Anticipos empleados
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Anticipos empleados registra el dinero que la empresa adelanta a un empleado antes de la liquidación de nómina, viáticos, comisiones u otros conceptos. Ese valor queda como saldo a favor de la empresa frente al empleado, que debe descontarse en nómina o liquidación.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Anticipos empleados. La pantalla inicial suele ser el listado de anticipos del día.
¿Qué puede hacer aquí?
- Registrar anticipos con fecha, valor, motivo, empleado y forma de pago.
- Incrementar automáticamente el saldo a favor del empleado.
- Generar el comprobante contable correspondiente.
- Consultar listado filtrado por fechas y sucursal.
- Ver detalle, anular anticipos erróneos y revisar comprobantes.
- Consultar estadísticas en el Dashboard.
Enfoque: la empresa entrega dinero al empleado. No confundir con anticipos de clientes (el cliente paga a la empresa) ni con anticipos a proveedores (la empresa paga al proveedor).
Tipos de anticipo en el sistema
| Módulo | ¿Quién paga a quién? | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Anticipos (clientes) | El cliente paga a la empresa | Reservas, prepagos y saldo a favor para futuras compras |
| Anticipos proveedores | La empresa paga al proveedor | Prepago de compras o importaciones |
| Anticipos empleados | La empresa paga al empleado | Anticipo de nómina, viáticos u otros adelantos |
Cada tipo de anticipo es un módulo independiente con su propio listado y reglas.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Empleados | Consultar el saldo a favor de cada empleado y su historial de anticipos. |
| Nómina | Descontar anticipos en la liquidación de nómina o quincena. |
| Gastos | Los gastos a empleado son un concepto distinto (reembolsos u egresos operativos). |
| Configuración financiera | Formas de pago y bancos usados al registrar anticipos. |
| Configuración contable | Cuentas contables de anticipos a empleados. |
| Movimientos contables | Consultar el comprobante generado por cada anticipo. |
| Anticipos (clientes) | Módulo aparte: el cliente paga por adelantado a la empresa. |
| Anticipos proveedores | Módulo aparte: la empresa paga por adelantado a proveedores. |
Inicio rápido
- Pulse Agregar anticipo en la barra de iconos o el botón + en el listado.
- Seleccione el empleado, indique valor, motivo y forma de pago (si es transferencia, elija el banco).
- Pulse Guardar → aumenta el saldo a favor del empleado y se genera el comprobante contable.
- Revise el detalle del anticipo creado.
- En Empleados, confirme el saldo a favor actualizado.
- Use Dashboard para totales del mes por sucursal y empleado.
Conceptos clave
- Anticipo a empleado: registro del adelanto con fecha, valor, motivo y forma de pago.
- Empleado beneficiario: quien recibe el dinero.
- Responsable: quien registra el anticipo en el sistema.
- Saldo a favor: deuda del empleado con la empresa por anticipos no descontados; sube al crear un anticipo.
- Forma de pago: cómo salió el dinero (efectivo, transferencia, etc.).
- Comprobante contable: documento automático que registra la salida del dinero y el anticipo al empleado.
Estados del anticipo
| Etiqueta en pantalla | Significado |
|---|---|
| Realizado / Pendiente | Anticipo vigente recién registrado; el saldo a favor del empleado está activo. |
| Anulado | Anticipo cancelado; el saldo a favor del empleado se revierte. |
En el detalle verá Realizado o Anulado. Tras anular, verifique siempre el saldo a favor del empleado.
Listado y filtros
Abra el icono Lista para ver los anticipos registrados.
- Por defecto: anticipos de hoy en la sucursal del usuario.
- Buscar: seleccione rango de fechas y sucursal, luego pulse Buscar.
- Ver todos: enlace para ver el historial completo sin filtro de fechas.
Columnas: sucursal, fecha y hora, empleado, valor, observaciones y botón Ver para abrir el detalle.
Al pie aparece el total de anticipos del resultado filtrado.
Crear anticipo
Pulse Agregar anticipo y complete el formulario:
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Fecha | Fecha del anticipo (por defecto hoy). |
| Valor | Monto entregado al empleado. |
| Motivo | Observación o concepto (obligatorio): quincena, viáticos, transporte, etc. |
| Empleado | Busque por nombre o identificación; solo empleados activos. |
| Forma de pago | Efectivo, transferencia, cheque u otra forma activa. |
| Banco | Obligatorio cuando la forma de pago es transferencia. |
| Comprobante | Imagen opcional como soporte del pago. |
| Sucursal | Visible si su usuario puede operar en varias sucursales. |
Al guardar, el saldo a favor del empleado aumenta, se genera el comprobante contable y se abre el detalle del anticipo creado.
Detalle del anticipo
Desde el listado pulse Ver para abrir el detalle. Muestra sucursal, empleado, fecha, valor, forma de pago, estado y observaciones.
