Anticipos proveedores
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¿Para qué sirve este módulo?
El módulo Anticipos proveedores registra los pagos anticipados que la empresa entrega a sus proveedores, antes de recibir la mercancía o la factura final. Ese valor queda como saldo a favor del proveedor para descontarlo en compras o pagos posteriores.
Acceda desde el menú lateral del sistema, icono Anticipos proveedores. La pantalla inicial suele ser el listado de anticipos del día.
¿Qué puede hacer aquí?
- Registrar anticipos con proveedor, valor, motivo y forma de pago.
- Incrementar automáticamente el saldo a favor del proveedor.
- Generar el comprobante contable correspondiente.
- Consultar listado filtrado por fechas y sucursal.
- Ver detalle, anular anticipos erróneos y revisar comprobantes.
- Consultar estadísticas en el Dashboard.
Enfoque: la empresa paga por adelantado al proveedor. Es el espejo del módulo Anticipos de clientes, donde quien paga es el cliente.
Tipos de anticipo en el sistema
| Módulo | ¿Quién paga a quién? | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Anticipos (clientes) | El cliente paga a la empresa | Reservas, prepagos y saldo a favor para futuras compras |
| Anticipos proveedores | La empresa paga al proveedor | Prepago de compras o importaciones |
| Anticipos empleados | La empresa paga al empleado | Anticipo de nómina, viáticos u otros adelantos |
Cada tipo de anticipo es un módulo independiente con su propio listado y reglas.
Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Proveedores | Consultar y verificar el saldo a favor de cada proveedor. |
| Compras | Descontar el saldo a favor al pagar una compra. |
| Cuentas por pagar | La deuda por facturas recibidas es distinta del saldo a favor por anticipos. |
| Comprobante de egresos | También puede registrar anticipos a proveedores desde egresos. |
| Configuración financiera | Formas de pago y bancos usados al registrar anticipos. |
| Configuración contable | Cuentas contables de anticipos a proveedores. |
| Movimientos contables | Consultar el comprobante generado por cada anticipo. |
| Anticipos (clientes) | Módulo aparte: el cliente paga por adelantado a la empresa. |
| Anticipos empleados | Módulo aparte: la empresa adelanta dinero a empleados. |
Inicio rápido
- Pulse Agregar anticipo en la barra de iconos.
- Elija el proveedor, indique valor, motivo y forma de pago (si es transferencia, elija el banco).
- Pulse Guardar → aumenta el saldo a favor del proveedor y se genera el comprobante.
- Verifique el saldo en la ficha del Proveedor.
- Al pagar una compra, use «Saldo a favor» como forma de pago para descontar el crédito.
Conceptos clave
- Anticipo a proveedor: registro del pago adelantado con fecha, valor, motivo y forma de pago.
- Saldo a favor: crédito del proveedor con la empresa; sube al anticipar y baja al pagar compras con esa forma de pago.
- Comprobante contable: documento automático que registra la salida del dinero y el anticipo al proveedor.
- Responsable: persona que registra el anticipo en el sistema.
Estados del anticipo
| Etiqueta en pantalla | Significado |
|---|---|
| Realizado / Pendiente | Anticipo vigente; el saldo a favor del proveedor está activo. |
| Anulado | Anticipo cancelado; el saldo a favor del proveedor se revierte. |
En el listado y el detalle verá Realizado o Anulado. La anulación es una operación sensible: confirme antes de ejecutarla.
Listado y filtros
Abra el icono Lista para ver los anticipos registrados.
- Filtro de fechas y sucursal — por defecto muestra los de hoy en su sucursal.
- Ver todas — enlace para ver el historial completo sin filtro de fechas.
- Columnas: sucursal, fecha, proveedor, valor, estado, observaciones y botón Ver.
- Al pie aparece el total de valores listados.
Pulse Buscar después de cambiar el rango de fechas o la sucursal.
