Cierre de caja
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Cierre de caja es la herramienta del cajero para operar su turno: abrir la caja del día, acumular movimientos por ventas y gastos, cuadrar por forma de pago y cerrar con arqueo físico.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Cierre de caja. La pantalla inicial suele ser Cajas (su turno en curso).
¿Qué puede hacer aquí?
- Abrir caja — registrar la base en efectivo con la que inicia el turno.
- Operar — los cobros de ventas y los egresos se acumulan automáticamente en su caja abierta.
- Consultar — ver ingresos, gastos y el resumen «Debe haber» por forma de pago.
- Cerrar caja — comparar lo contado físicamente con lo que espera el sistema.
- Imprimir ticket — obtener el comprobante del cierre para archivo o entrega al supervisor.
Enfoque operativo: aquí abre y cierra su caja. Para ver todas las cajas de la empresa (auditoría y supervisión), use el módulo Cajas.
vs módulo Cajas (supervisión)
| Aspecto | Cierre de caja | Cajas (supervisión) |
|---|---|---|
| Usuario típico | Cajero del turno | Administrador o supervisor |
| Alcance | Solo su caja abierta | Todas las cajas e historial |
| Acciones principales | Abrir, operar, cerrar, imprimir ticket | Consultar, auditar, revisar estadísticas globales |
| Pantalla principal | Icono Cajas en este módulo | Listado general de cajas de la empresa |
No confunda Cierre de caja con Cajas: el primero es para el día a día del cajero; el segundo es para supervisión y control.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Ventas / POS / Pedidos | Los cobros que registra al vender se acumulan como ingresos en su caja abierta. |
| Gastos | Los egresos pagados desde caja se reflejan en la sección Gastos del turno. |
| Recibo de caja | Los abonos que cobra con recibo entran a la caja activa del empleado. |
| Configuración financiera | Define las formas de pago que verá en ingresos, resumen y cierre. |
| Cajas (supervisión) | Para consultar o auditar todas las cajas de la empresa, no solo la suya. |
| Conciliaciones | Puede cruzar movimientos de efectivo o banco con lo registrado en cierre. |
Los ingresos no se cargan manualmente en Cierre de caja: llegan al cobrar en ventas o al registrar un recibo de caja con su turno abierto.
Inicio rápido del cajero
- Al iniciar sesión, si su perfil tiene permiso de caja, el sistema puede pedirle la base (efectivo inicial) antes del primer cobro.
- Entre a Cierre de caja desde el menú lateral y abra el icono Cajas.
- Verifique estado Abierta, número de caja, base y sucursal.
- Opere ventas y gastos con normalidad; los movimientos se reflejan en Ingresos y Gastos.
- Antes de irse, revise el Resumen (columna «Debe haber» por forma de pago).
- Complete el formulario Cierre de caja, cuente físicamente e ingrese los valores contados.
- Tras cerrar, revise el detalle del cierre, imprima el ticket y entregue el arqueo al supervisor si su empresa lo exige.
Conceptos clave
| Concepto | Qué significa |
|---|---|
| Base | Efectivo con el que abre la caja al iniciar el turno. Siempre se registra en la forma de pago Efectivo. |
| Debe haber | Lo que el sistema espera tener por cada forma de pago: Ingresos − Gastos + Base (la base solo suma en Efectivo). |
| Cierre | Valor que usted contó físicamente al hacer el arqueo (efectivo, vouchers, transferencias, etc.). |
| Base que deja | Efectivo que deja en la caja física para el siguiente turno. No es lo que deposita al banco. |
| Diferencia | Comparación entre lo contado y lo que «debe haber». En efectivo el cálculo considera la base que deja. |
Cada empleado debe tener una sola caja abierta a la vez. No comparta el turno con otro cajero en la misma caja abierta.
Estados de caja
| Estado | Significado | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| Abierta | Turno en curso | Cobrar ventas, registrar gastos, consultar resumen y preparar el cierre |
| Cerrada | Cierre ya realizado | Consultar detalle, revisar diferencias e imprimir ticket; no admite nuevos movimientos |
Abrir caja
Requisito: su usuario debe tener permiso de caja asignado en el perfil de empleado.
