Cuentas por cobrar
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Cuentas por cobrar concentra todo lo que los clientes deben a la empresa: facturas, pedidos a crédito y saldos pendientes. Permite consultar la cartera, priorizar cobranza, analizar deuda por cliente o vendedor y dar seguimiento a cada documento.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Cuentas por cobrar. La pantalla inicial suele ser el Dashboard o el listado Por documento, según cómo esté configurado su acceso.
¿Qué puede hacer aquí?
- Ver totales por cobrar, facturas vencidas y cuentas castigadas.
- Consultar documentos pendientes con alertas de mora por colores.
- Agrupar la deuda por cliente, vendedor o responsable de crédito.
- Registrar seguimiento de cobro (WhatsApp, pago programado) sin salir del listado.
- Abrir cada factura para registrar abonos y ver historial de pagos.
- Generar estadísticas y exportar cartera a Excel.
- Importar saldos iniciales al migrar desde otro sistema (usuarios autorizados).
Enfoque del módulo: consulta y gestión de cartera. Los pedidos y facturas se crean en Ventas o Pedidos; los abonos se registran al abrir el documento desde el botón Ver.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Ventas y Pedidos | Las facturas y pedidos a crédito se crean allí; CXC muestra lo que aún deben los clientes. |
| Clientes | Datos de contacto, responsable de crédito y condiciones comerciales del deudor. |
| Empleados | Vendedores y asesores vinculados a cada documento en cartera. |
| Caja y Recibo de caja | Los abonos y pagos se registran al abrir el documento; suele requerir caja abierta. |
| Financiera | Complementa CXC con la vista Por cobrar a fecha por calendario de vencimientos. |
| Préstamos | Gestión completa de préstamos; en CXC solo consulta lo que terceros deben a la empresa. |
| Configuración de ventas | Umbrales de color para alertar mora en el listado por documento. |
No confunda Cuentas por cobrar con Cuentas por pagar ni con Financiera: son menús distintos con propósitos diferentes.
Inicio rápido — rutina de cobranza
- Abra Dashboard para ver el total por cobrar, vencidas y castigadas.
- Entre a Por documento — verá los documentos en estado Pendiente.
- Use el buscador superior: rango de fechas y sucursal (si es administrador) → pulse Buscar.
- Priorice filas con fondo naranja o rojo (mora alta) y use la columna Gestión.
- Pulse Ver (icono ojo) para abrir el documento y registrar un abono.
- Si tiene permiso, exporte la cartera a Excel para análisis o cierre de mes.
Conceptos clave
| Concepto | Qué significa |
|---|---|
| Saldo / Pendiente | Monto que el cliente aún debe sobre el documento. |
| Abonos | Pagos parciales ya recibidos; el saldo es el total menos los abonos. |
| Fecha límite | Fecha de vencimiento del crédito; si ya pasó y hay saldo, la factura está vencida. |
| Días | Antigüedad de la deuda; ayuda a priorizar cobranza. |
| Tipo de venta | Remisión, POS o Factura electrónica — se identifica con iconos en el listado. |
| Responsable de crédito | Persona o área que autorizó el crédito al cliente; puede ser distinta del vendedor. |
| Castigo | Deuda declarada incobrable; se consulta aparte en la vista Castigadas. |
Estados de pago
Cada documento muestra un estado de pago. En pantalla verá estas etiquetas:
| Estado en pantalla | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Documento con saldo por cobrar; es la vista principal al entrar al módulo. |
| Parcial | Se recibieron pagos pero aún queda saldo pendiente. |
| Pagado | El cliente canceló el total; el documento ya no aparece en cartera activa. |
| Castigado | Deuda reconocida como incobrable; consulte la vista Castigadas. |
| Anulado | Documento anulado; no se incluye en los listados normales de cobranza. |
Al entrar por el menú, el listado Por documento muestra normalmente documentos Pendientes. Las cuentas Castigadas tienen su propio icono en la barra.
Filtros y permisos
Buscador en Por documento
- Rango de fechas — filtra por la fecha del pedido o factura.
- Sucursal — el administrador puede elegir «Todas»; otros usuarios ven su sucursal asignada.
- Pulse Buscar después de ajustar los filtros.
Accesos rápidos de antigüedad
En el listado encontrará botones como Todas, Hoy, Esta semana, 0-30, 30-60, 60-90 y +90 días para acotar documentos por días de mora.
Filtros desde otras vistas
- Desde Por cliente, el botón Ver abre solo los documentos de ese cliente.
- Desde Por vendedor o Por responsable, puede profundizar al detalle por documento.
- Use el filtro de solo vencidas cuando esté disponible para concentrarse en mora.
Permisos
- Quién ve el menú Cuentas por cobrar depende del perfil asignado a cada empleado.
- Exportar Excel completo — requiere permiso de exportación; solicítelo al administrador si no ve el botón.