Crear anticipo
Pulse Agregar anticipo y complete el formulario:
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Fecha | Fecha contable del anticipo. |
| Valor | Monto entregado al proveedor. |
| Motivo | Observación breve (obligatorio): pedido, importación, contrato, etc. |
| Proveedor | Busque por identificación o nombre. |
| Forma de pago | Efectivo, transferencia, cheque u otra forma activa. |
| Banco | Obligatorio cuando la forma de pago es transferencia. |
| Comprobante | Imagen opcional como soporte del pago. |
| Sucursal | Visible si su usuario puede operar en varias sucursales. |
Al guardar, el saldo a favor del proveedor aumenta y se genera el comprobante contable automáticamente.
Detalle y anulación
Desde el listado pulse Ver para abrir el detalle del anticipo.
Acciones disponibles
- Volver al listado.
- Ver comprobante contable (si tiene permiso).
- Reconstruir comprobante (administrador o usuario autorizado).
- Anular — revierte el saldo a favor del proveedor si el registro fue un error.
Confirme la anulación en el diálogo. No anule anticipos cuyo saldo ya se usó en compras posteriores.
Saldo a favor del proveedor
- Consulte el saldo en el módulo Proveedores.
- Al registrar el pago de una compra o en Cuentas por pagar, elija forma de pago «Saldo a favor».
- También puede registrar anticipos desde Comprobante de egresos.
- Para devolver dinero al proveedor cuando sobra saldo, use la opción de devolución en comprobante de egresos.
Comprobante contable
Al guardar un anticipo se genera automáticamente un comprobante contable de causación.
- Registra la salida del dinero según la forma de pago elegida.
- Debita la cuenta de anticipos a proveedores configurada en Configuración contable.
- Consulte el comprobante desde el detalle del anticipo o en Movimientos contables.
- Si el comprobante tiene errores, un administrador puede reconstruirlo de forma individual o masiva.
Dashboard
Abra el icono Dashboard para ver estadísticas del periodo (por defecto el mes actual).
- Tarjetas con totales, valor acumulado, pendientes y promedio.
- Tablas por estado, sucursal, forma de pago y principales proveedores.
- Comparativa mensual de los últimos seis meses.
Permisos
- Quién ve el módulo Anticipos proveedores depende del perfil asignado a cada empleado.
- Ver y reconstruir comprobantes contables está reservado a administradores o personal contable autorizado.
- La anulación de anticipos debe hacerla personal con conocimiento del impacto en compras y contabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo que cuentas por pagar?
No. Cuentas por pagar es deuda por facturas recibidas. El anticipo es un pago antes de la factura y genera saldo a favor del proveedor.
Anulé un anticipo y el saldo no cuadra.
Verifique que no haya usado ese saldo en compras posteriores. Anule solo anticipos que no se hayan consumido parcialmente.
No veo el botón de banco.
Aparece solo cuando la forma de pago es transferencia. Configure los bancos activos en Configuración financiera.
¿Puedo importar anticipos desde Excel?
Este módulo no tiene importación masiva. Regístrelos uno a uno con Agregar anticipo o desde Comprobante de egresos.
El comprobante contable parece incorrecto.
Pida a un administrador que reconstruya el comprobante desde el detalle. Antes de hacerlo, revise las cuentas en Configuración contable.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1 — Anticipo por importación
Paga el 30% al proveedor extranjero por transferencia → registre el anticipo de $15.000.000 → al llegar la factura final, pague el 70% descontando el saldo a favor si aplica.
Ejemplo 2 — Proveedor local con prepago
Anticipo en efectivo de $500.000 → saldo a favor → próxima compra de $800.000: pague $300.000 por transferencia y $500.000 con saldo a favor.
Ejemplo 3 — Error de registro
Anticipo duplicado → anule uno desde el detalle → verifique el saldo del proveedor y los comprobantes.
Buenas prácticas
- Asocie cada anticipo al proveedor y al pedido o contrato en las observaciones.
- No anule si ya aplicó el saldo en compras.
- Concilie las transferencias con el extracto bancario.
- Revise el dashboard mensual por proveedor.
- Mantenga las cuentas contables de anticipos actualizadas en configuración contable.
- Coordine con el área de compras para no duplicar prepagos.