Formas de apertura
- Al entrar al módulo — si no tiene caja abierta, el sistema puede mostrar un cuadro pidiendo la base y abrir el turno automáticamente.
- Desde el dashboard — si entra primero al icono Dashboard sin caja abierta, también puede recibir el aviso de apertura.
Datos al abrir
- Base — monto en efectivo con el que inicia (puede ser 0 si su política lo permite).
- Sucursal — sucursal donde opera el turno.
- Novedades — observación opcional (ej. «cambio de turno mañana»).
Si no hay caja abierta, la pantalla Cajas indica que no hay turno activo para su usuario.
La base inicial siempre se contabiliza en Efectivo, aunque durante el día reciba pagos en transferencia, tarjeta u otras formas.
Pantalla del turno
En el icono Cajas verá la información de su turno: número de caja, fecha de apertura, empleado, sucursal, base y estado.
Secciones principales
- Ingresos — listado de pagos recibidos en el turno.
- Resumen de la caja — cuadre por forma de pago con columnas Base, Ingresos, Gastos y Debe haber.
- Cierre de caja — formulario para ingresar lo contado y cerrar el turno.
- Gastos — egresos pagados desde su caja durante el turno.
Tras abrir o cerrar correctamente, puede ver un mensaje de confirmación en la parte superior de la pantalla.
Ingresos
Listado de pagos registrados en su caja abierta. Por cada ingreso suele verse:
- Venta — número de pedido o factura asociada.
- Fecha — fecha del cobro.
- Cliente — nombre e identificación.
- Pago — valor, tipo (pago completo o abono), forma de pago y referencia si aplica.
- Sucursal — y si fue una venta virtual.
Al pie aparece el total de ingresos del turno.
Los ingresos se generan al cobrar en Ventas, POS o Recibo de caja; no se cargan manualmente en esta pantalla.
Gastos / egresos
Egresos pagados desde su caja durante el turno (registrados en Gastos u otras operaciones que descuentan caja):
- Fecha, valor, forma de pago, asunto o motivo, comentarios y sucursal.
Al pie aparece el total de gastos del turno.
Si no registró gastos, la sección puede aparecer vacía; el resumen igual calcula ingresos menos cero en egresos.
Resumen y «Debe haber»
Tabla por forma de pago usada en el turno:
| Columna | Significado |
|---|---|
| Base | Base inicial; solo la fila Efectivo muestra valor; las demás formas muestran 0. |
| Ingresos | Suma de pagos recibidos en esa forma de pago. |
| Gastos | Egresos pagados con esa forma de pago. |
| Debe haber | Ingresos − Gastos + Base (la base solo aplica en Efectivo). |
Use esta tabla como referencia antes del arqueo: es lo que el sistema espera que tenga físicamente (o en extractos bancarios, para transferencias).
Cerrar caja
El formulario de cierre es dinámico: solo muestra las formas de pago que realmente usó en el turno.
Pasos recomendados
- Cuente físicamente efectivo, vouchers de datáfono, comprobantes de transferencia, etc.
- Por cada forma de pago, ingrese el valor contado (el sistema muestra «Debe haber» como referencia).
- Si hubo movimiento en efectivo, indique Base que deja para el próximo turno (puede ser 0 si entrega todo).
- Pulse Cerrar caja.
- El sistema lo lleva al detalle del cierre con el cuadre final.
No puede cerrar dos veces la misma caja. Debe tener caja abierta para ver el formulario de cierre.
Diferencias y base que deja
- Efectivo: la diferencia considera la base que deja. Si debe haber $500.000, cuenta $480.000 y deja $100.000 para el siguiente turno, el sistema evalúa si el arqueo cuadra según sus reglas.
- Otras formas de pago: la diferencia es el valor contado menos lo que debe haber.
- Las diferencias grandes (faltantes o sobrantes) deben revisarse antes de irse; deje una nota al supervisor si aplica.
- Si hay faltante, verifique billetes mal contados, vueltas mal registradas o pagos con forma de pago incorrecta.
Tras cerrar, el detalle muestra columnas Cierre y Diferencia por cada forma de pago.
Detalle post-cierre
Después de cerrar, el sistema muestra un resumen completo del turno ya cerrado.
