Flujo de caja
Videos tutoriales
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Flujo de caja consolida en una sola pantalla los movimientos de dinero de la empresa en un rango de fechas: lo que entró por ventas, lo que salió por pagos a proveedores y gastos, más descuentos y devoluciones del período.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Flujo de caja. La pantalla inicial es el reporte principal (Flujo caja).
¿Qué puede consultar aquí?
- Ingresos — cobros recibidos de clientes vinculados a ventas.
- Pagos a proveedores — egresos por compras y facturas de proveedor.
- Gastos — egresos operativos registrados en el módulo Gastos.
- Descuentos — descuentos especiales aplicados en ventas del período.
- Devoluciones — notas de devolución registradas en el sistema.
El reporte incluye resúmenes por forma de pago, gráficos tipo dona, totales al pie de cada bloque, exportación a Excel e impresión de ticket resumido.
Enfoque: reporte gerencial y contable del período. No reemplaza abrir ni cerrar la caja del cajero (módulo Cierre de caja).
Flujo de caja vs Cierre de caja
| Aspecto | Flujo de caja | Cierre de caja |
|---|---|---|
| Propósito | Reporte consolidado por fechas | Operar el turno del cajero |
| Alcance temporal | Cualquier rango (día, semana, mes) | Turno de caja abierta |
| Acciones | Consultar, filtrar, exportar, imprimir | Abrir, arquear, cerrar caja |
| Usuario típico | Administrador, contador, gerente | Cajero |
| Cuadre físico | No | Sí (debe haber vs contado) |
Use Cierre de caja para el arqueo del cajón; use Flujo de caja para ver el panorama completo del período.
Flujo de caja vs Financiera
En Financiera existen reportes especializados (utilidad bruta, balance de productos, balance de ingresos y egresos, cartera, etc.). El módulo Flujo de caja es la vista integrada «día a día» de entradas y salidas de efectivo y medios de pago.
| Reporte en Financiera | Equivalente en Flujo de caja |
|---|---|
| Balance ingresos | Bloque Ingresos |
| Balance egresos / compras | Bloque Pagos Facturas (proveedores) |
| Balance gastos | Bloque Gastos |
| Cajas por turno | Distinto: las cajas son por turno; el flujo agrupa por fecha de pago |
El acceso a Flujo de caja puede activarse o desactivarse en Financiera → Parámetros, según la configuración de su empresa.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Ventas / POS | Origen de los cobros a clientes que aparecen en el bloque Ingresos. |
| Compras / Cuentas por pagar | Origen de los pagos a proveedores en Pagos Facturas. |
| Gastos | Origen de los egresos operativos del bloque Gastos. |
| Devoluciones | Origen del listado de devoluciones del período. |
| Configuración financiera | Define formas de pago y cuentas bancarias usadas en los desgloses. |
| Cierre de caja | Cuadre del turno del cajero; distinto a este reporte consolidado por fechas. |
| Financiera | Reportes especializados (utilidad, balances, cartera); Flujo de caja es la vista integrada del día a día. |
| Cajas | Supervisión de cajas por turno; aquí se consulta por fecha de movimiento. |
Este módulo es de solo consulta: no registra pagos, gastos ni cierra cajas. Los movimientos se crean en Ventas, Compras, Gastos y Devoluciones.
Inicio rápido
- Entre al menú lateral → icono Flujo de caja → Flujo caja.
- Por defecto se muestra el día de hoy y la sucursal del usuario conectado.
- Arriba del reporte: seleccione el rango de fechas y pulse Buscar.
- Revise los totales: Total ingresos, Total pagos (proveedores), Total gastos y devoluciones.
- Use los gráficos y tablas laterales para el desglose por forma de pago.
- Para archivo: enlace Descargar completo (Excel) o botón Imprimir (ticket resumido).
Conceptos clave
- Ingreso — cada cobro registrado en una venta, con fecha, valor, forma de pago y cliente asociado.
- Egreso a proveedor — pago a proveedor por una compra; puede ser pago completo o abono parcial.
- Gasto — salida registrada en Gastos; si se pagó con varios medios, aparece una línea por cada forma de pago.
- Forma de pago — Efectivo, Transferencia, Tarjeta, etc.; es la agrupación principal de los gráficos.
- Canal de venta — origen comercial del pedido (tienda, Instagram, web…); filtra los ingresos cuando lo selecciona.
- Tipo de venta — iconos en la tabla: POS, factura electrónica o remisión.
- Virtual / Físico — la columna Sucursal indica si el cobro fue virtual o en punto físico.
- Recauda — empleado que registró el cobro en caja.
Los totales se calculan por fecha del movimiento (fecha del cobro o del egreso), no por la fecha de la factura de venta. Algunas columnas informativas pueden mostrar ambas fechas.
