revertir en la operación diaria. Verifique soportes, categorías y montos antes de aprobar.
Estados
Caja menor
| Etiqueta en pantalla | Significado |
|---|---|
| Activa | Permite registrar gastos y reponer fondo. |
| Inactiva | Solo consulta; no se registran nuevos gastos. |
Movimiento de gasto
| Etiqueta en pantalla | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Registrado en caja menor; aún no contabilizado en Gastos. |
| Auditado | Revisado y convertido en egreso al aprobar la auditoría. |
| Rechazado | No se contabiliza; queda como referencia del rechazo. |
Auditoría
Las auditorías pueden estar en Borrador (guardada sin aprobar), Aprobada (gastos generados) o Rechazada. Las reposiciones siempre aparecen como Aplicada.
Configuración
Icono Configuración — visible solo para quien ya es administrador de caja menor.
Verá la lista de empleados activos con un interruptor Administrador en cada fila.
- Active el interruptor para dar permiso de administrador de caja menor.
- Desactívelo para revocar el permiso.
- Los administradores pueden crear cajas, auditar, reponer fondos y activar o desactivar cajas.
Es equivalente a la casilla «Administrador caja menor» en Empleados → Permisos especiales.
Soportes e imágenes
- Al registrar un gasto puede adjuntar foto del tiquete o archivo PDF.
- En el listado de movimientos use el icono de clip u ojo para ver el comprobante.
- En auditoría puede reemplazar un comprobante borroso sin eliminar el gasto.
- Al aprobar la auditoría, la imagen se copia al egreso correspondiente en el módulo Gastos.
- Conserve los originales físicos según la política de su empresa; el sistema guarda la copia digital.
Preguntas frecuentes
No puedo registrar gastos.
Verifique que la caja esté en estado Activa. Si el saldo es cero, pida una reposición al administrador. Revise también que el monto no supere el tope por gasto.
¿Cuándo repongo y cuándo audito?
Reponer es entregar efectivo para subir el saldo. Auditar es revisar soportes, contar el efectivo y, al aprobar, crear los egresos contables. Son procesos distintos.
Hay diferencia en el arqueo.
Un faltante indica que falta efectivo o algún soporte. Un sobrante indica efectivo de más. Documente en las observaciones, corrija gastos pendientes o ajuste el efectivo antes de aprobar.
No veo el botón de auditoría ni Configuración.
Solo los administradores de caja menor ven esas opciones. Pida al administrador del sistema que le asigne el permiso en Configuración o en Permisos especiales de Empleados.
¿Dónde quedó el gasto en contabilidad?
Hasta aprobar la auditoría, el gasto solo existe en caja menor. Tras aprobar, aparece en Gastos con un comentario que indica la caja y el concepto.
No puedo editar un gasto.
Solo los gastos en estado Pendiente se pueden modificar. Si ya fue auditado o aprobado, no se edita desde caja menor.
¿Es lo mismo que registrar directo en Gastos?
No. Caja menor controla un fondo fijo en efectivo con saldo y arqueo periódico. Use Gastos directo para egresos que no salen de ese fondo.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Caja de oficina $300.000
Cree la caja con tope $50.000 por gasto. El responsable compra papelería por $25.000 con recibo → registra el gasto → saldo $275.000. A fin de mes: auditoría con efectivo contado más soportes → aprobar → ver egresos en Gastos → reponer $25.000.
Ejemplo 2 — Varias compras pequeñas en un día
Registre cada gasto el mismo día con foto del tiquete. No acumule varios días sin cargar soportes; facilita la auditoría.
Ejemplo 3 — Faltante en el arqueo
El efectivo contado es menor al saldo del sistema → investigue si hubo un gasto sin registrar o un error de vuelto → documente en las observaciones de la auditoría antes de aprobar.
Ejemplo 4 — Dos cajas en sedes distintas
Cree una caja por sucursal con responsable distinto. Cada responsable registra solo sus gastos; el administrador audita cada caja por separado.
Buenas prácticas
- Registre cada gasto el mismo día con soporte legible.
- Audite periódicamente (semanal o quincenal según la política de su empresa).
- No mezcle dinero personal con el fondo menor.
- Respete el tope por gasto; divida compras grandes si la política lo exige.
- Reponer solo el faltante, no más del monto asignado.
- Apruebe la auditoría solo con soportes completos y categorías correctas.
- Desactive las cajas que ya no se usan en lugar de dejarlas abiertas.
- Limite el permiso de administrador de caja menor a supervisores de confianza.