- Importar saldos iniciales — solo usuarios con permiso especial de importación.
- Los totales al pie del listado suelen ser visibles para administradores.
- Registrar abonos puede exigir caja abierta según la configuración de su empresa.
Dashboard
Icono Dashboard — panorama general de la cartera al abrir el módulo.
Tarjetas principales
- Total por cobrar — suma de saldos pendientes y cantidad de documentos.
- Facturas pendientes — número de documentos con saldo.
- Vencidas — saldo de documentos cuya fecha límite ya pasó.
- Castigadas — cuentas en estado Castigado.
Indicadores adicionales
- Clientes con deuda activa.
- Vendedores con documentos pendientes.
- Responsables de crédito con cartera pendiente.
Distribución por tipo de venta
Muestra cuánto se debe en Remisión, POS y Factura electrónica.
Desde el Dashboard hay enlaces rápidos a Por cliente, Por vendedor y Por responsable.
Por documento
Icono Por documento — listado principal de cobranza. Cada fila es una factura o pedido a crédito.
Columnas más útiles
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Venta # | Número de pedido, ticket POS o factura electrónica. |
| Cliente | Nombre, identificación, sede y responsable de crédito. |
| Valor | Total del documento. |
| Pendiente | Saldo que aún debe el cliente. |
| Fecha límite | Vencimiento del crédito. |
| Días | Antigüedad; colores de alerta según configuración de ventas. |
| Sucursal | Sede donde se generó la venta. |
| Gestión | Seguimiento de cobro: física, pago programado, WhatsApp. |
| Ver | Abre el detalle del documento para abonos e historial. |
Las filas con fondo naranja o rojo indican mora según los umbrales definidos en Configuración de ventas. Priorice esas cuentas en su rutina diaria.
Por cliente
Icono Por cliente — lista los clientes que tienen saldo pendiente y el monto total que deben.
Pulse Ver en un cliente para abrir en Por documento todos sus documentos pendientes.
Útil para negociar un plan de pagos concentrado por cuenta o preparar una llamada de cobranza.
Por vendedor
Icono Por vendedor — agrupa la cartera según el vendedor o asesor que atendió cada venta.
Permite reuniones de seguimiento comercial: identifique qué asesor concentra mayor deuda y revise el detalle por cliente.
Por responsable
Icono Por responsable — muestra la deuda según el responsable de crédito del cliente, que puede ser distinto del vendedor.
Use esta vista cuando la autorización de crédito la define un jefe de cartera, gerente comercial u otra figura interna.
Castigadas
Icono Castigadas — documentos marcados como Castigado, reconocidos como incobrables.
No forman parte de la cartera activa que aparece en el Dashboard ni en los totales de cobro corriente.
El castigo se aplica desde el detalle del documento o procesos de ventas, según permisos y criterio contable de su empresa. No castigue cuentas sin aval de contabilidad o dirección.
Por cobrar a fecha
Icono Por cobrar a fecha — abre una vista de cartera organizada por fechas de vencimiento y proyección de cobros.
Complementa el listado Por documento cuando necesita planificar cobros por calendario: qué vence esta semana, este mes o en un rango futuro.
Si busca un documento puntual o registrar un abono, use Por documento; si busca proyección por fechas, use esta opción.
Préstamos (que nos deben)
Icono Préstamos (que nos deben) — consulta préstamos donde la empresa prestó dinero y un tercero debe devolverlo.
La gestión completa (crear, editar, registrar pagos) está en el módulo Préstamos; aquí solo ve el listado de lo que le deben a la empresa.
No confunda con facturas a crédito de clientes: los préstamos son un producto financiero aparte.
Detalle y abonos
Desde el listado Por documento, pulse Ver (icono ojo) para abrir el detalle de la factura o pedido.
En el detalle puede
- Registrar abonos y pagos totales (puede requerir caja abierta).
- Consultar el historial de pagos realizados.
- Imprimir ticket o comprobante de abono.
- Adjuntar comprobante de pago si su empresa lo usa.
- Revisar ítems, totales y saldo restante.
El tipo de pantalla depende del documento: remisión, POS o factura electrónica. El flujo de abono es el mismo: indique forma de pago, monto y confirme.
Gestión de cobro
En el listado Por documento, la columna Gestión (visible en pendientes) le permite dar seguimiento sin abrir cada factura:
- Física — indique si el documento físico (factura impresa) fue entregado al cliente: Sí o No.
- Pago programado — registre la fecha comprometida de pago y observaciones de la gestión.
- WhatsApp — envíe un mensaje al celular del cliente con enlace o recordatorio de la factura.
Registre el pago programado después de cada llamada o gestión telefónica; así el equipo de cobranza mantiene trazabilidad.
Estadísticas
Icono Estadísticas — reportes de cartera por período.
Filtros
- Sucursal — el administrador puede filtrar por sede.