Filtros de búsqueda
En la parte superior del reporte encontrará el formulario de búsqueda. Tras pulsar Buscar aparece el texto «Resultado para» con las fechas, sucursal y canal aplicados.
| Campo en pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Rango de fechas | Obligatorio para una búsqueda personalizada. Use el calendario para elegir desde — hasta. Sin pulsar Buscar: solo se muestra el día de hoy. |
| Sucursal | Administradores: pueden elegir «Todas» o una sucursal específica. Demás usuarios: el reporte queda fijo en su sucursal asignada. |
| Canal | Lista de canales de venta. «Todos» no filtra. Otro valor limita los ingresos al canal elegido. |
| Vendedor | Selector visible en el formulario; confirme con su administrador si aplica al reporte en su instalación. |
| Publicidad | Selector Sí / No / Todas; confirme con su administrador si aplica al reporte en su instalación. |
Nota: el bloque de devoluciones puede filtrarse por la sucursal del empleado conectado aunque el resto del reporte use otra sucursal. Si ve discrepancias, consulte con soporte.
Ingresos (pagos de ventas)
La tarjeta verde Ingresos muestra el listado detallado de cobros en el rango seleccionado.
| Columna en pantalla | Qué muestra |
|---|---|
| Icono | Tipo de venta: POS, factura electrónica o remisión. Al hacer clic abre el detalle de la venta. |
| Venta | Número de pedido o factura; puede mostrar MESA si aplica (restaurante). |
| Fecha | Fecha y hora en que se registró el cobro. |
| Cliente | Nombre, cédula y tipo de cliente (badge de color). |
| Pago | Valor, forma de pago, referencia y estado del pedido (Pagado / Sin pagar / Anulada). |
| Banco | Cuenta bancaria si el pago fue transferencia u otro medio con banco. |
| Sucursal | Sucursal del cobro, indicador Físico/Virtual y canal comercial. |
| Recauda | Empleado que registró el pago. |
Al pie de la tarjeta verá Total ingresos (suma de todos los cobros).
El enlace Descargar completo genera un archivo Excel con los pagos y una sección de crédito pendiente.
Formas de pago — ingresos
Panel derecho junto a la tarjeta de ingresos:
- Gráfico dona Forma de pago ingresos.
- Tabla con monto y % del total por cada forma de pago.
- Los cobros sin forma definida aparecen como Sin especificar.
Si hay pagos sin forma de pago, aparece una alerta amarilla con enlace Ver detalles (identificador del pago, pedido, cliente, valor). Corrija el dato en Ventas para cuadres contables correctos.
El botón Imprimir abre un ticket estrecho con el listado resumido y totales por forma de pago.
Desglose: bancos, clientes, asesores
En el mismo panel lateral de ingresos encontrará tablas adicionales:
- Banco — totales por cuenta bancaria (transferencias y pagos con banco).
- Tipo de cliente — suma por categoría de cliente (mayorista, retail, etc.).
- Asesor — totales por vendedor asignado al pedido.
Opcionalmente puede mostrarse el total de pedidos abiertos o servicio mesa si hay datos en el rango (restaurantes / POS mesa).
Descuentos aplicados
Bloque Descuentos aplicados (rango seleccionado):
- Tabla detalle: fecha, venta (enlace), cliente, vendedor, sucursal, motivo y valor.
- Panel Resumen de descuentos: agrupado por motivo con total general.
- La tabla detalle incluye buscador y paginación para revisar muchos registros.
Los descuentos reducen el valor de venta pero no son un egreso de caja; sirven para analizar márgenes y políticas comerciales del período.
Pagos a proveedores (Pagos Facturas)
La tarjeta roja Pagos Facturas lista los pagos a proveedores por compras:
| Columna en pantalla | Qué muestra |
|---|---|
| Compra | Identificador del pedido al proveedor |
| Proveedor | Nombre del proveedor |
| Tipo pago | Pago completo o Abono |
| Valor / Forma pago / Ref | Detalle del egreso |
| Pagador | Empleado que registró el pago |
Panel lateral: gráfico y tabla Formas de pago (Egresos) — desglose por forma de pago de las compras.
Al pie: Total pagos a proveedores.
Gastos operativos
La tarjeta Gastos muestra egresos del módulo Gastos activos en el período:
- Cada fila puede ser un pago parcial si el gasto se pagó con varias formas de pago.
- Columnas: número de egreso, valor, forma de pago, comentarios, fecha, sucursal y motivo (asunto).
Panel lateral: gráfico y tabla Formas de pago (Gastos).
Al pie: Total Gastos. Distinto de pagos a proveedores: son egresos operativos (servicios, nómina externa, caja menor, etc.).
Devoluciones
Tarjeta Devoluciones debajo de gastos:
- Si no hay registros: mensaje «No hay devoluciones».
- Columnas: número de devolución (enlace), cliente, tipo de cliente, valor, fecha, sucursal y vendedor.
- Al pie: Total devoluciones.