Acciones disponibles
- Volver al listado.
- Ver comprobante contable (si tiene permiso).
- Reconstruir comprobante (administrador o usuario autorizado).
- Anular — revierte el saldo a favor del empleado si el registro fue un error.
Saldo a favor del empleado
Cada anticipo aumenta el saldo a favor del empleado. Representa cuánto debe reintegrar o descontar el empleado en nómina, liquidación o cierre de cuentas.
- Consulte el saldo en la ficha de Empleados; suele mostrarse una alerta si el saldo es mayor a cero.
- Revise el historial de anticipos del empleado desde su ficha.
- El dashboard de empleados puede mostrar totales de saldos a favor.
Anular un anticipo debe restar el valor del saldo a favor. Verifique siempre después de anular.
Comprobante contable
Al guardar se genera un comprobante contable de causación:
- Registra la salida del dinero según la forma de pago elegida.
- Acredita la cuenta de anticipos a empleados configurada en Configuración contable.
- El tercero contable corresponde al empleado beneficiario.
Configure las cuentas en Configuración contable antes de operar. Sin cuentas correctas, el comprobante puede quedar incompleto.
Reconstruir comprobantes
Individual: desde el detalle del anticipo, un administrador puede reconstruir el comprobante si hubo error de parametrización contable.
Masivo: desde el listado, el botón Comprobantes masivos permite reconstruir varios comprobantes por fechas y sucursal. Requiere permiso de administrador.
Use esta opción solo cuando el comprobante original tenga errores de configuración. Si el valor o el empleado están mal, anule el anticipo y créelo de nuevo.
Dashboard
Abra el icono Dashboard para ver estadísticas del periodo (por defecto el mes actual).
- Tarjetas: total de anticipos, valor total, pendientes y promedio.
- Tablas por estado, sucursal, forma de pago y principales empleados.
- Top de responsables que registraron anticipos.
- Comparativa mensual de los últimos seis meses.
Permisos
- Quién ve el módulo Anticipos empleados depende del perfil asignado a cada empleado.
- Ver y reconstruir comprobantes contables está reservado a administradores o personal contable autorizado.
- La reconstrucción masiva requiere rol de administrador.
- Usuarios con acceso a varias sucursales pueden elegir sucursal al crear el anticipo.
Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo que un gasto al empleado?
No. El anticipo es dinero adelantado que el empleado debe descontar (saldo a favor). Un gasto en el módulo Gastos es un egreso por servicio, reembolso u otro concepto distinto, con su propia contabilidad.
Registré mal el empleado o el valor.
Anule el anticipo desde el detalle y cree uno nuevo con los datos correctos. Verifique que el saldo a favor del empleado quedó bien después de anular.
No veo el comprobante contable.
Su usuario puede no tener permiso para verlo. Si tiene permiso y no aparece, pida a un administrador que reconstruya el comprobante.
La transferencia exige banco.
Al elegir forma de pago transferencia, el campo banco se vuelve obligatorio. Seleccione la cuenta desde la cual salió el dinero.
¿Dónde veo anticipos de un solo empleado?
En la ficha del empleado, sección Anticipos, filtrada por ese trabajador.
El listado está vacío.
Por defecto solo muestra los de hoy. Amplíe el rango de fechas y pulse Buscar, o use Ver todos para ver el historial completo.
Confundí con anticipo de cliente.
Anticipo de cliente: el cliente paga a la empresa. Anticipo de empleado: la empresa paga al empleado. Son módulos distintos.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Anticipo de nómina
El empleado solicita $500.000 a mitad de mes → registre anticipo en efectivo con motivo «Anticipo quincena marzo» → el saldo a favor sube $500.000 → descontar en la liquidación de nómina.
Ejemplo 2 — Viáticos por transferencia
Anticipo de $1.200.000 por transferencia → elija el banco correcto → el comprobante registra la salida del banco y el anticipo al empleado.
Ejemplo 3 — Corrección por error
Anticipo duplicado → anule uno desde el detalle → verifique el saldo a favor en la ficha del empleado.
Ejemplo 4 — Control gerencial
Dashboard del mes actual → revise los empleados con más anticipos y el total pendiente antes del cierre de nómina.
Buenas prácticas
- Registre el anticipo el mismo día en que se entrega el dinero.
- Use motivos claros (quincena, viáticos, transporte, etc.).
- Verifique el saldo a favor del empleado antes de un nuevo anticipo.
- Para transferencias, seleccione siempre el banco correcto.
- Revise el comprobante contable tras crear el anticipo.
- Anule registros erróneos; no deje duplicados.
- Use el dashboard mensual para control interno de recursos humanos y contabilidad.
- No use este módulo para pagar facturas de proveedor ni cobros de clientes.