- Fecha desde / hasta — por defecto suele mostrar el mes en curso.
Información que verá
- Resumen de pendientes y vencidas (cantidad y montos).
- Distribución por tipo de venta: Remisión, POS, Factura electrónica.
- Principales clientes con mayor saldo pendiente.
- Principales vendedores con cartera pendiente.
Exportar a Excel
En el listado Por documento, use el botón Exportar Excel completo para descargar la cartera según los filtros activos: fechas, sucursal, cliente, vendedor, responsable o solo vencidas.
Si aparece un cuadro de opciones, puede ajustar separadores y decimales del archivo según su preferencia.
Requiere permiso de exportación. Si no ve el botón, solicite acceso al administrador del sistema.
Importar saldos iniciales
Icono Importar saldos iniciales — carga la cartera que traía su empresa antes de usar Ecobelleza o al abrir una nueva sucursal. Solo visible para usuarios con permiso de importación.
Proceso recomendado
- Descargue la plantilla Excel desde la misma pantalla.
- Complete una fila por cada documento pendiente: identificación del cliente, fechas, valor y tipo de venta.
- Marque Solo validar la primera vez para revisar errores sin crear documentos.
- Revise el lote en la pantalla de revisión y corrija filas con error.
- Confirme la importación y verifique el resultado en Por documento.
Columnas principales de la plantilla
| Columna | Obligatorio | Notas |
|---|---|---|
| Número identificación (cliente) | Sí | Documento del deudor. |
| Fecha | Sí | Fecha del documento. |
| Fecha vencimiento | Sí | Fecha límite del crédito. |
| Valor | Sí | Monto total del documento. |
| Abonos, Saldo, Nota | No | Saldo se calcula si no lo indica. |
| Prefijo y Nº factura | Si es electrónica | Obligatorios para Factura electrónica. |
| Tipo venta | No | Remisión, POS o Factura electrónica. |
Puede activar la opción de crear clientes faltantes si algunos deudores aún no existen en el sistema.
Preguntas frecuentes
No veo ningún documento al entrar.
Amplíe el rango de fechas en el buscador o pulse el acceso rápido Todas en antigüedad. Confirme que existan ventas a crédito con saldo pendiente en Ventas.
¿Dónde registro un abono?
En el listado Por documento, pulse Ver en la fila del documento. Registre el pago o abono desde el detalle. Asegúrese de tener caja abierta si el sistema lo exige.
¿Qué son las cuentas castigadas?
Documentos en estado Castigado, reconocidos como incobrables. Consúltelos en el icono Castigadas; no forman parte de la cartera activa de cobro.
¿Por qué una fila está en rojo o naranja?
Indica alta antigüedad o mora según los umbrales definidos en Configuración de ventas. Priorice esos clientes en cobranza.
No puedo exportar a Excel.
Necesita permiso de exportación. Solicítelo al administrador del sistema.
¿Cuál es la diferencia entre Por documento y Por cobrar a fecha?
Por documento lista facturas con filtros de cobranza y permite abonar. Por cobrar a fecha organiza la cartera por calendario de vencimientos para planificar cobros.
Falta un documento que sé que está pendiente.
Verifique en Ventas que el pedido tenga saldo pendiente y no esté Anulado o Pagado. Revise también el filtro de sucursal y fechas.
Error al importar saldos iniciales.
Use la plantilla oficial, marque Solo validar primero y corrija las filas con error en la pantalla de revisión. Revise formato de fechas e identificación del cliente.
¿Dónde configuro los colores de mora?
En Configuración de ventas, no en Cuentas por cobrar.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Rutina diaria de cobranza
Dashboard → Por documento → filtrar vencidas → Gestión (WhatsApp o pago programado) → Ver → registrar abono.
Ejemplo 2 — Reunión con vendedor
Por vendedor → identificar mayor cartera → Ver detalle por cliente → acordar plan de recuperación.
Ejemplo 3 — Cierre de mes
Estadísticas (mes en curso) → exportar Excel → comparar totales con contabilidad.
Ejemplo 4 — Migración desde otro sistema
Importar saldos iniciales → solo validar → corregir errores → confirmar → revisar Por documento.
Ejemplo 5 — Cliente con varias facturas
Por cliente → buscar el deudor → Ver → negociar abono parcial o refinanciación documento por documento.
Buenas prácticas
- Revise el Dashboard al inicio de cada jornada de cobranza.
- Priorice facturas vencidas y filas con alerta naranja o roja.
- Registre pago programado tras cada gestión telefónica o visita.
- Use Por cliente para negociar saldos consolidados.
- Castigue cuentas solo con criterio contable y jurídico definido.
- Exporte la cartera antes del cierre mensual para respaldo y conciliación.
- Al otorgar crédito nuevo, confirme que la fecha límite quede correcta en la venta.
- Valide importaciones masivas con Solo validar antes de confirmar.