La tabla incluye por forma de pago: Base, Ingresos, Gastos, Debe haber, Cierre (lo contado) y Diferencia.
Los supervisores con permisos adecuados pueden auditar o corregir un cierre desde el módulo Cajas; el cajero consulta aquí el resultado de su propio turno.
Ticket de cierre
Desde el detalle del cierre, use el botón Imprimir para abrir el ticket en una nueva pestaña o ventana.
El ticket incluye logo de la empresa, número de caja, totales por forma de pago y diferencias.
Entregue copia al supervisor o archive según la política interna de su negocio.
Dashboard
Icono Dashboard — vista resumida del módulo:
- Total de cajas abiertas y cerradas.
- Total de ingresos y gastos (cajas cerradas).
- Tabla de últimas cajas cerradas con enlace al detalle.
Útil para el cajero que quiere un panorama rápido y para quien supervisa varios turnos en la misma sucursal.
Estadísticas
Icono Estadísticas — reportes con filtros de fecha desde y fecha hasta.
- Totales: cantidad de cajas, abiertas, cerradas, ingresos, gastos y base promedio.
- Gráficos por estado, sucursal y empleado (principales del período).
- Complementa el dashboard cuando necesita analizar un rango de fechas concreto.
Permisos
- Quién ve el menú Cierre de caja depende del perfil asignado a cada empleado.
- El empleado debe tener permiso de caja para abrir turno, cobrar y cerrar.
- Cada cajero solo ve y cierra su caja abierta.
- Para revisar cajas de otros empleados o auditar cierres ajenos, use el módulo Cajas con un perfil de supervisión.
Preguntas frecuentes
No puedo vender: dice que no hay caja.
Debe abrir caja primero. Verifique que su usuario tenga permiso de caja. Si ya cerró hoy, abra un nuevo turno con nueva base.
Un pago no aparece en ingresos.
El pago pudo registrarse sin caja abierta o en otro turno o sucursal. Revise en Ventas el cobro y confirme que tenía caja activa al momento de cobrar.
No me sale una forma de pago al cerrar.
El formulario es dinámico: solo muestra formas usadas en el turno. Si cobró solo efectivo, solo verá Efectivo y el campo de base que deja.
¿Qué pongo en «Base que deja»?
El efectivo que deja en la caja física para el siguiente cajero (fondo fijo). No incluya lo que deposita al banco. Si entrega todo, ponga 0.
Cerré mal, ¿puedo reabrir?
No hay opción estándar de «reabrir» para cajeros. Contacte al administrador o supervisor; puede corregirse con auditoría de cierre desde el módulo Cajas.
¿Dónde veo cajas de otros empleados?
En el módulo Cajas (supervisión), no en Cierre de caja. Este módulo es solo su turno.
Hay diferencia en transferencia.
Verifique el extracto bancario frente a las ventas del día. Puede haber pagos registrados con forma incorrecta o transferencias pendientes de confirmar.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Turno retail estándar
Abre con base $100.000 → vende $800.000 en efectivo y $400.000 con tarjeta → gasta $50.000 en efectivo → Debe haber: Efectivo $850.000, Tarjeta $400.000 → cuenta, deja base $100.000 para mañana y cierra.
Ejemplo 2 — Solo transferencias en la tarde
Base $0 → solo cobros por transferencia → el formulario de cierre muestra únicamente Transferencia.
Ejemplo 3 — Cierre con faltante
Debe haber en efectivo $500.000, cuenta $495.000, diferencia −$5.000 → documente la causa, cierre, imprima ticket y reporte al supervisor.
Ejemplo 4 — Cambio de turno
El cajero saliente cierra dejando base $150.000. El entrante abre indicando la misma base al contar el fondo fijo en el cajón.
Buenas prácticas
- Abra caja al iniciar el turno, antes del primer cobro.
- Cuente la base de apertura y confírmela en pantalla.
- No comparta una caja abierta entre empleados.
- Cierre siempre al final del turno; no deje cajas abiertas sin política explícita de la empresa.
- Cuente dos veces antes de pulsar Cerrar caja.
- Imprima y archive el ticket de cierre.
- Investigue diferencias antes de irse; anote la causa si hay faltante o sobrante.
- Use el módulo Cajas solo para supervisión, no para operar ventas del día a día.