Representa mercancía devuelta en ventas; complementa el análisis del flujo pero no siempre implica reembolso inmediato en efectivo (depende de cómo se registró en Devoluciones).
Exportar Excel
El enlace Descargar completo en la sección Ingresos genera un archivo Excel con los mismos filtros activos (fechas, sucursal, canal).
El archivo incluye:
- Tabla de pagos: venta, factura electrónica, fechas, valores, forma de pago, banco y empleado.
- Sección Crédito: ventas con saldo pendiente de cobro en el rango.
Se descarga en formato Excel (.xls). Útil para contabilidad, conciliación bancaria o archivo mensual.
Imprimir ticket
El botón Imprimir (panel de formas de pago de ingresos) abre una vista de ticket en una nueva pestaña.
- Formato ticket estrecho: logo, fechas y datos de sucursal.
- Listado resumido de ventas cobradas.
- Tabla de totales por forma de pago.
- Se abre el diálogo de impresión del navegador al cargar.
Ideal para entregar copia física al supervisor o adjuntar al cierre del día (complemento del módulo Cierre de caja).
Gráficos
Tres gráficos tipo dona en los paneles laterales:
- Ingresos — por forma de pago de cobros a clientes.
- Egresos proveedores — por forma de pago de pagos a proveedores.
- Gastos — por forma de pago de gastos operativos.
Cada tarjeta se puede colapsar con el botón «−» del encabezado. Los colores son referenciales; use las tablas numéricas para cifras exactas.
Permisos
- Quién ve el menú Flujo de caja depende del perfil asignado a cada empleado.
- Administrador: puede filtrar por cualquier sucursal o «Todas».
- Usuario estándar: el reporte queda limitado a su sucursal asignada.
- El acceso puede ocultarse desde Financiera → Parámetros si la función está desactivada.
- Este módulo es de solo consulta: no crea pagos, gastos ni cierra cajas desde aquí.
Preguntas frecuentes
Los totales no coinciden con el cierre de caja del cajero.
Es normal si comparan criterios distintos. Flujo de caja agrupa por fecha de pago y puede incluir varios cajeros o sucursales. Cierre de caja agrupa por turno de caja abierta de un empleado. Use el mismo rango de fechas y sucursal para acercar cifras.
Aparece «Sin especificar» en forma de pago.
Hay cobros registrados sin forma de pago en Ventas. Use la alerta amarilla para ver el detalle, abra la venta y complete la forma de pago correcta.
Filtré por canal y desaparecieron proveedores o gastos.
El filtro Canal aplica principalmente a ingresos (cobros ligados a pedidos). Pagos a proveedores y gastos se filtran por sucursal y fechas, no por canal de venta.
¿Dónde veo solo efectivo del día?
Revise la tabla Forma de pago ingresos y la fila Efectivo. Para egresos en efectivo, sume las filas Efectivo en gastos y pagos a proveedores. Para cuadre del cajón físico use Cierre de caja.
El Excel no abre o sale vacío.
Ejecute primero Buscar en pantalla con el rango deseado y luego pulse Descargar completo. Verifique que haya cobros en el período. Abra el archivo con Excel o LibreOffice.
Un gasto aparece duplicado.
Si el gasto se pagó con dos formas (por ejemplo mitad efectivo, mitad transferencia), verá dos líneas en la tabla — una por cada medio de pago. El total del pie suma ambas correctamente.
No veo el buscador de fechas.
En algunas sucursales el menú y buscador pueden ocultarse por configuración interna. Contacte al administrador si solo ve datos de hoy sin filtros.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Cierre contable del día
Fechas: hoy → sucursal principal → Buscar. Compare Total ingresos (efectivo + transferencias + tarjeta) con extracto bancario y arqueo de cierre de caja. Reste Total gastos y pagos a proveedores del día.
Ejemplo 2 — Análisis por canal Instagram
Canal: Instagram → rango semanal → Buscar. Revise ingresos y tabla por asesor para medir conversión del canal.
Ejemplo 3 — Auditoría de descuentos
Mes completo → sucursal Todas (administrador) → revise bloque Descuentos y resumen por motivo antes de aprobar políticas comerciales.
Ejemplo 4 — Archivo mensual
Primer y último día del mes → Buscar → Descargar completo → guarde el Excel en la carpeta contable.
Buenas prácticas
- Consulte el flujo al cierre de cada jornada con el mismo rango que usará en contabilidad.
- Corrija cobros «Sin especificar» antes del cierre mensual.
- No confunda ingresos (cobros) con valor total de ventas facturadas sin cobrar — use la sección Crédito del Excel.
- Concilie transferencias con la tabla Banco y el extracto real.
- Exporte Excel periódicamente como respaldo.
- Use Cierre de caja para cuadre físico; use Flujo de caja para visión global del período.
- Revise descuentos y devoluciones para detectar desvíos comerciales.